摘 要:随着信息技术的发展和社会环境的变化,各级疾控中心文书档案管理进入新阶段。信息化管理成为重要趋势,云计算、大数据和数据分析为疾控中心分析理解大量数据、预测疾病趋势、评估健康风险和制定有效的公共卫生策略提供依据。《档案法》及其实施条例的修订与实施,将依法治档推到了前所未有的高度,健康中国规划下各级疾控中心承担着更多责任,推进健康医疗大数据应用,档案规范化管理是基础。文章从新形势下对疾控中心档案管理的新要求切入,分析现状及存在的问题,展开对规避对策的思考。
关键词:疾控;文书档案;规范化;
目前,信息技术飞速发展、依法治档不断强化,中共中央、国务院印发的《“健康中国2030”规划纲要》中提出人民健康水平持续提升、主要健康危险因素得到有效控制、健康服务能力大幅提升、防治重大疾病、提高突发事件应急能力等具体目标要求,对各级疾控中心工作提出更高要求。疾控中心文书档案包含中心疫情防控组织领导、专家组、实验室检测、流行病学调查、信息宣传、消杀、实验室管理、财务和后勤保障等方面的材料,涉及传染病防控、地方病慢性病、免疫规划、宣传教育和党群等多个领域,做好档案管理工作意义重大。
1 新形势对疾控中心档案管理提出新要求
1.1 要充分认识到做好疾控中心档案管理工作的重要性
疾控中心依法承担预防控制、健康危害因素监测与干预、健康教育与健康促进等公共职能,新形势下的疾控中心档案管理对于提高疾病预防控制能力、促进公共卫生事业发展、保障公众健康权益等方面有着重要的作用。疾控中心档案包含大量的公共卫生数据和信息,如传染病发病率和死亡率、慢性病流行趋势等,都是评估公共卫生状况和制定公共卫生政策的重要依据。通过有效的档案管理,可以确保数据的准确性和完整性,从而为公共卫生决策提供科学依据,保障公众的健康和安全。随着全球化和城市化的加速,突发公共卫生事件的发生频率和影响范围都在增加。在这种新形势下,疾控中心需要通过档案管理系统,有效地管理和利用历史数据和经验,以便更准确地预测和应对未来的公共卫生挑战。同时,疾控中心的档案管理系统包含大量的疾病预防和控制的数据和经验、公共卫生事业发展的历史记录等,通过对这些数据的分析和应用,可以进一步提高疾病预防控制的能力,降低疾病的发病率和死亡率。
1.2 要充分认识到新形势下疾控中心档案管理的新变化
随着信息化和数字化的发展,传统的档案管理模式已经无法满足的需求。因此,疾控中心亟须加快数字化转型,建立电子档案管理系统。结合信息公开和数据共享的推进要求,疾控中心档案工作也要进一步实现开放和共享,提高档案数据的利用价值和社会效益。疾控中心加强群众疫情防控舆情引导、开展健康教育宣传等成为档案工作服务中心大局、服务人民群众的亮点,也对档案管理工作提出新的要求。
档案管理法治化建设稳步发展。新形势下疾控中心档案管理工作若想实现法治化与现代化,严格落实档案工作法律法规,从组织管理、基础业务、信息化建设及开发利用等方面持续改进档案工作,为疾病防控、政府决策、科学研究和健康教育提供经验总结、资料储备和技术参考,更好地适应新时代公共卫生工作的需要。要将《卫生档案管理暂行规定》《档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《机关档案管理规定》《重大活动和突发事件档案管理办法》及《归档文件整理规则》相结合,同时与疾病预防与控制工作相结合,制定现代化档案管理制度,确保档案信息的安全性和真实性[1]。
1.3 要充分认识到疾控中心档案的特殊性
