数字化背景下卫校档案信息资源整合与利用研究

摘 要：新形势下，卫校要充分认识到档案信息资源开发的重要性和必要性，将其作为卫校管理工作的重要组成部分，在推进卫校信息资源整合与利用开发过程中，研究档案工作存在的主要问题。引进先进信息技术，搭建档案信息管理平台，挖掘卫校档案信息资源的内在价值，为卫校人事管理、学生服务、科研和教学工作提供必要的档案信息支持。实现卫校档案信息资源的系统化、集约化和智能化，进一步提升卫校档案信息资源管理质量，发挥卫校档案信息资源的特殊价值。

关键词：数字化；卫校档案；信息资源整合；资源利用

随着网络信息技术的不断进步，档案事业已经进入了数字化时代，特别是随着“智慧校园”的提出，为学校档案数字化转型提供了有利条件。当前，很多卫校在档案信息资源整合和开发利用方面主动迎合数字时代的发展，积极推进卫校档案信息化建设，不仅在档案信息资源收集、整合、开发和利用方面取得了很多成就，同时也在积极推进卫校档案转型升级。

1 卫校档案信息化与整合化建设现状

1.1 信息化档案管理基础薄弱

长期以来，卫校档案管理工作由于起步晚、底子薄，工作水准长期落后于时代发展，在档案信息化与整合化建设过程中还存在一些亟待解决的问题。首先，专业人才缺乏。档案信息资源整合是一项系统工程，需要专业人员参与。但在整合过程中，如果缺少人才保障，势必会影响档案信息资源的整合效果，一旦整合的档案信息资源出现问题，将会影响后续的开发利用，也无法为卫校相关工作开展提供必要的档案信息支持。当前，卫校系统信息化人才缺口较大，内生动力不足，无法为转型升级提供强有力的保障。其次，硬件设施缺乏。卫校档案信息化需要必要的硬件设施作为保障。如果只是提供场所和办公设备，没有必要的硬件设施作为基础功能建设，也就无法引进软件系统，搭建平台，实现档案信息资源的整合、开发和利用。虽然部分党校在图书馆有专门的档案室，但却没有为其配备必要的硬件设施，在一定程度上影响了后续工作的开展。比如，数据系统建设水平较低，无法满足互联互通需要；软件升级改造不到位，安全防护能力较弱，档案领域风险隐患较大等，这些都是由于基础设施较差造成的。

1.2 档案信息资源整合水平有待提高

由于前期准备工作不足，无论是在硬件设施还是在人才保障上都缺少必要的支持。因此，当前部分卫校在档案管理方面举步维艰，在档案信息资源整合和利用过程中手段不多。一方面，部分卫校档案信息存在着“信息孤岛”问题。特别是之前卫校生成的大量纸质档案，并没有通过硬件对其进行扫描和加工形成电子文件，导致出现了纸质档案与数字档案共存的现象。电子档案进展缓慢，而且纸质档案与数字档案相互隔绝，造成了卫校档案的时空断档，也就无法对卫校档案信息资源进行系统的开发和利用[1]。特别是前期的纸质档案如果存放时间过长，必然会出现变质、发霉、字迹模糊等问题，如果长时间不处理，这部分档案信息将无法再利用，档案价值发展的空间和广度受到制约。另一方面，档案信息资源整合是一项复杂的系统工程，在动态整合过程中，既需要软件系统和先进技术的支持，也需要相关部门的密切配合。目前，部分卫校在档案信息资源整合过程中，档案管理部门与教研部门、学生管理部门和教学部门联系不够紧密，而且在档案信息共享方面还存在着格式不同与数据库结构不同等问题。档案信息资源流通性与共享性较差，部分档案信息被封存，难以对其进行系统开发，也就无法为卫校的科研工作、教学工作和学生管理工作提供必要的档案信息支持。由于卫校档案管理工作缺少宏观的统一规划和具体的管理措施，客观上造成了卫校档案信息化与整合化建设滞后的现实窘境。

2 数字化背景下卫校档案信息资源整合策略

在数字化背景下，卫校档案信息资源整合需要关注多个方面，既要主动落实国家关于档案信息资源的相关政策要求，也要考量卫校档案信息资源的特殊性及目前数字化时代对档案管理工作的新要求。唯有如此，才能够制定更契合档案信息资源整合需要的策略，进一步提升卫校档案信息资源的整合效果。

