标准化视角下档案信息化建设探究

摘 要：新《档案法》的颁布实施，为档案信息化建设提供了有力的法律保障。新时代档案信息化建设需要解决无序、低效和重复加工等难题，达到档案信息化建设的规范化、系统化和统一化。本文以标准化为视角，分析了档案信息化建设的现实背景及当前档案信息化建设领域的国家标准、行业标准和失效标准，进一步讨论了档案信息化建设的标准化需要解决数据兼容、统一建设和高效利用的难题，在此基础上，提出了标准化视角下档案信息化建设路径，对新时代档案信息化建设进行了有益探索，具有积极的理论意义和现实指导价值。

关键词：档案信息化；标准化；《档案法》；建设

新《档案法》第五章“档案信息化建设”共有七条，主要涉及地方政府所承担的档案信息化建设规划的主体责任、电子档案与传统载体档案同等效力的标准和要求、电子档案“四性”内容及电子档案异地备份和共享服务平台建设等内容。新《档案法》第一次以法律的形式明确规定了档案信息化建设。档案信息化建设的标准化，就是指在档案信息化内容、平台、系统等建设实践中，就档案信息化过程中各项重复性的内容及环节，通过制订、发布和实施达到档案信息化建设的统一性和标准化，提升档案信息化建设效率，减少重复活动，推动档案信息化建设取得最佳效果。新时代，大数据、云计算、区块链和数据备份技术的发展，使档案工作发展呈现智能化、信息化和网络化发展态势，要实现档案信息资源共享共用，标准化是降低甚至是消除档案信息化建设及运行过程中无序状态和重复加工等现象的重要标尺，使档案信息化建设达到规范化、系统化和统一化，实现档案信息资源跨区域、跨部门交流共享。

1 档案信息化建设的现实背景

从612cc55f606a2c1dab71df559980beae法律条文的规定来看，《档案法》以法律条文的形式规定各级政府、机关、团体、企业事业单位和其他组织在档案信息化建设过程中所承担的职责内容，并且以立法形式确立电子档案与传统档案具有同等法律效力，能够直接以电子形式作为凭证使用及其具体要求；《档案法实施条例》进一步细化了电子档案管理信息系统建设的内容、要求及数字档案馆（室）建设等，明确提出“国家档案主管部门应当制定数据共享标准”。

从政策方面的制定来看，党的十八大以来，国家制定了一系列推动建设网络强国、数字中国和智慧城市的战略部署[1]。国家“十四五”规划纲要中就数字化建设设置了专门篇章，从顶层做出了政策性规划。《“十四五”全国档案事业发展规划》中有26次提及“信息化”，明确提出要“以数字转型为主线，深化档案信息化战略转型”，这一规定为“十四五”时期档案信息化建设指明了发展方向，明确了发展重点，奠定了理论基础。

从技术应用的发展来看，近年来，大数据、云计算、区块链、机器学习、数据备份、语音识别和物联网等一大批前沿科技的应用与发展，为新时代档案信息化建设提供了模式选择、业务转型和高效推进的重要技术支撑。在“增量电子化、存量数字化”的规划要求下及先进信息技术升级迭代周期越来越短，档案信息化建设及转型发展进一步加快。

2 档案信息化建设标准现状分析

本研究以国家档案局网站（https：//www.saac.gov.cn）法规标准库中的国家标准、行业标准和失效标准为蓝本。其中：国家标准25项、行业标准98项、失效标准34项；涉及档案信息化建设的国家标准、行业标准、失效标准分别有13项、40项和12项；党的十八以来颁布涉及档案信息化建设的国家标准《信息与文献 电子办公环境中文件管理原则与功能要求》行业标准有《电子档案证据效力维护规范》（DA/T 97-2023）、《电子会计档案管理规范》（DA/T 94—2022）、《电子档案移交接收操作规程》（DA/T 93—2022）、《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92—2022）、《实物档案数字化规范》（DA/T 89—2022）、《档案数据存储用LTO磁带应用规范》（DA/T 83—2019）、《电子档案存储用可录类蓝光光盘（BD-R）技术要求和应用规范》（DA/T 74—2019）、《档案移动服务平台建设指南》（DA/T 73—2019）和《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63-2017）。此外，《政务服务事项电子文件归档规范》（DA/T 85—2019）等核定为失效标准。

