大数据时代水利档案管理创新探索

[摘 要]水利档案是记录水利发展历程的一种重要途径，它能为水利工作的开展提供必要的信息支持，为实现可持续发展打下坚实的基础。但是，水利档案的内容较为复杂，涉及水利工程施工和养护的每一个环节，容易受到各种不确定性因素的影响，从而产生不同程度的管理问题。在大数据时代，社会各领域都出现了新的发展契机，水利建设也迎来了更大的发展空间。信息技术的不断发展，在给水利档案管理工作提供很多方便的同时，也对其提出了新的规范要求。因此，如何在大数据环境下做好水利档案工作，就显得尤为重要。文章通过分析大数据的特征、带来的机会和挑战，旨在帮助相关部门加强对大数据时代水利档案管理的关注和理解，并针对其面临的问题提出对策，以促进水利档案的信息化建设，服务于我国经济社会的高质量发展。

[关键词]大数据时代；水利档案；管理创新

中图分类号：G275.3 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）20-0070-03

近年来，随着网络技术的飞速发展，大数据已成为热点，如何对其进行有效的存储与挖掘，已成为我国水利工程内部档案管理工作的重要内容。在信息化和数字化时代，大数据越来越趋向于商业化和多样化，它在给水利工程带来发展机遇的同时，也使其难以掌握市场主动，带来数据资源的安全挑战。

一、大数据的特点

现在的大数据有四个特征。一是数据类型复杂，包含了图文、音视频、社交软件、应用等多个类别的数据，涵盖范围非常广泛。二是价值密度较低，因为数据的复杂性而产生了大量的数据，在筛选时，重复的信息会增加，而有价值的数据所占比重很小。三是数据量大，因为数据源的增加，数据的数量也随之增加。四是交换速度快，人们能在最短的时间内查找到最适合自己的资料，大大提高了工作效率[ 1 ]。

二、水利档案工作的特征

（一）档案数据是水利工程的重要数据

档案与数据的交互作用对水利工程数字化转型具有重要意义。档案，是指具有历史价值和智能信息价值的，已经停止使用并进行存储和归集的文件、数据或信息。在大数据时代，文件与数据的交互不但持续存在，而且呈现出“数据数字化”与“数据存档”两个过程。这一融合有利于充分运用大数据技术，赋能经营业务发展需要，实现对信息的有效管理与智能使用。这不仅提高了水利工程信息化管理的效率，而且也给水利工程带来了新的机遇与可能。在数字化转型过程中，档案与数据之间的互动关系具有不可替代的重要作用，已成为水利工程发展与创新的重要因素。

（二）档案数据治理是水利工程数据治理的主要内容

水利档案既有技术性，又有价值性。运用技术手段将档案数据的价值充分挖掘出来，可支持水利管理单位的发展。与此同时，水利管理单位的数据治理工作也要跟上整体数据治理的步伐，即数据治理既要支撑档案数据化工作，又要整合档案数据元素[ 2 ]。通过有效的数据治理，水利工程能够在政策实施与市场竞争之间找到一个平衡点，从而获得长期稳定的发展。档案数据治理可以更好地对现有的水利档案进行规划，这也进一步证实了数据治理对于水利工程数字化转型的重要性与必要性。

三、当前水利档案管理工作的现状

（一）档案资源质量不高

目前，一些水利工程仍停留在传统的档案管理模式上，主要依靠纸质文件进行管理，网络档案管理相对落后。在离线的档案管理中，档案的管理主要包含档案的搜集、整理、存档、传递与使用等功能。对于水利工程来说，档案数据产生的部门很多，各个部门都要对档案资料进行收集整理，并将其移交给档案部门，但是由于各个职能部门中负责收集整理数据的人员缺乏专业的档案知识，因此档案数据的收集整理质量难以得到保证。同时，一些水利单位档案资源利用意识不强，认识不到档案资源的价值，使档案管理工作在水利工程经营和发展中的作用十分有限。

（二）档案流程审查缺失

水利工程内部管理层次多，档案工作规范难以统一，容易发生档案收送不规范等问题。在档案管理过程中，一些水利工程还没有实行审核机制，缺乏对档案数据完整性、真实性和安全性的监督和控制，造成了档案数据的缺失、项目文件的归类混乱及文件材料的不完整。

