加强疾控机构科研档案管理规范化和标准化路径探析

摘 要：科研档案管理主要负责科研课题、科研成果申报及管理等多方面工作。文章主要围绕疾控机构科研档案管理的意义、主要问题等展开论述，探讨了科研档案管理的规范化建设路径。

关键词：疾控机构；档案管理；规范化

中图分类号：G271 文献标识码：A

科研档案主要记录了疾控机构科研成果及相关资料，是科研项目在研究准备、研究实验、鉴定验收、成果评价、奖励申报、推广应用等过程中形成的、具有保存价值的文字、数据、图表、声像等形式载体的文件材料。科研档案管理是科研管理工作的重要内容，是疾控科研活动的重要环节，是疾控科研管理规范化、信息化的重要标志。目前，大多数疾控机构在科研资料的保存、整理及利用方面仍然存在一定的不足与疏漏。因此，探索建立规范化、标准化的科研档案管理工作机制，统一科研档案管理工作流程、内容与方式方法，提高工作的规范化、标准化水平，最终实现科研档案收集、整理、归档、保管及利用等工作的提质增效。

一、科研档案的特性

1. 科研档案形成时间长

科研档案的形成与科研工作时间密切相关。科研工作时间越长，科研档案形成的时间也会变长。科研档案是在科研项目立项论pNv4ShZD1JiEjr36FNLqpdlcAsdJek32MPR6PcVGe8M=证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的。科研项目一般要经过申报、立项审批等流程，需要多个部门的审批和鉴定，整个课题申报、立项、结题通常需要耗费两到三年的时间，重大专项科研项目消耗的时间会更长，应将所有阶段的科研档案资料汇总在一起，最终形成完整的科研项目档案资料。由此可见，科研档案贯穿课题研究的整个过程。因此，其相关科研材料收集时间相对较长。

2.保密性强

疾控机构的科研数据主要包括病原体检测数据、流行病学调查数据和疫苗接种数据。这些数据对于防控疫情和制定公共卫生政策具有重要意义。同时，这些数据也涉及个人隐私和公共安全等问题。因此，疾控机构的科研档案也具有保密性。

3.参考性及实用性强

科研档案是经过收集、归类、整理、鉴定等科学方法形成的具有保存价值的资料，是科研项目成果最真实的反馈及水平体现，对于今后疾控机构的科研工作具有重要的参考价值。疾控机构科研人员通过查阅以往的科研档案，可以了解前人的研究成果、研究方法和思路，避免重复研究，提高研究效率。同时，它能在科研管理、科技决策、科学研究、技术交流、著书立说、职称晋升、经验总结等方面提供信息和依据，起到凭证和参考作用。

4.专业性强

疾控中心科研档案涉及大量的医学、生物学与统计学等专业领域的知识，具有很高的专业性。开展档案管理工作时，需要遵循专业标准和规范，确保档案内容的准确性和可靠性，并需要专业人员对其整理、分类和保存。

5.多样性与复杂性

疾控中心的科研档案涵盖多种类型的数据和信息，包括实验数据、研究论文、研究报告、专利申请等，管理具有一定的难度。

二、疾控机构科研档案管理规范化建设的重要意义

在科技日新月异的时代，科研档案的管理日益显现出其重要性。

1.提高档案管理工作效率和协同创新能力

档案规范化建设有助于提高疾控机构科研档案管理的工作效率和质量。通过制定统一的管理标准，实现档案的分类、归档、整理、利用等各个环节的规范化和标准化，可以减少不必要的工作量和时间浪费，提升档案的准确性和完整性，减少错误和遗漏，提高档案的利用价值。同时，还可以促进各部门之间的协同创新，为科研和业务工作提供有力支持。

2.保障科研信息安全

科研档案是疾控机构的重要资产，其中包含大量的科研数据、技术成果、学术交流信息等，具有极高的价值和敏感性。实施科研档案规范化管理，可以确保这些信息的安全性和保密性。通过建立严格的档案管理制度和流程，采取有效的安全措施，防止信息被泄露、篡改或滥用，确保科研档案的完整性和真实性。

3.提高科研能力以及成果产出

科研能力的提升、科研成果的突破、科研手段的创新不可能一蹴而就，这些都离不开前人研究的基础和经验借鉴。科研档案是疾控机构记录科研活动的重要资料和依据，科学、合理的档案管理能够提供科研过程和结果的翔实信息，有助于科研成果的追溯和评估，对于推动疾病预防控制学科的发展和提升具有重要意义。规范化的档案管理可以确保这些资料的完整性和准确性，为科研人员提供有力的数据支持，促进科研成果的产出和转化。

