预算管理系统的搭建及数智化运用

[摘 要]随着信息技术的飞速发展，预算管理的信息化和数智化已成为企业提升管理效率、优化资源配置的重要手段。文章介绍了搭建预算管理系统的必要性，梳理了预算管理信息化的几种模式，探讨了预算管理系统信息化的前期准备工作，包括主数据整理与应用、业务维度梳理等内容，详细叙述了预算管理系统信息化各个模块的主要落地内容、系统信息化方式及后续的核心功能呈现，分析了数智化在预算管理中的运用，总结了全面预算系统信息化及数智化运用的成效与挑战，以供参考。

[关键词]预算管理系统；信息化；数智化

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）20-0043-03

一、预算管理系统搭建的必要性

预算管理是企业内部控制的有效工具，涵盖企业科研生产、经营活动的各个环节，是企业组织各项经营管理活动的基本依据。随着信息技术的不断进步，传统的手工预算管理方式已无法满足现代企业的管理需求，因此，实现预算管理的信息化和数智化，对于企业提高管理效率、降低经营风险具有重要意义[ 1 ]。

当前，企业面临的市场竞争日益激烈，市场环境和客户需求的不确定性持续增加。在这样的背景下，企业需要及时、准确地获取和处理大量信息，以便做出快速有效的决策。随着信息技术的发展，数字化转型已成为企业提升竞争力的必由之路。预算管理作为企业管理的核心环节，其信息化水平直接影响到企业的整体运营效率和市场响应速度。随着企业规模的扩大和业务的复杂化，预算管理涉及的数据量急剧增加，传统的预算管理方式已无法满足现代企业的管理需求。利用信息化手段，可以实现预算数据的自动化处理和智能分析，提高预算管理的效率和准确性。在快速变化的市场环境中，企业需要不断提高管理效率和决策质量，以应对市场挑战。全面预算系统信息化可以通过实时收集、处理和共享预算数据，为企业提供更全面、更准确的决策支持[ 2 ]。

在数据驱动决策的趋势下，企业越来越重视数据在决策中的作用。全面预算系统信息化不仅是企业当前管理的需要，更是企业长期发展的战略需要，其可以将企业内外部数据整合到一个平台上，实现数据的集中管理和共享，为企业提供更全面、更深入的数据支持。通过全面预算系统信息化，企业可以实时跟踪预算执行情况，及时发现预算偏差和风险点，并采取相应的措施进行控制。这有助于企业优化资源配置，降低经营风险。

二、预算管理信息化工具

Excel是最基本的预算管理信息化工具，具有普及率高、易于上手等优势，但Excel并非专业的预算软件，其预算编制过程往往低效且错误率高，尤其对于规模大、业务复杂的企业来说，使用Excel进行预算管理可能无法满足需求。Excel通常适用于规模小且业务单一的小微企业。

在企业预算管理的财务预算阶段，ERP中的预算管理模块基本能够满足企业预算管理的要求。ERP系统在企业中的应用很广泛，预算管理模块作为ERP财务管理模块的一部分，能够实现与其他管理模块的集成。然而，ERP系统中的预算模块往往基于财务核算，难以满足预算管理的“全面、全员、全额”要求，且在管理视角上可能存在局限性。ERP系统适用于预算管理需求相对简单的企业。

随着企业对预算管理需求的增大，能够满足企业个性化需求并且能够灵活调整和扩展的专业预算软件是很多大中型企业的选择。它们通常具有功能丰富，灵活性、易用性强，支持预算过程管理，支持复杂的运算过程和对数据实施实时控制与分析等特点。但是与ERP系统相比，专业预算软件可能难以与运营信息系统深度结合。

三、预算管理信息化前期准备

（一）完成主数据整理和应用

主数据是指在企业内部跨部门、跨流程、跨主题、跨系统、跨技术，反映核心业务实体状态属性的组织机构基础信息。这些信息具有高业务价值、权威性、全局性、共享性和扩展性等特点，是参与业务事件的主体或资源，通常变化缓慢，但可能在企业业务开展过程中被反复引用。常见的主数据包括期间、部门、人员、责任中心、科目、产品数据、客户及供应商等。主数据是信息系统建设和大数据分析的基础，被认为是企业数字化转型的基石。它主要用于解决不同异构系统之间的核心数据共享问题，确保数据的一致性、准确性和完整性。对预算管理信息化而言，统一主数据可确保预算管理能够深入到企业的各项业务和流程中，能避免预算系统成为信息孤岛，实现预算管理的全员参与、全面覆盖和全程跟踪[ 3 ]。

