大数据背景下文书档案的收集、整理与利用模式创新策略

摘 要：本文从大数据时代文书档案管理呈现的新业态出发，认为文书档案在整理与利用方面存在收集体系不健全、整理标准化不足、制度化建设有待加强、信息化建设滞后和开发利用水平较低等问题，需要从思想认识、制度建设、信息化建设、深度开发等方面加强，着力构建现代化文书档案治理体系和治理结构，更好地服务于现代化国家建设。

关键词：文书档案；归集；整理；利用

文书档案整理与利用是重要的档案基础业务，是档案资源体系的基石。伴随大数据时代的来临，文书档案管理的对象、方式和方法发生一定的变化。档案部门需要从时代背景出发，分析文书档案管理呈现的新形势和存在的问题，寻求解决之道，推动文书档案治理体系现代化。

1 大数据背景下文书档案管理呈现的新业态

伴随社会结构的变迁和技术水平的进步，文书档案呈现新的特征。

1.1 资政辅政性

随着《档案法》《“十四五”全国档案事业发展规划》的深入落实，档案管理部门积极围绕党委政府重点工作、经济社会发展重大事件及群众关注度高的热点问题，深入研究有重要参考价值的文书档案，精准搞好参谋服务，确保提出的意见和建议能真正发挥资政效果。同时，档案资源逐步上升为“理性经验”，更多治理智慧和时代价值得以展现出来，提升了文书档案的社会影响力。

1.2 档案电子化

《关于构建数据基础制度更好发挥数据要素作用的意见》指出，数据作为新型生产要素，是数字化、网络化和智能化的基础，已快速融入生产、分配、流通、消费和社会服务管理等环节，深刻改变着生产方式、生活方式和社会治理方式[1]。电子文书档案作为重要的信息资源和生产要素，在社会治理方面具有举足轻重的作用。特别是档案信息化的深入推进，文书档案正走向“数据质态”，档案利用效率加快，成为数字中国建设的重要数据来源，在社会治理中发挥着越来越重要的作用。

1.3 共享利用化

建设好覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系，是档案工作的重要任务。当前，档案数据开放利用已成为大势所趋，文书档案共享利用的条件逐步成熟。有的部门建立区域性的档案利用中心，整合辖区内开放文书档案资源，实现档案服务的精准化和便捷化。共享利用需要较强的分级管理和安全防护水平，相关部门也正积极探索有关实现路径，文书档案服务效力显著提高。

2 大数据背景下文书档案的收集、整理与利用过程中存在的问题

2.1 文书档案收集环节不健全

目前，大多数单位均实行立卷制，综合档案室在收集文件材料时由于重视程度不均衡，往往会出现归档资料收集不齐全和不完整的现象。一是对于综合部门来说，有的人员常态化归档意识不足，对领导批示办结文件未能及时收回或做好记录，导致部分文件丢失或者不齐全，对归档工作造成困难。二是收集对象主要集中在单位的发文、会议纪要和部分上级文件，但本单位的规定、通知、办法、领导讲话及其他重要材料未能及时收集整理，造成具有重要作用的档案文件不齐全与不完整的情况。同时，归档范围执行不够有力，分不清归档和不归档的文件，把一些非直接形成、不属于原始记录性或不反映工作活动的文件资料等不加鉴定地移交综合档案室，严重影响了档案收集的质量[2]。

2.2 文书档案整理标准化不足

档案的规范化标准化整理是档案收集的基本要求。《归档文件整理规则》确定文书档案分类方案主要有年度—机构（问题）—保管期限和年度—保管期限—机构（问题）两种三级分类方法。同时提出文件量少的单位可以采用“年度—保管期限”的二级分类方法。但是，大多数单位的档案管理员为兼职，整理归档知识较为缺乏，不了解档案立卷归档的具体要求和做法，有的档案收集后没有进一步整理，所以立卷归档工作破题不够，不能按时移交综合档案室，造成大量档案的积压、丢失和损坏[3]，不利于文书档案归档工作的开展。

