大数据背景下企业财务管理信息系统提升

随着科技的日益发展，企业进入了大数据时代，大数据时代下数据信息获取更加便捷，信息量更加巨大，大量的各类数据信息以及大环境的高速变化给各企业的发展运营带来了挑战。财务管理作为企业管理的重要组成部分，在企业发展的各个阶段均承担着不可忽视的重要作用。大数据时代下建设一流财务管理体系离不开财务信息管理系统的支持。大数据时代下，传统单一的财务管理信息系统出现了效率低下、差错率高、数据价值低、协同效应差等诸多问题。为此，大中型企业应充分认识到财务管理信息系统提升的必要性，并将其作为提升企业管理能力的重要事项，加大对财务管理信息系统的开发应用，增强信息处理与计算的时效性，最大程度发挥数据价值，为企业后续的战略化方案制定提供帮助。

一、D企业原财务管理信息系统存在问题

D企业成立之初的财务管理信息系统是用友NC系统。2014年该公司上线ERP系统，但考虑到经费情况，ERP系统仅上线了财务模块、人资模块、采购模块及供销模块。该公司财务报表由BCS系统出具后导入久其系统上报，预算通过久其系统进行填列，仅能实现事后对比分析。未建立单独的税务管理系统及资金管理系统，通过表格进行线下管理。

1.费用报销效率低，差错率高。由于ERP系统模块上线不全，除人资、采购及销售之外的业务需由经办人员根据自己的报销事项选择报销单据，并按要求填写费用报销单，并粘贴原始凭证；财会人员对原始凭证及费用报销单进行审查和稽核，复查相关单据是否存在填写错误或漏填之处，并检查发票的真实性与合理性；财务人员初审合格之后经办人员找分管领导审批签字；另外，会计根据审批成功的报销单据填制支付凭证，出纳根据支付凭证进行付款。该过程中，业务人员从填制表单到财会人员审核均由人工进行，且需要线下审批，耗时耗力、效率低、容易出错，财会人员入账时原始单据无法导入信息系统，后期如需查看凭证附件只能去档案室借阅凭证，不便于后期进行数字化管理，财务信息系统仅实现了核算功能，无法对原始的业务活动进行分析。

2.预算信息共享程度低，管控不到位。财务预算在企业中起着至关重要的作用。财务预算可以使决策目标具体化、系统化和定量化，全面综合地协调企业内部各部门、各层次的经济关系与职能，使之统一服从于未来经营总体目标的要求，但是D企业预算系统未嵌入ERP财务模块，业务人员无法实时获取预算执行情况，各预算执行部门在进行经费报销时财务部不能按照预算支出计划对相关支出进行预算控制，当各部门报销内容和金额一旦超出预算，预算系统不能提示预警，无法做到事前管控。另外，预算执行部门不能在财务报销系统中查询预算经费的使用情况，也查询不了预算项目执行进度。因此，D企业在原财务管理信息系统中只能起到事后监督的效果，不能实现预算事前控制，预算管控不到位。

3.无税务信息化管控系统，税务管控风险大。企业税务管理是企业管理的重要组成部分，它在规范企业行为、降低企业税收成本、提高企业经营效益、规避税务风险以及提升企业税务管理水平和效率等方面起着关键作用。D企业未专门建设税务管理系统，ERP财务模块无法自动对发票进行验真及查重，在发票电子化背景下容易产生税务风险。ERP财务模块在税费核算时由财务人员依据线下纸质单据进行，无法对环境保护税、印花税等按照明细申报的税种进行核查，容易产生多交或少交税款的情形。

4.无资金信息化管控系统，资金使用规划性差。资金是企业的生命线，资金资源在企业中是不次于人力资源、技术资源的战略要素。D企业收付款仅依靠银行系统，未建立资金管控系统，资金计划线下统计，未将资金计划嵌入ERP财务模块，无法对资金回收及使用情况进行统计分析，不能对借款偿还期限进行预警，资金使用规划性差，容易产生资金短缺风险及资源浪费情形。

5.数据价值低。数据是企业的重要资源，能够反映出企业的运营状况和市场动态。通过挖掘数据价值，企业可以更好地理解和分析业务情况，制定出更有针对性的策略和决策。通过对数据的挖掘和分析，企业可以找到优化业务流程、提升工作效率的方法，从而提高企业的经营效果。而D企业原财务管理信息系统由多家信息系统拼接而成，信息系统间数据共享不充分，数据需要较长时间才能完成会计处理，降低了数据的时效性，无法第一时间通过财务信息反映企业经济业务的真实情况，无法通过数据挖掘为企业生产经营提供最有价值的数据。

