高校教师自购图书管理优化路径研究

摘 要：高等院校如何规范教师自购图书相关的科研经费使用以及高校图书馆如何管理相关图书，成为目前“双一流”高校建设必须面对的问题。文章对高校院系教师自购图书管理的现状展开SWOT研究，分析其管理的优缺点、机会与潜在的风险，提出基于图书馆视角下教师自购图书管理的优化路径。

关键词：高校图书馆；自购图书；SWOT分析；管理优化

中图分类号：G254 文献标识码：A

“十四五”期间，高等院校在国家科技创新体系中的地位不断提高，科研经费作为高校开展科研活动的关键保障，对于提升教育质量、推动创新研究、提高经济竞争力、促进社会发展与稳定有着极其重要的作用，高校科研项目和科研经费的规模也随之日益庞大。教师自购图书主要指高校院系教师利用各类基金、培育项目、课题等科研经费自主购买的公开发行或者内部刊印的用于支持学术研究、教学活动的文献资料。如何规范及正确使用科研经费购买图书、加强自购图书的协同保障管理，是高校管理者及高校图书馆关注的焦点。文章运用战略规划的SWOT分析法分析“双一流”建设背景下高校教师自购图书的现状，寻求高校教师自购图书管理的优缺点、机遇与挑战，并提出相应的优化路径。

一、高校教师使用科研经费自购图书的SWOT分析

SWOT分析法基于现代战略管理分析方法，应用于企业的规划管理中。通过分析法，企业可以找出自身内部的优势与劣势以及周围外部环境的机遇与挑战，为企业经营的可持续发展提供有力的科学依据。内部因子分为优点（S-Strength）与弱点（W-Weakness）；外部因子分为机会（O-Opportunity）与潜在风险（T-threat）。在新环境下，高校图书馆应从资源整合的角度科学优化教师自购图书资料的管理，并从实际出发，科学统筹规范学校教师自购图书资产管理。运用SWOT法分析高校教师自购图书管理的优弱点、机会与潜在风险（见表1），帮助高校图书馆认识到自身在学校图书固定资产管理中的不可替代性，发挥自身文献整合及管理的特长，抓住机遇，规避教师自购图书管理业务开展带来的威胁因素。

1.优点分析

教师自购图书是从事科研项目活动的保证，是提高学术能力和教学质量的基石。（1）传统模式下过分依赖图书馆采访老师的图书订购，手段相对单一。由于馆员学科背景不同，对教师的专业及研究方向不够了解，无法准确掌握学科的导向和需求。教师基于自身学科背景，结合科研需求自行购买专业图书更能体现其学术性，更好地支撑科研项目的开展。同时，也解决了图书馆传统纸质文献资源支撑学科建设保障率和覆盖率的问题。（2）教师自购的周期短，购书速度快。在传统模式下图书采购经费审批有时限性，确定供应商后，往往需要一定的时间成本。相比而言，在有明确需求的情况下，教师自购图书比图书馆传统采购方式方便、灵活、快捷。（3）教师自购的图书时效性强。图书馆传统采购图书通常需要招标采购，审批进程慢，教师获取信息的渠道更广，可以从学术研讨会、内部交流等途径获取新的研究热点或研究前沿相关的专业书籍，帮助教师了解行业学术科研动态及对学术研究起到催化剂的作用。

2.缺点分析

经笔者对南京地区多所“双一流”建设高校的图书馆问卷、电话、专家访谈调查发现：截至2024年，诸多高校的主管部门还未针对教师使用科研经费购买图书出台相关的规定，没有明确的制度作为指导。在具体实施过程中，缺乏统一的图书自购经费的申请和审批流程，探索施行有效且顺畅的流程需要一定的实践积累和时间考验，可能会面临教师产生抵触情绪，降低购买图书的积极性。探讨如何在保证科研经费有效、合理使用的同时，简化教师自购图书管理流程，减轻教师负担，不影响教师购买图书的积极性，成为关注的重点。

