《档案法实施条例》背景下的铁路系统人事档案精细化管理探析

摘 要：人事档案是人事管理、服务过程中产生的，反映个人政治品质、专业素养、工作实绩等及历史记录的材料。做好人事档案管理、发挥人事档案在干部队伍教育培养、选拔任用、监督管理和人才评鉴中的重要价值，对推进机关、团体、企业事业单位人才队伍优化配置、高效利用等发挥着积极现实意义。本文以《档案法实施条例》（以下简称《实施条例》）为背景，结合六西格玛精细化管理理论，提出了铁路系统人事档案精细化管理思路及对策，详细分析了铁路系统人事档案精细化管理现状，在此基础上提出人事档案精细化管理路径，为提升铁路系统人事档案精细化管理提供有益参考和借鉴。

关键词：人事档案；六西格玛；《实施条例》；精细化管理；铁路系统

概述

近年来，随着我国铁路事业快速发展，铁路系统从业人员的数量和规模呈现出较快增长态势。根据《干部人事档案工作条例》，人事档案是各级党委（党组）、组织人事等部门在人事管理及服务过程中形成的，反映个人政治品质、专业素养、工作实绩、社会关系等历史记录材料。《干部人事档案工作条例》第三章规定人事档案包括《干部履历表》等履历类；自传、重要思想汇报等自传和思想类；年度考核、任（聘）期考核等考核鉴定类；学历学位、科研成果类；《入党志愿书》、入党申请书等党、团类及工资、任免、表彰奖励类等十大类。2024年实施的《档案法实施条例》明确提出机关、团体、企业事业单位和其他组织要建立档案工作责任制，明确档案管理等工作要求。因此，铁路系统人事档案管理需要认真贯彻落实《干部人事档案工作条例》和《实施条例》，进一步加强干部人事档案精细化管理，树立全生命周期理论，从人事历史记录材料收集、整理到人事档案归档、利用等实现全流程精细化管理，不断提升铁路系统人事档案管理科学化水平，不断提升人事档案精细化、规范化管理水平[1]。

六西格玛（6σ）作为现代管理理念和方法，该管理思想突出强调制定管理目标、收集管理数据并分析管理结果，从而降低产品及服务的现实不足。六西格玛管理理念和方法已从产品管理逐渐延伸应用于各行各业服务管理方面，讲求的是一种持续发展进步的管理哲学，重视服务对象的现实需求、依赖实际数据、重视健全流程、促进管理服务水平等，与新时代铁路系统人事档案精细化管理目标和追求相符。因此，在《实施条例》已然实施的背景下，积极引入六西格玛管理方法和理论，持续推动人事档案精细化管理，实现铁路系统人事档案精细化管理具有十分重要的现实意义。

1 铁路系统人事档案精细化管理的主要内容

1.1 人事档案管理理念的精细化

作为一种先进的管理理念，精细化管理意识贯穿于人事档案管理全过程。人事档案的主管领导和工作人员要在思想上始终秉持精细化管理的理念，充分认识到精细化管理理念的极端重要性、必要性和可行性，并把这种精细化管理思维理念落实到人事档案管理的各领域与全过程[2]。精细化管理理念要始终做到与时俱进，严格按照《档案法》《实施条例》《干部人事档案工作条例》中条款的规定和要求，不折不扣地抓好贯彻落实。尤其是《实施条例》中关于档案（含人事档案）信息化建设的具体规定，要把人事档案精细化管理理念、标准和要求贯穿于人事档案管理收集、归档、整理、检索、利用和销毁全过程。

1.2 人事档案管理过程的精细化

从人事档案管理过程或步骤来看，主要包括人事文件资料收集、整理、保管、检索、利用、编研、鉴定和统计等环节，精细化管理应体现在这些环节的每一个细微之处。既要严格把握重点步骤、环节的精细化，也要把握好其他环节步骤的精细化[3]。其中，收集、整理、归档、利用是人事档案精细化管理的重要过程，要把《条例》的规定和要求落实到这些重要环节。以整理为例，既要按照纸质档案整理的标准和要求做好纸质人事档案资料的编目、编号、装盒和上架等，也要做好电子人事档案资料的数据信息存储、命名、数据传输与挂接等，要认真贯彻人事档案精细化管理过程中每一个环节的职责、任务和内容，通过流程再造或管理过程重塑等，将零散、杂乱、复杂的文书档案有序化、规范化，使人事档案管理实现制度化与数字化。