二、财务管理信息系统提升方法

基于D企业财务管理信息系统存在的问题，D企业采取多种措施提升财管理信息系统，主要优化措施包括：一是在原ERP财务模块核iu4q79iWoUNX0qpZYdKrT8zh6gFk0NYfRKfMwunlo3w=算的基础上创建新ERP财务系统；二是建立报账系统与新ERP系统关联；三是建立税务管理系统与新ERP系统关联；四是建立司库系统与报账系统关联；五是建立智能分析系统与ERP关联；六是建立电子档案管理系统与新ERP系统关联；七是利用财务机器人完成货款自动录入、银行对账等业务。下面对D企业各财务管理信息系统主要功能进行介绍。

1.新ERP系统。因为D企业原ERP财务模块只能实现基础核算工作，无法关联原始凭证，无法实现发票自动查验，无法进行预算管控，数字化价值较低，所以在原ERP基础上开发了新ERP系统。新ERP系统能够与报账系统、司库系统、税务系统、智能分析系统、电子档案系统及财务机器人对接，能够深化ERP系统在流程整合方面的作用，进一步加强业财融合，实现从业务发生到凭证归档的全过程记录，为企业财务数字化转型奠定扎实基础。

2.报账系统。D企业为提高财务报销效率、降低差错率，充分进行业财融合开发了报账系统，主要功能如下：第一，规范报销流程，提升报销效率。D企业按照费用类别，优化费用报销制度和流程，将其标准化和规范化，完善流程监控和权限管理，按照不同业务类型设置不同审批流程，支持各种复杂流程的灵活运用。通过费用报销的线上处理和移动审批，全面替代纸质版线下审批，提升费用报销的效率，并实现对业务流程的全过程监控。第二，发票自动验真，减少涉税风险。D企业报账系统内置票税助手功能，对发票进行扫描、上传，实现原始凭证的电子化；通过与税务局发票数据的交互，实现发票真伪校验；建立D企业专有的发票池，可进行发票验重，防止发票重复报销；针对发票近号、连号等疑似分拆报销的情况，可指定规则由系统进行识别判断并提请相应审批流程。第三，费用预算控制前置，助力企业精细化管理。D企业报销单据提交时，对费用、项目等预算进行占用和预警，并且将D企业制度规定的费用报销标准固化到系统中，开发了商旅平台，员工在出差时商旅平台会将符合报销标准的差旅、住宿信息显示在选择界面，员工在报销标准范围内进行选择，避免员工差旅超标。同时员工在进行单据提交时，系统对填报单据中的报销标准（如住宿标准、交通工具标准、补助标准等）进行再判断，若不符合报销标准，系统可在提交时进行提示、发起加签审批或禁止报销，通过将费用预算控制点前置，助力企业费用精细化管理。第四，实现银企直连，降低资金管控风险。D企业实现了与银行新核心业务系统的接口，将支付数据发送给新核心系统产生付款业务单，同时能够接收该付款单的支付状态。在集成性方面，报账系统对公业务流程与支付系统流程紧密集成，流程无缝衔接；安全性方面，由报账系统接口传输给银行新核心系统的支付单据，需经过严格审核后支付；数据唯一性方面，经过费用报销系统审核后发起的支付业务数据不允许修改付款和收款信息数据；数据查询方面，可随时查询支付状态、银行账户余额、交易明细等数据。

3.税务系统。D企业为降低涉税风险建立了基于报账系统的税务管理系统及发票管理平台。发票管理平台与国家税务总局发票底账库交互，可实现销项发票自动开具，进项发票直接认证。销售方面，业务人员在报账系统提交销售结算单后经部门领导确认、财务部确认后，可将开票信息推送至发票平台，发票平台开具完成后将开具信息反馈至报账系统及税务管理系统，报账系统完成收入确认，税务系统统计销项税信息，为增值税申报做准备。采购方面业务人员提交采购订单，上传采购发票，报账系统自动进行比对，比对通过后报账系统完成记账，数据传送至新ERP系统及发票管理平台，发票管理平台进行进项统计，为增值税申报做准备。

税务系统与新ERP系统相关联，税务系统相关表单设计与电子税务局申报表表单一致，凡是来源于新ERP的数据，自动填写，例如收入、成本费用、利润总额、销售量等数据。对于按照季度或者半年度申报的税费，例如环保税、印花税、房产税等需要手工导入税费明细，通过与外围系统如法务系统及环保监测系统等自动对比，避免少交、漏交及重复缴纳的情形。

