医院科研档案管理的逻辑必然、现实困境与逻辑进路

摘 要：科研档案在医院治理体系中发挥着载体、凭证等基础作用，如何做好科研档案高质量管理成为新的时代课题。本文认为，在实践中，医院档案管理存在着管理方式较为粗放、数据治理能力不足、档案开放与产权之间的矛盾突出、服务能力较弱的问题，需要进一步优化科研档案治理模式、推动数字化转型、动态平衡知识产权和档案开放、在强化服务能力建设上下功夫，推动档案治理走向现代化。

关键词：医院科研档案；现实困境；治理

科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频和视频等各种形式和载体的文件材料及标本、样本等实物[1]。近年来，国家对科技档案重视程度越来越高，2020年9月，修订后的《科学技术研究档案管理规定》从内容、机制和措施上规定更为明确，措施更加有力，为科研档案规范化管理指明了方向。医院科研档案具有推动医学技术创新、服务社会大众的重要作用，需要从医疗事业发展的大局出发，做好医院科研档案的标准化建设。

1 医院科研档案管理的逻辑必然

科研水平是医院间竞争的核心，做好科研档案规范化管理，有利于发挥档案在助力科研水平提高、塑造竞争新优势方面的重要作用。

1.1 医院科研档案是知识聚集的富矿

这些档案是科研人员在医学研究中的知识成果，原始数据、分析报告、研究成果的形式存在是大量科学经验的总结和提升，对于提高医学技术水平，丰富科技资源储备具有重要意义。管好用好这些好经验好做法，能够启迪智慧、拓展思维、推动技术进步和提升，避免无效重复，实现资源优化配置。

1.2 医院科研档案是重要的历史凭证

医院科研档案内容丰富，主要包括项目指南、申报书、立项批复、任务合同书、进展情况报告、工作总结报告、研究成果和结题书面通知等。项目完成情况需要以任务合同书为参考依据，财务审计需要审计报告、决算报告等相关支出凭证等。另外，这些文件在技术定型、再生产或发生知识产权争端时也可发挥依据凭证作用[2]。

1.3医院科研档案是实现治理现代化的基础

医学研究是实践—理论—再实践—理论创新—再实践的反复认识过程，通过不断地消化、吸收和利用前人成果而逐步丰富和发展起来，总体呈螺旋式上升过程，科研档案具有的真实性、原始性和可用性特征，能促使医院医疗技术水平提高，进一步弘扬和传承科学家精神，凝聚推动进步的强大力量，特别是随着大数据、人工智能等技术的快速发展，更有利于加强科研档案知识保护与内涵挖掘，推动医院传承精华与守正创新，实现高质量发展。因此，科研档案在推动医院治理能力和治理体系现代化方面具有独特作用。

2 医院科研档案管理的现实困境

2.1 管理方式较为粗放

医院科研课题从立项到结题大多需要1—3年时间，档案从建档、收集和归档也需要耗费1—3年时间，这对档案管理体系建设提出了更高要求。但是，医院对科研档案管理制度的更新不及时，科研档案数量增长与制度供给不充分的矛盾逐步显现。比如，缺乏有针对性的“三合一”管理制度，科研工作者无法对照标准进行标准化的收集和归档，导致科研课题材料不完整，外表不美观，甚至造成材料丢失，从而影响后续办理科研课题结题、验收和申报科研奖项的开展。再比如，档案管理体制顶层设计不够，“重管轻用”的传统思想限制了制度转型，档案开发利用制度不健全，科研档案发挥价值的空间不够广阔。

2.2 数据治理能力不足

随着档案管理进入数据化时代，医院档案治理模式发生根本性转变，档案数据共享开发利用成为大势所趋，但是医院科研档案数据管理尚处于初级阶段，主要表现在：一是共享能力较弱。档案查询利用还处于“借阅”阶段，专题数据库建设、专网共享与数据共享尚未破题，档案信息化成果未能发挥潜能。二是数据分级不够充分。《科学技术研究档案管理规定》《国家科技重大专项文件归档与档案管理规范》未对科研档案进行明确分级，由于缺乏统一的分级标准，各医院对科研档案分级管理标准不尽相同，阻碍了档案数据的共享利用。三是科研档案数据管理质量不高。《科学技术研究项目档案管理规范》（DA/T 2-2023）规定：与科研项目管理系统、其他相关业务系统等相互衔接，接口具备数据封装、传输、检测、反馈、标记等基本功能。但是大多数医院科研档案管理与其他关系系统衔接不够紧密，处于“数据孤岛”状态，档案数据流动性不够。四是安全治理体系不够完善。科研档案不同于其他类型，具有保密性强、知识产权性高的特点，但是医院科研档案安全建设较为薄弱，主要表现为：网络安全责任制落实不到位、安全防护措施不到位和安全设施建设不到位等。