1.3 人事档案管理内容的精细化

根据《干部人事档案工作条例》第三章“内容和分类”中的第十九条规定，人事档案管理的内容和分类包括《干部履历表》、干部简历等履历类材料；自传、重要思想汇报等自传和思想类材料；年度考核、专项考核及平时考核等考核鉴定类材料；职业（任职）资格、专业技术职称（职务）、著作、论文目录等学历学位、教培类材料；基本信息审核认定、任前审核登记表等政审、审计和审核类材料；入党志愿书、入团志愿书等党、团类材料；表彰、嘉奖、记功与先进事迹等表彰奖励类材料。一方面，要严格按照《干部人事档案工作条例》规定，做到应收尽收、应归尽归，确保人事档案管理内容的完整性。另一方面，要认真贯彻《档案法》《实施条例》及《归档文件整理规则》的严格要求，以人事档案管理内容精细化展现人事档案管理的精细化。

1.4 人事档案管理制度的精细化

人事档案管理是一项专业性、政治性很强的业务性工作。人事档案精细化管理离不开健全、可操作性强的管理制度保障。因此，要根据人事档案精细化管理的现实需要，结合《档案法》《实施条例》《干部人事档案工作条例》等法律法规的规定及国家标准、行业标准和规范性的要求，结合人事档案管理特点及规律，进一步细化干部人事档案的收集、整理、归档、利用、检索与销毁等制度，以完善的制度保障人事档案管理精细化与规范化[4]。

2 《实施条例》背景下铁路系统人事档案精细化管理流程

从人事档案管理业务流程分析（见图1），人事档案精细化管理流程始于人事资料收集，止于人事档案统计，期间包括人事档案整理、保管、鉴定、检索、利用与编研等若干步骤和环节。其中人事档案收集、整理、保管和利用是关键性核心步骤，档案鉴定既是归档时的收集范围鉴定，也包括到期后的价值鉴定，鉴定结果直接决定了人事档案是否继续保存。因此，人事档案精细化管理具有重要的现实意义，通过把分散于组织、人事、业务部门的人事档案资料收集、整理与归档，使人事档案管理符合国家、行业、部门标准及法律法规及规范性文件的要求。例如，以铁路系统的纸质人事档案整理为例，要严格按照《归档文件整理规则》，收集分散于各业务部门的人事档案资料，还要根据纸质人事档案与电子人事档案的不同进一步做好精细化整理。基于六西格玛理论，通过文书档案管理流程分析，发现潜在问题，为改善工作流程、提高文书档案管理的精细化水平，有利于文书档案工作高质量发展。

六西格玛精细化管理理念的核心是流程化，即从管理流程的每一个步骤、环节来界定、测量、分析、改进与控制，从而使人事档案管理精细化，不断提升人事档案管理的质量和水平。

2.1 界定

人事档案属于档案的重要组成部分，有其自身的行业特点和发展规律，包括人事文件资料的收集、归档、整理、保管、检索利用、信息编研、鉴定和统计等八个步骤，包含了人事档案从产生至统计的全周期。从每个步骤的内涵、功能界定来看，基础是“人事文件资料的收集”、关键是“人事文件资料的整理”、目的是“人事档案资料的利用”，发挥人事档案价值。六西格玛理论的运用，首先就是要界定人事档案若干步骤及每个步骤在整个管理流程中的价值和意义，为后面各阶段的贯彻落实提供指导。

2.2 测量

测量，通过定性或定量及定性与定量相结合的方式，全面评估人事档案每个管理环节的质量。如纸质人事档案案卷质量（见表1），需要从完整性、系统性、有效性、规范性、封面、目录、卷盒和备考表等若干领域全面评估人事档案案卷质量，并在此基础上进一步分析当前人事档案管理流程的科学性，为下一步分析提供科学数据支撑。

2.3 分析

根据“测量”结果，利用PDCA循环理论分析影响铁路系统人事档案精细化管理的各个因素，并通过定性或定量分析影响人事档案精细化管理的内容，分清主次原因及主次原因的主次方面，为后续持续改进提升提供现实依据。

2.4 改进

按照六西格玛理论，围绕铁路系统人事档案精细化管理目标与要求，结合人事档案精细化管理的八个步骤、流程及《实施条例》中的相关规定和要求，持续改进人事档案管理流程中的短板弱项，要重点解决人事档案资料收集、整理及利用中的弊端和不足，持续改进业务流程内容，不断提升档案精细化管理水平。

