数字信息化赋能医院人事档案管理的路径探索

摘 要：文章将数字信息技术融入到人事档案管理工作中，围绕数字信息化在医院人事档案管理工作中应用的重要意义，以及数字信息化在医院人事档案管理中应用的主要问题进行了分析，并提出了数字信息化赋能医院人事档案室管理的相关对策建议，为提高医院的人事管理效率，促进医院实现高质量发展提供参考。

关键词：数字信息化 医院 人事档案管理

中图分类号：F240

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）11-259-03

长期以来，我国医院对于人事档案的管理都是以传统手段为主，管理效率较低，管理成效难以提升，综合考虑当前医院的人事管理工作要求，必须尽快引入现代化的信息技术手段，通过数据库和电子信息技术对医院档案进行管理，一方面提高管理的时效性，保证档案信息安全，另一方面也可以延长档案信息的存储年限，实现档案管理的规范化和专业化，以网络作为管理平台，借助于信息技术手段分析、筛选、管理档案，并根据实际提高调用档案信息的效率，使医院人事档案发挥更大价值。

一、数字信息化在医院人事档案管理中应用的重要意义

（一）能够实现医院内部信息共享

人事档案实现信息化、数字化，一个最大的好处就是实现了信息的快速、大范围流通，医院通过将数字信息化技术引入人事档案管理，可以以更高效的方式对人事档案资料进行整合和分析，规范各类繁杂的人事信息。通过对数字化技术的应用，将纸质形式的人事档案变为无纸化档案，这样医院各类信息就可以通过网络平台进行传递和共享，可以大大提升各部门信息交流效率，在一定程度上消除各部门之间的信息壁垒。因为互联网信息的传递是实时的，在实行数字化升级后，医院管理效率将得到明显提升，当信息壁垒在一定程度上被消除，各部门之间的信息共享将变得更为方便，这对于医院整体信息化建设是有积极作用的。

（二）显著提高医院人事档案管理效率

长期以来，我国一直采用传统的人事档案管理模式，而人事档案信息非常庞杂，进行信息的查询、检索，都需要较长的时间，效率很低，所以要对档案数据进行系统化分析和应用是比较困难的。而通过对数字信息化技术的引入，可以很迅速地在电脑上对相关人员的人事信息进行查询，这样就可以很方便地对医院的人力资源进行管理。

（三）有利于医院人事档案的持久保护

传统的人事档案管理方式，档案都是通过馆藏的方式来保存的，需要占用大量的空间，而且原始档案每整理和查阅一次，都不可避免地要发生一次磨损，而通过数字化技术，将档案以电子方式进行输入，就可以实现无纸化存储，而且储存的时间也会更长。传统的纸质形式的人事档案，对于温度、湿度、空间都有许多要求，存储不便，采用数字化的管理方式，将纸质化的档案一次性录入到电脑，在系统中加以保存，云端的存储空间接近无限，这样在查询的时候也非常方便，而且安全性更高，可有效避免人为因素对档案的篡改。

二、数字信息化在医院人事档案管理应用中的问题分析

在当前信息技术时代，医院要实现人事档案的数字化管理，还需要重点解决以下几个问题：

（一）档案管理数字化意识薄弱

近几年我国许多医院都开始建设数字档案室，也有的大型公立医院开始引入电子档案管理系统，建立电子档案数据库，通过设立的采集中心对档案进行电子化采集，通过备份中心对电子档案进行升级，从总体情况看，档案的数字化管理取得了一定效果，但是相比投入的大量资金，现有的成效并不明显，因此，医院管理者对于建设数字化档案的积极性并不太高。而且要实现人事档案的信息化，不仅仅需要建立数字化的档案室，还需要引入相关的信息系统，对软件也有一定要求，例如，需要配备相应的操作系统、档案管理软件、扫描程序、刻录软件、备份软件、病毒查杀软件等，而这些软件常常需要升级更新，因此，成本比较高，医院管理者对于人事档案信息化管理中可能出现的风险认识不足，对于信息保护缺乏有效措施，所以存在一定的管理漏洞。

