服务型政府视野下做好不动产登记档案管理的几点思考

摘 要：不动产登记档案是社会发展的真实记录，在服务新质生产力创新发展上发挥着重要作用。本文从不动产登记档案的时代特点出发，认为新形势下档案数据化、服务智能化、开发现代化与管理安全化是新的发展方向，要瞄准短板与弱项，着力从数据管理、服务群众、安全保护、开发利用和治理体系建设方面予以加强，深化档案治理体系和治理能力现代化。

关键词：不动产登记档案；服务型政府；档案数据

不动产登记档案是指在不动产登记过程中，由不动产登记机构依法记录和保存的关于不动产权利设立、变更、转让和消灭等法律事实的官方文件和资料。对于确保财产权益、推动经济增长、提升政府效率以及保障社会公平正义有着关键且显著的影响[1]。因此，做好不动产登记档案的管理与利用至关重要。本文从时代背景出发，探究不动产登记档案的逻辑价值和发展趋势，并提出解题之道，助推档案治理体系现代化。

1 服务型政府视野下做好不动产登记档案的时代特点

1.1 档案数据化

“数据”概念近年来成为学术界研究的热点问题，国家将激活档案数据要素作为新质生产力发展的推动力，《数字中国战略》将“畅通数据资源大循环”作为数字中国建设基础之一，强调“构建国家数据管理体制机制，健全各级数据统筹管理机构。推动公共数据汇聚利用，建设公共卫生、科技、教育等重要领域国家数据资源库”。当前，档案资源加速向“数据态”转变，以其真实性、安全性及可靠性成为重要的社会生产要素。不动产登记档案数据是土地保护、政府税收、地籍调查的数据来源，不仅是记录不动产登记全过程的原始凭证，还是不动产权利人查询不动产信息有效且唯一的依据。因此，要发挥好不动产登记档案数据的准信度高、价值大、活性强的特点，释放档案数据知识要素潜力，推动数字社会有效运行。

1.2 服务智能化

服务方式的智能化是指利用大数据、人工智能、互联网+技术，推动档案数据整合，实现档案管理的智能化。不动产登记管理档案在信息化的基础上逐步向智能化方向发展，档案查询利用服务的供给效率不断提升，满足查档用户群体的年轻化、异地化等需求，极大地方便企业和群众，节约其时间成本与交通成本。比如，在线下服务方面，有的地区在不动产登记服务大厅配备不动产登记24小时自助服务终端设备，实现全程自助办理、查询打印不动产登记证明及相关登记结果信息“随时办”。同时，开通网上App在线查询，充分发挥“互联网+政务服务”优势，实现企业、群众查询不动产登记档案“网上查”“自助查”，提高不动产档案服务的便利感、获得感和幸福感。

1.3 开发现代化

不动产档案蕴含着丰富的城市记忆、地域文化和人文精神，深度挖掘不动产档案蕴含的治理经验，为社会发展提供新的经验参考成为管理部门的使命。《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层加工和利用中的应用。管理部门要用好新技术在档案开发方面的显著优势，依据馆藏资源，通过举办展览、拓展应用场景、编纂资政参考等形式，将不动产档案文化融入城市记忆、数字记忆工程，展现档案工作服务中心、再现记忆、建设美好生活的价值。

1E0/HZ9jPFzmV5Vsw801bZ9i9IjMcbMI4UKgbkO/LxK8=.4 管理安全化

随着信息技术的飞速发展，数据安全已经成为全球关注的热点问题。在新时代背景下，档案信息安全面临的挑战也变得更加复杂和严峻。在数字化快速发展的时代，保护不动产登记档案数据安全成了刻不容缓的任务。比如人工智能、物联网、5G等新兴技术，虽然带来了很多便利，同时也带来新的安全问题。如何保障这些新兴技术赋能档案数据安全已成为当前亟待解决的问题。档案管理部门需要针对不同的新兴技术制定相应的安全策略和措施。例如，加强数据加密、建立安全认证体系及实施访问控制等，应对好网络攻击和数据泄露等档案数据安全问题。

2 服务型政府视野下不动产登记档案价值实现的困境

2.1 治理体系不完善

不动产登记档案管理规范化、制度化的不足主要来源于制度建设的不完善。在档案形成过程中涉及土地出让、确权、登记等多环节，不同部门和地区执行的标准不一、监管程度不同，造成数据资源的离散化，难以实现档案数据标准化建设，影响服务水平和效率，这不仅增加了公众办理不动产登记的难度，还埋下了产权争议和法律问题的隐患。特别是随着近几年房地产市场的快速变革，不动产档案治理跟不上时代发展的步伐，导致在服务市场主体方面捉襟见肘。这需要管理部门着力提高档案治理现代化水平，聚合档案数据要素价值，解决档案管理中的难点和堵点，发挥好经济发展的引擎作用。

