科研诚信视角下科研院所科研档案管理的思考

摘 要：开展负责任的科研已经成为全社会的广泛共识，但是有些科研院所科研档案管理还未能发挥监督和治理不负责任科研行为以及维护科研人员自身权益的作用。在新形势下，如何加强科研档案管理成为亟待探讨的问题。文章通过阐述科研档案管理的现状，探析原因，提出科研诚信视角下科研档案管理策略，为科研院所科研档案管理提供可行性参考。

关键词：科研档案；科研诚信；管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着国家科技事业的发展，实现高水平科技自立自强成为时代的必然要求，开展负责任的科研成为全社会的广泛共识。为此，中共中央办公厅、国务院办公厅分别于2018年、2019年先后印发了《关于进一步加强科研诚信建设的若干意见》（以下简称《若干意见》）和《关于进一步弘扬科学家精神加强作风和学风建设的意见》（以下简称《意见》），科技部监督司于2023年发布了《负责任研究行为规范指引（2023）》（以下简称《指引》），对加强科研诚信建设，营造良好学术氛围提出明确的要求。但是，科研不端和科研失信等违背科研诚信要求的行为仍有发生，少数科研人员学风浮躁、学术失范、诚信失守，严重破坏了科研管理秩序，损害了科技创新良好生态，对我国科技创新事业发展和科技界整体形象造成恶劣影响。

2018年至2024年4月，国家自然科学基金委员会网站共计通报了学术不端行为案件处理结果192项。科研院所要如何将《若干意见》《意见》和《指引》的要求落到实处，强化院所科研诚信建设，杜绝科研失信行为，是摆在各院所面前的一个现实问题。

科研档案是在科研项目的立项论证、研究实施及过程管理、项目验收或绩效评价、成果管理等过程中形成的具有凭证、查考等价值并归档保存的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的信息记录以及标本、样本等实物。其凭证性和查考性是监督和治理不负责5b46f39f184785ce8790a4f2208914e4ebf1417040c4ef6e5c586f59de51dc3e任科研行为的有效手段，也是科研人员维护自身权益的“尚方宝剑”。

一、科研档案归档现状

科研档案归档要求，科研工作与建档工作“四同步”，但这一要求并未在实际工作中完全落实，使得科研档案在规范科研人员科研行为以及发挥凭证作用和可查考作用上大打折扣。科研档案管理现状与档案部门、科研管理部门对档案归档和使用的要求相去甚远。

1.科研档案归档不完整

《意见》要求加强科技计划项目全过程的科研诚信管理，将科研诚信建设落实到项目指南、立项评审、过程管理、结题验收和监督评估等科技计划项目管理的全过程。2023年12月，由国家档案局颁布实施的《科学技术研究项目档案管理规范》（以下简称《规范》）从规范科研档案归档范围的角度，为落实科研诚信建设奠定了基础。

科研档案归档范围涉及立项论证阶段、研究实施过程管理阶段以及验收或绩效评价管理3个阶段。《规范》将项目划分为三个类别，按照基础研究、应用研究、开发研究分别细化其归档范围。基础研究项目归档范围涉及35种科研文件，应用研究项目归档范围涉及47种科研文件，开发研究项目归档范围涉及51种科研文件。

由于上述《规范》颁布实施时间不长，现阶段科研院所已归档的科研档案主要集中在项目验收或绩效评价阶段。以笔者所在的单位为例，归档的科研档案主要包括项目申请书、任务书、验收表、经费决算报告、验收会议文件、科技报告、论文、专著、专利及项目实施产生的经济和社会效益证明等10余种科研文件。现阶段，科研档案归档情况暂时无法对科研全过程管理起到有效的监督作用，无法对院所科研人员的科研成果全覆盖核查。

2.科研原始记录档案质量不高

科研原始记录通常包括了实验名称、实验目的、实验设计或方案、实验时间、实验材料、方法、过程、使用的仪器设备、观察指标、实验结果、结果分析等内容的实验记录以及由实验使用的计算机、仪器打印或生成的图表、 检验报告、图片、数据等原始资料，能够真实还原科研工作的过程，是科研成果的重要原始凭证。

《意见》要求，论文等科研成果发表后1个月内，要将所涉及的实验记录、实验数据等原始数据资料交所在单位统一管理、留存备查。《规范》要求，项目负责人将应归档科研文件材料在科研项目（课题）结题验收后3个月内移交档案部门归档。《意见》对论文等科研成果的原始记录归档时间提出更高的要求。

