标准化视域下高职院校档案管理工作现状与对策探讨

摘 要：党的十八大以来，国家高度重视社会治理体系和治理能力现代化建设，明确提出要加强和创新社会管理，对高职院校档案管理工作提出了更高要求。在此背景下，探索标准化在高职院校档案管理中的应用，成为提高管理水平、促进档案信息资源共享、保障高职院校可持续发展的关键路径。本研究探讨了标准化视域下做好档案管理工作的必要性，分析了现阶段高职院校档案管理工作的开展情况，并提出促进高职院校档案管理工作高质量开展的具体方略，期望研究成果能够为高职院校档案管理领域的实践者和决策者提供理论指导与实践参考，推动高职院校档案管理工作迈上新台阶，为构建学习型社会和智慧校园贡献力量。

关键词：标准化；档案管理；工作现状

中图分类号：G717 文献标识码：A

随着信息技术的飞速发展和社会治理现代化的深入推进，档案管理作为信息资源的重要组成部分，其标准化建设已经成为提升组织管理效能、促进教育公平与质量的关键因素。高职院校作为知识传承与创新的核心场所，其档案不仅承载着历史记忆，还是支撑教育教学、科研管理以及决策制定等活动不可或缺的信息资源库。然而，在新时代背景下，高职院校档案管理工作面临着诸多挑战，如档案管理系统老化、信息化程度不足、管理制度不健全、专业人才短缺等问题，制约了档案资源的有效利用和服务能力的提高。在此背景下，探讨标准化视域下的高职院校档案管理工作现状与对策，对于优化档案资源配置、提高管理效率、保障信息安全、促进高职院校可持续发展具有重要意义。

一、标准化视域下高职院校档案管理的必要性探析

1.增强管理效能与服务品质

标准化是提高工作效率、确保工作质量的重要手段。在档案管理领域，标准化意味着建立一套统一、规范的管理流程、分类体系、保管要求及利用规则等，从而减少工作中的随意性和重复性，提高档案收集、整理、保管、检索和服务的效率。对于高职院校而言，随着教学资源的不断丰富和教育规模的扩大，档案数量急剧增加，只有通过标准化管理，才能有效应对海量档案资料，确保档案的准确、安全和快速利用，为师生提供高效、便捷的服务。

2.确保信息安全与合规运营

随着信息技术的发展，档案管理已逐步向数字化、网络化转型。标准化视域下的档案管理不仅关注实体档案的安全，还强调电子档案的信息安全和数据合规性。通过实施标准化管理，建立健全档案信息安全防护体系，规范数据处理流程，可以有效防范信息被泄露、篡改等风险，确保档案信息的真实性和完整性。

3.推动教育资源的共享与活用

标准化能够打破信息孤岛，促进档案资源的跨部门、跨区域共享。高职院校作为技能型人才培养的重要基地，其档案中蕴含着丰富的教学案例、科研成果以及校史文化等资源。通过标准化管理，实现档案资源的数字化与标签化，可以极大地便利信息的检索与利用，为教学研究、学术交流、校企合作等提供坚实的数据支持，推动教育资源的优化配置和高效利用，提升教育教学质量。

二、高职院校档案管理现状的标准化审视

1.档案管理认知淡薄，重视程度不足

在标准化视域下审视当前高职院校的档案管理工作，不难发现，尽管档案作为学校发展历程中的重要见证与知识资产，其价值日益凸显，但档案管理工作仍面临一些亟待解决的问题，其中最为突出的是档案管理工作意识薄弱以及由此导致的档案管理工作未能得到应有的重视。

首先，档案管理意识的缺失是制约工作进展的一大瓶颈。高职院校管理层和教职员工对于档案的重要性认识不足，未充分意识到档案在教学评估、科研支持、校史传承以及决策参考等方面所承载的巨大价值。在部分高职院校中，档案被视为日常行政工作的附带产物，而非学校核心资源的一部分，这种观念上的偏差导致档案管理工作往往被边缘化。在实践过程中，档案管理工作仅满足于完成基本的资料归档，缺乏长远规划和系统管理。

其次，由于重视程度不够，档案管理工作的资源配置和政策支持往往滞后。在高职院校中，档案管理部门人力、物力投入不足，现代化管理工具和技术应用有限等问题并不少见，在此环境下，高职院校的档案收集、整理、保管以及利用等环节很难达到标准化要求。此外，档案管理人员的专业培训和职业发展机会匮乏，也在一定程度上影响了档案管理工作的专业化水平和服务效能。

