员工手册:“新常态”下企业依法治企的制度研究

摘 要：员工手册是企业内部涉及员工切身利益的规章制度的归集，是企业与员工良性互动、构建和谐劳动关系的有效管理工具，也是处理劳动争议的重要法律依据。面对日趋严格的劳动法律环境和多发的劳资矛盾现状，企业应树立现代企业管理意识，通过审慎制定一份合法、合理的员工手册管理劳动用工风险。文章对员工手册的作用、编制原则、内容和编制发布程序进行了论述，期待为企业制度化高质量发展提供实践指导。

关键词：员工手册 劳动用工风险 现代企业管理

中图分类号：F240

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）11-031-02

一、引言

当前，中国经济进入增速阶段性回落的新常态时期，增长方式艰难转型，改革进入深水区，我国企业劳动关系领域也出现了一系列新变化。首先，在全面推进依法治国大背景下，企业正面临一个逐步严格的劳动法律环境。全国人大及其常委会颁布了劳动法、劳动合同法等多部劳动法律，国务院及其行政部门也颁布了一系列劳动行政法规和规章，我国已建立起较为完备的中国特色劳动法律制度体系;其次，劳动者利益诉求多元化、维权意识增强。随着人民对美好生活的追求越来越强烈，人们的利益诉求也越来越多元化，劳动者维权意识越来越强，劳资矛盾呈现高发、多发态势。

经济新常态下构建和谐劳动关系，树立合规意识、完善用工管理制度，才是企业长远发展的内在逻辑。员工手册作为企业用工管理规章制度的典型，其制定与发布已成为现代企业管理必不可少的一环。本文对员工手册的作用、编制原则和内容以及编制发布程序进行了论述，有助于企业更加深刻地认识员工手册，并为员工手册的合规建设提供一定的理论指导和经验借鉴。

二、员工手册的作用

（一）员工在企业的行动指南

员工手册是员工入职后收到的第一份制度文件，是企业规章制度、企业文化的浓缩，可帮助员工快速了解企业、统一价值观、知悉并遵守公司的规章制度、有序开展日常工作。

（二）现代企业管理工具

雇主通过对劳动过程进行全面精细的管理和控制，减少劳动过程中的不确定性（Braverman，1974）;案例研究表明，雇主通过制定符合现行法律制度的规章，加强工厂的守法形象宣传，并教育工人严格遵守规章制度，使规章制度成为雇主维持生产秩序的重要工具（赵波，2020）。员工手册作为劳动过程管理规章制度的典型，通过培养管理者和员工的守法意识，提供合规管理规则及流程指引，降低生产运营中的不确定性，帮助企业提质降本增效。

（三）防范劳动用工风险

首先，员工手册是企业对自身合规管理的自我约束，教育管理者在员工手册规则范围内实施经营管理是企业防范劳动用工风险的首要屏障;其次，员工手册有助于促进劳动关系双方的沟通理解，研究表明，工人可以依据规章与管理者就劳动过程中出现的异议进行讨价还价，从而将工人从团结的集体变成原子化的个体，减少集体性劳动纠纷出现的概率（赵波，2020）;最后，员工手册已逐渐成为劳动争议案件处理的重要依据，最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。劳动争议案件高发的当下，具有法律效力的员工手册成为企业防范劳动用工风险的最后一道屏障。

（四）企业文化的载体和延伸

员工手册承载着企业的精神文化、制度文化和行为文化，是企业文化和企业形象在内的“实”的展示，并通过具体的行为规则进一步深化和细化，有助于形成企业内部员工统一的价值观和共同的语言行为体系，激发员工的企业认同感和归属感。

三、员工手册的编制原则

员工手册要切实发挥前述作用，编制过程中务必遵循实用性、合法性原则。

（一）实用性

为便于员工遵守执行，手册内容应且只应记载员工“关乎己”的内容，即与员工日常工作密切相关、出现频次高、员工关心的内容，切忌“大而全”“面面俱到”“照搬照抄国家已有的法律法规”;同时，精简的员工手册也便于员工携带，随时阅读，时时参照。

（二）合法性

首先，员工手册要做到主体合法。实践中可能存在制定颁布主体为某一部门（无法代表企业意志）或者子公司使用母公司员工手册的情形（根据《中华人民共和国劳动合同法》第四条和《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条规定可推出：母公司的规章制度非经转化程序（含民主议定和公示或告知程序），并不当然适用于子公司），可能影响其在劳动争议处理中的法律效力。其次，员工手册要做到内容合法。员工手册中违背国家法律法规规定的条款，不具有法律效力，无法对员工产生约束力，也无法作为劳动争议案件审理的依据;此外，员工手册内容应公平合理，主要包含以下方面：第一，与劳动过程相关、不超越劳动管理范畴。第二，条款不存在过于严苛减损劳动者利益的情形。第三，结合行业特性确保处罚与行为严重性之间梯度适配（杨雯，2021）。第四，员工手册编制要做到程序合法。根据《劳动合同法》第四条规定，企业在制定、修改员工手册时，在确保内容合法前提下，还应履行民主程序、向劳动者公示，程序合法是赋予员工手册法律效力的又一充分必要条件。

