新形势下城建档案数字化转型的机遇及挑战

摘 要：随着社会的不断发展，城镇化建设不断推进，在国家“十四五”规划纲要中明确指出，要实施城市更新活动、建设海绵城市与韧性城市。在此过程中，城建档案扮演着越来越重要的角色，城建信息数据的查询利用需求也逐渐走向多元化，应用领域更加广泛。本文以新形势下城建档案数字化转型的机遇及挑战为题，在治理体系、干部队伍、平台建设和安全建设等方面提出当下存在的问题及未来优化的路径，进而充分挖掘城建档案潜在利用价值，以期为相关部门提供决策参考。

关键词：城建档案；数字化转型

城建档案是专业档案，是城市建设活动的最原始记录与反映工程建设成果的最直接体现，与其他类型档案相比具有成套性、动态性、专业性、权威性和综合性等特点。随着信息全球化时代的到来，大数据、云计算和人工智能等现代科学技术逐步应用到各行各业，城建档案数字化转型升级也是时之所趋。这就需要构建城建档案管理利用一体化交互平台，形成城市数据资源体系，进而不断推动数字资源信息化管理、智能化发展，充分发挥档案在城市建设中的利用价值，为推动各地区城市化发展贡献档案力量。

1 新形势下城建档案数字化转型的意义

随着时代的进步，智慧城市成为新时代城市化的主流趋势，开发完善新一代档案信息管理系统，为城建档案也提供了新的政策与资金支持，从而进一步深度挖掘档案价值，完善建筑建设、城市管理和环境保护等多方共同参与协同推进的共赢发展机制，在提升城市管理服务质量的同时也为档案事业打开了提档升级的广阔空间。

1.1 高效化建设的重要抓手

城建档案的数字化转型，是城建档案管理部门进行信息化建设的首要步骤。在传统的工作模式下，城建档案以纸质文件载体保管为主，无论是前期的收集整理还是后期的开发利用，大多需要人工操作完成，其过程的稳定性与真实性难以保障。随着城市建设项目数量的增加与复杂度的提升，利用大数据技术、云存储手段与搜索引擎工具，可实现城建档案文件的深度信息挖掘、多点海量备份与便捷检索利用，进一步提升档案管理效率，也规避在业务运行过程中由于人为因素导致数据丢失、文件损坏等不可逆损失，从真正意义上适应新时代城市建设发展的需要[1]。

1.2 智能化利用的关键举措

与其他类型档案管理工作不同的是，由于城市建设工作涉及多个部门团体与多家工程企业。例如，图纸规划设计、工程地点勘察、项目施工建设、质量监督验收和环保消防等，在过去的管理过程中信息共享困难、“各自为政”严重、出错率较高，档案数据信息的沟通交流大多由管理人员“跑腿”完成，使得档案价值难以充分应用。在新形势下，利用互联网平台融入多方技术，可打造区域性城建档案利用中心，实现跨地域、跨行业、跨单位的城建档案资源共享利用，彻底破除“信息孤岛”弊端。使得档案能够在降低工程造价、满足群众需求、缩短施工周期、减少资源浪费等各项工作提供决策参考，进而释放档案社会价值。

1.3 安全化存储的根本基础

在传统的档案管理模式下，城建档案介质以纸质文件与磁带光盘等载体为主，容易受潮湿、风化、虫蛀等自然因素影响导致文件遭到不可逆的破坏。同时，在日常管理利用中容易人为造成关键信息篡改、重要文件丢失、主要数据被泄露等安全风险，严重的会给单位及社会造成较大损失。在信息化时代，城建档案实现数字化转型，原有介质的档案逐渐演变为电子档案，并且其保管介质与安全防护手段也在不断升级优化。例如，采用光盘柜、云盘和双机热备等方式开展海量城建档案资源的保管备份工作，一定程度上减少了档案数据信息暴露在自然环境下。同时也可采用安全设备和防护手段等进一步提升城建档案利用过程中的安全性，为档案数字化转型事业的稳步前行奠定了坚实基础[2]。

2 城建档案数字化转型面临的困境及挑战

随着新型城市化建设的不断推进，为档案管理工作带来极大的发展空间。但是在实际工作开展过程中仍然出现各种各样的问题，整体发展环境较为松散。城市建设相关部门领导者与管理人员“重建设、轻管理”的思想严重，没有根据自身发展情况科学制定管理体系，容易出现收集不齐全、管理不科学、应用不广泛和共享有界限等问题，严重制约了数字化转型进程。

