高校财务数字化建设实践及优化探究

摘 要：随着大数据时代到来，业财融合逐步深入，财务信息化向数字化迈进。高校财务数字化工作建设进程中暴露出业财系统衔接、会计职业判断不一致、信息系统内部控制不完善、职能部门间数据共享程度低等问题。文章以M高校为例，综合考量数字化对业财融合、内部控制建设、风险管理、管理效率提升等各个方面产生的影响，结合现阶段高校财务数字化建设现状，剖析财务管理实践中存在的突出问题，提出优化方案。

关键词：高校财务管理 财务数字化 内部控制 业财融合

中图分类号：F233 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）11-088-02

2021年3月11日，十三届全国人大四次会议表决通过了《关于国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要的决议》。规划的纲要中提到：“加快数字化发展、建设数字中国”。高校的经济业务极具多样性，在“大智移云物链”关键技术突破过程中，各类业务、管理类信息系统快速建立，传统的财务工作方式已无法满足多样的业务需求，为提高财务工作效率和财务管理水平，财务数字化建设迅速开展。会计信息系统有助于实现相关财务活动流程化，实现经济活动的全过程监督，提高财务管理水平。随着大数据时代到来，业财融合逐步深入，财务信息化向数字化智能化迈进。

一、高校财务数字化建设特征及实践现状

（一）业财融合程度逐步提高

高校财务管理活动较其他行政事业单位具有资金来源多元、成本核算复杂、预算管理特殊、资产管理和财务风险多样、绩效评价复杂等特点。高校财务管理既涉及教学、科研、行政管理、后勤保障、离退休计量、记录、报告等会计活动，又涉及预算管理、收支管理、政府采购管理、资产管理、合同管理、建设项目管理等财务管理业务。在业务驱动和技术驱动下，高校财务管理的数字化转型势在必行。加强高校财务数字化建设中，业务与财务的紧密结合，提高了财务服务的便利性和满意度。同时，财务管理沿价值链向前延伸能够更好地为高校管理的其他业务提供助力。

（二）对会计信息质量的影响

业财融合程度提高，信息共享范围扩大，信息来源多元化、信息之间相互印证，会计信息可靠性、真实性得以提高;同时，信息化和数字化前期建设为电子档案的建立打下基础。传统的纸质会计档案的翻阅效率较低、共享程度不高，会计信息电子化后，通过设置相关的查阅权限，每个具有查阅权限的会计人员都能够在系统查阅相关凭证，极大地提升了会计工作的效率与便捷性，财务信息共享进入新阶段。与此同时，外部环境变化，财政税务等方面的变革，如电子发票的实行，不断对财务及会计管理提出新的挑战和要求。

（三）对内部控制制度带来广泛影响

财务信息化、数字化建设能够更加科学合理地分配会计人员权责，通过会计信息系统控制等方式进一步降低会计人员舞弊的可能性，提高了内部审计效率。在各类系统建设完善过程中，使用线上审批流程、费用控制代替人工审核等方式，将内控流程内嵌于各类系统中，可以提高内控有效性和覆盖面，同时提升财务效率和师生满意度。

在财务数字化建设过程并不是一帆风顺，出现了一些普遍性的问题，如果处理不当，可能为将来财务数字化智能化的深入发展及应用埋下隐患。本文以M高校为例，分析财务数字化过程中存在的问题和不足，并提出针对性解决方案。

二、财务数字化建设中存在的不足

（一）业财融合不完全

线上智慧报销推出后，财务报销系统与学校各类业务衔接不顺畅，信息孤岛现象仍然存在，财务审核向前延伸较少，仍然以事后票证、合同的审核为主。业财融合所需的大数据平台并未完全建立，难以实现智能审核所需的财务共享环境。目前，校内各部门各单位仍各自为阵，以自身业务需求为中心单独或在信息中心帮助下建立业务管理系统，以开发接口形式或者数据中台的方式连接至财务系统，应用接口单独收费，存在事前考虑不周和接口预算遗漏等问题。各部门个性化需求与财务业务分类管理、统一内控存在分歧。由于各自信息系统的独立性，信息共享工作并不顺利，财务被动接收所需票证进行财务审核付款，来回补资料的情况时有发生，降低了财务服务的效率和体验。各部门系统开发进度不一，所需的大数据平台分步建立，财务难以实现数据共享和真正意义上的业财融合。