2.1 依托数字化档案馆，推进“全过程”管理

在数字化背景下，为充分认识到档案信息资源整合的必要性和重要性，既要为其提供必要的硬件设施，也要在人才队伍上“下大力气”，还要提供必要的场所和数据库。利用卫校现有的技术设备将纸质档案进行数字化转型，并存储到数据库中，不断地丰富卫校档案信息资源规模。紧跟卫校各项工作开展，对重要的档案信息进行全方位收集，确保重要档案信息及时入库，依托数字化档案馆，充分发挥技术优势，形成更为完善的安全防护网络和档案信息服务系统，并定期对系统进行维护和升级，为后续卫校档案信息资源全过程管理提供扎实的技术保障。

数字化环境下档案信息资源整合和利用离不开全方位的技术支持。在硬件基础之上完善信息化系统，借助外部技术力量对信息系统更新，进一步丰富信息系统的功能[2]。特别是档案管理人员要主动学习相关软件的使用方法，够灵活地利用各种软件，随时随地对重要档案信息进行收集和管理。通过建立数字化档案管理信息系统，实现档案信息的快速收集、科学管理和系统开放。要充分认识到档案信息资源整合是一项系统工程，在具体实施过程中，要主动与其他部门进行沟通互动，利用现代信息技术对重要的档案信息进行批量归档，提升档案信息收集的准确性和及时性，在保存过程中要充分发挥数据库容量大、存储性强的特点，为后续的整合、利用和开发提供保证。借助档案信息化系统，工作人员还可以对上传的档案信息进行审核、删减和修改，与传统的人工档案管理模式相比，数字化背景下的卫校档案信息系统能够实现更多功能，提供更多服务。对于过期档案或没有价值的档案也可以借助信息系统销毁，实现卫校档案信息的“全过程”管理。通过对卫校档案信息资源的整合，确保有价值的档案能够安全地存储到数据库之中，并围绕卫校中心工作形成专题档案信息数据库，通过对这部分档案信息资源的开发利用，为相关工作落实和卫校决策提供档案信息支持。

2.2 借助数字化方式，实现“全方位”整合

前文已经对卫校档案信息资源整合的重要性和必要性进行了系统介绍。为进一步提升档案信息资源的整合效率，就必须借助数字化的方式实现对卫校档案信息资源的全方位整合[3]。为此，卫校要成立专门的协调机构，卫校的主要领导要担当协调机构的负责人，对卫校档案信息整合工作进行整体规划和布局，进一步明确卫校档案信息整合的重点和难点。组织全校各部门主动参与到卫校档案信息的整合中来，明确各自任务，了解各自工作重点和范畴，定期与卫校档案管理部门取得联系，按照相关要求上传卫校档案信息，为全方位的档案信息整合提供丰富的档案信息素材。同时，协调机构还要对卫校档案管理工作进行统一规划和指导，加强顶层设计和组织领导，从卫校发展大局出发，制定卫校档案未来发展规划，明确卫校档案的具体目标，实现对卫校档案信息资源整合工作的统一管理、统一协调和统一整合，凝聚档案事业转型升级的强大力量。现代信息技术的发展为卫校档案信息资源整合提供了更丰富的技术手段。在具体实施过程中，要善于利用现代科学技术，借助数字化方式对卫校档案信息资源进行整理和加工，使档案信息资源更完整和系统。比如，将大数据技术引入档案管理，对利用数据进行精准分析，进一步优化数据服务和管理利用，实现让数据多跑路，发挥档案工作赋能卫校建设的价值。

不同的整合方式会获得不同的整合结果。因此，在卫校档案信息资源整合过程中要对整合方式进行优化，进一步提升卫校档案信息资源整合效果。一是对文件方式整合。档案管理人员可以在数字化档案管理信息系统中以文件名的方式对档案信息实行命名，将具有关联性的档案信息聚合在一起，为后续档案信息资源的开发利用提供支持。二是以数据库的方式对档案信息资源进行整合。数据库具有容量大、存储便捷的特点，将相关联的数据档案存放在数据库中，可以借助大数据和云计算等技术手段对其进行开发和利用。三是以主题树的方式对档案信息资源进行整合。通过主目录间接地连接多个实际数据资源，使档案信息整合变得一目了然。四是根据卫校档案信息资源的载体不同进行整合。按照文字、图像、声音和视频等进行整合。通过对卫校档案信息资源的全方位整合，能够形成更直观的档案信息资源分类，有利于卫校档案信息资源的管理，同时为下一步开发和利用创造有利条件。

3 数字化背景下卫校档案信息资源利用效率的提升

在数字化背景下，卫校档案信息资源整合并不是最终目的，对其进行合理利用才能够体现出卫校档案信息资源的特殊价值。为此，可以结合更先进的技术手段，对整合后的卫校档案信息资源进行深度开发，实现1+1>2的目的，为进一步提升卫校档案信息资源利用效率，有必要从以下几方面入手。