（三）信息化建设不完善

部分水利工程信息化建设由于起步晚，缺乏建设经验，导致实施效果不佳，没有形成一个涵盖整个档案生命周期的信息化管理模式。如在档案数据资源收集环节，水利工程注重纸质档案向电子档案的转变，忽略了原始电子档案的收集与归档。目前，我国水利档案管理体制存在严重的信息安全隐患[ 3 ]。

（四）人员综合素质有待提升

传统的水利档案管理工作并不困难，其工作内容仅限于对档案的分类、归档和查阅。大数据时代的到来，要求水利部门档案管理人员具备较高的综合素质，既要熟悉档案专业知识，又要掌握计算机技术。当前，大多数档案工作者年龄偏大，虽有丰富的档案管理经验，但在使用软件方面还存在不足，对水利档案管理培训工作重视不够，知识结构更新滞后，不能适应数字档案馆建设的需要。

四、水利档案管理创新探讨

（一）融合档案管理与信息技术

首先，对档案进行数字化处理。在原有纸质档案的基础上，逐渐实现档案数据的数字化，档案管理人员可以利用计算机系统对纸质版中记录的文献资料、视频影像资料等进行数字化处理，将这些档案信息储存在大容量存储设备中，在确保水利档案信息安全的同时，也可方便后期的档案查阅和利用。

其次，推行“以客为本”的服务模式；水利档案管理与一般的档案管理有很大的不同之处，有一些比较特殊的借阅和使用要求。因此，必须优化档案管理模式，提供远程档案服务和信息传输，以满足远程使用者的实际需求。水利系统中的远程用户对数字档案的使用要求越来越高，因此必须充分利用现代技术，加速建设网络信息服务平台，为用户提供在线档案服务，提升水利档案管理的便利性和及时性。

最后，完善水利档案的服务职能[ 4 ]。基于大数据理念的水利档案管理，对档案管理的高效性和共享性提出了更高的要求。因此，必须对现代技术的应用价值进行深度挖掘，将水利档案管理的广度扩展到整个互联网用户，打破传统档案管理模式中的时空限制，逐步提高水利档案服务的效率和质量。

（二）建立信息化水利档案管理系统

水利档案管理是一项比较复杂的工作，要跟上时代的步伐，创新管理方式，就必须将数字化档案管理作为发展的方向，合理利用ERP、云计算等信息技术，加速水利档案信息管理体系的建设，确定水利档案改革的重点，逐步将水利档案工作推向智能化和信息化。在对水利档案管理系统进行设计的过程中，应注重实际操作的便利性和灵活性，以档案信息系统为载体，增加许多新的信息模块，建立与之相匹配的注册数据库，方便后续的数据查询、使用和存储，从而促进水利档案数据的有效管理。在实践中，要不断地对数据库中的信息数据进行更新，确保水利档案资源的完善，定期对数据进行校验和修正，使水利档案的安全性和完整性得到充分保障，为实现数字化转型奠定基础。完整的数据可以方便地建立和整理档案，当出现数据错误时，可以快速查找和修改，确保档案管理系统的正确性[ 5 ]。

（三）健全水利档案管理体系

水利档案是我国水利事业发展史上的一部分，要合理利用现代科技手段，健全水利档案管理制度，以档案管理系统为载体，严格控制水利档案的采集、汇总、分类与传输等各个环节，优化水利档案（室）藏结构，确保各类水利档案资料的真实准确。

首先，档案管理员应加强档案的归档管理，明确档案的收集范围和保存期限，尽量做到能收尽收。

其次，做好重大水利扶贫、重大水利工程等档案资料的搜集整理工作，充分发挥档案系统的功能优势，开展系统的档案工作。

最后，结合水利事业发展的实际情况，对水利档案的价值进行鉴定，并对其进行整合，在人工操作与信息技术相结合的情况下，降低档案管理费用，加速实现档案资源效益最大化的目标。

