试论数字档案馆建设对档案管理模式的影响及对策

摘 要：随着数字化时代的到来，对以人工为主的传统档案管理模式产生了重要影响，原有的档案管理模式已经无法满足时代发展的需求。为顺应时代发展潮流，解决档案工作中出现的新问题及面临的新挑战，更好地推动档案管理工作有序开展，数字档案馆建设就显得尤为重要。建设数字档案馆是互联网技术发展的必然结果，但作为数字化时代的新产物，数字化建设档案管理必然对传统档案管理模式产生影响。数字档案馆通过对档案馆馆藏的数字化转换，在提高了档案管理工作效率的同时，还建立了一种管理理念、管理职能全新的管理体系。文章以数字档案馆的概念和建设内容为切入点，分析了数字档案馆建设对档案管理模式的影响，并提出相应的解决方法。

关键词：数字档案馆；档案管理模式；影响及对策

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

在2000年召开的档案工作会议中明确提出了要转变观念改变认识的观点。会议中强调要将档案馆建成“两个基地，一个中心”。即档案保存基地，爱国主义教育基地和档案信息服务中心。进入数字化时代，数字技术日益成熟并得到了广泛应用，档案馆数字化建设已经成为必然的发展趋势。做好数字档案馆的建设工作，促进档案管理工作高效开展，符合时代的发展要求。

一、数字档案馆的概念

在解释数字档案馆的概念之前，应先了解数字档案的基本内涵。数字档案，是利用计算机技术，通过二进制编码的方式，对档案资料、数据处理后加以保存，并为广大用户提供不受时间、空间限制的网络检索和服务的档案网络信息系统。数字档案馆是社会进入数字化时代的产物，通过对网络、计算机、大数据等数字技术的运用，将档案馆中的纸质馆藏档案转化为数字化档案，并保存于数据库。

传统档案馆以纸质文档、图表、数据资料保管为主要工作内容，在档案管理过程中，容易出现纸质档案的丢失或受外部环境影响而出现破损的情况，并且在查阅使用中极为不便。数字档案馆的出现，改变了传统档案的管理理念，优化了管理流程，通过数字技术的应用，弥补了传统档案管理中的缺陷，为广大用户提供了方便、快捷的高效服务，是我国档案管理事业发展的必然趋势。

二、数字档案馆建设的基本内容

一是将档案馆馆藏作为基础数据，以满足档案数据增长需求以及各项管理、服务为目的，开展基础网络架构、技术线路相关的软硬件基础设施搭建。二是运用数字档案管理系统，实现档案管理在收集、分类、存储、利用各个环节的自动化功能。三是通过对档案馆纸质档案资料的数字化转换，建设馆藏数据库，推进数字档案的移交及管理，形成有效使用的数字档案资源库。四是通过现代化技术，确保数字档案信息资源的可靠性和长期使用性。五是采用多种数字化技术，通过网络平台等多种媒体渠道，与用户有效互动，获取其需求并提供相应的快捷服务，实现档案信息资源共享。六是在数字档案馆建设过程中，要重点关注对数字档案安全性和保密性的安全体系建设。档案管理人员应充分认识到在数字化时代网络技术的应用，在为档案管理工作带来高效、便捷外，还存在安全隐患，尤其以网络风险为主。因此，要增强数字档案馆建设中的安全防范意识。

三、数字档案馆建设对传统档案管理模式的影响

1.传统档案管理体制理念发生了转变

档案与其他文献资料的明显区别是档案普遍具有涉密性，在使用时有一定的限制，鉴于档案的此种特性，传统档案管理体制的核心理念是以控制为主，防止档案信息被泄露。进入数字化时代，档案馆从单纯的档案资料保管主体正在向档案服务主体发生转变。数字档案馆的建设就是要通过以互联网等数字化技术优化整体管理流程，在传统档案管理工作理念的基础上，有效提高档案收集、保管工作的效率，彻底实现档案管理理念中由单纯的保管主体向服务主体升级。数字化建设让档案信息资源更加广泛，让档案信息透明化与全面化，让不同部门之间的沟通更加方便快捷。

2.重新分配各职能部门工作方式

传统档案管理部门的工作方式以收集、保管档案资料为基础核心，被动的工作方式导致工作人员缺乏主动服务的思想意识。不难看出，传统档案管理是一种被动、耗费时间的工作方式，也是一种技术简单的工作，对档案的保管和使用都有明确的规定和范围。

