高校人事档案信息化管理现状与发展对策

摘 要：通过分析当前高校人事档案信息化管理的发展现状，系统梳理人事档案信息化在基础设施建设、档案数字化进程、管理流程优化、安全保障措施以及管理队伍素养等方面取得的进展和面临的问题，剖析高校人事档案信息化在技术与管理、法规与政策等方面存在的突出矛盾和挑战，并在此基础上提出推进新时代高校人事档案信息化管理变革的优化路径和策略建议。高校要推动人事档案管理与现代信息技术深度融合，以信息化带动和支撑人事档案管理理念、制度和流程的系统性重构。

关键词：高校；人事档案；信息化；管理；对策

中图分类号：G271 文献标识码：A

高校人事档案是学校开展人事管理工作的基础和依据，其信息化管理水平直接影响高校人力资源管理的效能。随着信息技术的快速发展和高等教育事业的不断推进，高校人事档案管理呈现出数字化、网络化、信息化的发展趋势。当前，信息化管理已经成为现代高校人事档案管理创新和变革的主要驱动力。深入分析高校人事档案信息化管理的现状，准确把握面临的机遇与挑战，探索切实可行的发展对策，对提升高校人事管理效能，促进高校的可持续发展具有重要意义。

一、高校人事档案信息化管理现状

随着信息技术在高校管理中的广泛应用，人事档案管理信息化已经成为高校人力资源管理的重要组成部分。通过对全国20所高校的网络调研和数据分析，笔者发现当前高校人事档案管理信息化呈现出一些积极进展。一些高校逐步加大信息化基础设施建设投入，人事档案数字化进程稳步推进，信息化管理流程不断优化，信息安全保障措施逐步完善，管理队伍信息化素养持续提升，为高校人事档案信息化管理奠定了坚实基础。但同时，受制于观念更新、技术创新、制度完善、人才培养等因素，高校人事档案信息化管理仍面临一些现实挑战。部分高校信息化基础设施建设相对滞后，档案数字化仍处于起步阶段，信息化管理流程有待进一步优化，信息安全风险不容忽视，管理队伍的信息化素养参差不齐，一定程度上制约了人事档案信息化管理水平的整体提高。

1.信息化基础设施建设现状

信息化基础设施是开展高校人事档案信息化管理的物质基础。通过对调研数据分析，笔者发现高校人事档案信息化基础设施建设总体呈现出以下特点：

一是投入力度不断加大。高校逐年增加信息化基础设施建设经费。据统计，2023年高校人事档案信息化建设投入较2020年增长了30%以上。

二是硬件配置逐步完善。多数高校已配备了专用的档案数字化设备设施，如高拍仪、扫描仪等，一些高校还引进了人事档案管理系统。

三是系统集成与平台化发展。将人事档案信息系统与校园其他管理系统集成，形成一个综合的信息管理平台，有助于打破信息孤岛，实现数据的互联互通。

然而，信息化基础设施建设仍存在不平衡现象。省属重点高校建设投入较大，进展较快；而地方高校，尤其是西部地区高校，受经费等条件限制，信息化基础设施建设相对滞后。缩小区域、校际差距，夯实人事档案信息化管理基础，还需要政府、学校等多方持续努力。

2.档案数字化进展

一是高校人事档案数字化率不断提高。截至2023年底，被调研高校人事档案数字化平均完成率已达30%，较2020年提高了5个百分点。档案数字化质量和规范化水平也有所提高。部分高校对档案元数据、扫描参数等实施规范，提高了数字档案的规范化和可检索性。

二是档案数字化进程仍不均衡，部分高校数字化工作推进缓慢。调研发现，受数字化设备短缺、人手不足等因素制约，近80%的高校人事档案数字化率不足50%。质量把控也参差不齐，个别高校重数量、轻质量，数字档案质量不高。数字档案管理与纸质档案管理脱节也造成管理困难。

3.信息化管理流程优化

传统的人事档案管理流程主要依赖纸质档案和手工操作，信息化管理流程的引入，旨在通过电子化手段简化操作流程，提高工作效率。部分高校积极探索信息化条件下的人事档案管理流程再造。通过引入信息技术，简化业务环节，优化工作流程，实现了人事档案管理提效率、降成本。

4.信息安全保障措施

人事档案信息涉及教职工隐私和学校不宜公开数据，信息安全至关重要。调研发现，高校普遍重视人事档案信息安全，采取了一系列安全保障措施，但仍存在薄弱环节。在技术上，多数高校搭建了档案管理系统安全防护体系。通过部署防火墙、入侵检测、数据加密等安全设备和技术，提高了系统抵御外部攻击和非法访问的能力。在管理上，多数高校制定了相应的信息安全管理制度，但也有高校管理措施流于形式，纸质档案数字化等环节缺乏严格管控，存在信息被泄露风险。

