数字时代国企档案管理的创新与研究

摘 要：随着数字时代的来临，国企档案管理面临着前所未有的挑战与机遇。本文旨在探讨数字化时代国企档案管理的创新方法，分析数字化、网络化、智能化等技术对档案管理的影响，并提出相应的管理策略。首先，本文介绍了国企档案管理的现状及其存在的问题；其次，阐述了数字时代档案管理的创新策略，包括数字化档案管理策略、网络化档案管理策略、智能化档案管理策略和其他创新策略；最后，结合实际案例，对创新策略进行了深入分析和研究。

关键词：数字时代；国企管理；档案管理；创新研究

档案是企业的重要信息资源，对于国企而言，档案管理不仅关乎企业的历史传承和文化积淀，还直接影响到企业的运营效率和竞争力。在数字时代背景下，国企档案管理面临着诸多挑战，如档案整理效率低、存储空间浪费、检索烦琐等问题。国企档案管理工作的信息化建设是时代发展的必然要求[1]，随着大数据、云计算和人工智能等技术的不断发展，国企档案管理也迎来了创新发展的机遇。

1 国企档案管理现状及问题

1.1 国企档案管理现状

当前，国企档案管理普遍采用传统的纸质档案管理方式，然而这种方式在实际运用中暴露出了诸多弊端，面临着多方面的挑战。一方面，纸质档案由于其物理特性，容易受潮、受损和丢失，难以长期保存。档案纸张容易受到环境因素如湿度、温度的影响而发生变形、褪色，甚至霉变。此外，频繁的搬运和查阅也增加了档案丢失和损坏的风险。这些风险都严重威胁到档案的完整性和长期保存性。另一方面，传统的纸质档案管理方式效率低下，无法满足现代企业对档案快速检索和高效利用的需求。随着企业规模的扩大和业务的增加，档案数量急剧增长，手动翻阅纸质档案进行检索变得越来越不现实。不仅浪费大量的人力物力，还严重制约档案信息的有效利用。国企在档_{+cff10MbcGKyeOky7nIjYA==}案管理方面存在一些其他问题。如部分国企对档案管理的重视程度不够，缺乏专业的档案管理人才和先进的管理理念。导致档案管理水平低下，档案信息的开发利用不足。同时，档案管理系统也不完善，信息化程度低，难以实现档案信息的共享和协同工作。这不仅影响了档案管理的效率和质量，还制约了国企的可持续发展。另外，档案安全保密工作也存在一定的隐患。传统的纸质档案管理方式在信息安全保障方面存在严重不足，容易发生信息遗失、被泄露和非法访问等问题。这对国企的商业秘密和国家安全构成了潜在威胁。因此，根据目前国企档案管理现状中存在的不足，加强企业的档案管理工作就必须对企业的档案管理进行创新 [2]。

1.2 国企档案管理存在的问题

1.2.1纸质档案管理方式的弊端。纸质档案管理方式存在诸多弊端。纸质档案容易受潮、受损，难以长期保存，对于需要长期留存的档案来说，这是一个巨大的挑战。纸质档案检索起来非常烦琐，需要手动翻阅大量文件，效率低下，无法满足现代企业对信息快速检索的需求。纸质档案占用大量物理空间，随着档案数量的增加，存储空间成为一大难题，不仅增加管理成本，还给企业运营带来不便。纸质档案在信息安全方面还存在较大隐患，容易丢失或被非法复制，难以保证信息的机密性和完整性。

1.2.2档案管理重视程度不够。由于缺乏对档案管理的足够重视，很多国企往往没有建立完善的档案管理制度和流程，导致档案信息的收集、整理、归档和利用等环节存在诸多漏洞。这不仅影响档案管理的效率和质量，还使得档案信息难以得到充分利用，无法为企业决策和发展提供有力支持。由于缺乏专业的档案管理人才和先进的管理理念，国企的档案管理水平往往较低，难以适应现代企业对档案管理的要求。

1.2.3y/Jg91LnVsCUkpl0sBVNjg==档案管理系统不完善。当前，许多国企的档案管理系统缺乏统一的标准和规范，档案管理流程混乱，信息归档不规范。系统信息化程度低，无法实现档案信息的快速检索和高效利用，严重制约了档案管理的工作效率。同时，档案管理系统与其他业务系统的集成度不足，形成信息孤岛，阻碍了企业的信息流通与共享。更为严重的是，一些档案管理系统缺乏必要的安全保障措施，容易受到外部攻击和数据被泄露的威胁。因此，完善档案管理系统、提升信息化水平、加强安全保障已成为国企亟待解决的重要任务。