2.1 治理体系不健全

一是组织架构不健全。城建档案管理涉及部门较多，管理较为分散，大多城市地区对于城建档案的管理组织架构不完整，没有配套设置档案数字化转型领导小组，宏观管理统筹机制不完善，没有形成集中统一、自上而下的工作格局，容易出现职能职责不清晰、日常监督不到位、任务分工不细化等问题，对于政策制定、制度出台、技术应用和工作推进等领导力不够，制约了数字化进程。二是制度标准不完整。目前，大多部门尚未出台针对性的城建档案管理办法，往往沿用上级部门出台的文件，使得业务推进与制度约束不匹配，容易在工作中出现错误、失误或遗漏，对于电子档案文件的完整性与真实性造成一定影响。三是日常监管不科学。受档案工作“边缘化”意识的影响，城建档案往往是被动管理，工作人员按照指示精神，按部就班，低标准地开展工作，相关行政主管部门执法不严格，使得档案资源存在单位或者个人手中情况较多，收集不齐全、管理不规范问题严重，容易造成资源流失。

2.2 人员素质不达标

城建档案具有一定的专业性、保密性和科学性，对于管理工作而言，目前存在的较大问题是工作人员的综合素质与行业发展不匹配，主要原因有以下几点：一是干部队伍结构零散。城市建设中环保、城管、住建等部门单位对于档案管理人员的设定较为随意，大多年龄较大、学历不高且更换较为频繁，流动性较强，甚至是兼职状态，稳定性较差，使得现代科学技术难以在城建档案管理流程中很好地应用，在一定程度上制约了整体行业的发展。二是继续教育机制缺失。工作人员档案意识与信息化意识较为薄弱，上至部门单位下至建设公司开展培训工作较少，无法掌握新时期档案事业发展理念与现代化管理技能，最终导致工作水平始终处于较低状态[3]。

2.3 技术应用不彻底

在新形势下城建档案实现数字化转型，应充分发挥技术赋能作用，将档案管理与平台建设、服务利用等联系起来，以信息化方式彰显档案价值，但是目前整体建设仍处于较为落后的状态。一是平台建设方面。受财政资金与信息化意识影响，城市建设相关部门尚未进行必要软硬件基础设施的采购，所谓信息化建设仅停留在纸质档案转变为电子档案阶段，日常管理满足于录入和存储，甚至运行环境为单一模式，使得数字化转型滞后于大数据时代发展，并未达到自动化与智慧化。二是技术应用方面。城市建设工作涉及多个部门，但是大多数地区没有开发建设集成化、一体化档案资源管理平台，没有实现互联互通与共建共享，缺乏有效联动机制，“信息孤岛”问题严重，共享数据量极少，使得各类城建档案散落在各部门，与新形势下的管理思路和手段难以融合。

2.4 安全建设不到位

城建档案涉及较多专业数据信息。例如，工程建设中产生的会计档案，功能研发过程中产生的科技档案，干部档案中的个人信息等，具有较强的隐私性和涉密性，其安全工作较为重要。但是在城市建设的相关部门，对档案的安全保管和科学利用重视程度不够，在思想上疏于管理，在数字化转型升级过程中没有配套设置专业安全设备及防护手段，使得城建档案关键数据与重要信息暴露在网络中，容易造成社会不法分子侵入并造成数据损坏、丢失和被窃等风险。

3 城建档案数字化转型未来优化路径及策略

虽然城建档案管理工作发展仍处于初期阶段，但是在宏观层面上已形成了良好的发展环境。在政策上，国家“十四五”规划中明确对智慧城市建设提出了新的要求，并凸显了城建档案信息资源的重要意义和价值。在中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中也提出促进信息化转型，强化部门协同发展等相关要求。在此背景下需要相关领导应及时转变思想、牢固树立数字化意识、积极应用现代化手段、全面打造协同管理的新模式，进而为本地区城市建设提供“档案力量”。

3.1 完善标准制度，构建科学管理体系

一是明确领导组织。各城市建设主管部门要设置城建档案信息化领导小组，由分管同志任组长，各参建部门负责人为副组长，进一步明确职责分工，细化各单位的工作任务，同时配套设立监督检查与追责问责机制，形成科学合理、上行下效、齐抓共管的工作格局。二是健全管理体系。领导小组要深入学习《中华人民共和国档案法》《建设项目档案管理规范》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等政策文件，结合实际管理利用、开发共享业务需求，制定针对性强、约束力强、执行度高的制度标准体系，在档案收集整理、分类著录、安全保存、共建共享和开发利用等业务全流程做到有法可依、有章可循，不断提升城建档案管理的科学性和规范性。三是优化档案监管。相关部门要提升对档案管理工作的认知，重视档案管理保存价值，在项目实施中实时监督，在行政执法过程中督促各方尽职尽责，以标准化建设推动城建档案数字化转型工作的稳定运行。