2.3 档案开放与产权之间的矛盾突出

《科学技术研究档案管理规定》中明确指出“科研档案的开发利用应当严格按照制度执行，符合知识产权保护要求，涉密科研档案的开发利用应当遵守国家有关保密规定”。《档案法》《档案法实施条例》规定：利用档案不得违反有关知识产品保护规定。上述法律在科研档案产权和开放利用的平衡上未给予明确表述，缺乏相对成熟的利用开放规则，造成医院档案利用与产权之间存在不可调和的矛盾，多数医院基于产权保护的需要，不敢开放有关档案资源，即给利用者带来查询利用的困难，又无法发挥科研档案在助力医院高质量发展方面的作用。

2.4 科研档案服务能力较弱

科研档案开发是提升服务能力的关键所在，《规定》要求各单位要加强对科研档案资源的深度开发工作。目前，医院科研档案服务能力与科研需求还有较大差距，主要表现在：一是档案利用服务机制不健全。对医院、科研人员的利用需求知之甚少，还处于提供“查询服务”阶段，科研档案信息的精准性、及时性和有效性难以保证。二是档案编研破题不充分。科研档案资政服务功能未能充分发挥，围绕医院重大科研项目、攻关项目和科研难点提供档案资政服务的水平较低，编研成果服务效能不够。三是档案开发模式较为陈旧。档案开发局限于出版、展览、音视频制作，方式较为单一、服务效果不明显；科研服务、科研诚信的能力水平不够，未能发挥档案助立科研诚信的作用。

3 医院科研档案管理的逻辑进路

科研档案管理要按照“四个好”“两个服务”的目标定位，强化精细化管理，优化治理方式，推动治理能力的提高。

3.1 优化科研档案治理模式

制定并严格落实科研档案管理的“职责清单”“责任清单”“任务清单”，不断完善管理机制。一是强化科研档案管理顶层设计。成立科研档案工作领导小组，统筹谋划科研档案管理工作，同时将档案工作融入干部日常考核内容。要理顺工作责任制，建立从科研人员、科室和档案室三者归档责任，确保档案闭环管理。二是强化责任情况。要建立科研档案“三合一”制度，科学制定档案分类方案，以在科研活动中形成的各种形式、各种载体的全部档案为对象，明确本单位科研档案分类方法和档号编制要求。合理确定文件材料的归档范围，在进一步规范科研文书档案的同时，重点做好照片、录音、录像、网页信息和实物等门类文件材料归档范围和保管期限表的研究编制工作，确保科研档案能够全面系统地反映本单位主要职能活动和基本历史面貌。全面分析和鉴别文件材料的利用价值、凭证价值和查考价值，准确判定保管期限[3]。三是明确科研档案的发展规划。把科研档案工作摆在更加突出位置，在项目立项、实施、管理和验收等环节制定配套措施，健全工作机制，加强全周期管理。要加强标准化管理，严格各项材料归档规范，对归档内容细致把关，构建完整的科研档案资源体系。

3.2 推动科研档案工作数字化转型

一是强化科研档案共享平台建设。加强医院内部科研档案与其他系统的有效衔接，将档案资源延伸到科研人员和团队，优化查询利用路径，为科研工作提供及时的档案查询通道。要适时加强科研档案的医院外共享，建立科研档案共享制度，强化共同利用与研究，发挥好科研档案潜在的价值。二是加强档案数据分级管理。参照数据分级行业标准及《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》，科研档案数据与档案管理级别设置的基本原则为：程度适当、过程覆盖、自主与强制相结合及动态调整[4]。根据医院技术分级标准，做好科研档案的划控与开放，做到既满足医疗事业发展需求，又符合知识产权得法规要求。三是加强数据安全体系建设。针对档案数据收集、存储、传输和共享等环节的安全风险与隐患，建立医院科研档案工作责任制，健全数据安全治理体系，建立档案数据全生命周期的数据安全技术保障手段。要聚焦档案利用、数据共享与使用等重点治理场景，研究探索科研档案数据管理的负面清单及安全保障技术要求，促进档案数据的安全合理流动。