1.2.4档案信息安全保障不足。由于缺乏足够的技术支持和投入，许多国企的档案管理系统存在安全隐患，容易受到黑客攻击和病毒入侵，导致档案信息被泄露、篡改或丢失的现象发生。不仅严重威胁企业的信息安全和商业秘密，还可能给企业带来巨大的经济损失和声誉风险。部分档案管理人员缺乏信息安全意识和技能，未能有效执行信息安全管理制度，也增加档案信息安全的风险。因此，加强档案信息安全保障工作，提高技术水平和管理能力，制定并执行严格的信息安全管理制度，是国企档案管理亟待解决的重要任务。

1.2.5档案管理与业务流程脱节。在实际工作中，档案管理往往被视为一个独立的环节，与企业的采购、生产、销售等业务流程相互割裂，导致档案信息的录入、整理和利用无法与业务流程同步进行。这种脱节现象不仅降低了档案管理的工作效率，还影响了档案信息的准确性和完整性，使得档案信息无法真实反映企业的运营情况。更为严重的是，这种脱节可能导致企业在决策和规划时缺乏可靠的数据支持，从而增加了运营风险。因此，国企在档案管理中应加强与业务流程的整合，确保档案信息能够及时、准确地反映企业的实际运营情况，为企业的可持续发展提供有力支撑。

2 数字时代国企档案管理的创新策略

2.1 数字化档案管理策略

2.1.1建立电子档案库。国企可以通过建立电子档案库，将档案以电子形式存储，并通过网络访问和检索[3]。通过专业的扫描技术和OCR文字识别技术，将大量的纸质档案精确地转化为数字信息，提升档案的可读性和可搜索性，为后续的统一管理和长期保存奠定了坚实基础。引入先进的文档管理软件，使得档案管理人员能够对电子档案进行更为细致的分类、标签标注和索引编制。这些操作进一步优化了档案的组织结构，提高了档案的利用效率和检索的准确性。这一系列的改革措施确保了国企档案资源的完整性和安全性，也为企业内部各部门之间的信息共享与协同工作提供了便利，从而推动了国企整体运营效率的提升。

2.1.2完善档案数字化常态机制。档案数字化转型的必要性是破解国企档案管理面广量大、事多人少、智慧功能不足等矛盾的有力手段 [4]。实现档案数字化常态机制，需要定期更新数字化档案库，包括新增数字化档案、更新档案信息等。此外，通过制定数字化档案的标准和流程，确保数字化档案的质量和准确性。同时，制定严格的数字化档案标准和流程是不可或缺的环节。这些标准和流程能够指导档案数字化的每一个环节，确保操作规范、数据准确，从而有效提高数字化档案的整体质量。更好地保护珍贵的档案资源，为企业或机构提供更高效、便捷的档案服务，推动档案管理水平的全面提高。

2.1.3强化档案管理的系统性。建立完善的档案管理系统，实现档案信息的收集、整理、归档和利用等环节的自动化和智能化。同时，加强档案管理与其他业务系统的集成，打破信息孤岛，实现企业内部的信息共享和协同工作。通过这种方式，确保各部门之间能够实现顺畅的信息共享与高效的协同工作，从而提升企业整体的运营效率和响应速度。

2.2 网络化档案管理的策略

2.2.1制定网络化档案管理规划。国企应根据自身情况和需求，制定详细的网络化档案管理规划。包括确定档案管理的目标、制订实施计划、明确投资预算、选择合适的技术和工具等。规划应充分考虑企业长远发展需求，并与企业整体信息化战略规划相协调。在规划过程中，不仅要着眼于当前的业务需求，还要考虑企业的长远发展目标，确保档案管理规划与企业整体的信息化战略紧密衔接，共同推动企业向更高效、更智能的方向迈进。

2.2.2.建立网络化档案管理平台。构建一个统一且集成的网络化档案管理平台是实现高效网络化档案管理的核心。平台不仅应涵盖档案信息的收集、组织、存储、检索及共享等核心功能，还需满足国企内部多部门、众多用户间的协同工作需求。更为重要的是，平台应拥有卓越的安全性和稳定性，确保每一份档案信息在传输和存储过程中万无一失，为国企的档案管理提供坚实的技术支撑和保障。

2.2.3实施纸质档案数字化转换。国企纸质档案数字化转换工作尤为重要且迫切。包括利用先进的扫描技术、OCR识别技术及图像处理技术，将纸质档案精确地转化为电子文档，有效保护原始档案，减少因频繁翻阅而造成的磨损，提高档案的查询效率和利用率。在数字化转换过程中，对电子文档进行相应的元数据采集和标引工作，实现网络化查询和利用。为确保数字档案的真实性和完整性，应在整个转换过程中严格遵守相关标准和规范，确保每一步操作都严谨和细致，为国企打造一个高效、便捷、安全的数字化档案管理环境。

2.3 智能化档案管理策略

2.3.1制定智能化档案管理规划。国企要明确智能化档案管理的目标、任务和具体实施方案，确保智能化档案管理的推进有计划、有步骤。规划应包括智能化档案管理的技术选型、系统架构、功能模块和数据安全保障等方面的内容。