（二）数字档案缺乏统一标准

数字档案是随着数字信息化技术的不断进步而出现的新生事物，目前由于我国对于数字化档案技术的应用水平比较低，而且各医院的病历内容、格式都不够统一，要将传统的医疗档案资源转为数字资源，还没有统一的执行标准。而且医院建立数字化信息档案，目的就是付出尽量少的成本，尽可能地提高档案管理成效，使数字档案资源可以在更大范围内实现共享，达到信息集成的目的。但从实际情况看，我国医疗系统内部的协作性较差，各医院对于数据的划分标准不同，各种类别的医疗资源，都是以不同的方式进行存储的，而且每家医院的档案管理模式都不一样，这就很难通过数据形式对医疗档案进行传输和共享。尽管有的医院建设成了数字化档案，但考虑到医院自身的利益、技术保护和患者隐私等方面的要求，对于信息的共享和技术的共享也都比较抗拒。

（三）人事档案资源利用率较低

从医院管理的角度来说，医务人员的所有工作情况都要记录在人事档案管理中，所以通过人事档案，就可以对医疗机构医务人员的工作情况和内部管理情况有比较清楚的认识。目前，我国许多医院仍然采用传统方式管理人事档案，信息技术应用程度很低，所以人事档案信息的作用没有得到充分体现，大量的人事档案信息只是被固定地保存在档案室里，再利用的机会很少，人事档案的价值并没有被发挥出来。人事档案对于医院的人员管理具有重要的参考作用，不过我国的大部分医院都没有意识到这一点，既没有发掘人事档案信息的价值，也没有通过对于人事档案的管理来分析问题、总结经验。之所以要将数字技术引入人事档案管理中，目的就是可以更方便地对人事档案信息进行查阅，进行规范管理，充分发挥人事档案资料的最大价值。由于技术的制约，导致医院人事档案信息不能得到充分利用，这是我国医院人事档案管理中一个亟待解决的问题。

（四）相关员工数字素养不高

我国大部分医院中从事档案管理的都不是专业人才，有的甚至是其他部门人员兼任，或者是临聘人员和返聘的退休人员，这些人不具备人事档案管理的专业背景，缺乏专业知识，尤其是信息技术水平很低，对于人事档案管理中的许多问题都无法应对。例如，我国目前医院人事档案的管理系统都是从第三方公司购进的，基本都不是医院自行研发的软件，而一旦在管理中遇到系统问题，管理人员的解决办法就是把问题反馈给第三方公司，无法独立进行简单的处理。还有就是目前档案管理人员的理念、认识，与数字档案建设的要求存在滞后性，档案管理人员思想保守，知识结构更新换代较慢，创新理念不足，对于用户基本难以提供有效服务，所以档案系统的功能开发难以达到客户要求。

三、数字信息化赋能医院人事档案室管理的对策建议

档案管理的信息化，可以进一步提高档案资源的共享程度，提高信息利用率，而要建设具有现代化水准的数字化档案室，需要医院从专业人才、技术、安全、管理制度等各方面提供保障。

（一）增强人事档案管理的数字化意识

医院要从整体发展层面对数字档案室的建设进行规划，在资金方面予以保障，要从思想上重视数字化档案的建设，引入现代化的信息技术，制定信息化档案建设的具体方案。第一，要进行数字化改造，可以通过模板匹配和补偿扫描相结合方式进行档案信息的整理和收集，借助于预设区域的初始OCR识别、与模板比对获取缺失信息、缺失部分补偿扫描等各种技术手段，将纸质档案转换为数字格式，这样如果出现了无法提取完整有效档案信息的情况，也可以及时采取有效措施进行弥补。第二，要通过云存储技术，把完成转换的数字档案存储在云端，进行档案的统计管理，实现从分散管理到集中管理的转变，这样之后要进行访问和查阅都会更方便;第三，对于数字档案的处理，要设定若干个模块，按照数字档案的内容进行有效信息的提取，从而进行智能化的筛选和分类，为之后的高效管理奠定基础。

（二）加强数字档案标准化建设

建立数字化的档案室，目的就是在更大范围内对医院的档案信息进行共享，实现信息的快速有效传递，强化沟通，为业务的有效协同提供参考。科学规范的档案信息管理体系，对于档案的管理规范和技术应用都有较高的要求。例如，标准化的数字化档案室，要符合国家安全和法律法规要求的标准，要配备相应的管理人员，要有专业的管理设备，制定档案管理和使用制度，并建立统一的档案管理标准。在技术性方面，则要求必须具有符合要求的软硬件设备，对于如何进行档案信息的存储、转化、加密、访问等，都有具体明确的规定。还有就是要注意数字化档案室的安全性要求，要建立一个足够安全的云计算环境，可以快速进行信息的追索，确保人员档案信息的完整和安全，不会出现个人信息外泄问题。