2.管理架构不全，人员配置短缺

在标准化视域下审视高职院校的档案管理工作现状，另一个不容忽视的问题是档案管理机构的不健全与档案管理人员配备不足，对实现档案管理的标准化、专业化构成显著障碍。

不少高职院校的档案管理机构设置尚不完善，表现为机构设置层次不清、职责界定模糊。部分院校虽然设有档案管理部门，但其在组织架构中的位置不够凸显。档案管理部门往往隶属于行政部门，缺乏独立性，难以在全校范围内有效整合档案资源，协调各部门之间的档案工作。这种机构设置的缺陷，直接限制档案管理制度的制定与执行力度，影响档案管理工作的全局性和系统性。

高职院校档案管理人员的配备情况同样堪忧。一方面，高职院校存在档案管理人员数量不足的问题。随着高职院校规模不断扩大和档案量快速增长，现有档案管理人员往往不堪重负，难以应对日益复杂化的管理需求；另一方面，高职院校还存在档案管理人员专业素质参差不齐的问题。许多档案管理人员缺乏系统的档案学知识和现代化管理技术的培训，难以胜任标准化档案管理的高要求。人员结构的不合理，不仅影响档案管理工作的效率与质量，还阻碍档案管理向更深层次的服务和研究功能转化。

3.制度体系缺失，规范指引不明

在标准化视域下，高职院校档案管理工作的另一重大挑战在于档案管理制度的不健全及缺乏明确、系统的规章制度，直接制约档案管理的规范性与效率，影响档案资源的有效利用和学校治理能力的提高。

首先，制度建设滞后是主要问题之一。部分高职院校尚未建立全面覆盖档案收集、整理、保管以及利用等环节的规章制度体系，导致档案管理实践缺乏明确的指导原则和操作规范。这种制度空白不仅增加档案管理工作的随意性和不确定性，还可能引发档案遗失、损坏、泄露等风险，严重时甚至影响学校正常的教学科研秩序和合法利益。

其次，现有的档案管理制度往往过于笼统，缺乏针对性和可操作性。例如，部分高职院校的档案管理工作在档案分类标准、保管期限、借阅权限以及数字化处理流程等方面的规定不够细化，使得档案管理人员在实际操作中难以把握尺度，影响档案管理的标准化进程。制度的模糊性还可能导致不同部门间档案管理标准不一，信息孤岛现象严重，不利于档案资源的整合与共享。

三、迈向标准化：优化高职院校档案管理的实践路径

1.增强对档案管理的重视与认知

在标准化视域下，高职院校需采取综合性策略，从根本上加强对档案管理工作的重视程度，以提高档案管理的整体水平。

第一，高职院校领导层应将档案管理视为学校发展不可或缺的一环，将其纳入学校整体发展规划之中，定期召开专题会议，深入研讨档案管理的现状与挑战，制订短期行动计划和长远战略规划。在实践过程中，高职院校可以通过设立由校级领导牵头的档案管理委员会，统筹协调全校的档案管理工作，确保决策层对档案管理的持续关注和有力支持。

第二，高职院校需建立和完善档案管理责任体系，明确各个部门和岗位的档案管理职责，将档案管理成效纳入部门和个人的绩效考核体系，促使全体教职工认识档案管理的重要性，积极参与档案的收集、整理和保护工作。同时，通过签订档案管理责任书，确保每一项档案工作都有明确的责任人，形成严密的管理链条。

第三，加大对档案管理的资金投入至关重要。高职院校应调整财务预算，为档案管理提供充足的资金支持，用以改善档案存储环境，引进现代化的档案管理设备设施，开发和维护档案管理信息系统。此外，高职院校还可以设立专门的培训和发展基金，用于提高档案管理人员的专业技能和理论素养，打造一支高素质的档案管理队伍。

第四，加强档案管理的宣传与教育工作，是增强全校师生档案意识的有效途径。高职院校可以通过举办档案知识讲座、技能培训以及档案展览等活动，普及档案管理的基本理念和方法，培养师生尊重档案、善用档案的良好习惯。将档案管理教育融入新生入学教育和教职工入职培训中，形成全员参与的档案管理文化。

第五，建立科学、合理的激励与约束机制，对于促进档案管理工作的规范化和高效化至关重要。高职院校应设立档案管理优秀奖，对在档案管理中表现突出的个人或团队给予物质和精神上的奖励。同时，对违反档案管理规定的行为实施严格的责任追究，确保档案管理制度的严肃性和执行力。

2.加速推进档案信息化进程

在标准化视域下，高职院校要实现档案管理工作的现代化转型，加快档案信息化建设步伐是至关重要的一步。信息化建设不仅能够大幅提高档案管理的效率和质量，还能够促进档案资源的深度开发和广泛利用，为学校的教学、科研和管理等各项活动提供强有力的信息支持。