但从实际归档的情况看，由于对科研原始记录没有统一的标准要求，科研档案普遍存在归档原始记录质量不高，“缺斤短两”现象严重，主要表现在：未展开全要素记录；以实验完成后补记的方式生成“原始”记录；未对热敏纸等不易长时间保存介质的原始资料介质转化；未使用黑色钢笔或签字笔等工具原始记录数据等。在归档过程中对科研原始记录的忽视，将无法还原科研活动的全过程，必然削弱科研档案在维护科研人员科研诚信和个人学术声誉的凭证作用。

3.科研档案利用形式单一

《规范》对科研档案共享与利用做出了规定，指出档案部门应制定科研档案共享与利用制度机制，明确共享利用的方式和流程，要求在保密安全的前提下，开发利用科研档案资源，既是提高国家科研创新能力有效途径，又能杜绝不负责任科研行为的发生。

长期以来，科研院所档案室的主要角色定位在科研档案的收集、整理和归档，对于档案的利用往往局限在项目组成员的查阅以及为科研院所年度工作报告撰写、报表填报、院所评估提供统计数据。对于档案共享与利用在杜绝不负责任科研行为方面的工作是空白。这与《指引》倡导的科研人员研究成果发表后，在不违反保密和知识产权规定的前提下，以适当方式开放共享所涉及的原始数据以及方法、试剂等材料的工作要求差距较大。

4.科研档案归档分散

随着信息化建设的发展，各级各类项目下达部门都建设有相对独立的计划项目申报、立项、验收、评审以及成果报奖等管理系统，并通过该管理系统实现对结题项目的逻辑归档。因此，对于承担科研项目的院所而言，其归档的档案往往因为不同的项目来源，分散在不同的管理系统中。而多个项目评审、整合形成的科研成果以及后期成果转化过程中的科研文件，大多是通过项目承担院所的科研业绩管理系统展开数据采集和归档。

科技计划项目、成果评审、成果报奖、成果转化和科研业绩管理系统相互独立，形成的科研档案也“各有千秋”，无法整合形成完整的档案资源库，不利于科研档案的管理与共享，无法实现《若干意见》要求的建设覆盖全面、共享联动和动态管理的科研诚信信息系统的目标。

二、科研档案管理现状产生的原因

1.缺乏相关的核查机制

由于各级各类项目下达部门在下达科研计划时，并未完全将《规范》中规定的归档范围纳入项目管理办法中，作为计划项目验收时必须考核和评价的指标。因此，在实际工作中归档的材料多局限在结论性的成果文件。人事管理部门在职称晋升评审时，并没有将科研诚信档案、科研档案的实质审查纳入申报人员的资格审查中。同时，科研院所的科研业绩奖励发放审核往往只是对科研成果证明材料的核对，并未对科研业绩成果的原始记录核查。

2.缺乏科研原始记录规范

目前，国家关于科研活动原始记录管理的相关政策文件与具体要求尚不清晰，有关科研实验记录管理体制机制缺失，尚未建立实验记录管理责任网络。同时，也没有相关的技术指南或技术标准对科研活动原始记录的内容、格式、记录载体等提出较为详细的规范要求。

3.缺乏科研档案的准确鉴定

科研院所档案管理部门对于档案是否需要归档，保管期限等鉴定不够准确，一定程度上制约了科研档案的利用，使得部分科研档案束之高阁，无人问津。对于定期保管的科研档案在保管期限届满后，往往因档案管理人员对学科专业性强的科研档案是否公开拿捏不准，导致该开放的档案未开放，一定程度上影响了科研档案的共享利用。

4.缺乏科研档案管理的顶层设计

随着国家加快创新体系建设，科研项目资金来源也日趋多元化。为了便于管理，不同项目下达部门分别建设了相对独立的管理系统，对于不同来源、不同计划类别的项目，其管理要求也有所不同，这一点体现在不同管理系统的模块设置上。

科研院所的档案管理系统与项目管理系统之间缺乏相适应的系统管理标准，导致数据接口不同，无法形成有效的数据关联。虽然科研项目在下达部门实现了逻辑归档，但是这样形成的档案数据库如同一个信息孤岛，分散在不同的系统中，无法保障科研院所档案资源的完整性，无法形成一个服务科研诚信建设的档案资源库。

三、科研档案管理策略

《中华人民共和国档案法实施条例》（以下简称《条例》）作为新修订档案法的配套行政法规，《条例》中有5处分别从不同角度明确要求发挥档案作用，为人民群众利用档案提供便利。科研档案的服务功能则集中体现在其作为科学发展和科技创新的基石。同时，在服务科研院所诚信体系建设上发挥维护学术声誉的凭证作用。而科研档案服务功能的发挥是基于一个系统、完整和准确的科研档案资源库。