4.便于监督和评估

规范的档案管理利于科研管理人员实时监控科研项目。通过系统地整理和归档科研数据、实验过程等相关资料，可以使管理层能够及时了解项目的实际进展，确保科研资源得到合理分配和有效利用。科研档案管理对科研项目的评估具有积极作用。通过详细、完整的档案资料，评估人员可以全面了解科研项目的过程和成果，为项目验收、成果鉴定等环节提供有力支持，有助于提高评估的公正性和准确性。

三、疾控机构科研档案管理存在的主要问题

在国家政策的支持下，各级疾控机构近年在科研方面投入大量精力，每年均有科研项目处于课题申报、立项和研究实施、结题阶段，产生大量的科研项目相关材料。针对科研项目不同阶段产生的文件资料，如何收集、整理和归档，并保证资料的完整性、准确性和规范性以及如何在保证科研知识产权安全的前提下，实现科研档案的共享和利用等诸多方面存在需要解决的问题。

1.科研档案整理与归档不齐全，质量不高

科研项目本身具有周期较长，涉及研究领域多等特点。因此，在档案管理过程中，档案管理人员需要投入大量时间和精力来收集、整理和分类档案资料。一方面，是档案管理人员针对科研档案的收集与归档的意识相对薄弱；另一方面，档案管理人员不明确科研档案的归档范围和内容，未能及时跟踪科研项目，与科研工作者的沟通不足，导致不了解各个科研项目的实际进度，使科研档案资料的收集和归档进度落后于科研项目的实际进度，导致科研档案资料的收集和归档存在诸多疏漏，档案资料未能得到完整的收集和妥善保存。

2.科研档案管理信息化建设力度薄弱

随着现代互联网技术和计算机等技术的快速发展，档案管理也在不断变革，信息化已经成为档案管理的重要趋势。目前，部分疾控机构的科研档案管理信息化建设仍然滞后，主要采用传统人工搜集和形成纸质卷宗档案的管理模式。该模式信息化程度低， 存在许多弊端：其一，长年积累的大量纸质科研档案需要购买大量的档案袋和柜子，其保存和放置还需要占据较大的空间，增加了科研档案管理的成本；其二，纸质档案的检索和利用效率低下，翻找目标档案需要耗费大量的时间和人力，且找到的信息也不一定符合要求；其三，纸质档案的保存和维护比较困难，需要注意防潮、防虫、防晒和防火等问题，需要定期检查档案，评估档案存放质量。因此，要想解决这些问题，纸质档案应该转变为电子档案。目前，大部分疾控机构在电子化和信息化建设方面进展缓慢，主要原因是缺乏电子管理设备设施以及信息化平台，导致电子档案存储和检索困难，科研档案利用率难以提高。

3.缺少健全的科研档案管理体制

目前，大多数疾控中心科研档案的管理仍存在档案管理体制不完善的问题。例如，没有及时更新科研档案管理的规章制度，沿用传统且落后的档案管理制度，传统的档案管理制度可能已经无法适应现代科研活动的复杂性和多样性。部分疾控中心甚至没有成立科研档案管理部门或科室，由各业务科室自行保管科研档案；缺乏标准化和规范化的档案管理流程，档案管理人员的工作职责和权限划分模糊，缺乏有效监管以及管理制度执行规范和操作标准依据，导致工作人员在实行档案规范管理的过程中存在执行力不足，不能及时对疾控中心档案实施整理、收集，容易造成档案管理混乱，影响档案的利用效果。同时，这种情况还可能对档案的保密性和完整性产生隐患。

四、疾控机构科研档案管理规范化建设路径

1.提升档案管理人员职业素养

针对科研档案整理与归档不完备等问题，应提升档案管理人员的专业素养及管理意识。档案管理人员是推动疾控机构档案管理规范化建设的关键，随着档案管理以及科研工作的不断发展，对于档案管理人员的专业素养要求也在逐步提升。为了保证档案管理的准确性和规范性，疾控中心应定期组织开展档案管理规范化培训，以提高档案管理工作人员的专业知识和技能水平。此外，加大对科研档案管理重要性的宣传和教育，提升疾控机构档案管理人员对档案规范化管理的认识，树立正确的档案管理观念。