3.2 加大引进力度，培养专业素质人才

一是积极引才。城市建设相关部门要定期与上级沟通，争取档案管理岗编制数量，面向社会通过招聘、考录的方式选拔高素质专业人才，要以熟知大数据技术、计算机网络技术、人工智能技术理论知识与操作技能的人才为主，加强岗前档案管理业务培训，进一步提高就业门槛，从而为城建档案管理行业注入源源不断的活力[4]。二是大力育才。城市建设主管部门要召开档案管理干部队伍专题会议，专项研究各主体档案管理人才培养方案，在日常业务开展过程中通过邀请业内专家、高校教授对于城建档案行业政策环境、前沿技术与典型案例进行讲解，帮助管理人员形成完整的知识架构，以备更好地开展工作，平稳处置突发事件。同时，相关领导也可带队前往发达地区学习工作经验，进一步开阔视野、取长补短，引导干部职工勇于创新，提高主观能动性，从而推动整体数字化进程。

3.3 优化技术融合，打造先进发展模式

一是打造智慧平台。相关领导者要积极开展市场调研，结合自身实际发展情况，争取专项信息化资金用于采购服务器、存储器、网络设备和安全设备，搭建高水平机房，从而为实现数字化转型奠定坚实的硬件基础。二是推动共建共享。各地区城市建设主管部门要充分应用“互联网+政务服务”基础平台，要根据未来发展方向与日常工作应用，全面打造区域性一体化城建档案管理利用服务系统，深度应用云计算与大数据技术，将散落在各部门单位的城建档案数据信息根据统一标准形式进行精细化处理，并上传至云端存储，同时为各单位提供数据接口，使广大用户可通过互联网实现档案信息检索，破除过去时空限制，让“数据多跑路、用户少跑腿”，打通城建档案利用服务“最后一公里”。三是强化利用服务。城建档案资源的对外服务主要在于档案的精细化管理与高效化开发利用。一方面利用数据挖掘与云存储技术，对数据库中档案信息进行对比检查，保证数据的正确性与完整性，同时可对部门涉密内容进行权限分级，对非结构化信息予以整合归类，实现档案数据资源的合理分类，从而保证安全性。另一方面利用人工智能技术中的语义识别，实现档案信息的合理分类和科学存储，使得系统能够准确识别用户检索需求进行智能化检索，进而提升档案搜索效率。

3.4 守牢安全底线，营造可靠发展环境

一是提高安全意识。不断完善城建档案管理全流程中的安全管理制度，同时要定期召开城建档案信息安全专题会议，邀请当地档案主管部门与保密主管部门针对上级的政策落实、工作经验做法、安全工作重要性及文件涉密的危害进行全面讲解，从而将安全工作深入人心。二是搭建安全体系，一方面采购漏洞扫描、日志审计等安全防护硬件设备，另一方面加强城建档案对外利用过程中的安全工作，深度应用人脸识别、权限划定、数字签章、杀毒软件和入侵检测等安全措施，保障电子档案资源在传输、检索和利用过程中不被黑客及不法分子盗取与损坏[5]。

结语

综上所述，在新时期城建档案管理模式下，利用信息化技术对于数据资源管理无疑提供了强大助力，使得整体工作逐渐走向科学化、安全化、个性化和便捷化。因此，城市建设相关单位要做好城市档案管理利用服务，提高政治站位，按照标准化、规范化和现代化的要求，进一步提高档案资源的综合利用，严格执行档案收集整理、分类著录、开发利用和共建共享等业务流程，补齐工作的短板与不足，切实提升依法治档、科学管档、高效用档的水平，充分发挥现代科学技术的特点和优势，以高质量的档案管理引领城市建设高水平发展。

参考文献

[1]赵向英.城建档案管理工作为城市精细化管理服务的策略探索[J].办公室业务，2023（24）：71-73.

[2]张曦.大数据时代城建档案信息资源协同管理路径分析[J].兰台内外，2024（03）：37-38+41.

[3]刘娇娇.城建档案数字化与信息化管理模式探讨[J].未来城市设计与运营，2024（01）：87-89.

[4]何纯全.人工智能技术在城建档案管理工作中的应用研究[J].未来城市设计与运营，2024（02）：90-92.

[5]刘飞飞.智慧城市背景下城建档案管理利用方向探析[J].兰台内外，2024（03）：52-54.

作者简介：扈萍萍（1990—），大学学历，深圳市城市建设开发（集团）有限公司馆员，研究方向：档案管理。