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出了“十四五”时期我国档案事业发展的指导思想，其中包括“深化档案信息化战略专项”的内容，还提出到2025年我国“档案工作基本实现数字转型”。并把“完善档案法规制度和标准规范”作为主要任务之一，提出要在“十四五”时期发布《电子档案单套制管理一般要求》等行业标准。同时要做好标准解读和宣传贯彻，进一步提出要积极“推进档案信息资源共享平台建设”。从上述统计的情况来看，党的十八大以来，档案信息化建设的国家标准、行业标准发布及实施数量较以前有了较大幅度的增加，涉及档案信息化建设的领域有电子会计档案、电子档案移交、电子档案证据效力维护、实物档案数字化、移动服务平台建设和元数据方案。国家标准中涉及档案信息化有政务服务事项、党政机关电子公文归档规范、信息与文献第1、2、3部分及电子档案管理规范等。总体来看，档案信息化建设标准涉及的领域多、范围广及可执行强等特点，这些标准为档案信息化建设提供了有力保障。

3 档案信息化建设标准需要解决的问题

档案工作标准是档案工作中有关单位和个人应遵守的共同准则和依据[2]。档案信息化建设也不例外，需要借助各项标准统一档案信息化建设技术和规范，实现档案信息高效传输和数字资源的共享利用。

首先，数据兼容性。新《档案法》对电子档案与传统载体同等效力进行了法律确权，但前提是“来源可靠、程序规范、要素合规”。《电子文件归档与电子档案管理规范》明确规定了电子文件归档的主要格式。电子文件可选用PDF或者PDF/A格式归档；以版式文件格式归档主要是电子公文正本及定稿等；电子位图可以版式文件、RTF、WPS、JPG和TIF等通用格式归档；二维矢量文件则以SVG、SWF及WMF等格式进行归档；数据库文件形成的电子文件应转换为ET、XLS及DBF等格式归档；声像类电子文件元数据以XLS与DBF格式归档，等等。国家标准的制定和实施，进一步统一了档案信息化建设中数据兼容性问题，确保电子档案信息的可读性。

其次，建设统一性。随着档案信息技术的发展及应用，及时做好标准的立、改、废工作，旨在让标准能够始终保障档案信息化建设的统一性。例如，档案行业标准《电子档案管理基本术语》就是统一了电子文件、电子档案、电子档案管理系统、逻辑结构和元数据等一般概念的内涵与外延，以及“四性”的具有要求，进一步明确了档案信息化建设的统一标准。又如《档案移动服务平台建设指南》统一了档案移动应用系统建设包括App、某信公众号、应用系统功能、档案信息资源组织、安全管理和运维保障等。这些标准的详细规定进一步统一了档案信息化建设的统一性问题。

最后，利用高效性。不以规矩，无以成方圆。《档案法》《档案法实施条例》从法律条例等立法视角对“档案的利用和公布”做出了明确的规定和要求。档案具有“存史资政育人”功能，发挥档案现实价值是信息化建设的落脚点之一，也是认真贯彻落实《档案法》《档案法实施条例》的生动实践。标准的制定，能够从体制机制等方面统一档案信息化建设数据类型、内容范围和平台功能，能够显著提升档案高效利用。如《电子档案管理系统通用功能要求》的标准出台实施，明确规定了电子档案检索利用、电子借阅、档案编研和利用登记等功能性要求。其中检索利用功能包括了6项必选功能（如电子档案检索方式、电子档案权限控制等）和2项可选功能（如电子档案选择性屏蔽和遮盖、检索结果收藏功能）。这些标准的制定和实施进一步提升了档案的利用效率。

4 标准化视角下档案信息化建设路径

4.1 加强顶层设计，优化档案信息化标准内容

依据新《档案法》和《档案法实施条例》，国家档案主管部门应立足档案信息化建设的现实需要，及时做好行业标准的立、改、废等工作，不断优化档案信息化建设标准内容。例如，《档案法》明确提出电子档案应当“来源可靠、程序规范、要素合规”，但具体的来源、可靠的标准、程序规范的标准以及要素合规的标准缺少明确的规定。针对这些新情况、新变化与新要求，以及档案信息化建设发展的时代需要，及时做好顶层标准的制定，并持续优化完善档案信息化标准内容，为档案信息化建设提供切实可行的标准做保障。