2.3 制度化建设有待加强

文书档案收集整理是一项技术性与规范性较高的工作，涉及环节多、部门多，流程性要求严格，同时也面临着组织领导不够有力、归档意识较低等问题的挑战。目前，一些单位出现制度化与规范化建设不足的问题，影响文书档案标准化建设的质量。一是整理归档制度缺失。传统的文书档案归档制度侧重于收集与整理，缺乏利用环节的制度建设，档案价值无法充分发挥，特别是随着信息化建设的深入，数据流通加快，如何规范档案数据有效利用势在必行。同时，制度约束力不足，对出现的工作质效低、进展缓慢等问题缺乏必要的处罚力度。二是工作规范缺失。文书档案涉及部门多，需要部门间加强沟通协调才能完成，但在实际工作中，沟通不畅限制了归档水平的提高。比如，衔接与沟通不充足造成在用纸、书写及版式等方面统一性不够，不利于归档效率的提升。加之，以件为单位的整理规则造成各个档案之间缺乏紧密的联系，文件资料零散化，加上信息资料和案卷目录制作不规范，分类杂乱等问题，影响文书档案整体的工作质量。

2.4 信息化建设水平有待提高

近年来，档案信息化建设逐步向深层次发展，但文书档案信息化建设还无法适应时代发展，主要表现在：一是档案数据流通性不足，共享建设较为滞后，档案价值发挥空间较为有限。二是档案备份能力不足，多数档案管理系统停留在初始阶段，档案安全防护和备份建设不够，档案资源被泄露的风险较高。三是缺乏信息化管理理念，对文书电子档案重视程度不够，习惯于传统方式归档整理，电子档案收集利用层次较低，不利于电子档案单套制推行。四是档案信息化基础薄弱，多数单位没有独立的档案管理系统，多依靠OA系统进行管理，文书档案专业化程度较低。

2.5 开发利用能力欠缺

文书档案是重要的资政参考资料，加强对文书档案的研究，有助于总结经验、提升社会治理效果、发挥好档案资政育人的成效。但文书档案蕴含的社会治理经验和建设成果等长期未能得到有效开发，档案价值未能释放出来，其原因主要为：一是开发利用人才缺乏，档案工具性上升为治理性的认识不到位，利用多停留在查询阶段，缺乏必要的知识储备应对档案开发工作。二是开发方式较为单一。多数单位通过展览、汇编形式开发，但是对背后蕴含的治理经验阐释不到位，档案资政效果不明显。三是档案育人价值进展缓慢。文书档案是重要的精神文明建设资源，是弘扬社会主义核心价值观的重要素材。多数单位对文书档案育人价值重视程度不够，对于如何用档案凝聚力量办法不多，档案价值发挥广度有待提高。

3 大数据背景下文书档案的收集、整理与利用模式创新路径分析

做好新时代文书档案的管理工作，要以“三个走向”为指引，以“四个好”“两个服务”为目标，扎实做好思想、制度和管理等方面的转型，以新理念促进文书档案管理提档升级、高质量发展。

3.1 转变观念，以改革创新精神破解难题

一是要充分认识做好文书档案管理的价值。文书档案是资政育人工作的基础，是推动档案治理体系和治理能力现代化的重要保障。只有从源头抓好文书档案的收集与整理，才能确保国家档案资源的齐全完整，进而有效服务经济社会发展。在建设现代化国家的新征程上，文书档案中蕴含的社会治理经验、管理方式将源源不断地启发智慧，推动社会进步。二是要强化做好文书档案管理的责任担当。以更优机制坚持和加强对文书档案工作的领导，健全完善的工作机制，在资金保障、人才培养、设施建设方面狠下功夫，着力构建上下贯通、执行有力、融合发展的工作格局。三是加强督导考核。提高文书档案管理的力度，细化归档材料类别及归口部门，对档案归集中出现的合格率低、整理质量不达标等问题及时督导整改，激发管理的内生动力。四是加强常态化培训。坚持问题导向，针对文书档案和业务档案实操开展培训，从文件材料的分类、排列、盖章、填写归档章到编目、装盒等档案归集的全流程，对培训人员进行一对一、面对面的业务指导，着力夯实档案人员内功。

3.2 制度先行，以规范化为引领提升质量

一是做好“三合一”制度建设。按照要求，对机关档案分类进行合理划分，采用年度、机构（问题）和保管期限等分类项相结合的方法，以本单位在公务活动中形成的各种形式、各种载体的档案材料进行分类，确定不同门类、载体或形式档案的分类方法，确保档案分类科学合理。明确档案材料归档范围，按照各门类档案整理规范要求，依据档案材料能够全面、系统地反映机关主要职能活动的原则，明确各门类文件材料的档案范围，保证档案材料的完整性。准确划分档案保管期限，在分析和鉴别文件材料的利用价值、凭证价值和查考价值的基础上，判定档案的保管期限[4]。二是建立有效沟通机制。加强内部协作，文书档案涉及部门要提高政治站位，切实按照文书档案整理标准进行移交，对共同完成的部分要步调一致、标准一致，提高归集效力。三是加强常态化收集。安排专人负责资料收集、整理、立卷和归档工作。不定期地开展档案归集，对接收的档案进行分类、整理、编目和装盒，确保管理台账齐全。四是做好规范化标准落实。结合《档案法》《实施条例》及《归档文件整理规则》等法律法规，优化文件收集、整理和查阅等环节。细化档案归档、保管和利用等环节的管理，确保档案归档文件分类科学、整理符合要求，真正做到整齐规范，排列有序，查找方便，实现档案管理有章可循、有据可依。