四、员工手册的内容

员工手册的基本内容一般包含企业简介、企业文化、职业准则与行为规范、人力资源各项程序指南、奖惩机制、员工关系与沟通、附则七个模块，此外，企业也可以根据自身实际需要增加模块，如行政管理制度，安全、环保、消防、职业健康相关内容。

（一）企业简介和企业文化

企业简介和企业文化分别从硬件实力和文化软实力两个维度向员工展示企业。其中企业简介可包括企业基本概况、行业地位、产品领域、技术创新、资质体系等，企业文化一般是指组织内部共享的价值观、理念、宗旨等。

（二）职业准则与行为规范

企业通过宣贯员工应具备的职业准则和共同行为，降低生产运营中的不确定性，从而控制风险。职业准则与行为规范是企业对员工最基本的规范和要求，也是每个员工承担工作责任的必备素质，一般包括职业道德规范及行为准则、礼仪仪表、劳动纪律、廉洁纪律、办公用品管理、信息安全管理、保密义务等。

（三）人力资源各项程序指南

包括员工入转调离流程及须知、劳动合同管理、考勤与休假、培训、考核与发展、薪酬与福利等。本模块内容企业一般会在具体制度中进行详细规定，考虑部分内容可能跟随情境发生变化，以及企业保密的需要，遵循实用性原则，建议员工手册中仅呈现原则性规定及应知应会，具体细则按相关办法执行。

（四）奖惩机制

本模块是对职业准则与行为规范内容的细化和延伸，通过正负激励方式对共同行为实施引导和强化。奖励部分可明确奖项类型及设置奖项的初衷，具体细则按相关办法执行;惩罚条款的实施往往伴随着劳动争议风险，建议在内容合法的原则下谨慎设置，分级设计避免不教而诛，细化描述确保有理有据。例如，可根据情节严重程度，将违纪情形作“一般违纪”“较重违纪”“严重违纪”等不同层级区分，对应不同的惩罚条款。每种违纪情形的描述能量化的尽量量化，不能量化的尽量细化，尤其对于涉及企业单方面解除劳动合同的员工“严重违纪”情形，通过细化量化描述，避免劳动争议。此外，应明确处罚程序，如设置专门委员会对处罚结果进行审定，形成《违纪处罚单》由被处罚人签字确认，对违纪证据及《违纪处罚单》统一归档保存。

（五）员工关系与沟通

疏大于堵，建立良好的沟通渠道是企业柔性管理的体现，也是构建和谐劳动关系的前提。企业通过搭建班前会、工会、信访工作小组、劳动争议调解委员会等渠道，为劳动关系双方提供友好协商的机会和平台，最大程度保障制度平等互利，防范化解劳动争议风险。

（六）附则

旨在明确手册的制定、修改、解释权归属，说明未尽事宜参照的管理制度，强调手册的法律效力，最后可附上员工手册签收回执页，作为员工手册已公示告知的依据。

五、员工手册编制发布程序

员工手册的编制发布是一项系统工程，需要调动公司各部门主动参与、提前精细策划并严格按计划推进。此外，员工手册编制时应履行民主程序，发布后应履行公示告知程序，并就程序履行过程实施证据固定，确保员工手册的法律效力。

（一）高层牵头成立项目组

员工手册的编制发布涉及部门多，时间跨度长，协调难度大。为确保项目顺利推进，建议由企业高层担任项目负责人，人力资源部联合各相关单位负责人成立专项工作小组共同推进。

（二）内部意见征求修改

项目组拟定的员工手册（草案）征求企业法务、党群等相关部门意见进行修改，并提交项目负责人进一步审核完善，形成员工手册（征求意见稿）。

（三）民主程序

员工手册（征求意见稿）提交企业职工代表大会/全体职工审议，根据职工建议修改形成员工手册（建议稿），企业代表与职工代表就建议稿进行进一步平等协商，经职工代表大会/全体职工半数以上表决同意形成员工手册（定稿）。企业应注意形成并保存好《职工代表大会审议员工手册的决议》。

（四）公示告知程序

为确保全体员工知悉并遵守员工手册规定，切实发挥员工手册的管理功能，企业可将员工手册电子版在内部网络进行公示，同时下发印刷版（注意保留员工的签收回执原件），并组织员工手册的内部宣贯培训（注意保留培训签到材料），完成公示告知程序。

六、结语

通过员工手册管理劳动用工风险不失为企业提质增效的良方，有必要引起企业的高度重视。审慎制定一份合法、合理的员工手册，并随着劳动法律环境和企业发展需要不断更新完善，是全面推进依法治企、构建现代企业管理制度的内在要求，也是完善中国特色现代企业制度、防范化解劳动用工风险、构建和谐劳动关系、推动企业高质量发展的重要举措。

参考文献：

[1] 杨雯.理解员工手册内容的合理性[J].人力资源，2021（01）：76-77.

[2] 赵波.“以法之名”：企业劳动关系管理中的制度化策略[J].中国人力资源开发，2020，37（02）：104-113.

（责编：贾伟）

[作者简介：姚丽华，硕士研究生，中级经济师，研究方向：人力资源管理。]