4.2 抓好贯彻执行，实化档案信息化标准的落实

标准的制定在于实施。档案信息化建设领域相继出台了一系列国家标准、行业标准，关键是要抓好这些标准的执行。长期以来，档案信息化建设没有达到预期效果，究其原因主要是重档案技术研发、轻标准规范的应用，使标准与档案信息化建设存在不相适应的现象。一方面，档案信息化建设没有完全按照标准的要求落实，导致信息化建设与标准要求存在一定差距，没有较好地发挥档案信息资源共建共享效果。另一方面，档案标准的要求刚性约束不足，多为指导性、引导性和鼓励性的规定和要求，与《档案法》《档案法实施条例》以法律法规的强制性要求相比，还存在刚性约束不足的问题。为此，一方面档案信息化建设要主动抓好标准的贯彻落实，严格按照标准规定的具体要求，不折不扣地贯彻好、落实好。另一方面要做好法律法规与标准的有效衔接，把一些标准中的相关规定及时以立法的形式确定下来，提高标准的刚性约束[3]。

4.3 注重标准体系，细化档案信息化标准体系

档案信息化建设是一项复杂的系统性工程，要从技术的角度进一步细化档案信息化建设的各项标准体系（见图1）。包括信息资源、软件应用系统、信息安全和基础设施等信息技术标准体系。专业标准、通用标准和行业标准等各个层次领域的标准体系；过程记录与统计分析标准体系、档案利用及处置标准体系、档案存储、保管、整理和归档等标准。

信息资源标准主要是针对档案管理流程及数字信息资源相关的标准，是整个标准体系的核心和主体，与档案本质属性密切相关。应用系统标准主要是指建立在档案信息资源标准基础上的各种档案数据库及应用系统的标准，如《电子档案归档系统功能规范》《电子档案管理系统文件接口规范》等；信息安全标准主要是指在档案信息化建设领域的信息安全方面的标准，如《电子签章使用规范》《电子档案信息安全管理规范》；网络基础设施建设标准主要是档案信息化建设中涉及计算机、网络、操作系统和数据库管理系统等相关的基础设施建设与配备的标准[5]。

4.4 做好学习宣传，强化档案信息化标准认知

档案信息化建设是一项长期性工作，标准从其制定、落实到修订完善是一个逐步深入的发展过程。因此，要做好档案信息化建设过程中各项标准的制定，尤其是要与时俱进，根据《档案法》《档案法实施条例》中的最新规定和要求，不断做好新标准的学习宣传。可通过拍摄微视频，利用某信、某博、新闻客户端等“两微一端”平台，持续做好标准知识体系的宣传普及。此外，还可以围绕标准的最新内容和要求，通过知识竞赛、演讲比赛等灵活多样的形式，加强标准的宣传普及，达到入脑入心的效果。此外，制作档案宣传海报，在宣传栏和公示栏等张贴档案信息化建设的相关标准内容。通过邀请专家授课，组织业务骨干赴先进地区开展参观学习等途径，持续做好标准的宣传普及，持续扩大标准社会知晓度和影响力[6]。

结语

档案信息化建设是适应信息时代发展的现实需要，也是数字中国建设的重要内容。而标准又是档案信息化建设的重要支持和保障。因此，档案信息化建设要始终以标准化为遵循，持续做好顶层设计，谋划档案信息化建设标准；持续抓好档案信息化标准的贯彻落实，把标准的各项要求落到实处。要持续做好档案信息化建设领域的标准体系建设，与时俱进，持续优化。此外，还要注重档案信息化建设的标准体系的宣传普及，强化社会认知，增强标准执行的思想自觉和行为自觉。

参考文献

[1]彭兰.标准化视角下事业单位档案信息化建设研究[J].大众标准化，2024（4）：1-3.

[2]王丽魁.档案信息化建设的重中之重是标准化[J].兰台世界，2013（3）：65-66.

[3]吴明华.档案信息化标准体系建设研究[J].办公室业务，2014（8）：153-154.

[4][5]冯建周.关于我国档案信息化标准体系框架的思考[J].北京档案，2009（10）：20-22.

[6]曹云秀.浅谈档案信息化建设中的标准规范体系[J].山西档案，2008（8）：65-66.

作者简介：王晓彬（1982.8—），研究生学历，淄博市交通建设发展中心副研究馆员，主要从事档案管理研究。