提高企业档案管理工作质量助力企业与时俱进

档案是企业的信息资源，是企业的宝贵财富，是企业改革和发展的轨迹。档案管理在企业管理中具有不可替代的作用，同时是企业管理工作中重要的组成部分，是维护企业的经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的重要性、基础性工作。企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。近年来，我公司档案室累计利用档案材料创直接经济效益2亿多元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件资料。企业档案对企业的各项生产经营和管理活动进行了全面而真实的记录，是企业资产信息的有效凭证，同时也是企业自主知识产权和商业秘密的记录，企业档案与企业的生存和发展是息息相关的，它是信息的载体，是企业知识和情报的主要来源。企业档案管理是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，在当今信息经济时代，企业档案工作的质量直接影响企业的核心竞争力，因此，企业各级管理部门应该充分认识到档案管理工作的重要性，加强管理力度，对于管理过程中遇到的问题及时研究解决对策，并在人力、物力、财力等方面给予大力支持。在市场经济不断深化发展的背景下，虽然企业档案管理在提升企业竞争力方面发挥着越来越重要的作用，但在实践当中仍旧存在着许多不足，影响着企业的发展。

一、档案管理工作中存在的问题

1.对企业档案的认识不够、重视不足。我国的企业档案管理工作是在建国后才发展起来的，长期以来，有相当一部分档案从业人员以及部分领导干部对企业档案管理工作的认识都存在一些误区，简单地把档案管理工作归结为抄抄写写、资料保管一类的事务性工作，认为其无法为单位创造实在的经济利益，因此不需要对这一块投入过大的精力，只要保管好、不遗失、不泄密、能应付调用、查档就行了。这种思想上的轻视足以表明一些人对企业档案管理工作认识不到位，重视度不足，这样的企业档案管理理念已经无法适应现代化的企业管理要求了。

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成以科学技术档案为主体。随着企业改革的日益深化，企业信息化进程的日益加快，企业档案工作面临巨大挑战。要领导重视档案工作必须自己先重视。一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作得以顺利开展。企业的档案工作也不例外。如果领导不重视，许多具体工作都会困难重重。例如，有的企业的档案室房子十分简陋，又潮又湿，很不利于档案的保存。档案人员为此多次报告领导，请求对房屋进行维修，可领导就是不闻不问。相反，有的企业资金并不宽裕，连领导的办公室都很拥挤，很简陋。唯有档案室不同，比一般办公室要好得多。可见，领导不重视与领导重视，对档案工作的关系极大。

矛盾是对立统一的，矛盾着的双方是互相依存、互相联系、互相作用的。作为一个企业的领导，理应重视档案工作，支持档案人员做好档案工作。如果不能做到这一点，企业的档案工作肯定不会有什么大的起色。而作为档案人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响、去争取领导的重视。如果只是一味地指责、埋怨领导不重视，档案工作也是很难做好的。因此，要使企业档案工作能有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。那么，这二者的主要方面又是谁呢？应该是档案人员。之所以这样说，是因为就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本原因就是内因，而领导的重视只是外因，外因必须通过内因起作用。

2.管理力量薄弱，管理水平低下，管理手段落后。企业档案管理人员必须经过档案管理知识的培训和学习，对档案的重要性充分了解，对于档案管理的规范、档案收集、整理、归档、装订等实际操作业务熟悉，但是有些档案从业人员在企业组织中身兼数职，使得他们在沉重的工作负担中无暇顾及档案工作，日常事务的处理中，只是简单地将档案放入档案盒中，做好保管工作，缺乏主动收集的意识，既没有对档案的真实性、完整性进行判断和控制，也没有及时将档案分类管理，严重影响了企业档案管理的效果和水平，档案资源的高效利用更是无从谈起。

3.档案管理的硬件设施配套不齐全。对档案管理的认识不足，导致了档案管理的硬件设施配套不齐全，有些企业甚至没有设置专门的档案部门，又或者没有规范的档案库房，档案存放空间狭小、潮湿、阴暗，导致档案文件发霉、虫蛀，既影响了档案的美观，又威胁了档案的完整性，不利于企业档案的存储和保护；有的企业虽然有专门的档案部门和档案库房，但只有传统的手工工作设备，没有配备照相机、复印机、扫描仪等设备，无法满足当今档案信息化管理要求。