2.加强档案管理信息化建设

科研档案信息化建设是将疾控机构开展的各类科研活动资料整理形成电子成果载体，与传统档案管理模式有所区别，档案电子化为疾控科研提供更加便捷、高效、准确的科研档案管理服务，为后续更高水平的科学研究、科技创新提供研究基础和技术支撑，更有效地激发疾控机构科研创新的灵感和动力。此外，疾控机构科研档案数字化建设的实施能够有效激活科研技术资源，继续深化科研，提高疾控机构快速了解自身科研结构和层次的能力，为引进科研型人才、重点学科建设统筹谋划提供可视化依据，从而进一步推动科研合作和优质科技成果转化落地应用，提高疾控机构协同创新和服务国家重大战略需求的能力。近年来，互联网等信息技术迅速普及，在各行各业应用广泛。因此，加强疾控机构档案信息化建设是我国新时代档案管理工作的重要任务。疾控机构可以通过现代科技手段，包括大数据、人工智能等，从而实现科研档案的数字化和智能化管理，提高科研档案管理的效率、准确性和创新性。 推进科研档案数字化管理。疾控机构需要配备充足的扫描设备，将大量的纸质档案扫描转化为电子格式，并建立相应的电子档案库。推动纸质档案向电子化转变，加大人力投入，争取在短时间内将所有纸质科研档案转化为电子版，可以节省大量的人力和存放纸质档案的物理空间。

应着重加强档案室的网络基础设施建设，确保网络全覆盖。同时，建设科研档案管理信息化平台，在平台建立科研档案管理数据库，并及时将电子科研档案录入，以实现科研档案的高效信息化管理。疾控机构内部人员查阅科研档案数据信息时，需要提出查阅申请，经过审批后，可以直接登录科研档案信息管理平台查阅相关数据资料和文献。通过科研档案信息管理平台的检索功能，能够快速查询想要的档案信息，提高科研档案的利用效率，节省查找翻阅的时间。

通过人工智能技术，科研档案智能化管理可以提供更智能化、精准化的档案服务。例如，通过利用机器学习等技术，可以自动对档案归类、标注和索引，从而实现档案自动化管理；通过图像识别技术，可以自动识别和提取档案中的关键信息；通过数据挖掘和分析，可以挖掘出档案中隐藏的规律和知识，并为科研工作提供有价值的参考。此外，还需要重视信息保护和隐私保密，做好科研档案信息管理平台的技术维护工作。虽然信息化管理让档案管理更加高效和便利，但信息化平台与互联网连接存在一定的网络安全风险。加强信息平台的维护，以确保网络信息安全，敏感信息不被泄露和滥用。

3.完善科研档案管理体制

依据《科研档案工作规范》等档案管理文件，建立健全科研档案管理体系，规范档案管理流程，并明确档案管理工作人员的职责，加强对档案管理体制的监督，确保档案管理工作顺利开展。其一，要建立完善的科研档案管理规章制度。规章制度是保障科研档案管理工作有序开展的基础。在制定规章制度时，要充分考虑档案的分类、归档时间、档案利用方式等方面，确保各项规定符合实际情况，有利于档案管理工作的开展；其二，明确并落实档案管理人员的岗位职责。档案管理人员是科研档案管理工作的具体执行者，其工作是否负责直接影响到档案管理的效果。明确岗位职责，利于增强档案管理人员的责任意识，促使他们更好地完成工作任务。相关人员应熟悉档案管理的基本知识和技能，熟练掌握档案管理软件的使用，以确保档案的完整、准确和及时归档。在日常管理过程中，强化监管力度，定期核查与盘点，关注档案文件的完备性与合规性，梳理工作中所存在的瑕疵与不足，并有针对性地提出建设性意见与改进措施，以推动管理质量持续优化和提升；其三，规范档案管理流程是提高管理效率的关键。规范相关环节的操作，可以确保档案在管理过程中的安全性和便捷性。在实际操作中，要注重档案的保密性和隐私保护，防止档案信息被泄露。此外，还应加强对档案管理体制的监督和检查。监督和检查是确保档案管理工作顺利开展的重要手段。有关处室应定期对科研档案管理工作开展审查，确保各项制度得到有效执行。

五、结语

综上所述，加强档案规范化管理对于推动疾控机构科研及人才教育培训发展具有重要意义。通过提升科研档案规范化管理意识、完善科研档案管理体制、加强档案信息化建设等措施，可以逐步实现科研档案的规范化管理，有效提升疾控机构科研档案管理的质量和效率，为疾控机构的科研工作提供有力支持。

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作者简介：刘彩丽（1985—），女，汉族，陕西咸阳人，本科，馆员，研究方向：档案管理。