数字档案馆是一种主动获取资源的互联网服务共享方式，数字档案馆是一个安全、系统、方便的外部使用媒介，由存储系统、管理系统、网络环境系统等板块组成一个系统的数字档案资源中心。数字档案馆的建设已不再是单纯的技术工作，对档案管理的要求，应让档案馆各部门积极参与数字化建设。在数字档案的收集、整理、分类、保管、利用的各个环节中，相应负责部门的工作人员要根据档案管理中的实际情况，提出合理的建议，参与整个数字化管理系统的设计，并结合自身工作提出相应的需求，使各部门的工作人员在后期数字化档案管理系统中，能够更快更好地进入各自的管理角色，为档案用户提供更优质的服务。在整体数字化档案管理系统设计时，各部门工作人员要注重档案信息的安全性和保密性，在未获得授权的情况下，杜绝出现私自使用、复制、转交数字档案的情况，从严密的管理制度上确保数字档案馆建设顺利开展。

3.档案管理理念的更新

在传统档案管理工作中，重点工作内容是对档案资料的分类整理并展开有效保管。传统档案信息资料的收集范围狭窄且来源不确定，工作方式处于被动状态。档案数字管理系统除了具有“收集、管理、保存、利用”四项基本功能外，还同时有着对用户权限管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等多项功能。数字档案不仅信息来源多，还在准确性和及时性方面都远高于传统的档案管理。在查找方面，通过简单的索引，就能快速、全面地找到所需档案。在整理和保存上，数字档案更加简洁方便，更节省空间，借助硬盘、U盘等储存器就能大量储存所需要的信息，读取也不受地域限制，可以随时随地查阅信息。数字档案管理能够更好地让用户按需取用，利用便捷、安全的特点，让用户凭借登录账号、密码就能在共享资源中找到需要的档案信息。数字档案管理系统确保电子档案信息的可靠性和可用性，可以根据信息化发展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展。

四、数字档案馆建设的重要意义

数字档案馆和传统的档案馆相比较，数字档案馆的数据中心更为庞大，发挥的作用功能更多，能够有序处理各个环节的问题，形成综合、统一的档案管理模式。在管理的方式上，采用信息化管理方式，极大程度上减少了物力、人力资源的投入，也提高了整体的管理效率。从全程优化管理来说，开展档案资源管理的时候，提高了各种档案资源管理的有效性、真实性和完整性，为用户提供更准确的信息服务，是一种现代化档案馆建设的必然趋势。

1.有效提高档案管理效率

数字技术的应用，有效提高了档案管理的效率，与传统档案管理模式相比较，数字档案管理更快捷、安全、有效地实现了资源共享。数字档案馆的建设，有利于提高档案管理效率，提高档案管理的整体水平。

2.降低人工管理成本以及人为工作失误

在纸质档案管理中，需要耗费大量的人力资源，且对工作人员的档案专业素质有较高要求。纸质档案管理需要工作人员耐心细致的工作态度，但在实际工作中，经常会出现因人为失误给企事业单位造成的损失。数字档案馆建设，细化了管理流程，优化了管理程序，降低了人力资源成本，并有效降低了人为因素导致的工作失误率。

3.优化档案管理职能

数字档案馆建设细化了档案管理流程，优化了管理程序，更强调在管理流程中各部门的紧密协作和配合，能够拉近档案馆各部门之间的联系，展开积极有效的沟通，在优化了档案管理职能的同时，还可以为用户提供更优质的服务。

4.实现资源共享

打破时间、空间限制，实现资源共享，是数字时代的特点和优势。而档案馆数字化建设，可以有效助力档案信息实现共享的目标。

五、建设数字档案馆过程中存在的问题

1.缺乏资金投入

相较于传统档案馆而言，数字档案馆有无可比拟的优势。但在档案馆数字化建设过程中，投入的资金相对较多，也让相当一部分企事业单位因资金匮乏无法开展数字化档案馆建设。另外，有的单位因为对数字档案馆建设的重视程度不够，导致对数字化建设投入不足，严重影响了数字档案馆建设的进度。

2.数字档案馆建设缺乏统一的规范标准

由于各企事业单位对档案馆数字化建设的重视程度不同，在数字档案馆建设过程中，并没有一个统一的建设标准，就会出现在建设过程中的随意性和盲目性，影响了数字档案馆的建设质量。

3.档案馆需要进一步丰富数字档案资源

当前，数字档案馆的数字档案主要来源于两个方面：一是对原有纸质馆藏资料进行数字化转换所得；二是接收单位或部门提交的数字档案。对馆藏纸质档案的转换要投入大量的人力、时间才能实现，速度慢效率低，由此可见，数字档案馆的档案资源来源有限，导致了数字档案的匮乏。