表1：纸质人事档案案卷质量评价因素及内容

评价因素 因素内容

完整性 将体现人事业务内容、具有查考价值的资料收集与移交归档，确保应收集尽收集、应归档尽归档。

系统性 以纸质人事档案为例，落实《归档文件整理规则》，按照系统性原则及要求整理人事档案。

有效性 以电子人事档案为例，落实《电子文件归档与电子档案管理规范》，使其能够被检索、呈现或理解。

规范性 以人事档案案卷格式为例，要求人事档案整理装卷的案卷卷皮、卷盒规格与填写等符合规范标准。

封面 硬、软卷（件）皮封面项全宗、名称、题名、保管期限、档号编制、件和页数等填写科学规范。

目录 目录用纸幅面尺寸、页边与文字区尺寸、卷内文件目录项目、卷内文件目录填写方法。

卷盒 存储人事档案卷盒尺寸、卷脊格式、填写内容符合规范要求。

备考表 卷内备考表项目内容、卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸、卷内备考表填写要符合标准。

2.5 控制

控制，即选择合适的管理手段，持续推进铁路系统人事档案精细化管理水平，包括持续改进归档文件资料的收集方法与路径，把控好人事档案精细化管理的方式方法，把流程改进与流程管理融入人事档案全过程。

3 基于《实施条例》实施下的铁路系统人事档案精细化管理对策

3.1 界定阶段

围绕铁路系统人事档案精细化管理现实要求，从纸质人事档案与电子人事档案两个方面准确界定人事档案精细化管理的步骤、阶段及其内容、标准和要求，要把《档案法》《条例》《归档文件整理规则》《电子文件归档与电子档案管理规范》及《档案分类标引规则》等法律法规、标准规范要求落实到铁路系统的人事档案精细化管理全过程[5]。

3.2 测量阶段

根据定性、定量两个方面，按照铁路系统人事档案精细化管理的各个方面，评估人事档案精细化管理的重点、难点、关键环节及步骤，测算出影响人事档案精细化管理的主次要因素，为后期精细化改进与控制奠定基础。

3.3 分析阶段

通过影响铁路系统人事档案精细化管理主次要因素分析，并根据赋予其权重大小进行测量，根据测量的结果进一步分析影响人事档案精细化管理的内容、情形和现状，为后期制定改进措施、提出控制方案提供有力参考。

3.4 改进阶段

界定是确定人事档案精细化管理的范围，测量是定量分析人事档案精细化管理的现状，而分析则是确定精细化管理的重点领域。最终的落脚点是改进，通过影响人事档案精细化管理的因素分析，持续做好人事档案管理工作。例如，围绕铁路系统人才管理核心业务，根据不同身份群体，细化铁路系统不同人员人事档案收集归档范围，明确归档文件收集的重点，并提出归档文件收集、管理、利用的质量控制方案。进一步优化人事档案移交工作的流程，从人事档案移交的全面性、完整性与可操作性等方面，持续推动并优化铁路系统人事档案移交的范围和重点等。健全人事档案管理的规章制度，从制度上不断完善人事档案管理规定，增强制度的执行力。通过搭建平台、开通线上线下相结合的方式，切实增强人事档案的服务水平。

3.5 控制阶段

把铁路系统人事档案工作成效纳入中心业绩考核范畴，根据考核结果及时兑现奖惩。按照《实施条例》中的信息化、安全保密等规定和要求，评估人事档案归档质量等，发现问题及时解决。记录工作日志，定期总结改进效果及有待继续完善的环节，把持续改进落实于人事档案精细化管理的始终。

参考文献

[1]贾晓囡.信息技术应用视角下人事档案精细化管理分析[J].兰台内外，2023（24）：63-65.

[2]谢馨慧.人事档案精细化管理改革方法及提升质量探析[J].陕西档案，2020（5）：50-51.

[3]吴文静.高速公路人事档案精细化管理的实践探析[J].时代人物，2021（4）：291.

[4]杨虹，陈忠伟，赵尔梅.浅谈企业人事档案的精细化管理[J].中国金属通报，2021（1）：112-113.

[5]邢晓玲.精细化管理模式在信息资源管理中的应用[J].文化产业，2023（23）：102-104.

作者简介：赵知妍（1990.10—），大学学历，邵武市铁路建设发展中心馆员，主要从事铁路建设档案管理研究。