与其他机关文书档案管理不同的是,疾控中心文书档案具有很强的专业性。它详细记录了疾病预防、传染病流行病处置等情况,需要档案管理人员具有丰富的档案专业和卫生专业知识才能科学地收集、分类和归档。疾控中心的档案也具有系统性。疾控中心的工作内容复杂,各个部门承担着不同的工作职责,在档案管理过程中,需要系统性地收集各类档案,以确保档案的完整性和全面性。在日常工作中,疾控中心要面临重大突发公共卫生事件,疾控中心档案管理人员要精准施策,做好相关的档案工作。如某一病毒在传播过程中其毒株也在不断变异,使得当前的疾控中心档案管理工作大多是实时的,需要相关的工作人员及时更新档案信息,并对档案信息进行实时管理,以确保档案信息的时效性、连续性和适用性,为医学研究提供有效的资料和样本。这对于突发疾病的预防和感染性疾病的预防等来说非常有利。在管理上,由于疾控中心的档案涉及公共健康和个人隐私,其管理需要特别谨慎。包括对档案的收集、整理、存储、保护和利用等多个环节的管理,都需要严格遵守相关的法律法规和政策。
2 疾控中心文书档案管理的现状
2.1 档案管理规范化水平参差不齐
疾控中心工作职能繁多,工作任务量大。目前,各地疾控中心的档案管理规范化水平存在差异,一些地方的疾控中心在档案管理方面做得较好,能够有效地管理和利用档案资源,以支持他们的日常工作和决策过程,也有一些地方在档案管理上存在不足,如档案归档不规范、档案整理混乱及档案查询不方便等问题突出。具体表现在档案的收集、整理、存储和检索等方面存在不明确的规定,导致档案管理工作效率低下,容易出现丢失或错放等情况。
但在实践过程中,部分地区重视程度高,因而规范化水平较高,也为其他地区档案管理标准化与规范化建设提供了借鉴。如河北省石家庄市疾控中心全面修订档案管理手册,完善档案管理制度,新增档案数字资源备份制度、档案数字资源转换和迁移制度、重大突发公共卫生事件档案管理制度、档案开放审核制度、档案应急管理制度等;新增放射工作人员职业健康监护档案、扶贫档案、高质量发展档案等整理归档作业指导书,补充完善各类档案整理归档作业指导书中档案管理信息系统著录项的内容;将档案制度及档案整理归档作业指导书中的使用表格全部挂接到OA系统,方便下载使用,档案管理规范化与精细化持续推进。部门间重视程度不一与基础设备不同等导致档案管理规范化水平参差不齐。
2.2 档案管理信息化有待提升
当前,虽然疾控中心的档案管理信息化取得了一些进展,但仍面临诸多挑战,包括信息化程度的提升、信息化设施的完善、信息化管理人才的培养、信息化技术的跟进、信息化管理规范的统一以及信息安全的保护等。多数疾控中心档案管理部门普遍存在信息化程度不高的问题,在基层疾控中心尤为突出。一些疾控中心信息化设施尚不完善。例如,缺乏必要的计算机和网络设备,无法实现档案的数字化和网络化,并且缺乏专业的信息化管理人才,无法有效地进行档案信息化管理。还存在部分疾控中心档案信息化管理规范不统一,缺乏统一的标准和规范,给档案信息化管理带来一定的困难。此外,疾控中心文书档案多有保密要求,随着社会的发展和新形势的出现,疾控中心的档案管理工作也需要适应新的变化和要求。在大数据时代背景下,如何更有效地管理和利用档案信息资源成为新的挑战,需要更加注重信息化与智能化,以适应新的发展趋势和需求。
2.3 档案管理人员能力有待进一步提高
疾控中心的档案管理工作需要专业性与严谨性,要兼顾医疗卫生知识和档案管理知识。然而实践过程中,档案管理人员却缺乏科学的指导与严格的约束,档案信息的完整性与真实性也可能无法得到保障。此外,一些疾控中心档案管理信息化程度低,虽然已经建立档案信息管理系统,但利用率不高,使得信息技术在疾控中心档案管理工作的作用完全无法发挥出来。对于一些重要的疫情档案和疾病防治信息,如果档案管理不够安全,存在着信息被泄露或篡改等安全风险隐患。将直接影响到疾控工作的顺利开展,甚至可能造成严重的社会危害,在很多疾控中心的管理工作中,由于档案管理工作没有得到足够的重视,在某种程度上会导致档案管理工作受到影响。
3 疾控中心文书档案规范化管理的对策
3.1 强化队伍建设
