民办高职院校教学秘书的职业幸福感提升途径探讨

摘要：民办高职院校教学秘书是教学基层管理人员，职业幸福感的高低将影响教学秘书的工作质量，提高民办高职院校教学秘书的职业幸福感，将提高教学秘书的工作服务效率及质量，从而促进提高民办高职院校的教学管理效率。

关键词：职业幸福感；教学秘书；民办高职院校

引言

教学秘书是高等学校二级学院的基层教学管理人员，是二级学院教学单位在管理教学、教务等工作中的重要岗位之一，是联系领导、教务部门、教师、学生的重要纽带。在民办高职院校的二级学院，同样设有教学秘书这一岗位，教学秘书协助学院领导进行二级学院的教学管理、教务管理工作，服务教学、教师和学生，保证日常教学的运行，维持正常的教学秩序，负责联系教务部门，落实二级学院的课程、编制课表，在民办高职院校的二级学院中承担着不可或缺的角色。

近年来，对教学秘书的研究大多聚焦在教学秘书的创新能力提升、教学管理能力提升等方面，较少关注到教学秘书的职业幸福感。职业幸福感是个体对其职业生涯过程的情感评价，在从事某一职业时获得的持续快乐体验。因此，本文从民办高职院校的教学秘书的工作现状入手，分析民办高职院校教学秘书的职业幸福感现状，探索研究民办高职院校教学秘书提升职业幸福感的途径。

一、民办高职院校教学秘书的工作现状

（一）工作内容冗杂，工作压力大

教学秘书作为基层教学管理人员，需要做好岗位服务的工作，工作内容包括教学管理、教务管理、科研教研等。民办高职院校教学秘书立足“服务教学、服务教师、服务学生”，内容冗杂，工作压力也大。

教学秘书对接教学管理部门以及评估中心等重要部门，是二级学院与上级管理部门的中间桥梁，需要及时沟通与落实工作。教学管理、教务管理等工作都需要教学秘书有计划、有组织、有目的地进行，使复杂的工作科学化、简洁化。

教学秘书需要协助二级学院正常开展教学工作，为日常教学的运行保驾护航；需要协助二级学院各专业落实教学任务、课程表编制，协助二级学院迎接期初、期中、期末教学检查，期末需要做好考务工作，安排各科考试。教学秘书还起监督管理作用，避免二级学院出现教学事故。教学秘书需要对接教师，是学院与教师之间的纽带，一方面要把上级管理部门及学院的工作通知到教师；另一方面要将教师对教学的反馈汇报给学院，及时与教师沟通。尤其是当教师临时请假时，更是需要教学秘书协助教师办好调停课手续并通知学生。教学秘书还需要对接学生，学生的学籍异动、考证、比赛等工作，也需要教学秘书跟进，协助二级学院定期开展学生座谈会，将学生对教学、管理等的反馈信息汇报给学院。有些民办高职院校为了节约成本，教学秘书需要承担行政工作，负责二级学院的信息联络、固定资产管理、网页管理等，完成上级领导布置的各项工作。

各方面工作并非独立开展，更多时候是任务截止日期相近或者重合，需要教学秘书同一时间处理多件事情。在教学管理、教务管理时，需要同步联系教师、学生，处理教师、学生的突发状况，有时候还需要同步联系教学管理部门的各科室。教学秘书工作需要细致、耐心、时刻关注各方面的信息，接收到通知后要及时处理，尤其是期末时，考务、课表编制、教学检查等工作扎堆开展，任务重压力大，长此以往，教学秘书处于紧张、焦虑的工作状态中。

（二）职位得不到应有的重视

（1）高职院校对辅助性服务岗位的重视度不高，针对教学秘书的专业性提升的培训较少，教学秘书的能力得不到提高，这不利于工作的顺利开展。且学校对岗位的重视程度会影响其他岗位人员对此岗位的看法，导致部分专任教师也轻视教学秘书岗位；（2）部分教师认为教学秘书是一个“打杂”的岗位，教师的关注点都在教学科研上，对于通知信息处理不及时，需要教学秘书反复联系，或者是对教学材料的要求不上心，应付了事。这使教学秘书的工作难以推进。更有甚者认为自己是教师，是教学秘书的上级，将个人的工作交给教学秘书替他完成；（3）教学秘书的社会地位不高。虽然是在高校工作，但是在他人看来，教学秘书与大学教师、辅导员存在差异，教学秘书是教学辅助性工作岗位，是民办高校里的基层工作人员，认为是谁都可以替代的工作，因此得不到应有的重视。

（三）发展空间小，晋升受阻

在民办高职院校，教学秘书普遍职称不高，在职称评审中，教学秘书需要与专任教师采用同样的标准评审，和专任教师一样有教学、科研的要求，这对于教学秘书而言，无疑是一项极具挑战的任务。教学秘书每天都在处理冗杂的工作事务，完成教学任务、完成科研任务后才能参与职称评审，这使教学秘书无多余精力参与教学工作、完成科研任务，也因此无法在职称上得到晋升[1]。