3.3 模式转型，以整体性思维促进标准化

一是探索集中归档整理模式。为破解档案整理不达标问题，档案主管部门可以采取集中时间、集中地点和集中培训的方式，统一开展文书档案的整理工作，破解档案标准化不足的问题。在集中整理中，对重要的文书档案进行数字化加工并移交综合档案馆，对专业性较强的档案可进行异质备份，提高档案管理的安全性。二是打造共享模式。适应数字中国建设要求，在文书档案分级管理的基础上积极融入区域数字化建设和平台共建，为档案赋能经济发展开拓广阔空间。链接文书档案管理系统与政务大数据平台，在身份核验和授权的基础上推动资源共享与利用，打通服务社会最后一公里。在此过程中，要加强档案数据安全建设，适时引入区块链和人工智能等技术，强化数据安全保管，防止档案丢失或被篡改。

3.4 信息化为要，以数据化提高管理水平

一是稳步推进文书档案的数字化建设。按照“存量数字化、增量电子化”的指导思路，全面对传统载体档案进行数字化，高质量推进档案数字化和档案信息化扫描、著录、挂接等工作，夯实文书档案数据化管理的基础。二是高质量推进数字档案室建设。按照《数字档案室建设评价指标》的要求，以电子文书档案“单套制”改革为突破口，努力建设基础设施完备、系统功能齐全、数据资源丰富、保障体系健全和服务应用广泛的数字档案室。文书档案数字档案室包括档案管理、文档管理、数字化处理、检索查询和安全管理等主要功能模块，并且具有权限控制和审批流程等特点，实现电子档案的存储、管理、查询和利用，保证文书档案信息的真实性、完整性和可靠性。三是大力实施专题数据库建设。借助档案管理系统资源分类管理和大数据挖掘技术，在传统的“卷”“件”管理模式的基础上，通过人名、事件、类型和地点等多个数据维度重新对档案进行标签化定义，打造独具特色的数据库，推动文书档案利用率提升。

3.5 资政育人，充分释放档案潜在价值

一是强化资政服务。围绕党委政府的中心工作，在重大战略和关键事项上发挥档案价值，做到中心工作在哪里，档案服务就跟进到哪里。围绕社会治理经验，管理部门可从文书档案中梳理社会治理的决策文件和过程，梳理其成效和经验，为有关决策提供参考。需要注意的是档案管理部门要从汇编思维中走出来，加强经验归纳与总结，提供更高质量的资政参考。二是发挥育人功能。善于运用文书档案“发言”，通过展览陈列、新媒体传播等方式，将档案中的优秀元素展示出来。要围绕人民群众对优秀传统文化的需求，推出有档案特色、社会影响力、人民群众所喜闻乐见的主题活动，将沉睡的文书档案转换为鲜活的育人教材。如围绕医学科普活动，可将档案中的有关知识制成短视频，发挥新媒体传播的优势，满足人民群众的文化需求。

结语

在新征程上，档案管理部门要以推进《档案法》和《“十四五”全国档案事业发展规划》贯彻实施为契机，加大文书档案工作数字化转型和现代化建设力度，要立足资政育人，以更大力度推动开发利用，在服务大局上推动“死档案”变“活信息”，在以档育人上推动“旧档案”变“新故事”，充分发挥文书档案的价值。做好全面归档与规范管档，以更高标准提升档案治理效能，推动文书档案资源实现量的提升和质的优化，在服务中心大局中展现新担当与新作为。

参考文献

[1]庄子银.充分发挥数据新型生产要素作用[J].中国党政干部论坛，2022（04）：15-16.

[2]陈萍.高校档案收集工作的现状与优化策略[J].办公室业务，2019（12）：07-08.

[3]张晶.档案社会服务能力建设研究[J].兰台世界，2024（04）：15-16.

[4]吴文浩.职业学校档案数字化工作若干思考[J].职业，2020（01）：14-15.

作者简介：张继东（1976—），大学学历，淄博市卫生健康事业发展中心副研究馆员，研究方向：大数据时代档案管理和利用。