2.2 资源整合难度大

由于历史原因，各地区使用的不动产登记系统和档案管理系统千差万别，数据结构和档案格式存在差异，虽然原来的国土资源部对当前不动产统一管理登记后的档案数据进行了格式标准要求，但是在标准发布之前的资料信息无法实现数据间的直接纵向共享[2]。虽然各地进行了一定的整改探索，但进程不一，难以短时间实现全方位的数据转化。因此，档案数据整合面临着多重异构、内容不完整的问题，阻碍了区域内不动产登记档案的统一管理与利用，影响了数据资源要素驱动作用的发挥。

2.3 服务能力有待提高

不动产登记档案反映不动产在转移、抵押以及变更等过程中的权属来源和审核依据，具有重要的查考和凭证作用，但是服务效率问题是不动产登记档案亟待解决的关键性问题。比如，从提交申请到获得不动产权证书，由于信息流通不顺畅，需要多个部门审核才能实现，加之档案数据共享不充分，申请者需要往返于多个部门，加重了公众负担，影响政务服务形象。加之，有的地区依靠人力进行整理登记，借助信息平台开展业务力度不足，难以实现一体化管理，整体办公效率较低。

2.4 安全防护亟需强化

伴随服务政府理念的推进，不动产登记部门希望公众通过不动产登记平台进行查询利用，实现政务服务和公众满意率双提高。但是，共享平台建设也带来的个人隐私被泄露的风险，比如，黑客利用各种手段对政府机构、个人等进行网络攻击，造成了巨大的经济损失和声誉风险。为了应对这些威胁，不动产管理部门需要采取更加全面和高效的安全措施。例如，加强网络安全防护、建立完善的安全管理制度以及提高员工的安全意识等。但是不动产管理部门安全防护技术与新科技发展存在不同步性，无法实现服务效率和隐私保护的平衡，影响数据服务生态的健康平衡。

3 服务型政府视野下不动产登记档案高质量发展的实践进路

要以档案工作“四个好”“两个服务”为目标，深入践行“三个走向”要求，打造高质量的不动产登记档案治理体系。

3.1 下好“数据管理”先手棋

一是借势而为。抓好数字中国战略实施机遇，推动不动产登记档案向数据化转型。具体而言，要以档案类型、产生过程和归档为基础，建立不动产登记纸质和电子档案资料收集、整理、移交、归档、保存、利用和共享全生命周期管理体系，制定详细的数字化建设流程，严格遵循数字化预处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检等流程，解决好历史存量和部门移交档案存放不集中、存储不安全和未扫描形成标准化电子成果等现实问题。二是聚势而成。推进不动产登记档案信息共享集成，管理部门要建设一个能够处理大量数据并支持高效传输的系统平台，该平台应具备高度的可扩展性和兼容性。确立一致的数据规范和信息交换规则，以实现不同部门和地区间数据的无障碍对接和互操作，防止信息孤岛的形成[3]。建立参与方的合作框架，明确行为主体的责任和角色。运用好大数据、人脸识别等技术，保障平台运行安全有效。要加强档案数据的更新和维护，确保平台数据的鲜活度；持续加强档案人员素质培训，提高实操水平和管理能力，同时要加大平台宣传力度，让群众用足用好数据共享的红利，在档案利用中提升获得感。

3.2 出好“服务群众”组合拳

把服务能力建设作为不动产档案管理的重中之重，让人民群众在服务中提升幸福感。一是优化服务流程。深化登记利用流程改革，简化手续，消除行政步骤，实现查询利用流程化。比如，延伸档案查询场域，依托新媒体平台，明确相关规定、查档方式和程序，开通原文在线查档，只需要群众动动指尖，即可实现“掌上查档”：立查、立下载、立打印和立利用[4]；推广电子签名技术应用，实现在线申请、审核与批复，全面压缩档案查询和利用时限。二是推进档案服务智慧化。加快融入区域档案资源目录数据平台，做好与全国档案查询利用服务平台对接，依托公共服务平台，打通开放数据接口，拓宽档案服务窗口，实现档案预约查询“一网通办”，不断提升远程服务能力，强化馆际互联互通，真正让数据多跑路、让群众少跑路。要运用区块链技术对电子档案添加水印和电子印章，开启双重防伪保障，防止电子档案被篡改，确保档案利用真实可靠。三是畅通受理审核堵点。实行“首问负责制”，开设“在线留言”栏目，群众可留言提交未知事宜、未尽事宜，及时解决群众相关疑难问题。

