数字时代档案管理与信息安全

摘 要：随着信息时代的到来，档案管理工作也迎来了新一轮挑战和机遇。传统的纸质、封闭式的管理方式已经被打破。新型电子技术带来全新变化，并衍生出无痕档案馆、自助档案馆等概念。在此背景下，产生一个新的问题，即网络远程服务与大数据环境下云存储空间利用之间的矛盾以及云存储空间安全性面临着严峻挑战。如何解决这一难题是档案工作者急需思考和面对的重要课题之一。

关键词：数字时代：档案管理；信息安全

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着科技的不断进步，档案工作也发生了翻天覆地的变化，传统纸质管理方式已经不能适应新时期发展要求。数字时代的计算机网络技术、数据处理能力得到了很大提高。同时，电子文件存储系统及传输系统等功能也越来越完善，为信息安全提供了重要保障作用。另外，计算机应用软件程序、硬件设备设施的不断更新与维护以及数据库管理系统的升级和扩展使得档案管理工作面临着巨大挑战，如何更好地适应新时代档案管理要求，成为摆在档案工作者面前的重要课题。

随着社会的不断发展，档案管理技术也在逐渐成熟，但仍然存在着很多问题，如计算机、网络技术飞速发展、电子信息量巨大化和数据处理速度快速提升等，都对传统纸质文件管理模式造成了很大的冲击。数字时代，电子文档、网络文件逐渐替代了传统管理模式。为了使档案管理与信息安全工作更加顺利开展，应对现有技术和观念深入了解。还需要注意的是，随着社会不断发展进步以及人们对于新事物接受程度越来越高，档案管理与信息安全新情况会层出不穷且复杂化，应针对出现的各种问题采取相应的解决措施。

一、数字时代的档案管理

1.数字时代的档案管理原则

（1）保密性。网络信息安全技术能够确保重要数据不被泄露与盗取，有效保密档案信息的安全，避免其在传输过程中出现被泄露或丢失等情况。同时，还可以保证计算机系统不会受到破坏或者黑客攻击，防止病毒入侵等问题造成不必要的损失。

安全性。在数字时代的背景下，档案管理人员应具备相应的安全意识，对计算机网络、硬件设备设施以及存储系统等严格的检查，确保其能够正常运行。同时，还要保证文件信息不会被他人随意修改或泄露。对于重要数据要及时备份并妥善保管，以免造成不可挽回的损失。当遇到突发事件或者紧急情况时可以迅速做出反应并采取应急措施来应对处理问题。

合规性。档案管理人员应具有保护信息安全、防止泄露机密文件的意识，确保档案信息不会被非法拷贝，严格按照档案管理标准要求，保证数据资料的合规性。

2.数字时代的档案管理模式

在数字时代，档案管理模式也发生了变化，从传统纸质档案管理转型到电子档案管理。一是档案分类与存档。通过计算机将档案信息数据存储于磁性材料上。随着科技进步发展及数字储存方式日益普及以及应用领域不断扩大等特点，在保存过程中遇到困难时也可以采用多种形式来存放档案。电子档案存储的主要特点是档案信息存储量较大，且不易丢失，易于查找。另外，纸质档案管理模式在数字时代也是一种重要的管理方式，被广泛使用和认可。但随着计算机、网络技术不断发展成熟以及应用领域逐步扩大，档案管理具有更多新型功能，如远程抄写记录、检索查询等都可以实现智能化处理。同时，还能够方便快捷地开展档案信息管理工作，为数字时代背景下的电子档案带来了新的管理模式。

3.数字时代的档案管理流程

（1）收集、整理、加工档案信息。随着信息技术不断发展和进步，电子数据处理系统也越来越完善，应用也更加广泛，不再适用传统的管理模式来保存档案资料。数字化时代，开始利用互联网技术展开信息储存与传播，可以将其存储到计算机中，通过互联网技术来获取档案资料。

（2）管理部门和服务机构相互协作、配合与制约。在传统管理模式下是由专门负责档案管理的工作人员展开档案的收集、整理、分类和归档。但是，随着科技发展以及应用范围不断扩大，在保存信息时需要大量处理及相关操作流程，要求档案管理部门和服务机构相互协作、配合与制约，并相应地升级技术。

4.数字时代的档案管理方法

在数字时代，档案管理方式方法也发生了变化，传统纸质化、人工检查等方法已经不能满足信息化管理的工作需求。因此，需要改革和创新原有的工作流程和方法。一方面，应建立健全档案资料管理系统，利用计算机技术提高档案检索速度和工作效率。通过网络系统可以将文档数据资源在第一时间传递到用户手中，从而实现数字化档案管理的目的；另一方面，应建立健全档案信息资源数据库。利用云服务的方法，将所有文件分类、统计和分析，成为一个档案信息共享数据库。