（二）职能部门间数据共享程度低

业务部门与财务部门间的数据共享程度较低。以固定资产及无形资产的购买和入账为例，固定资产业务通常需要经过向国资处申请采购，采取招投标等方式进行采购，经过入账、折旧、维修更新、处置等环节，这些过程通常涉及资产使用部门、国资处、计财处，目前相关业务及账务资料，如采购合同、验收材料、票据、支付确认书、入账情况等，需要通过纸质材料来回传递，无法通过信息系统在部门间及部门内各系统之间共享，降低了资产管理效率。

（三）信息系统内控不完善

各类核算、分析、管理、服务类系统不断建立，系统间交互错综复杂，传统的信息系统内部控制手段及方式存在不完整性、滞后性。在试运行期间发生的业务可能出现系统控制失效的问题，给收入确认、成本归属、账实核对工作带来风险，会计核算质量难以得到有效提升。同时，新《政府会计制度》的实施使会计核算的要求不断提高，内控管理也面临新的挑战。

（四）会计职业判断一致性

在各类自动化、智能化财务软件及系统应用中，会计的职业判断难以被系统替代，且存在信息选择性传递造成判断失误的现象。由于风险偏好、沟通程度、信息共享程度等的不同，财务人员的职业判断存在差异。在确认、计量、报告整个会计活动中，这类差异普遍存在。除此之外，财务系统对所需信息及流程进行规范化处理，难以应对非常规业务，新的业务情况、各类系统不断发生变化，现有财务处理流程须在通用性和覆盖度间进行抉择，且调整具有滞后性。因此，财务数字化建设过程中，系统替代职业判断的范围有限，财务人员职业判断仍然发挥着不可替代的作用，防止各类系统漏洞或者调整造成会计信息失真或者扭曲的现象。

（五）项目全流程管理需完善

科研业务作为高校主要业务之一，财务管理和数字化建设中应给予其更多的关注。一是项目立项和结题手续问题。项目立项与结题的相关支撑材料通常需要提交给科技处，而涉及财务数据方面的材料需要计财处盖公章，冗杂的手续给经办人带来了不便。二是项目的事中管理。科研项目结题的重要考核指标为经费执行率，大部分经办人往往在临近结题时才关注到经费执行率，造成许多项目由于执行率不达标而无法结题。M高校计财处缺乏对科研项目年中执行率的考核，这导致项目负责人无法及时关注项目的执行率。

三、财务数字化实践优化方案

（一）加快信息一体化建设

各部门间应当对系统数据接口进行统一布局设计，在系统交互方面统一领导，推进业财协同、集成整合。由权威部门统筹数字化建设工作，在确保信息安全的基础上，推进信息化基础设施建设，构建信息中台，进行数据标准化收集、统一提供。保证财务部门可以获取对应的业务、合同、票据、支付等信息。必要时提供师生及管理人员信息化培训，提高信息技术应用能力和素养，培养信息化及业务综合型人才。

（二）对新系统应用及迭代工作保持谨慎

信息一体化进程加快，各类系统间联系不断加深。新系统上线应用及迭代更新应当更加谨慎，扩展测试范围，延伸数据应用场景。始终强调从业人员的职业判断，在财务制度、经济事项、业务流程、合同管理等基础上综合分析判断，对制度导向的理解越深刻，对经济事项全貌越了解，所做出的判断也就越准确。因此，增进对各类业务系统流程、控制方式的了解，才能对信息系统尚未覆盖的环节，作出正确判断和应对。