（二）完成业务维度的梳理

业务维度是核算或管理需要用到的一种分析维度，它涵盖了企业业务运营中的多个方面，用于实现更精细、更多维的数据分析。企业可以定义各种来源业务系统的任意字段为业务维度，如业务类型、物料、品类、区域、批号信息、仓库、跟踪号等，以实现更精准的数据分析和业务管理。从某种意义上说，业务维度可以看作是“控制范围”的问题，它定义了数据分析和业务管理的边界和范围。通过业务维度，企业可以对不同业务领域的数据进行精细化分析，如销售数据、库存数据和生产数据等，从而发现业务运营中的问题和机会。同时，业务维度也是业务管理的重要工具，它可帮助企业更好地理解和掌控业务运营过程，如制定销售策略、优化库存管理与提高生产效率等。企业预算管理信息化需要参考业务维度，将预算管理通过业务维度深入到各个业务领域，并与企业实际经营管理业务深度结合。预算数据与实际数据均可通过各个业务维度进行预算分析，将数据问题体现到业务实质上，为后续的预算管理应用打下坚实的基础。

四、预算管理信息化系统的搭建

（一）基础信息模块

基础信息模块是一个系统的核心组成部分，它负责管理和维护系统所需的基础数据和信息，这些基础数据是系统正常运行和进行数据处理不可或缺的基石。

预算版本：用于区分次年预算编制数据与当年预算执行控制数据，也可用于预算编制阶段编制多版本预算，供管理层权衡决策。

基础档案：主要包括产品档案、客户档案与供应商档案等，结合企业的预算编制维度，是企业预算编制的重要基础信息，后续可按照上述信息进行预算分析及统计报表的编制工作。

责任中心：预算系统的重要数据集成维度，各项预算均需要通过责任中心维度进行呈现。责任中心为多层级关系，上下级责任中心之间存在数据汇总关系。通常可将企业组织架构作为初期设置责任中心的重要依据，后期按照预算管理颗粒度和精细度进一步细化责任中心设置。

预算科目：预算系统的另一个重要数据集成维度，各项预算均需要通过预算科目维度进行呈现。预算科目为多层级关系，上下级预算科目之间存在数据汇总关系。通常可将企业核算科目作为初期设置预算科目的重要依据，后期按照预算管理颗粒度和精细度进一步细化预算科目设置。

业务维度：主要用于经营预算过程管理的预算维度。按照不同的业务类别可设置不同的业务维度，如销售业务可设置产品、客户维度，采购业务可设置产品、供应商维度等。企业可根据自身实际管理需求，按照不同业务类型设置不同业务维度。

角色：用于定义账号的系统功能权限。

岗位：用于定义账号的系统数据权限。

账号：系统使用者账号，可来源于企业人员主数据。可组合角色权限加岗位权限，同一个账号可拥有多维度权限，实施更加灵活的权限控制。

（二）预算编制模块

预算编制模块主要用于各项预算的填报工作，由预算填报模块和预算查询模块组成，分别采用不同的预算表单，承担预算填报功能和预算查询功能。针对不同的业务类别，企业可根据自身管理需求设置不同的预算表单，如收入预算表、成本预算表、费用预算表、采购预算表、应收预算表、应付预算表、税金预算表与投资预算表等。各预算表单可结合企业管理维度进行设置，并最终归集至责任中心+预算科目的数据维度。

（三）预算审批模块

预算审批模块用于各项预算的审批工作，主要由各类预算审批流组成。各预算编制责任主体在完成预算编制工作后，按照管理层级逐级审批预算。系统自动将申请流转至相应的审批人员或部门，审批人员可以在系统中查看预算编制的详细情况，给出审批意见。审批流程支持多级审批、会签等复杂场景，确保审批的严谨性和高效性。预算完成最终审批后，形成定稿的年度预算数据。

（四）预算执行控制模块

年度预算在审批定稿后，即进入预算执行控制阶段。预算系统按照责任中心+预算科目的组合维度，可形成矩阵式的预算控制。每一个责任中心+预算科目的预算值均可设置预算控制节点。不同的责任中心可根据自身管理需求，设置不同的控制层级。可以分别按照责任中心层级或预算科目层级设置预算强控制或预算弱控制，以符合预算的权变性原则，并能够满足各责任中心的个性化控制需求。