4.档案馆管理人员欠缺信息化素养

数字档案馆的建设有效降低了人力成本，提高了档案管理效率，但同时对档案馆工作人员的综合素质和能力有了更高的要求。传统档案馆的管理模式，制约了工作人员的创新意识，固化了工作方式，大部分工作人员没有接受过数字技术的相关培训，导致在信息化素养上的缺失，影响了档案馆数字化建设的进程。

六、数字化档案馆建设的策略分析

1.加强对数字档案馆建设的重视

数字档案馆建设是时代发展的要求，是档案馆发展的方向。作为档案馆的管理层，应通过对数字档案、数字技术基础知识的学习，从意识形态上认识到数字档案馆建设的重要性。部门领导要通过多方位的大力宣传，由上而下的改变传统档案管理理念，督促部门工作人员积极探讨并参与档案馆数字化建设。

此外，档案馆领导要结合本馆数字化建设的实际需要，加大资金投入，确保数字化建设的软硬件基础设备设施的采购配置到位，为档案馆数字化建设奠定坚实的物质基础。

首先，企事业单位要从传统档案管理模式中脱离出来，从思想层面认识到建设数字档案馆以及完善档案管理体制的重要性；其次，相关单位领导应主动学习与数字档案馆建设有关的知识和内容，并采取多元化的宣传手段，将建设数字档案馆的益处渗透各个部门，以转变员工的思想观念，促使全体员工积极参与数字档案馆的建设，推进整体建设进程；最后，企事业单位要结合自身对档案管理模式的实际要求，投入充足的资金，为数字档案馆的顺利建设提供坚实的物质保障。

2.加强数字档案馆建设统一标准

数字档案馆建设制定统一标准，有利于强化档案馆数字化建设的效果，并规范档案馆管理工作人员的工作流程。在统一标准的制定过程中，要以国家档案管理部门制定的规范为准则，结合档案馆自身实际情况，制定相应的标准规范。在数字化建设过程中，数字档案馆应在档案收集、分类、归档、转移等各项工作中制定标准操作流程，促进全国数字档案馆建设统一标准。

3.全方位、多渠道扩充数字档案馆的资源

数字档案馆建设的价值体现在快速、便捷的信息传递及资源共享方面，丰富的馆藏信息资源是数字档案馆建设的基础。首先，为了有效拓宽资源渠道，要加快档案馆传统纸质文档向数字档案转化速度；其次，档案馆要加强与单位内部所有部门的沟通，将其各种档案资源全部收入馆藏中，并数字化处理；最后，面向社会广泛收集各种类型、各种层次的档案资源，以充实数字档案馆馆藏资源。

4.建设一支高素质、复合型的管理人员团队

数字档案馆建设需要一支高素质、专业能力强的管理团队。档案管理部门要重视外部专业人才的引进和内部人员的选拔和培养，通过设立合理、公正的绩效考核机制，提升工作人员的工作积极性。尤其是要加强内部员工培训，一是加强档案管理专业的基础知识培训，二是重点加强计算机、网络技术等数字技术的培训。在内部员工选拔、培养的同时，要从社会公开招聘高素质、复合型人才，尤其是数字技术、信息化管理方面的高级人才，补充团队实力。

5.重视数字档案馆信息安全建设

数字技术的应用，给档案管理工作带来了高效性与便捷性，数字档案馆建设已是大势所趋。但是，数字档案馆过于依赖互联网，也给档案馆信息安全带来风险隐患。最突出的就是档案信息被泄露问题，需要档案管理部门高度重视数字档案馆建设中的信息安全。一方面，数字档案馆要制定严密的操作流程，从收集到移交全过程规范操作，并设置查阅档案权限；另一方面，用户应具备相应的查阅资格，通过密码进入查阅系统，一旦输入密码错误，将触发警报系统。除此以外，数字图书馆要将计算机安全、网络杀毒等列为日常工作，设置专门的网络安全管理人员，随时监督，及时发现风险并处理，确保数字档案馆档案管理的安全性。

七、结束语

综上所述，随着数字化技术的深入发展和广泛应用，推动了我国档案事业向信息化、数字化方向全面发展。数字化档案馆的建设，对传统档案管理模式产生了重要的影响，优化和完善了档案的管理机制，提高了档案管理效率和利用率，为广大用户提供更多的个性化服务。因此，加强档案馆数字化建设，是时代发展的需要，是档案事业健康稳定长足发展的有力保障。

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作者简介：刘淑敏（1994—），女，汉族，陕西府谷人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。