3.1 充分发挥大数据、云计算等技术作用

新时期，大数据、云计算和区块链等技术在各个领域发挥了重要作用，既实现了海量数据的存储、分析和整合，也确保了数据信息的安全[4]。因此，卫校在档案信息资源利用过程中，可以将这些技术手段融入档案信息资源的利用之中，借助已有的卫校数字化档案管理信息系统，对海量数据进行分析，剔除没有关联的数据信息，提炼出有价值的数据信息，进而提升档案信息资源的利用效率。同时，区块链技术能够确保数据安全，也方便卫校档案数据备份。因此，可以将其作为卫校档案信息资源利用的重要手段。在利用过程中不能唯技术论，在资源利用开发过程中只能将其作为技术手段，在大方向上还需要档案管理人员把关；在审核和监督过程中也要有人工参与，这样卫校档案管理工作才会沿着正确的轨道不断向前，同时也有助于规范卫校档案信息资源的开发与利用。

3.2 要结合卫校重点工作形成专门的档案信息资源数据库

新时期对卫校档案管理工作提出了新要求。要想让卫校档案管理工作得到学校的肯定和重视，就必须发挥卫校档案信息资源的特殊作用。为此，卫校档案管理部门应定期向学校主要领导汇报当前工作，了解当前卫校的重点工作。围绕重点工作形成专门的档案信息数据库，结合重点工作的具体问题，提供必要的档案信息支持，不断地拓宽问题解决思路，这样学校领导才会看到卫校档案数字化转型的必要性，才会为其提供必要的硬件设施和软件系统。在档案信息数据库建设过程中要将教学工作、科研工作和学生服务工作作为三大板块[6]。特别是要通过网络服务方式为已经毕业的学生提供及时的档案信息服务，免除学生来回奔波的时间和费用成本。

3.3 要加强档案管理人员的教育和培训

档案管理人员能力和素质直接决定着卫校档案数字化转型的质量，也决定着后续档案信息资源的整合与利用。因此，卫校档案管理部门有必要将档案管理人员的教育培训作为卫校档案数字化转型的重要方面，主动向学校申请更多的培训机会和学习机会，并邀请档案管理人员到卫校指导，相关工作对档案管理人员进行教育培训，使档案管理人员充分认识到档案信息资源整合与利用的重要性。同时学习档案管理工作的新技术与新手段[5]，并将其作为安身立命之本。档案信息资源整合利用是一项复杂的系统工程，技术手段是工具，档案管理人员才是完成此项工作的根本，在教育培训过程中要使档案管理人员对此项工作产生热情，主动投身到档案信息资源整合与利用之中，不断地更新知识理念，形成档案信息资源整合与利用研究的新方向与新课题。

总之，数字化背景下，卫校档案信息资源开发利用创造有利条件，卫校档案信息资源在整合开发过程中既要在顶层设计方面大胆创新，完善相应的制度机制，为卫校档案管理工作和信息资源整合利用提供全方位的政策支持。在微观层面主动作为，加强对卫校档案管理人员的教育培训，使卫校档案管理人员熟知各类档案信息技术，了解卫校数字化档案管理信息系统的各项功能和作用。同时还要在技术引进方面“做足文章”，无论是卫校档案数字化转型还是开发与利用都离不开数字信息技术的支持。特别是大数据、云计算和区块链等技术已经证明在档案信息资源管理开发方面的优势，以数字化推动卫校档案的管理工作，以智能化丰富卫校档案信息资源开发的手段，以信息化提升卫校档案管理的质量。

参考文献

[1]丁德胜.构建数字档案管理新体系——概念、定义与分类[J].中国档案，2024（01）：62-63.

[2]何思源，刘珂.档案与数据关系的多维解析——兼论档案数据的概念定位[J].档案学通讯，2024（01）：37-44.

[3]杨鹏，金波，孙尧.数智环境下档案工作面临的挑战与机遇[J].图书情报工作，2024（3）1-3.

[4]常大伟.兰台笔谈：“十四五”时期档案工作的发展与变革[J].档案学通讯，2021（06）：94.

[5]郭志敏.创建档案对文件归档的冲突和应对措施[J].档案管理，2014（03）：81.

[6]林小娟.数字科技在中职学校档案管理中的应用探究[J].兰台内外，2023（35）：4-6.

作者简介：周凌（1978—），大学学历，广西南宁市卫生学校馆员，研究方向：档案管理。