二、数字时代的档案信息安全

1.数字时代对档案信息安全提出的挑战

随着计算机技术的不断的发展，数字化、网络化已经成为信息管理和档案工作未来发展趋势，给人们在日常生活工作中带来了很大影响。当前是一个信息化时代，信息的重要性不言而喻。在当下，谁掌握了信息，谁就掌握了一定的资源。因此，在数字化时代，档案管理也面临着诸多挑战。（1）信息安全隐患。电子档案数据具有繁多复杂等特点，加上网络黑客或病毒的入侵，加大了系统瘫痪或者被破坏的风险，危及计算机信息系统安全和信息管理秩序，可能会给个人、企业财产造成巨大损害与威胁，甚至给国家和社会带来难以弥补的后果。（2）信息安全挑战。在网络时代，由于计算机、信息技术的发展，使得人们能够对大量数据及时处理。但同时，也因为计算机、信息技术自身所具有的开放性和共享特性，使一些不法分子为了牟取利益，恶意攻击档案管理信息系统，利用系统漏洞窃取他人隐私信息、企业商业机密等。（3）数字时代对电子数据安全提出了更高层次的要求。在网络环境下，由于网络的开放性和共享程度高，黑客可以通过远程侵入计算机系统窃取用户信息、篡改文件数据甚至破坏机密资料。因此，数字时代对电子档案管理与信息技术提出了更高层次的要求。

2.数字时代档案信息安全面临的威胁

数字时代的到来，给档案管理与信息安全工作带来了新挑战。一方面，由于计算机、网络技术发展速度之快以及数据库系统存在漏洞等原因，导致档案在存储和检索过程中出现错误或不规范操作，可能会造成巨大损失，当前，计算机和相关网络技术的快速发展，也为不法分子和相关黑客提供了攻破数据库系统的技术手段，加上数据库系统本身会存在一定的漏洞。因此，在档案存储和检索的过程中，很容易出现档案被泄露的问题，这在很大程度上影响了相关人员的利益；另一方面，也是最直接的影响因素之一，就是数据丢失或是被恶意篡改而带来严重后果，甚至会威胁到档案管理者处理业务活动，导致工作效率及质量下降。另外，还有档案数据被泄密的风险。在数字时代背景下，许多文件都会被存储于电子邮箱之中，通过网络传输或者其他方式实行传播和共享利用，如果档案管理人员或用户对计算机系统操作不当，就存在一定程度的泄密风险，可能造成不必要的损失。

3.数字时代档案信息安全的应对措施

在数字时代背景下，档案信息安全是一项系统工程，必须从多个角度采取应对措施。首先，要建立完善的网络管理制度。计算机信息系统作为一个完整、结构庞大且复杂的工作系统，其运行涉及不同方面和部门间利益关系等问题。其次，应加强对工作人员操作技能培训、职业道德教育以及相关法律法规的学习。最后，数字时代，要想进一步提高档案信息安全，除了从档案信息系统方面修补相关漏洞和改革之外，最重要的还是要建设相关的人才队伍，加强相关人员的操作技术和能力，并且重视其相关职业道德水平的培训和考核，让相关档案管理人员认识到数字化时代档案保密的重要性。在数字时代背景下，档案信息安全面临着更多新情况与新挑战。因此，必须从多个角度采取应对措施，以避免风险发生或降低损失。随着信息时代的发展，档案管理部门必须在数字化环境下不断完善各项管理制度机制，才能更好地发挥档案管理的作用。

4.数字时代档案信息安全的发展趋势

随着科技的发展，数字时代档案管理与信息安全问题也随之出现，为了更好地保障用户的利益和隐私安全，需要规范档案信息化管理工作。首先，加强网络技术。由于互联网具有开放性、共享度高的特点，为黑客提供了可乘之机，给数字时代档案管理与信息安全带来巨大挑战。为了避免在传输过程中丢失或被恶意破坏，需要采取一定的技术手段来对其实施保护；其次，是加强数据加密与解密。随着信息技术的不断发展，人们对档案管理及信息安全意识不断提高，对于档案数据的保密性和安全性越来越重视，必须防止档案信息在使用过程中被泄露或者篡改与窃取，而造成巨大损失；最后，建立健全法律法规，使档案管理工作有法可依。只有在顶层设计上不断完善，相关制度才能使得数字时代档案信息纠纷有法可依，保障相关利益人的自身利益。

三、数字时代档案管理与信息安全的应对策略

1.完善档案管理体制

建立完善的档案管理体制是实现数字化档案馆建设和信息资源安全利用的前提之一，对于提升档案服务质量维护社会公共利益促进经济发展具有重要意义。首先，要明确责任主体。明确相关管理人员的职责和权限，避免出现问题后互相推诿。其次，制定科学、合理的工作机制，保障其制度能够实施到位。最后，加大相关法律法规宣传教育力度。建立完善的档案管理制度规范体系、标准和操作指南等，可以确保档案管理工作有序开展，为信息安全有效利用提供坚实基础，建立健全内部控制措施，明确责任和权利，确保档案管理行为规范化与制度化。建立完善的档案管理体制，一方面可以帮助当前档案管理队伍根据相应的文件推动档案信息化的发展另一方面也可以使得在数字化时代，数字化档案的管理更加具有条理性，进一步推动档案管理的工作规范化、制度化，维护当前数字时代档案管理与信息安全。