2.3.2搭建智能化档案管理平台。国企要搭建一个集成化、智能化的档案管理平台，该平台应具备自动化、智能化的档案管理功能，如自动分类、智能检索、数据挖掘等。同时，平台还应支持与其他业务系统的无缝对接，实现档案信息的共享和协同利用。

2.3.3推进纸质档案数字化。加快国企档案数字化与信息化是实现创新的关键[5]，国企要对现有的纸质档案进行数字化处理，包括扫描、OCR识别和数据录入等，将纸质档案转化为可供智能化管理系统处理的数字档案。数字化过程中要保证档案信息的真实性、完整性和可用性。

2.4 其他创新策略

2.4.1引入人工智能技术。国企可以引入自然语言处理、机器学习和深度学习等人工智能技术，对档案信息进行智能化处理和分析。如利用自然语言处理技术对档案文本进行自动摘要、关键词提取等操作；利用机器学习技术对档案信息进行分类和聚类；利用深度学习技术对档案图像进行识别和解析等。

2.4.2加强智能化档案安全保障。国企需要建立完善的安全保障体系，确保智能化档案管理系统的安全可靠运行。包括加强物理安全、网络安全、数据安全和应用安全等方面的防护措施，制定完善的安全管理制度和应急预案，提高应对安全事件的能力。

2.4.3提升档案管理人员素质。国企需要加强对档案管理人员的培训和教育，提高他们的专业素质和管理能力。特别是要加强档案管理人员在智能化档案管理方面的知识培训，使他们能够熟练掌握智能化档案管理系统的操作和维护技能。

3 数字时代国企档案管理创新实践案例

3.1 某大型国企数字化档案管理实践

某大型国企针对传统档案管理方式存在的问题，采用数字化档案管理系统进行改革。通过引入先进的数字化技术和设备，将纸质档案转化为数字格式，并建立完善的数字化档案管理系统。该系统实现档案信息的在线管理、检索和利用，大幅提高档案管理效率和质量。同时，该企业还加强对数字化档案的安全保护，采取多种措施确保档案信息的安全性。

3.2 某能源企业网络化档案管理实践

某能源企业为了实现档案信息的共享和利用，建立网络化档案管理平台。该平台整合了企业各部门的档案信息资源，实现档案信息的在线共享和协同工作。通过网络化档案管理平台，企业员工可以快速查找和利用档案信息，提高工作效率和协作效果。同时，该企业还借助网络化档案管理平台推动知识管理体系的构建和完善。

3.3 某制造企业智能化档案管理实践

某制造企业为了提高档案管理效率和优化检索体验，引入了智能化档案管理系统。该系统运用人工智能、机器学习等技术对档案信息进行自动化整理、智能检索等操作。通过智能化档案管理系统，企业员工可以快速准确地找到所需的档案信息，提高了工作效率和满意度。同时，该系统还为企业提供了数据挖掘功能，有助于发现档案之间的关联和规律，为企业的决策和发展提供有力支持。

随着数据化时代的不断发展，国企档案管理已经发生深刻的变化。传统的档案管理方式，如纯手工收集、整理、保管和查阅已无法满足大数据时代的需求。档案数据的类型已经从纸质扩展到视频、电子数据等多元形式，且数量急剧增加，这使得档案的收集、保存和管理更加复杂。因此，国企档案管理必须适应这一变化，充分利用大数据技术，实现档案管理的数字化、信息化和智能化。随着技术的不断进步和应用场景的不断拓展，国企档案管理将迎来更多的创新机遇，迎来更为广阔的创新空间和发展前景。国企需要抓住这些机遇，不断探索和实践，以实现档案管理的现代化和高效化。国企档案管理在未来有着巨大的发展潜力，只要企业能够紧跟时代步伐，抓住技术机遇，勇于探索和实践，就一定能够实现档案管理的现代化和高效化，为企业的持续健康发展提供有力支持。

参考文献

[1]宋志彬.信息化时代下国企档案管理的创新与研究[J].文化产业，2023（07）：34-36.

[2]毛蒨瑜.国企档案管理工作创新探讨[J].办公室业务，2016（20）：120.

[3]曹莉.信息化时代下国企档案管理的创新与研究[J].现代企业文化，2023（32）：17-20.

[4]苏玮，杨绣宁，庞文迪.档案基础业务数智化服务平台关键技术及应用探究[J].办公自动化，2023，28（18）：52-54.

[5]马婧.国有企业人事档案管理工作面临的困境和对策探讨[J].现代经济信息，2015（15）：90.

作者简介：刘佳（1991—），大学学历，陕西陕煤曹家滩矿业有限公司，主要从事档案管理工作、数字化档案管理。