（三）优化内部控制环境，增强信息系统内部控制能力

内部控制环境是内控建设的基础，内控管理组织应当从内部环境进行顶层设计，将内控嵌入信息化建设全方位、全流程。对各部门、各岗位的职责进行清晰合理界定，严格审批手续，保证单位财务数据的真实性、可靠性、准确性。同时，应当建立健全财务风险长效防控机制，加强单位资金、资产管理，提高对财务风险管理的重视程度，有效规避和管理财务风险。

（四）加强各部门之间的数据共享

各部门之间的科研项目数据共享程度低，很大程度是由于数据孤岛现象和传统的数据传递习惯的限制。目前在预算编制、审计、生均成本核算等工作中均需要各部门或学院频繁提供数据，数据收集和共享工作刻不容缓，但数据口径、系统接口等问题不能全面开展。实际工作中由信息中心和主管部门工作小组的形式更为合适，有目标针对性推进数据共享，保证信息安全的同时提高管理效率。

（五）系统功能梳理，防止重复和无效建设

不同于业务系统，管理类系统功能建设过程中，应当统筹考虑，避免无效和重复建设。例如，省财政研发的“科研安”系统能够对科研数据进行实时监测，包括项目经费执行率、项目存续状态、项目审计情况等，并且“科研安”系统能对出现状态异常的项目及时发出预警，这极大地优化了科研项目管理，解决了科研项目缺乏事中管理的问题。

（六）不断重整业务流程，引入智能工具进行补充

在数字化建设进程中，各类系统逐步上线和升级，需要不断整理各类业务流程，向业务前段延伸，尽可能覆盖更多业务类型。但同时也应遵循成本效益原则，必要时对系统未覆盖的业务引入流程机器人、小程序应用等进行补充。在科研项目管理过程中，减少非必要的立项或结题手续，将材料和流程简化，例如不再要求项目负责人提供经费支出表，利用小程序或RPA快捷处理收支明细单，争取让经办人“跑一次”就能完成立项或结题手续。

四、优化方案预期目标

（一）健全单位内部控制，有效防控风险

高效的财务信息系统是政府会计制度顺利实施的保障。信息系统的建立将重新梳理预算管理、收支管理、政府采购管理、资产管理、合同管理、建设项目管理等业务层面的制度文件，结合实际情况，为分析经济活动风险、进行风险评估、选择风险应对策略，提供多维度、高准确性的数据和依据。

（二）业财融合，促进单位管理再上新台阶

以业财融合为导向，建设信息一体化平台，推进财务管理与经济业务深度融合。引进先进的人工智能、大数据、财务云、区块链等工具，实现各职能部门之间互联互通、共享信息，更好地满足业务部门的财务服务需求的同时，也可以满足财务部门的精细化管理、智能化分析需求，提高单位整体管理效率，实现管理和业务共同发展。

（三）为健全绩效管理和评价提供坚实基础

高校的财务会计制度与全面预算绩效管理相辅相成，通过信息技术的应用，提供包括各部门、各项目的横向数据，各管理层级的纵向数据以及不同时间节点的流程信息，兼顾外部管理监督机构，公众社会责任、“双碳”环保目标，为构建更加科学高效的预算执行及绩效评价制度打下基础。

（四）实现项目、经费情况信息公开

通过财务信息统一门户，校内外人员可以实时了解财务事项的办理流程和进度、相关的规章制度，实时查询各类经费使用、工资薪金发放、学生学杂费和奖助金发放的情况;同时，管理职能部门可以监控各类经费使用进度，与项目推进情况进行比对分析，提高业务、财务透明度，实现财务信息公开化，助力财务监督管理的顺利开展。

五、结束语

财务数字化建设是一项长远而艰巨的任务，建设和优化决策取决于单位财务管理实际情况和发展需要，结合信息一体化建设、内部控制建设、风险管理等方面，才能最终达到财务数字化建设的预期目标。

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（责编：赵毅）

[基金项目：浙江省教育会计学会课题《高校财务信息化研究》（课题编号：ZJKJ22007A）。]