二、规范企业档案管理的措施

1.加强价值观的导向作用。要规范企业档案的管理，首当其冲的就是企业的领导干部，领导要从自身做起，加强对知识经济体制下企业档案管理工作重要性的认识，从而将这种意识由上至下地传达给各级管理人员和工作人员，给予档案管理工作和相关的工作人员足够的重视。首先改革公司的部门结构，成立独立的档案部门并设置合理的行政归口；其次在薪酬分配上肯定档案工作的价值和重要性，并改善档案管理人员的工作环境。从这两个方面联合起来，加强价值观的导向作用，档案管理人员要树立起对企业档案工作正确的认识，发挥他们在岗位上的作用，为企业的长远发展担负起自身的责任。

建厂初期，我公司一直处于边生产边基建状态，建设工期长达10余年，一度档案管理体制不健全，制度不完善，资料不完整，给企业的生产经营工作造成很大困难。实践中的教训使全公司各级人员对档案工作及档案资源的重要性有了全新的认识。1987年，我们将档案管理作为企业管理的一项基础性工作，纳入了《厂长任期目标》和企业升级达标规划之中，建立档案机构，充实管理人员，健全管理制度，使企业档案管理工作步入了制度化、规范化、科学化的轨道。公司领导明确指出“档案管理一刻也不能放松”，并采取了一系列措施保证档案工作正常开展。一是领导重视。公司领导一直重视档案管理的现代化工作，始终把档案管理纳入企业发展整体目标，把档案管理的现代化工作落实到创一流规划中，亲自过问并切实帮助解决档案管理工作中存在的困难和问题，多次安排档案人员到兄弟单位收资、学习、调研。二是充实档案管理队伍，完善档案管理体系。在我公司多次体制改革中，在管理机构和人员大幅度精简的情况下，仍然坚持档案管理只能加强、不能削弱的原则，不但强化了档案工作的领导，而且调整充实了档案人员，同时还健全了全公司档案管理网络，明确了各单位档案工作分管领导和兼职档案员，使档案工作进一步加强。三是加大资金投入，加快档案管理硬件建设。我公司每年列有档案资料专项费用，用于档案资料的收集和补充。1990年以来，又先后投资统一了档案装具，配备了微机、除湿机、吸尘器、灭虫杀菌机等专用设备。我公司先后拨专款用于档案库房的装修和档案设施、设备的完善与配套。目前，综合档案室装修面积达450平方米，配有档案密集架柜及中央空调，性能优良的计算机、扫描仪及档案专用软件、自动消防报警系统等，为档案的保管、保密及开发利用提供了良好的条件。

领导重不重视档案工作，很大程度上取决于对档案人员的工作满意不满意。如果我们的工作在领导心目中有个好印象，无形中领导对我们的工作就会持支持的态度，一旦提出什么要求和建议，领导也就容易采纳和接受。如果我们的工作在领导心目中的印象不好，甚至很坏，无形中领导就会对我们的工作产生一种逆反心理和厌烦感。在这种情况下，一旦我们提出什么要求和建议，领导就有可能不愿理睬。虽然，作为一位企业领导，不应该凭印象办事。但事实上，这种现象常有发生，是不足为奇的。因此，档案人员就要做到热爱本职工作，忠于职守，使自己的工作在领导的心目中有一个好的印象，或者在群众中有一个好的印象，我们的工作就会好开展得多。

在企业档案工作具有相对的独立性，从事这项工作的人也较少，多者三五个，少者一两个。这样的环境决定了企业档案人员基本上是自己管理自己，一切工作都靠自己主动地安排，靠自己以高度的自觉性和主人翁姿态，不怕苦，不怕累，脚踏实地，有条不紊地工作。如果不注意培养这些基本的素质，既不去积极收集档案，也不去认真整理和保管档案，更不去努力为领导和群众利用档案服务，那么，要想得到企业领导和群众的好感是不可能的。另外，从档案工作特性来看，它又是一项默默无闻，很不起眼的工作。做得多，做得少，做得好，做得差，人们一下难以发现。它需要档案人员不图名，不图利，持之以恒，长期积极地工作。