（四）加强档案信息安全建设

鉴于水利档案管理的特殊性，在进行档案管理模式创新的过程中，必55549d54a5fa3970ca3b70b6ce38124c5e2cc223374f614399177518446cee9c须将重点放在安全管理上，认真做好水利档案资源的备份和存储工作，避免档案遗漏。具体来说，档案管理部门可以充分利用档案管理系统，提高系统的安全保护水平，及时更新档案相关的软件，保证所有的档案数据都能实现统一的备份，档案的使用和使用都要有详细的记录，防止由于管理不当而导致的档案信息泄露[ 6 ]。在档案信息管理系统中，应设置系统登录权限和档案使用权限，设定密码或虹膜识别权限，让不相干的人不能操作；定期对档案管理人员进行教育和培训，使他们形成信息化档案管理的观念，充分认识到水利档案信息化安全保护的重要性，保证能定期进行安全检查，同时对档案管理的实际状况有一个全面的认识，在发现系统漏洞或档案管理问题时，及时与有关部门一起解决。建立一套完整的水利档案管理体系，把档案管理职责和安全监督责任准确地落实到每个人身上，将档案信息化改造提上日程。结合水利档案管理的内容，对档案管理工作中可能存在的安全隐患进行分析，制定一套科学、切实可行的应急预案，使其与大数据时代的信息化发展需求相适应，将档案安全管理措施落到实处，降低突发事件对水利档案管理造成的冲击，切实保证水利档案的真实性和完整性[ 7 ]。

（五）完善数字化管理制度

首先，应制定统一的数字化档案管理标准与规范。水利管理单位应将数字化管理制度的建设与完善放在首位，将其纳入水利工程发展战略与总体规划，明确目标与任务，加强组织领导与责任落实，保证各个部门在数字档案管理的全过程中有据可依。这就要求国家有关部门制定一套明确的数字化档案管理标准，对水利工程档案的归档、分类及检索等工作进行指导，实现档案管理工作的规范化和标准化。

其次，要完善数字化档案管理制度，明确不同部门之间的权责关系。为了保证数字化档案管理工作的顺利进行，各个部门要明确各自的职责与权限。当出现问题时，能快速找到相关人员协同解决，降低文件遗失或损毁的风险。同时，运用大数据、云计算等先进信息技术，对水利工程数字化档案进行集中存储、管理与检索，提高档案利用效率。

最后，建立完善的数字化档案管理监督和评估机制。水利工程要建立健全的监督和评估制度，监控数字化档案管理过程，以保证各项工作的顺利进行。同时，对档案管理工作进行定期评估，及时发现并解决其中存在的问题，对数字化管理战略进行调整与完善，促进数字档案管理工作不断改善，提升水利工程核心竞争力。

（六）建立责任制并加强对员工的业务培训

建立责任追究制度，首先要明确责任主体及其职责。明确责任主体可以极大地提高相关人员对档案管理的关注程度。档案资料的有序归档与档案记录后具体人员的落实，是提高档案管理效能、营造良好氛围的关键。单位应将业务培训纳入工作计划，以适应水利档案管理工作的基本需要，并使其得到有效执行。

首先，各部门负责人应事先进行基本档案记录训练，使档案管理人员熟练掌握各类档案资料管理技巧，以解决档案工作中出现的问题，提高档案资料的质量和档案管理水平。

其次，应重视档案管理人员计算机应用能力和网络学习能力的培养。建立责任制并加强对员工的业务培训，这不仅可以提高水利档案管理人员的基础理论知识与技术水平，而且可以培养出一批复合型的档案管理人才，使档案管理工作更加高效。

五、结语

大数据时代给水利档案管理带来了新的挑战，水利管理单位必须与时俱进，充分认识到水利档案管理的重要意义，促进档案管理和信息技术的深度结合，提高档案管理系统的信息化水平，完善水利档案管理系统，做好档案信息安全工作，从多个方面推动水利档案管理的创新和发展，顺应时代的潮流，持续提高水利档案管理水平，为水利事业的发展奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]赵玮.大数据时代水利档案管理创新探索[J].治淮，2024（05）：71-72.

[2]赵瑞雪，彭涛.大数据背景下的水利工程档案数字化发展策略[J].四川水利，2024（02）：175-177.

[3]李慧.大数据时代水利档案管理创新探索[J].内蒙古水利，2022（05）：76-77.

[4]张涛.水利工程档案在大数据环境下的管理与利用分析[J].科技创新导报，2020（20）：154-155+158.

[5]史学红.水利档案管理系统建设中云计算的应用[J].办公室业务，2018（18）：186.

[6]于淼.基于大数据的档案管理创新研究.黑龙江档案，2019（06）：24-25.

[7]林惜顺.信息时代下档案管理创新探究.城建档案，2020（08）：81-82.