2.加强档案管理队伍建设

档案管理涉及的内容非常多，要想使档案信息安全得到有效的保障，就必须加强档案管理队伍建设。首先，应建立完善的数字化档案管理工作机制，确保在开展档案信息化管理时，工作人员有一个良好且稳定的工作环境，使档案管理工作高效、规范有序、操作性强；其次，不断提高档案管理人员素质，提高其准专业管理能力水平以及对计算机网络技术的掌握程度，从而使其能够更好地为用户服务，为档案信息安全提供保障作用；最后，应加强数字化档案管理工作队伍建设，在实际工作中，可以通过引进专业人才，提高档案管理人员的整体素质。此外，除了从外部引入相关的档案人才，加强档案管理队伍的建设，还可以二次培养原有档案管理队伍的人才。对于现有的档案管理队伍的人员开展信息化知识的教学，帮助他们在当前档案信息化的发展潮流下，能够适应当前数字化档案管理工作机制来提高档案管理工作的效率。

3.提高档案管理水平

档案管理工作是一项复杂的工作，它不仅需要有专业知识，还必须掌握一定的计算机等技术。因此，档案管理部门应该积极引进先进人才，提高档案管理水平。第一，加强培训相关人员。通过各种途径来提高他们对于数字化办公软件的操作能力以及网络安全防护的意识；第二，应及时更新单位内部系统漏洞和不足之处，并及时解决这些问题；第三，应该定期组织档案管理人员总结工作中遇到的新情况与新问题，帮助档案管理人员有一个更好的认识，提高自身的管理能力；第四，定期举办一些学习活动，通过多种方式来提升档案管理人员的综合素质，满足电子档案管理及网络安全防范工作的要求，更好地应对数字信息时代的各种挑战。

4.加强档案信息安全保护

档案管理是一项复杂的系统工程，涉及范围广、技术性强。因此，需要有一支专业化程度高且经验丰富的管理队伍。档案管理部门应该加强对资深档案管理系统的常态化检查，加强对档案信息的安全和保护。同时，严格审核档案的存储权限，以确保档案信息不被泄露在有心人之手，除此之外，对于档案信息的更改和替换，应该采用区块链技术追踪和储存相应改动的行为，提高档案信息管理的安全性和保密性。首先，在数字时代背景下加强数字网络安全建设。利用计算机和网络技术实现信息共享。其次，利用电子云存储技术，并防止病毒入侵等问题。最后，还要建立针对档案管理人员以及用户的专门保护措施，在档案管理过程中要全面保障用户的信息安全，避免出现不必要的损失。在数字化时代，数字网络技术发展迅速，计算机、网络技术以及数据处理系统等已经被广泛应用到人们的生活和工作中，带来巨大的影响和改变。高效性和便捷性特点让人们更加愿意使用信息技术开展档案管理与服务等。因此，在信息资源共享过程必须解决用户隐私权保护的问题，保证其拥有一个良好的安全环境。

四、结论

档案管理与信息安全是密不可分的，要想做好数字化时代档案管理工作，必须提高对数字技术、网络信息技术等方面知识和技能。目前，有些单位没有建立健全档案管理制度，是造成档案管理与信息安全存在漏洞的重要原因。此外，由于对数字化技术等方面人才培养力度不够，在实际工作中缺乏对相关人员的培训，无法满足当前电子档案管理的工作需求。同时，档案信息化管理带来的病毒入侵等问题，急需提高档案的信息安全管理力度。随着科学技术的发展日新月异，为了适应数字化时代的档案管理及信息安全要求，需要从多个方面实行改善。

参考文献：

[1]王绍锋，张桂金.基于数字化档案管理系统的医院档案管理探讨[J].现代医院，2023，23（11）：1743-1745.

[2]孟 杰.档案数字化背景下加强档案管理工作的路径探讨[J].兰台内外，2023（32）：1-3.

[3]杜曼丽.社会保险业务档案管理信息化措施和途径研究[J].兰台内外，2023（32）：31-33.

[4]林挺拔.新媒体对学校档案管理的影响与应对措施研究[J].新闻研究导刊，2023，14（21）：163-166.

[5]乔美军，姜红玉，李秋莲，等.大数据背景下农业产业类档案管理的发展及趋势分析[J].河北农业，2023（10）：18-19.

[6]吴园园.档案数字化管理的案例分析[J].电子技术，2023，52（10）：110-111.

作者简介：林军（1975—），女，汉族，山东聊城人，本科，中级，研究方向：档案管理。