（三）加强人事档案数字信息化培训

目前，我国很少有医院会开展与人事档案信息化管理相关的培训活动，管理人员不具备人事档案信息化管理所要求的能力，又很难通过有效的渠道实现个人能力的提升，要根据医院人事档案信息化管理的要求，对相关的管理人员进行培训。第一，要特别关注档案管理人员对于数字信息化技术的应用水平，要对管理人员进行专门的培训，帮助其了解和适应人事档案信息化管理的要求，可以通过对信息化技术的应用，胜任档案管理工作，以免在实现人事档案的信息化后，无法适应管理要求。第二，要注重档案管理人员对于数字化技术的应用能力，当建立数字化人事档案后，各项管理工作都要依托系统完成，所有管理人员要熟练掌握系统的使用技能，知道如何进行数据的录入、转化、查阅、存储，如何对档案信息进行维护，如何进行信息的共享和传输。第三，要对档案管理人员开展风险培训活动，当然与传统的管理模式相比，数字化的管理方式，会使得人事档案的风险大为降低，但是一旦出现系统故障、网络故障等技术方面的问题，也会给档案管理工作造成极大阻碍，因此，也要通过培训让档案管理人员知道如何应对突发性系统风险。总而言之，就是要通过培训活动的开展，推动档案管理从传统方式到现代化方式的转变，进一步提升医院人事档案管理工作效能。

（四）提高数字信息化人事档案资源利用率

无论是传统的管理模式，还是现代化的信息管理模式，档案管理的最终目的，就是发挥其最大价值，服务于人事管理工作，要不断提升数字化人事档案的利用率，才能发挥数字化档案室的重要作用。在医院的发展建设过程中会产生人事档案信息，所以对于人事档案的科学高效管理，也有助于医院的发展建设。在对数字信息化人事档案的应用过程中，第一，注意对档案的保护，档案管理人员要严格执行档案室的管理制度要求，对档案使用人员的行为进行监督，避免人事档案数据被窃取和破坏。第二，如果要对人事档案信息进行记录，必须先进行审批，审批通过后方可进行记录，以免人事档案信息外泄，被不法分子利用。第三，为了进一步提高数字人事档案的利用效率，保障档案信息的科学安全利用，医院应当针对档案使用制定专门的管理制度，对档案信息进行分类，通过科学方法进行建设，最大限度发挥数字信息化档案价值，为医院的人力资源管理和内部管理提供有效参考。

（五）健全医院人事档案数字化管理制度

数字信息化人事档案管理模式是否能够得到有效应用，关键在于数字信息技术是否能够被成功使用，而要实现这一目标，医院要根据数字信息化人事档案的管理要求，出台相应的管理制度，对人事档案的信息收集、录入、管理等各个环节作出具体规定，确保人事档案信息完整、管理程序规范，也为档案管理人员的管理工作提供指导。第一，医院要按照档案管理工作的具体情况和档案实际，制定数字信息化人事档案管理措施，要对档案管理人员的职责作出具体规定，对于如何进行档案的整理，如何完成档案信息的收录，如何进行档案使用等，都要有明确的要求，这样才能确保人事档案管理信息系统的正常运行。第二，如果出现了违反档案管理使用规定的行为，要有相应的惩处措施，因为人事档案敏感程度较高，而且经常与人员的个人因素有关，而数字化的人事档案如果使用不当，就有可能被泄露在网络环境中，所以一方面要通过防火墙技术对档案信息进行保护，另一方面也要制定相应的惩处措施，如果发生违规操作，就要按照规定追究相关人员责任。

四、结束语

本文从信息化建设的角度，分析了数字化人事档案管理对于医院发展的重要作用，总结了当前我国医院在数字信息化人事档案管理工作中存在的不足，对如何建立医院数字信息化档案作了进一步的阐述，希望本文的研究对我国医院实现人事档案管理的精细化、科学化具有一定参考，并通过人事档案的科学高效管理，进一步规范医院的内部管理，为医院的持续发展提供支撑。

参考文献：

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[2] 李庆华.数字信息化在医院人事档案管理中的应用分析[J].办公自动化，2023，28（22）：47-49.

[3] 梁安，李木兰，刘伟作，等.数字信息化在医院人事档案管理中的探索[J].兰台内外，2022（35）：19-21.

（责编：贾伟）