除了职称普遍不高外，教学秘书学历也普遍偏低，专业能力也局限。部分教学秘书在处理大量的数据、工作任务时，不懂得使用信息化技术，只能采用较为传统的工作方式，这使工作效率下降且耗时长。部分教学秘书创新能力也有待提升，缺乏总结反思。因此，民办高职院校的教学秘书困于职称、学历及自身能力，发展空间小，难以晋升。

二、民办高职院校教学秘书的幸福感体验不足分析

职业幸福感的高低，与个体在从事某一职业时需要是否得到满足、潜能是否得到发挥、能力是否得到提升有关，若个体的需要能获得满足、能激发潜能、能力有所提升，其职业幸福感则高，否则，职业幸福感体验就不足。民办高职院校教学秘书的职业幸福感体验不足，本文从个人价值、自我效能感、职业认同感、职业倦怠4个方面进行分析：

（一）缺乏个人价值体验

马斯洛需要层次理论认为，个体有自我实现的需要。自我实现的需要是指个体对实现个人理想、发挥潜能的需要，是最高层次的需要。

教学秘书岗位定位为服务岗位，服务教学、服务教师、服务学生，辅助性的工作使教学秘书想要在工作上做出高水平成果的难度很大[2]，或者是做出来的成绩未能像专任教师那样发表核心期刊论文、科研项目、比赛的成果认可度高。教学秘书的工作内容较为繁琐零散，规律性不大，且并非“单打独斗”就能完成，需要与上级部门、领导、教师、学生沟通，需要多方配合才能够顺利开展工作。而在实际工作中，内容冗杂压力大，教学秘书每天疲于走流程、沟通、填表等，无法在工作中发挥个人潜能、实现个人价值。

（二）自我效能感低

自我效能感是个体对自身能否利用所拥有的技能去完成某项工作行为的自信程度，也就是对自身是否能完成某一任务的判断。

教学秘书工作是服务性工作，也是管理性工作，具有高度的专业性，需要时间打磨、总结经验才能更好地提升业务工作能力、服务教学、提升高校总体的教学管理水平。而民办高职院校的教学秘书团队，学历普遍为本科，职称在中级以下，业务水平也参差不齐，在繁重的教学秘书工作中更是无法离开工作岗位，且学校较少开展专门针对教学秘书业务能力的培训，因而错失了培训进修的机会，业务能力无法提高。在有限的业务能力水平下，教学秘书无法应对大量的工作同步进行，自我效能感低。久而久之，在繁重的工作中，教学秘书受挫、焦虑，严重影响到身心健康。

（三）职业认同感低

职业认同感是心理学范畴的概念[3]，是指个体长期从事某一职业过程中，对该职业的看法，与社会对该职业的评价及期望的一致。职业认同感的高低影响员工的职业忠诚度、向上力和事业心。

教学秘书获得的职业重视程度低，所做工作得不到重视，薪酬待遇也不高，获得的培训也较少，“身兼多职”是常态，分工不明确，部分教学秘书也从事着行政秘书、资产管理员等工作，这使他人对教学秘书岗位的认同感低，教学秘书本身对职业的认同感也低。低体验的职业认同感，让部分教学秘书安于现状，不思上进，当一天和尚撞一天钟；也让部分秘书要么想方设法转岗从事其他行政岗位，要么离职离开教学秘书岗位；只有小部分教学秘书通过晋升学历、职称的途径后，转岗到专任教师岗位。

（四）职业倦怠

教学工作具有周期性的特点，开学初，教学秘书落实教学任务、编排课表，进行期初教学检查及完善教学资料，接着是期初补考的工作；期中，开展期中教学检查，检查后又开始准备下一学期的开课课程落实、教学任务落实、教材征订等工作；到了期末，要进行期末考试的考务工作、期末教学检查的工作等，每个学期的教学管理、教务、考务工作都如此进行循环。教学秘书工作还具有临时性的特点，除了常规的周期性工作外，教学秘书还要完成临时性的比赛通知传达、年检工作的任务、创新强校工程的任务、科研项目通知传达、上级部门及学院临时安排的工作等。

周期性及临时性的工作，使部分教学秘书对工作提不起兴趣，对重复性工作产生厌倦情绪，因此，产生了职业倦怠，从而导致工作绩效降低，身体疲惫。

三、提升民办高职院校教学秘书的职业幸福感的途径分析

（一）内部途径

1.合理安排工作，实现个人价值

（1）教学秘书工作具有周期性特点，即教学秘书工作可以有计划、有序地开展。如前面提到的期初、期中、期末的教学管理、教务、考务等工作，教学秘书是可以在上级部门发通知前就做好计划，提前做好准备，而不是等到通知下达后才紧急开展。提前做好工作的前期准备，可以使工作有足够的完成时间，也使工作更有条理性；（2）教学秘书要懂得时间管理技术，把将要完成的工作按紧急程度、重要程度进行划分，先完成紧急的重要的任务，再为不紧急但重要的工作未雨绸缪。目的是逐步提高工作效率，使繁重的教学秘书工作也能找到条理性，且能在冗杂的事务中总结经验，这些工作经验可以让教学秘书在遇到同样的工作时，可以快速地找到解决办法，提高解决问题的能力，发挥教学秘书的潜能，满足自我实现的需要。