4.司库系统。2022年1月，国务院国资委正式印发的《关于推动中央企业加快司库体系建设进一步加强资金管理的意见》，明确了司库管理在企业管理中至关重要的战略地位，也充分表明了中央企业等大型企业集团建设高水平司库体系的必要性与紧迫性。国资委1号文提出，企业要将司库体系建设作为促进财务管理数字化转型升级的切入点和突破口。建设高水平的司库体系，已然成为企业在政策要求、数字化变革等因素全面驱动下的必然选择，将帮助企业提升资金管理效率、加强资金风险防控、强化战略与决策支撑，夯实培育世界一流企业的管理基础。

D企业所在上级公司按照国资委要求进行了司库系统建设，D企业按照生产经营实际选择了相关功能与报账系统交互。主要功能如下：一是加强资金预算管理，实现资金预算硬约束。资金预算管理有助于D企业加强流动性管理、防范资金风险，保障D企业按预先确定的目标平稳有序运营。将企业所有的资金收支纳入预算进行管理，对没有资金预算的支出，原则上不得开支，确需开支的，应履行相应的预算调整手续；对超出资金预算的支出，在履行有关预算调整手续前也不得列支。设置预算偏差率指标，用来评价D企业下属部门、中心资金预算实际执行情况。加强预算执行的过程控制、分析与考核评价，对实际执行与预算有偏差的，分析产生偏差的原因，属于预算不合理的，在履行有关手续后及时调整预算；属于实际执行问题的，在分析原因后如实对有关责任主体进行考核，提高预算管理的刚性。二是加强信息分析利用，辅助企业决策。司库信息体系可实现每一笔资金收付的可视可控，通过对资金流量、流向、用途等进行分析，充分挖掘数据背后隐藏的信息，找到资金收付背后的规律，辅助D企业进行决策。对于长短期借款建立风险预警提醒，预测资金缺口，降低资金短缺风险。根据资金收付规律，在能保证日常经营及贷款偿还条件下存入大额存单、定期等降低资金成本。

5.智能分析系统。D企业基于报账系统及新ERP系统建立了智能分析系统，可对于费用报销、支付、预算、财务指标、经营指标等信息可以进行多维度统计分析，将分析指标表单化、可视化，形成同比、环比等数据指标，按照员工岗位、职级开放不同分析模块，可以在手机端在线预览，数据定期更新，充分发挥数据价值，为企业生产经营提供有价值的数据。

6.电子档案系统。基于报账系统线上审批、发票管理平台及数电发票全面推广实施，D企业目前正在建设电子档案系统。报账系统记账凭证生成与完成支付后，电子档案系统将相关发票、影像文件、审批单、银行回单等原始凭证和记账凭证作为电子会计档案进行归档；纸质凭证等纸质资料则是以纸质会计档案的形式存档。电子档案系统作为D企业电子会计档案的统一管理中心，将囊括档案的收集、整理、归档、存储、检索、调取、借阅等功能。为保障会计档案的安全性与可靠 性，电子档案系统通过加密、水印、签名等安全技术措施防止数据篡改。电子档案系统的建立有效解决了电子发票及原始凭证的存档问题，是企业数字化转型的重要组成部分。

7.智能机器人应用。财务机器人可作为企业虚拟结算或辅助专业财务人员开展重复性高、流程性强的工作任务，能够7×24小时工作，减少人工成本，提升工作效率，赋能“财务数智化” 转型。 D企业目前已上线自动收款机器人、网银对账机器人。自动收款机器人可以自动提取收款流水，并实现回单倒挂，推送到报账系统形成自动收款并自动入账功能，每个单据只需几秒钟凭证即可集成。 网银对账机器人基于网银直连账户，月末可实现各银行与账面上的资金发生额、余额自动对账，并找出差异，自动生成银行余额调节表。只有在超出机器人处理潜力的特殊情况下，才需要人为干预，并可以自行设置，将识别到的不一致之处及时通知相关财务人员。 此对账功能只需一键配比，大大节省了单笔核对的时间，同时可确保资金安全。

三、结语

在大数据时代下，企业需要不断优化调整内部财务管理信息系统。本文以D企业为例，对原财务信息管理系统存在的不足进行了总结，通过创建新ERP系统、报账系统、税务系统、司库系统、智能分析系统、电子档案系统及财务机器人应用对原财务管理信息系统进行了全面的提升，系统提升后极大的提高了报销效率，强化了预算管控，降低了资金风险及税务风险，提升了财务智能化水平，为企业数字化转型提供了很好的借鉴，但也是因为各个信息系统直连程度高，存在前端业务数据错误导致全流程系统出现错误数据的问题，为此D企业应加强对前端业务人员及各环节审批人员专业素质及信息化系统操作方面的培训。

（作者单位：国能新疆化工有限公司）