3.3 动态平衡知识产权和档案开放

档案开放是档案信息和知识的传播过程，需要明晰产权归属，确保所有权人的合法利益。科技档案的内容具有知识产权属性，应当受到知识产权保护。当前，医技水平成为医院竞争的核心因素，需要加强科技档案得开放与研究。要坚持制度先行，从夯实工作基础、强化制度落实、优化工作机制、聚焦重点领域等方面努力，不断提升医院知识产权保护工作水平，激发科研工作者创新创造活力。要完善档案利用规则，医院在利用科技档案过程中，需要征求产权所有者的同意，消除产生知识产权问题的隐患。同时，医院要动态调整知识产权保护力度，深入实施知识产权转化运用，推动知识产权许可转让，切实增强保护创新的能力水平。

3.4 强化医院科研档案服务能力建设

档案开发利用是实现档案服务能力提升的主渠道，要深入挖掘科研档案得时代价值，用真理精神引导群众树立正确的科学观。一是创新利用服务机制。建立以医生和群众为导向的科研档案服务体系，定向把握医生科研所需所盼，在资源建设、服务手段创新上下功夫。比如，对照医院高质量发展的医学转型、学科建设、医学教育创新、专科人才培养、国际医疗服务和疑难病例等方面，对照科研档案结构，提供服务信息的精准性、及时性和有效性。二是提升编研服务质效。要细致谋划编研选题，针对档案编研选题不够开阔、研究不够深入、结合科研工作不紧密等问题，通过深入调研、以编促研等方式，围绕医院重大科研项目和实践所需，拓宽档案编研路径，提高档案编研水平。比如，根据某一学科研究需要，通过编纂科研汇编融入对策建议，实现从资政参考到推出深加工成果的质变。三是创新开发利用形式。着眼于医院文化软实力建设，通过举办专栏和拍摄专题片等形式，展示医院科研成果。比如，在中国医师节等节点推出年度科研人物展、科研成果展等，展示成果、激发科研动力。要根据《关于进一步加强科研诚信建设的若干意见》得要求，积极发挥科研档案在助力诚信建设方面的作用，通过提供原始档案材料、印证研发过程等形式，推动科研诚信走深走实。进一步优化全宗设计，建立科研名人全宗、重大攻关项目全宗等形式，更好地服务于科学家精神的传承。

3.5 扎实做好科研档案管理的保障措施

一是在资金投入上下功夫。充分认识做好科研档案管理工作的重要性，发挥医院资金优势，加大对档案事业发展的投入，足额安排保护专项经费，支持科研档案信息化、规范化和标准化建设，提高资金使用效益，确保有限的资金花在刀刃上。二是在人才队伍建设上下功夫。积极引进各类高层次人才，通过公开选拔、统一招考等方式，面向社会招录档案专业优秀人才，尤其是信息化建设人才，着力构建高层次的档案管理队伍。加强继续教育培训，结合档案工作人员不同年龄的结构层次，采取多种培训形式，满足不同档案人员的培训需求，使档案工作者相互交流经验、互相取长补短，提高管理水平。三是加强基础设施建设。提高档案室基础设施的水平，做好档案管理设施定期检修和更换，更新配备空调、加湿机和除湿机，安装库房温湿度监测系统，推动科研档案管理走向现代化。

结语

档案工作承担“存史资政育人”的重要使命，医院要充分认识档案工作的重要性，尤其重点做好重大科研项目档案的管理工作，切实做好档案工作与科研工作同部署、同实施、同检查，为助力科技创新和科研管理规范开展发挥档案作用。要加强科研档案利用体系建设，规范利用流程，解决好产权和利用的不平衡，创新信息化利用新模式，为科技工作者创造良好环境。

参考文献

[1]董淑珍.浅谈国家档案局、科技部第15号令对科研档案管理的影响[J].档案管理，2021（11）：03-05.

[2]毕建新.发挥科研档案作用助力科技强国建设[N].中国档案报，2022（08）：05.

[3]段志飞.民航局为“三合一”制度确定“时间表”[N].中国档案报，2023（12）：11.

[4]冯慧敏.档案管理与数据管理的协同研究：分类分级视角[N].中国档案，2023（05）：20.

作者简介：韩倩（1986—），硕士研究生学历，济南市中西医结合医院副研究馆员，研究方向：电子文件管理、人事档案管理、医疗档案数据共享等。