2.提高职位认同感，缓解职业倦怠情绪

在高校中，每一个岗位均有它的重要性，而教学秘书工作的顺利开展更是促进了高职院校的发展，提高教学管理的质量。只有教学秘书自身认识到教学秘书岗位的重要性，自己重视自己的工作，才会热爱自己从事的工作。虽然教学秘书的工作很难以专任教师的标准判断业绩成果，但教学秘书工作并非没有成果。在教学秘书专业服务下，二级学院教学秩序正常、无教学事故发生、师生对教学秘书的评价高、认可教学秘书的管理能力，这些都是教学秘书的工作业绩成果。只有提高了职位认同感，教学秘书才更有热情投入到工作中，从而缓解职业倦怠情绪。

3.提高业务能力，提升自我效能感

教学秘书工作具有极高的专业性，需要具备问题解决能力、沟通能力、组织协调能力、管理能力、创新能力等，还需要具有服务精神，将“服务教学、服务教师、服务学生”融入每一个工作中。俗话说“磨刀不误砍柴工”，教学秘书要主动提高业务能力水平，在合理安排工作后，利用空余时间，采用线上线下相结合的方式，提升业务能力，从而提升自我效能感。

（二）外部途径

1.明确岗位职责，打破职位刻板印象

民办高职院校对教学秘书的岗位分工不明确，要想提高教学秘书的职业幸福感，首先明确教学秘书的岗位职责[4]，编写岗位说明书，适当增加人员。分工明确，减少了本不属于教学秘书的工作量，也能让教学秘书抽出时间来进行自我提升；其次，为提高教学秘书的职位重视程度，只有在学校层面重视了教学秘书岗位工作，学校的其他岗位、其他人员才会跟着重视教学秘书。学校要认识到教学秘书工作对学校教学管理的重要性，教学秘书是一个具备高度专业性的服务岗位，并非所有人都能够胜任，要打破原来对教学秘书的刻板印象，优化教学秘书形象。

2.增加培训进修机会，打通晋升渠道

民办高职院校制定教学秘书岗位提升计划，为教学秘书晋升渠道绘制蓝图，不管是岗位晋升，还是学历、职称晋升，都应纳入教学秘书的晋升蓝图中。学校鼓励教学秘书提升学历、职称，为教学秘书提供培训进修的机会，开展专题培训，针对性地提高教学秘书的业务能力。尤其是对新入职的教学秘书，更应进行针对性地培训，来帮助“新手”适应教学秘书的工作，提高“新手”的工作效率以及自我效能感。

对于教学秘书的职称评审制度，应像思政教师、辅导员的职称评审一样，单列教学秘书的评审标准，在评审标准的条件上要有所倾向，而不是教学秘书与专任教师同一个评审标准。

3.完善激励制度，打造良好职业环境

完整的考核体系对教学秘书而言同样重要。学校应为教学秘书制定一套专门的客观的、可量化、易操作的考核体系，优秀的业绩绩效应该有助于教学秘书的薪酬待遇的提升，从而提高教学秘书的工作积极性。量化教学秘书的工作内容，既要重视结果，也要重视过程，起到引导教学秘书自我管理、自我提升、自我调节、自我激励的作用。

同时，完整的考核体系，量化的考核内容，自然让其他岗位人员认识到教学秘书的岗位职责，理解教学秘书的工作重要性，从而提高其他人对教学秘书的职位认可度，提高对教学秘书工作的重视程度。

结语

幸福感是个体的快乐体验，可以通过改变个体自身的思维模式及其创造外部条件来提高对幸福的体验。民办高职院校的教学秘书是教学基层管理人员，职业幸福感的高低将影响教学秘书的工作质量及效率。提高民办高职院校教学秘书的职业幸福感，将提高教学秘书的工作服务效率及质量，从而促进提高民办高职院校的教学管理质量。

参考文献：

[1]李筱彤.高校教学秘书工作中存在的突出问题与解决路径[J].通化师范学院学报，2023，44（12）：114-119.

[2]杜艳军，周清，刘义保.高校教学秘书队伍工作现状调查与优化路径研究——以某高校为例[J].教书育人（高教论坛），2024，（12）：37-40.

[3]朱靖莉.高校教学秘书的工作现状及职业幸福感的提升[C].外语教育与翻译发展创新研究（13）.四川外国语大学成都学院，2023：3.

[4]杨东.探析应用型本科高校教学秘书的职业倦怠现状与解决策略——以吉林工程技术师范学院为例[J].吉林工程技术师范学院学报，2021，37（11）：59-61.

（作者单位：广州华南商贸职业学院）

（责任编辑：豆瑞超）