（五）预算调整模块

当预算执行过程中出现各种因素导致需要调整预算时，应通过预算调整模块进行预算数据的调整更新。预算调整模块主要由预算调整申请、审批流程控制、调整记录与追溯等组成。各责任中心通过预算管理系统的界面填写预算调整申请单，包括调整的原因、调整的金额、调整后的预算目标等信息。系统根据预设的审批权限和流程，将预算调整申请自动流转至相应的审批人员或部门。审批人员可以在系统中查看调整申请的具体内容，给出审批意见。系统在预算调整过程中自动生成详细的调整记录，包括调整的时间、原因、金额与审批人员等信息。用户可以通过系统查询功能随时查看和调整这些记录，实现预算调整的全程可追溯。

（六）预算报表模块

预算报表模块是预算管理系统中的核心部分，它主要用于生成、展示和分析预算相关的报表，帮助组织全面了解预算的执行情况、预测未来的资金需求以及评估预算的绩效。预算编制阶段，系统可根据各项业务预算、经营预算、投资预算和资金预算等生成财务预算表，用于反映企业年度总体预算指标，规划和控制企业年度经营活动。预算执行阶段，系统可根据预算使用情况出具预算执行情况表和预算对比分析表，用于展示预算实际执行情况的报表，包括各项预算指标的完成情况、预算与实际的差异等。

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（七）预算分析模块

预算分析模块主要用于对预算编制和执行情况进行深入分析，以评估预算的绩效、发现潜在问题并提出整改措施。预算分析模块通过数据接口或数据仓库等方式，从预算管理系统的各个模块中采集预算编制、执行等相关数据。采用多种分析模型和算法，对预算数据进行深入分析。企业可根据自身管理需求自定义看板和图表仪表盘，系统根据预设的取数规则和指标计算逻辑，自动从数据库中提取数据并生成相应的指标看板和图表。通过预算分析模块的使用，企业可以更加清晰地了解预算的执行情况、评估预算的绩效并发现潜在问题，为制定更加科学合理的决策提供有力支持。

五、预算管理系统的数智化运用

预算管理系统的数智化运用在数据集成与共享、自动化与智能化、精细化管控、实时监控与调整以及报表与决策支持等方面发挥着重要作用。在数据集成与共享上，实现业务与财务数据的高度集成，打破数据孤岛，确保数据的可靠性和可追溯性。这有助于提升数据的同步效率，实现实时数据传输，及时反馈经营结果。在自动化与智能化上，构建多口径、多版本和多维度的指标数据模型，提高预算编制和分析的自动化率。基于历史数据和外部环境数据，构建数字模型进行科学合理的财务预测。在精细化管控上，支持按责任中心、项目、预算科目等维度进行预算控制，满足不同业务场景下的管控需求。同时，系统能够自动匹配预算资源和考核目标，实现资源的动态平衡和优化配置。在实时监控与调整上，实时监控预算执行情况，对超预算和预算外支出进行预警和控制。这有助于确保预算的刚性约束，降低财务风险，同时，根据市场变化和企业经营实际情况，系统支持对预算方案进行动态调整，通过滚动预测，确保预算方案始终与企业战略目标保持一致。在报表与决策支持上，生成各种财务报表和分析报告，为管理者提供全面的财务信息和数据支持。这些报表可以自定义格式输出，满足不同层级管理者的需求。同时通过多维查询和数据分析功能，管理者可以根据数据分析结果制定更加科学合理的经营策略。

六、结语

全面预算系统的信息化及数智化运用在提升企业管理效率、优化资源配置、增强决策支持和促进业财融合等方面取得了显著成效，但同时也面临技术复杂性、数据质量、人才短缺和安全隐私等挑战。企业需要根据自身实际情况，合理规划和管理全面预算系统的信息化及数智化进程，以充分发挥其优势并应对挑战。

参考文献：

[1]陈龙章.全面预算管理信息化案例分析[M].北京：经济管理出版社，2012.

[2]方世力.集团公司全面预算管理[M].北京：中国宇航出版社，2012.

[3]由宝剑.医院全面预算管理理论实践信息化[M].西安：西安电子科技大学出版社，2017.