1.发挥制度导向作用，增强归档意识

制度是管理的重要工具和手段，是工作的行为规范和准则。要将国家层面的法律、规范融入与科研人员息息相关的院所项目管理、职称评审、科研业绩奖励办法等实施细则中，让法律法规以“抓铁有痕、踏石留印”的方式有效落地，从“遥不可及”成为“如影随行”，从制度层面让规范的档案归档成为科研人员的自觉行为。

将《规范》中科研档案的归档范围纳入各级各类项目下达部门的科研项目验收管理办法中，将科研项目档案验收作为科研项目验收合格的一项考核指标。从职称评审制度层面，改变职称评审中科研诚信的审核机制，由对科研人员诚信承诺的审核转变到对科研人员科研档案的审质审查，对无法提供科研原始记录的科研成果，在职称评审中不予认定。将科研档案归档的完整性纳入科研院所科研业绩奖励发放管理办法中，与科研人员的“钱袋子”挂钩，对于无法提供科研原始记录的科研成果，不予兑现绩效奖励。多措并举，联合发力，提升科研人员归档的自觉性和主动性，为科研档案的“应归尽归”提供制度保障，解决档案归档不完整、不准确的问题，丰富档案资源，充实科研诚信建设的数据库。

2.提升项目管理系统，实现“四同步”管理

着眼问题导向，结合科研实际工作，将实现科研诚信建设和科研档案全流程管理作为目标，以项目申报为源头，建立起全流程信息收集机制和规范。

将《规范》对基础研究、应用研究、科研开发3类科研项目对文件材料归档范围的不同要求，融入项目申报、项目立项、结题验收和监督评估等科技计划项目的全过程管理中，融入各级各类项目下达部门的科研项目管理系统中。科研人员可以通过网络技术，根据系统不同模块的要求，将科研项目实施各阶段形成的数据和信息及时上传科研管理系统。最后，各项目承担院所的科研档案系统，通过标准化数据格式，与上述科研项目管理系统之间实现通信和数据互联互通，在真正意义上实现数据从业务部门到档案部门的全过程无缝对接。

提升项目管理系统，从源头解决因科研归档范围不同，标准不统一，归档不及时等带来的档案归档不完整的问题，解决因相对独立的多个项目管理系统带来的科研档案归档分散的问题。真正实现了科研档案工作“四同步”的工作目标，形成科研项目由始至终的全生命周期闭环管理，为科研诚信信息共享应用提供数据支撑，最大限度地保障科研人员的权益。

3.拓展科研档案共享，发挥监督作用

在做好开放鉴定工作的前提下，让科研档案的利用从简单的目录级检索转变为对不涉及知识产权和技术秘密的档案数据类型的开放，拓宽开放共享的内容与形式。

通过开展档案编研业务，将非涉密科研项目的项目名称、完成人、取得的突破性科研成果以及发表文章等综合性、系统性开放。同时，将科研档案编研成果通过科研院所官网、某信公众号、汇编、展板以及宣传册等不同载体，以公开、透明的形式呈现在公众眼前，是对科研档案资源利用的深化，体现科研档案开放共享和保密安全的有机结合。将档案的无形价值以有形的方式呈现，既可以规避重复研究的风险，减少科研资源的浪费，又可以最大限度地杜绝剽窃、虚构实验结果等行为，是对科研人员诚信建设的有效监督。

4.开展科研项目档案验收，保障档案“三性”

长期以来，对一般性科研项目的验收主要围绕对项目目标任务完成情况以及经费使用情况的评价。验收专家通常由同行评议专家和财务专家组成，缺乏科研档案的验收环节。科研项目下达部门应将科研档案的完整性、准确性和系统性的评价纳入科研项目的验收工作中，对照《规范》的归档范围、研究过程的流程完备情况、组卷的合理性等方面，为科研文件把好归档前的最后一道质量关。根据项目的大小，科研项目档案验收可以采用会议验收形式，与科研项目验收同步开展，给予验收结论，也可采用审查验收的形式，给予审查意见。对档案验收不合格的项目，项目负责人要及时整改，直至档案验收合格。

实现科研项目档案验收与项目任务验收、财务验收同步，避免了科研人员在项目任务完成后未按要求归档的问题，是保障科研项目归档的完整性、准确性和系统性的最后一道屏障。

四、结束语

综上所述，为实现科研档案服务科研诚信建设的目标，不仅要从提升项目与档案管理系统的层面入手，还要从制度层面增强科研人员的档案意识，从管理层面提高档案人员的业务水平和服务意识，多管齐下，多维推进，不断丰富档案馆藏资源，为科研诚信建设提供源头之水，更好地发挥科研档案的服务功能。

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作者简介：张丹青（1982—），女，汉族，福建福州人，本科，馆员，研究方向：科研档案管理、科研管理。