5.管理队伍信息化素养

高校人事档案管理队伍信息化素养总体有所提升，但还不能完全适应信息化管理要求。从年龄结构看，高校人事档案管理队伍呈现出老中青相结合的特点。被调研的高校人事档案管理人员50岁以上占10%，40-49岁占30%，40岁以下占60%。中青年管理人员比例较大，他们普遍接受过高等教育，具有一定的计算机应用基础，信息化适应能力较强。从知识技能看，高校加大了人事档案管理队伍信息化培训力度。80%的高校定期或不定期为管理人员提供信息化专题培训。

高校人事档案管理队伍的信息化素养还不能完全适应新形势要求。部分管理人员，特别是部分50岁以上管理人员的信息化意识相对薄弱，习惯于传统的手工管理模式。人事档案管理队伍的专业化水平也有待提高。多数管理人员缺乏系统的计算机和档案管理专业背景，对大数据分析、数据挖掘等前沿技术了解不多，数据思维和大数据应用能力偏弱，难以适应档案数字化后的深度开发利用需求。

二、高校人事档案信息化管理面临的挑战

高校人事档案信息化管理是一项复杂的系统工程，涉及技术、管理、政策法规等多方面因素。虽然各高校在推进信息化管理方面做了一些努力，取得了一定成效，但仍面临很多挑战。

1.技术与管理挑战

高校人事档案信息化管理既面临技术挑战，也面临管理挑战。两者相互交织，共同影响着人事档案信息化管理的发展进程。

从技术层面看，大数据、云计算、人工智能、区块链等新技术的快速发展，为人事档案管理变革带来了新的机遇，但也对高校的信息化建设能力提出了更高要求。调研发现，多数高校在人事档案大数据采集、存储、分析，智能化管理等方面还较为薄弱。一些高校的档案管理系统缺乏规范的元数据标准。

从管理层面看，高校人事档案信息化是一场深刻的管理变革，传统的管理理念、方式、流程都面临重构。当前不少高校对信息化的深层次影响认识不足，存在信息化建设“重技术、轻管理”的倾向，缺乏统筹规划和顶层设计，管理创新滞后于技术应用。

2.政策与法律法规挑战

高校人事档案信息化管理涉及教职员工的切身利益，事关学校改革发展稳定大局。当前，相关法律法规和政策制度还不完善，一定程度上制约了人事档案信息化管理工作的规范化、制度化和法治化进程。

从政策层面看，高校在人事档案信息化管理中缺乏统一的指导性政策规范，工作思路、实施路径各不相同，改革举措碎片化问题突出。一些高校对上级主管部门的人事档案信息化政策理解不到位，落实不到位，高校内部相关配套制度不健全，人事档案信息收集、整理、保管、利用等环节缺乏严格规范，数字档案管理的标准不统一，不仅影响了档案管理效率，还增加了档案信息被泄露、丢失的风险；从法规层面看，组织部门对人事档案管理的法律法规主要侧重传统纸质档案管理，对电子档案、数字档案的管理还缺乏明确、具体的规定。同时，档案管理法规与信息安全、个人隐私保护等方面存在交叉盲区，相关规定不够衔接。

三、高校开展人事档案信息化管理对策建议

破解高校人事档案信息化管理中存在的难题，推动高校人事档案信息化管理创新发展，需要有关部门、高校、社会多方协同发力，在体制机制、人才培养等方面持续用力，从多个层面采取针对性的优化策略。

1.夯实信息化管理基础

人事档案信息化管理的有效推进，离不开坚实的基础设施支撑。高校要充分认识加强信息化基础建设的重要性，加大投入力度，完善设施配置，为人事档案信息化管理创造必要条件。

一是加快人事档案数字化进程。科学制定档案数字化规划，合理配置数字化设备，改善作业环境，提高数字化效率。建立健全人事档案数字化标准规范，加强数字化质量控制，确保数字化人事档案的真实性、完整性和可用性。

二是加强技术标准体系建设。人事档案内容相对固定，建立统一规范的元数据标准和数据交换格式对后续利用工作大有裨益。积极参与行业、地方标准制修订，推动人事档案信息化标准的协同应用。加强标准宣贯培训，提高管理人员标准化意识和能力。