疾控中心的档案管理人员作为规范管理档案的重要实施者,其综合素质能力会直接影响到档案管理成效。因此,疾控中心应当注重加强队伍建设,提升对档案工作人员的培养力度,严格要求管理人员遵守《档案法》的有关规定,树立正确的档案管理意识,承担其维护档案完整性和安全性的职责,不断学习以强化自身的能力,确保在符合岗位工作之需的同时,不断提高档案管理能力与水平[2]。一要提升服务意识。档案管理不仅仅是简单的收发存取,还为疾控中心的日常工作和决策提供有效的支持和帮助。因此,档案管理人员需要具备良好的服务意识和沟通能力,能够及时提供准确、快捷的服务。二要强化信息技术应用。随着信息技术的发展,电子档案已经成为档案管理的重要组成部分。档案管理人员需要掌握相关的信息技术知识,如计算机操作、数据备份和网络安全等,以适应档案管理的新形势和新要求。
3.2 健全管理制度
《“十四五”全国档案事业发展规划》中强调,要加强档案资源建设,疾控中心要完善档案组织机构及职责,明确档案管理的重要性,建立独立的档案管理部门,对档案内容进行分类和归档。国家档案局全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度[3]。疾控中心档案管理部门要建立完善的档案室管理制度,特别是应结合工作实际,出台本单位归档文件管理三合一制度,有效规范和指导档案的形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁工作。规范档案管理全流程,避免档案管理的随意性和人为性,进一步提升文书档案的基础业务和信息化水平。建设覆盖更加广泛、内容更加丰富、机构更加优化的档案资源体系建设,维护国家档案资源的完整与安全、促进档案事业健康长远发展。
3.3 完善管理设施
数字化时代,档案管理设施最核心的便是档案信息化管理系统,疾控中心档案室要结合自身实际情况,配置先进的电子档案管理软件,建立档案信息存储与检索系统,在档案管理软件的支持下,做好档案立卷、编目和统计工作,并提供档案检索与借阅等服务。要完善档案管理的基础设施建设,包括但不限于档案存储空间、档案柜等物理设施及相关的软件系统。(下接74页)
(上接71页)中国疾病预防控制中心已经设计并全面升级改造档案管理信息系统,该系统与应用门户集成,采用个人数字证书双因子认证方式登录,统一LDAP服务实现档案系统组织机构和用户信息同步。
3.4 强化开发利用
档案工作“四个好”“两个服务”的目标要求强调档案资源开发利用。以疫情防控档案为例,国家档案局对“两类档案”归集工作提出要求后,各级疾控中心作为疫情防控档案重要的产生部门,应当对疫情防控档案资源进行收集、利用和创新研究。新冠疫情防控工作留下的珍贵资料是对疫情防控工作的记录与留痕,能够使人们在疫情过后有机会、有渠道对疫情防控期间的各项工作进行总结与反思,更为今后疾控系统应对大规模突发公共卫生事件提供重要参考。疾控中心对各种档案归档及时完整、手续完备,室藏档案全部进行系统化整理,排列规范、条理清楚,案卷质量符合国家标准,可为档案开发利用提供硬件基础。疾控中心相关工作人员主动思考,积极研究,推动开发利用档案优秀服务成果研究是文书档案开发利用的趋势与服务方向。
结语
在新形势下,疾控中心文书档案管理面临着多方面的挑战。由于缺乏明确的制度规定,部分疾控中心的档案管理流程存在不规范的问题;一些疾控中心的档案管理信息化水平较低,仍然停留在传统的纸质档案管理阶段,存在信息化水平低、数据不够精准和不便于检索等问题。对于一些重要的疫情档案和疾病防治信息,如果档案管理不够安全,存在着被泄露和篡改等安全风险隐患。建立完善的档案管理制度和流程、加强档案管理人员的培训、推进档案管理信息化、加强科学研究和技术创新,探索适合自身实际情况的档案管理工作模式和技术手段,提高档案管理工作的专业化和智能化水平,是疾控中心文书档案管理改善和提升的策略。
参考文献
[1]戴中秋.档案资源价值实现基于管理服务的创新[J].现代企业教育,2012(22):100-101.
[2]王青.规范管理疾病预防控制中心档案的有效路径[J].办公室业务,2022(05):121-122.
[3]林小红,应好仁,楼冬仙.科学推进档案“三合一”制度[J].浙江档案,2023(05):54-56.
作者简介:刘宇(1989—),大学学历,四川省疾病预防控制中心馆员,工作及研究方向:文书档案及规范化管理。