3.3 打好“安全保护”主动仗

把安全体系建设摆在突出位置，397d63582f99b1ed101db629951ad89ce02ff0f01c779c410532a60e7065101d守护不动产权利人的信息安全。在体制层面建立责任层级清晰、职责落实到人的保密管理责任制，层层签订安全保密责任书，把档案安全保密工作细化、量化到各个工作岗位和业务环节，做到安全到岗、责任到人、措施到位，不断增强档案人员做好档案信息安全工作的责任感。从制度层面，健全档案管理与查询利用制度。严格控制不动产信息和原始档案的查阅、借阅和数据的拷贝与导出，严禁对档案随意拍照和复印，切实消除不动产登记信息的安全隐患。从技术层面，建立多重信息安防体系。数据加密、安全访问、防护墙、防水墙等技术，通过常态漏洞扫描、弱口令清零，实现网络安全闭环管理。严格规范信息查询利用，设置用户权限，做好查询日志管理，使每项权力运行过程可查可控可追溯，有效规制自由裁量权。严格按照档案管理“九防”标准要求，定期对档案库房管理开展回头看，实行电子档案异地备份，确保不动产登记档案的绝对安全。

3.4 做好“开发利用”大文章

让不动产档案“活起来”，实现从“静态”向“动态”转变。一是唤醒城市记忆。加强与建设、档案等部门的横向联系，通过打造主题展览、育人阵地的形式，留存城市记忆、传承城市精神。比如，围绕城市文脉，挖掘不动产登记档案中的土地变迁和流转，打造城市记忆展厅，运用数字孪生、大数据、云计算、区块链、AR等技术整合，打造出更加真实、更具沉浸感的展示空间。二是发挥资政辅政作用。不动产登记档案反映了国家治理的经验和做法，蕴含着丰富的治理智慧，同时不动产登记的查询利用也反映着经济活跃度和房地产行业的发展态势。主管部门要增强政治敏锐性，善于从档案数据提炼经济发展规律，为上级决策提供依据。比如，不动产登记业务的增长导致档案数据流动和数量的增长，其背后隐含着房产交易量的增长，管理部门可结合经济规律，细化数据分析，为政府提供有效的资政服务。

3.5 打造“治理体系”新格局

推动不动产登记档案治理能力和治理体系现代化是《“十四五”全国档案事业发展规划》的内在要求。一是加强观念转型。顺应信息化时代发展趋势，始终坚持数据赋能，把档案数据治理现代化作为治理体系现代化的切入点和突破口，积极探索不动产登记治理现代化的新模式。二是发挥信息技术支撑作用。智能化是不动产登记档案治理方式现代化的重要手段，应加快推进智能化管理体系建设，打造数据驱动、人机协同、跨界融合的共享治理新模式，助推不动产登记档案服务便捷化。三是提高改革创新能力。用改革的思路破解难题，用创新的举措推动落实。善于将改革经验集成并上升为顶层设计，推动不动产登记档案治理质量变革、效率变革、动力变革。四是提高学习研究能力。保持对新技术和档案领域前沿问题的把握和研究，善于提出更多创新性理论观点和突破性对策举措，发挥档案治理体系的效能。

结语

不动产登记档案是自然资源部门直接服务人民群众的重要窗口。要以档案数据化管理为突破口，开展档案管理系统优化和完善档案管理规范工作，提高不动产登记档案工作人员的业务素质和管理能力，全面加强不动产档案管理利用及信息化安全保护工作水平，增强档案服务效能。要深入挖掘不动产登记档案蕴含的社会治理之道，提炼可复制可推广的经验做法，为社会治理提供路径。深化人才服务体系建设，提高不动产登记档案工作人员的业务素质和管理能力，筑牢人才之基，不断开拓不动产档案管理新局面。

参考文献

[1]张晶.不动产登记档案社会服务能力建设研究[J].兰台世界，2024（04）：15-16.

[2]张文娜.不动产档案数据共享探析[J].科技资讯，2021（12）：07-08.

[3]赵华.数字化时代不动产登记中心档案管理信息化建设探究[J].大数据时代，2024（01）：27-28.

[4]吴文浩.职业学校档案数字化工作若干思考[J].职业，2020（01）：14-15.

作者简介：王琛（1985—），大学学历，山东省临沂市不动产登记交易中心副研究馆员，主要从事档案管理研究。