三是强化经费保障。将人事档案信息化建设经费纳入学校预算，并与学校整体信息化建设统筹考虑。

四是营造良好的信息化环境。加强人事档案管理场所建设，强化信息化设施日常维护，确保系统平稳运行。注重信息化应用氛围营造，提高信息化参与度。

2.创新管理模式与流程

高校要立足新时代人事档案管理新要求，顺应信息技术发展新趋势，以机制创新为动力，以流程再造为抓手，推动人事档案管理理念、模式、业务流程的系统性重构，不断提升管理效能。

一是转变管理理念。坚持为学校教学科研管理服务的工作导向，树立大数据思维，加强人事档案数据的深度整合和关联分析，提升管理的科学化、精细化水平。主动扩大人事档案信息服务覆盖面，充分发挥人事档案的服务功能。

二是创新管理模式。积极探索“互联网+人事档案”管理新模式，推行网上预约、远程服务等线上线下相结合的信息化服务模式，提供个性化、精准化的档案管理服务。

三是优化业务流程。系统梳理人事档案管理各环节流程，运用信息技术手段，对整理、查询、利用等关键业务实施流程再造。加强业务协同，简化工作环节，压缩办理时限，提高工作效率。

四是健全工作机制。建立人事档案管理统筹协调机制，加强人事、信息化等部门的沟通协调，形成工作合力。完善人事档案安全保密与数据共享开放机制，明确安全责任，促进人事档案信息在学校管理过程中的利用。

五是强化制度建设。围绕人事档案收集、整理、保管、利用等关键环节，研究制定相关工作制度。建立健全人事档案信息化管理标准规范，加强指导监督，促进各项工作有章可循、有据可依。完善人事档案信息化绩效评价、安全保密等配套制度，织密管理的制度笼子。

3.加强人才队伍建设

高素质专业化人才队伍是高质量开展高校人事档案信息化管理的关键力量。高校要把队伍建设摆在人事档案信息化管理的突出位置，加大人才培养力度，完善人才发展机制。

一是优化队伍结构。立足学校人事档案管理需求，科学规划人才队伍建设，优化人才梯队结构。注重引进档案学、计算机、大数据等相关专业人才，提高队伍专业化水平。加大青年人才培养力度，为人事档案信息化管理输送新鲜血液。

二是完善培养机制。建立健全人事档案管理人才教育培训制度，综合运用线上线下培训、实践锻炼等多种培养途径，提升培训的针对性和有效性。健全人才交流机制，促进人才跨部门流动，拓宽人才成长空间。

三是强化继续教育。把人事档案管理纳入干部教育培训总体规划，将继续教育作为提升管理人员素质的重要抓手。紧跟信息技术发展前沿，提升管理人员信息化应用能力。

4.深化数据开发利用

高校人事档案记录了教职员工成长发展的重要过程，蕴藏着丰富的信息资源。高校要树立大数据思维，推Lq/Zo8F30KxvE50I9k+5hj9PDxurPjl2DBj+4/aNJB0=动人事档案管理从“以档管人”向“以数治人”转型。

一是推进数据汇聚共享。加强人事档案数据与人事管理、科研教学等业务数据的集成，打通信息孤岛，扩大人事档案的服务辐射面。

二是创新数据分析应用。运用大数据、人工智能等新技术，对人事档案数据开展深度挖掘和智能分析。开发人才画像、知识图谱等数据分析模型，实现对教职员工的全景式、多维度画像，精准把握人才成长轨迹、专业发展态势。

三是拓展数据服务内涵。积极开发基于档案大数据的延伸服务。探索利用人事档案大数据开展人才趋势预测、政策效果评估等，为学校人事人才政策优化完善提供参考。

四是加强数据安全保护。树立数据安全意识，严格规范人事档案数据采集、传输、存储、使用等环节的安全管理。完善数据分级分类、访问控制、权限管理等安全防护措施，加强数据脱敏技术应用，切实保护个人隐私。

四、结语

高校人事档案信息化管理是新时代高校人才治理的重要内容。面对日益增长的人才竞争需求和信息技术变革带来的新机遇与新挑战，高校需要持续推进人事档案信息化管理理念、制度、流程、技术和模式的深刻变革，推动人事档案管理与现代信息技术的深度融合，全面提升人事档案管理效能，更好地服务学校人才强校战略。

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基金项目：本文系安徽省高等学校档案工作协会2023年基金重点研究项目“高校人事档案信息化管理研究” （项目编号：2023ZD017）阶段性研究成果。

作者简介：徐绪琴（1982—），男，汉族，安徽宿松人，硕士，副研究馆员，研究方向：档案信息化、人事档案管理现代化。