3.机遇分析

《普通高等学校图书馆规程》指出，高等学校图书馆是学校的文献信息资源中心，是为人才培养和科学研究服务的学术性机构，为教学、科研和学科建设提供文献信息保障，建立健全全校的文献信息服务体系。目前，纸质图书的来源渠道有国拨经费正常采购、图书捐赠、读者荐购、书展零星采购等方式。馆藏来源渠道相对单一，固定。图书馆通过登记入藏教师自购的图书，一定程度上拓展了纸本图书来源途径和范围，丰富了纸本图书的种类，是对现有图书馆纸质图书馆藏资源的一种补充，优化了图书馆现有的馆藏结构，方便从事科研的广大教师和学生借阅浏览，对提高图书馆的文献信息服务能力起到支撑作用。

4.潜在风险分析

调查发现：目前，大部分高校在关于教师使用科研经费购买图书的流程及管理方面缺乏质量把控规范，以至于在购买图书过程中出现渠道、图书质量、图书意识形态等诸多风险因素。（1）图书购买渠道不规范。目前，高校教师自购图书的渠道主要是通过网络平台、图书展销会或者实体书店等方式购买。由于之前大部分高校未出台相关教师自购图书的管理指导规范，出现了很多问题。例如，图书折扣的高低造成了学校固定资产的流失，网购图书的版权无法保障，出现了盗版、翻印等问题图书，甚至出现为了报销而报销，没有发生实际购书行为，直接向第三方索取发票报销科研经费等问题。（2）教师自购图书质量参差不齐，图书意识形态存在风险。教师使用科研经费购买图书都是自发性，自行决定或者由项目团队的学生采买，有从实体书店或从网上书店购买，有从境外购书平台或者二手图书交易平台购买。由于缺乏图书情报及出版相关专业背景及政治敏锐性，无法有效把控图书的质量及内容的意识形态，对图书的使用价值有一定的影响。

二、高校教师使用科研经费自购图书管理优化路径

1.建立清晰的管理制度和操作指南，明确教师自购图书的资产性质

2005年6月26日起施行的《教育部、财政部关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见》指出，高校取得的各类科研经费，不论其资金来源渠道，均为学校收入，规范固定资产和无形资产管理。除项目管理办法或项目合同另有规定外，凡使用科研经费购置的固定资产均属于学校的国有资产，必须纳入学校资产统一管理。2006年7月1日起施行的《事业单位国有资产管理暂行办法》指出，事业单位国有资产包括国家拨给事业单位的资产，事业单位按照国家规定运用国有资产组织收入形成的资产以及接受捐赠和其他经法律确认为国家所有的资产，其表现形式为流动资产、固定资产、无形资产和对外投资等。因此，根据国家出台的相关规定，有理由认为高校教师使用科研经费购买图书属于学校固定资产，应该纳入学校资产统一管理。高校图书馆作为图书资源的归口管理部门，可以根据办学经验与实际工作情况，针对此类图书管理制定清晰的管理制度和操作指南，严格规范教师使用科研经费购书的流程，这是确保教师使用科研经费自购图书管理有效的关键。制度应包括教师购书的条件和标准，如购书必须与教学或科研直接相关，符合学术研究的需要，购书的申请和审批流程包括申请提交的时间节点、需要提交的文件材料、审批的程序和责任人等。

2.明确图书馆作为教师使用科研经费购买图书资产的审核和主管部门

高校图书馆是学校的文献信息资源中心，是为人才培养和科学研究服务的学术性机构，是学校信息化建设的重要组成部分，是校园文化和社会文化建设的重要基地。一般情况下，科研项目经费管理主要是学校科技处、学科处等相关职能部门主管，图书馆属于配合参与部门，无法对使用科研经费购买的图书开展科学、有效的管理。各高校管理层应该把图书馆定位为管理教师使用科研项目经费购买图书的主管单位，教师使用科研经费购买图书后，须经过图书馆工作人员的审核，分类编目、固定资产建账，财务处工作人员根据图书馆工作人员的审核签字、盖章，才可进入报销流程。定期开展购书支出的财务审计和效果评估，确保透明度和管理效能。建立定期审计机制，财务审计购书支出，确保支出符合政策和法规。

评估自购图书对教学和科研的实际贡献，是否符合预期的学术需求和质量标准。例如，河海大学图书馆自2024年接手主管教师使用科研经费购买图书管理工作，制定并发布《关于做好教职工使用学校经费自购图书管理工作的通知》，对河海大学教职工使用学校各类经费自购图书采购、登记、报销、入藏保管、资产建账、变更保管提出相关工作要求。具体流程见图1。