首先，构建一体化的档案管理信息系统是信息化建设的核心任务。高职院校可以通过引入先进的信息技术，如云计算、大数据和人工智能等，搭建集档案收集、整理、存储、检索以及利用等功能于一体的智能化平台，实现档案资源的数字化管理和网络化服务，不仅可以降低档案管理的人力成本，提高检索速度和准确性，还能为用户提供便捷的远程访问和个性化服务。

其次，高职院校应积极推进档案资源的数字化转换。扫描、识别和编码现有纸质档案，转化为电子文件，确保档案信息的长期保存和安全传输。同时，高职院校还应制定统一的数字化标准和元数据规范，实现不同类型、不同来源档案的兼容和整合，为后续的资源共享和深度挖掘奠定基础。

最后，加强档案信息安全防护体系建设，是信息化建设中不可忽视的一环。高职院校应建立健全档案信息安全管理机制，采用防火墙、加密技术以及访问控制等措施，确保档案数据的完整性和保密性。与此同时，还需定期开展数据备份和恢复演练，提高档案管理系统对突发事件的应对能力，保障档案信息的安全稳定运行。

3.深化档案管理人员能力培养

在标准化视域下，高职院校的档案管理工作面临着诸多挑战，其中，提高档案管理人员的专业能力与服务水平显得尤为重要。完善档案管理人员的培训工作，不仅是提高档案管理效率的关键，还是实现档案管理标准化、现代化的基石。为了达成这一目标，高职院校应构建多层次、全方位的培训体系，涵盖专业知识、信息技术、管理技能等多个维度。通过定期举办档案管理理论与实务培训班，邀请行业专家授课，分享最新的档案管理理念和技术，帮助档案管理人员更新知识结构，掌握先进的管理方法。

在实践过程中，高职院校还需加强信息技术培训，使档案管理人员熟练掌握档案数字化、数据安全以及信息检索等技能，以适应档案信息化建设的需求。通过实操演练、案例分析等形式，提高其处理复杂档案问题的能力，确保档案信息的准确录入、高效检索和安全存储。

此外，高职院校应鼓励档案管理人员参加国内外学术交流和专业会议，拓宽视野，借鉴先进经验，促进档案管理人员管理理念的更新与创新。在实践过程中，高职院校还需建立档案管理研究小组，鼓励内部研讨和课题研究，提高档案管理人员的研究能力和创新能力，推动档案管理工作的理论与实践相结合。

4.构建完备的档案管理制度体系

在标准化视域下，高职院校档案管理工作的提质增效离不开科学、规范的档案管理制度作为支撑。完善档案管理制度，不仅能够明确档案管理的各项流程和标准，还能确保档案资源的有效整合与合理利用，为学校的决策支持、教学科研以及文化建设等提供坚实的基础。

首先，高职院校应建立健全档案管理规章制度，包括但不限于档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等各个环节的操作规程。这些制度应详细规定各类档案的管理流程、责任主体、质量标准及违规处理办法，确保档案管理工作的每一个步骤都有章可循、有据可依。其次，针对当前档案管理中存在的具体问题，如档案收集不全、整理滞后以及利用不便等，高职院校应出台相应的改进措施和补救机制。比如，制定更为严格的档案收集清单，确保所有重要文件、资料均被及时归档；优化档案检索系统，提高档案查询的效率和准确性；建立档案定期审查机制，及时清理无保存价值的档案，释放存储空间。最后，高职院校应注重档案管理制度的执行与监督。高职院校可以成立档案管理监督小组，定期检查和评估档案管理情况，及时发现并纠正管理过程中的偏差和漏洞。同时，建立档案管理责任追究机制，严肃处理违反档案管理制度的行为，确保制度的权威性和执行力。

四、结语

总之，档案管理工作的标准化建设不是一蹴而就的，而是需要持续投入和不断优化的长期工程。高职院校管理层应当提高对档案管理重要性的认识，将其视为学校发展战略的一部分，给予足够的重视和支持。同时，随着技术的迭代更新和社会环境的变化，学校档案管理的标准化工作也需要与时俱进，持续吸收国内外先进理念和技术，不断创新管理机制和服务模式。事实上，标准化视域下的高职院校档案管理不仅是对历史的尊重与保存，还是对未来教育生态智慧化的奠基。让我们携手共进，以标准化为翼，推动学校档案管理工作迈向更加辉煌的明天。

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作者简介：宋小梅（1977—），女，汉族，陕西吴堡人，本科，馆员，研究方向：档案管理。