2.配备专业的全职档案管理人员，提高档案人员的素质。档案管理水平的低下，主要的原因有两个：其一是因为档案管理人员学历不高，没有接受过专业的培训或学习，缺乏实际操作技能和经验，档案管理人员素质不高；其二是因为许多企业中的档案管理只是作为一项形式上的工作去对待，档案管理人员常常是身兼数职，分身乏术。因此，企业领导要注重提高档案管理人员的素质，从企业内部选调熟悉公司业务并志愿从事档案工作的高学历的优秀人员，挑选具有较高学历和专业技术职称、熟悉档案业务的档案管理人员作为档案部门负责人，同时可从公司中高管理层中挑选合适的人员分管档案工作。出于精简机构人员的立场考虑，企业为数不多的档案管理人才，应该是精挑细选的精兵强将，使得他们能够有足够的精力和能力投入到企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和提供利用等工作中，在安全保管好企业的档案资料的同时，充分开发和利用企业档案资源，以达到增加企业效益的目的。

提高档案队伍的整体素质，是做好档案工作的重要保证。企业档案专业人员素质，就是档案专业人员必须具备的品质、能力和条件。档案专业人员必备的素质包括政治素质、专业素质、知识素质以及创造力和创造性思维。

企业档案工作是一项专业性很强的工作，业务内容很多b713fa8da063d42c9791f9f839d637f2，要求也相当高。企业档案工作人员的专业素质，即履行专业职责的能力、智力、成绩、学历和资历等。它是完成工作任务的保证。能力包括决策能力、口头表达能力、文字表达能力、开拓创新能力和组织能力。智力包括档案专业知识、基础知识、相关学科知识、外语和古汉语水平。成绩即工作效率、工作质量、工作成绩。学历指专业人员受教育的程度，反映获得系统专业基础理论知识、业务知识和相应技能的经历。档案人员应当具有较高的、相应的档案专业知识。资历指专业人员的实践经验和熟练程度。能力、智力和成绩是建立在学历、资历的基础上的，它们是相辅相成的。企业档案人员要求既有档案专业知识，又懂生产专业知识，又具有计算机、网络等方面的知识，成为复合型人才，档案工作者的思想水平和知识水平才能适应时代前进的需要，综合素质才能得到明显的提高。

3.引进现代化的管理手段，实现企业档案的自动化、智能化的管理。企业档案的自动化管理是指企业通过现代信息技术，引进先进的档案管理手段，对企业中落后的档案管理方式方法进行改革，使得企业的档案管理更加科学、高效。开发或引进具有数据分析处理以及决策功能的档案管理系统，实现自动化管理。对于企业档案的管理，更要体现在服务性上，在企业内部建立一个可以实现档案资源信息共享的档案管理平台，并通过公司内部网络实现档案资源的优化使用，使得企业的档案资源活跃于各个部门之间，为之服务，档案资源的智能化管理，可以帮助企业实现效益的最大化。

我公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统，清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统，是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件，它采用客户机/服务器方式，实现计算机对信息管理的网络化。更主要的是它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接，避免了档案人员对现在管理系统中已有数据的再次输入。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用我公司现在使用的“OA”办公自动化LOTUS NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。我公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

4.加强企业档案信息的开发与利用，提高档案管理的实用性。对企业档案的整理，归档和保管只是基本的工作，但是如果只做好了这方面的工作，那么档案信息资源就是死的，只是起到了一个记录的作用。知识经济体制下，利用好档案这一无价的资源来帮助企业提高经济效益才是现代企业档案管理中新的方向。档案管理人员要加强对档案资源的开发和利用，提高档案工作的价值和实用性。企业档案是一种重要的信息资源，企业要壮大竞争实力，振兴发展，就要大力开发利用档案信息资源，从企业档案信息中获取有价值的东西。我公司积极开发利用档案信息资源，主动为企业、为生产、为一线服务，取得了显著的成绩。一是发挥档案的依据凭证作用，取得经济和社会效益。二是提供档案为企业经营决策、查处经济案件、惯标认定、编史修志等工作发挥了积极作用等等。近年来，我公司档案室累计利用档案材料创直接经济效益2亿多元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

新时代、新背景下，企业管理要与时俱进，要全面认识企业档案管理的必要性和重要性，要用长远的发展的眼光看问题，不要只着眼于有形的经济效益生产部门，对于企业档案这个无形的效益部门也要给予足够的重视。只有提高企业档案工作质量，对企业档案进行科学管理和有效开发利用，才能帮助企业更好地把握生存命脉和发展趋势，帮助企业实现长远的健康发展。

（作者单位：国家能源集团江苏公司国能徐州发电有限公司档案室）