截至2024年6月30日，教职工使用学校经费自购图书管理工作已成功运行3个月，目前已收到入藏登记单120份，登记图书1000余册，自购图书实洋60000余元。

3.加强对教师和图书馆工作人员的培训，建立为院系服务的反馈机制

首先，教师和图书馆工作人员是购书管理中的关键角色，为教师和图书馆工作人员提供制度和流程的相关培训，确保教师和图书馆工作人员理解和遵守购书的制度和流程，增强其管理购书过程的能力和意识。同时，图书馆采购工作人员可以为有需求的教师提供购书指导培训，帮助教师熟练掌握图书购买的操作流程以及如何快速找到与研究方向相关的专业书籍，提高购书的效率、规范性和准确性；其次，可以将教师自购图书的书目数据中的主题分类与院系的学科相关联，图书馆采访工作人员可以利用大数据分析技术及时掌握院系专业及相应学科的文献需求，结合院系专业发展动态及前沿热点、学科定位，有的放矢地推送迎合学科导向的相关主题图书供教师甄选。最后，建立有效的反馈机制，收集教师和图书馆工作人员对购书管理过程的意见和建议。根据反馈及时调整政策和流程，不断优化管理方法，提升服务质量和教师满意度。

4.制定自购图书分级管理制度，突出特色化资源建设

目前，图书馆对教师自购图书的管理大致有以下几种方式：（1）登记报账，编目入库并典藏。全校所有教师的自购图书均需要到图书馆办理购买信息登记，并将购买的图书移交到图书馆文献编目部，由编目老师开展分类、编目、典藏、上架，再以馆藏图书的方式借给项目组老师，图书用完后，项目组必须归还给图书馆，供其他读者借阅。例如，厦门大学图书馆规定教师自购图书持购买发票、图书至图书馆编目部办理审核及相关图书入库手续，然后至财务处办理报销手续。所购图书完成编目典藏上架后，由图书馆读者服务部负责电话通知，相关经办人在指定时间到图书馆服务总台办理自购图书借出手续。（2）自购图书登记不入库，不流通。教师自购图书到图书馆办理登记后才能到学校财务部门报账，图书不编目与上架。图书由项目组人员保管。（3）自购图书登记入库，不流通。教师自购图书到图书馆办理登记后才能到学校财务部门报账，图书编目、典藏不上架，图书由项目组人员保管，如河海大学图书馆。综上，在遵守资产管理制度的前提下，结合自身的馆员配备、学校的科研实力、办学规模、教学质量、科研经费等要素，制定符合本校特色的图书分级管理办法。合理的管理办法是开展有效管理的基础，应根据图书馆综合实力、学校科研水平及科研项目购书量，对科研图书入库后的后续工作作出相应规定。对于综合实力强的学校，可以先将自购图书编目入藏再借给项目组老师；对于综合实力一般的学校，可以先将自购图书登记，报账，项目组成员使用完毕后，项目结项后将自购图书归还图书馆，编目馆员对其编目、典藏、上架。

特色馆藏建设已日渐成为评价图书馆信息资源建设质量的重要标志之一。教师自购的图书与院系的重点学科建设、人才培养、教学科研、产品研发等密切相关，教师自购的图书可以彰显资源的专业性和学术性的特点和优势，为培育学校特色学科及图书馆特色馆藏资源的建设提供方向和指引。同时，图书馆可以利用文献计量，数据挖掘技术从不同视角对不同学科教师自购图书涉及的主题、研究方向、动态展开迭代透视分析，筛选、收集项目带头人、学科骨干的资源需求，嵌入院系教师科研项目，动态跟踪，实现资源与研究成果及需求的高度匹配和共享，精细化打造独特性、先进性的图书馆特色资源保障体系。

三、结语

从图书馆角度有效管理教师使用科研经费自购图书，对于提高管理水平、优化资源利用、支持学术研究和教学活动具有重要意义。同时，在图书馆国拨经费有限且每年图书价格上涨的情况下，其他经费自购图书对于图书馆现有的馆藏资源是重要的补充，探讨教师自购图书行为特征及可持续管理方式具有深远的意义。

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作者简介：杨健（1991—），女，汉族，江苏阜宁人，硕士，研究方向：信息资源管理；高冕（1986—），男，汉族，江苏泰兴人，硕士，副研究馆员，研究方向：文献资源管理。