高等职业院校档案管理信息化的优势及安全风险评估研究

摘要：随着信息化的快速发展，档案管理工作是高职院校发展的基石，在高职院校加强档案管理，使所有与教学管理、教科研、招生就业及学校发展相关的文件更加适应新时期发展的需求，因此档案信息化的趋势愈发明显。目前，高职院校档案信息化建设刚刚开始，还面临着档案管理人员缺乏信息安全意识、档案数据安全管理的支持体系不够完善、档案管理人员的信息技术水平还有待提高等问题。本文着重论述了在信息化管理的环境下，高职院校的档案安全管理工作中存在的一些安全风险的问题，对如何建立信息化管理档案的安全保障措施进行了初步的探讨，高职院校要有效地利用档案资源，进行档案信息安全管理方式的革新，才能提升学校档案管理工作的整体水平。

关键词：高职院校档案管理；信息化；档案管理；优势；安全风险

引言

在新的时期，随着信息化时代的到来，高职院校要想提升档案管理水平，就要充分发挥自己的信息化优势，要进行有效的档案管理工作改革，确保档案工作都能够有条不紊地进行下去。在高职院校档案管理方面，由于过去的档案管理方式落后，使档案管理还停留在传统的纸质管理方式上，这样的管理方式不仅工作量很大，还会影响到学生的档案管理、行政部门的档案管理及相关学校发展中信息资源的获得。信息化为高职院校的档案信息安全管理工作，提出了新的思路和方法，因此高职院校的档案工作必须充分认识到利用信息化来管理档案的优势以及档案信息安全工作所面临着一些挑战，并通过实施行之有效的安全管理策略，达到创新的管理工作，为高职院校档案管理工作的改革提供有力的支撑[1]。

一、高职院校档案管理信息化的优势

（一）有利于提高档案工作的效率与质量

改革开放初期档案管理工作的流程比较复杂，基本以纸质材料的形式存在，数量多，保存困难，查阅费时费力，工作效率低下[2]。在信息化发展的新趋势下，高职院校的档案管理也逐步进入了信息化管理的新阶段，电子档案逐步取代了传统的纸质文件，利用计算机系统进行扫描或人工录入，将这些传统纸质档案信息化，可以很容易地完成对档案数据的处理，不仅可以提高工作效率，而且可以节约存储空间。检索方式也不再需要耗费大量的人力与时间，信息化系统的数据查询功能，方便档案管理工作人员从模糊查询、组合查询和分类查询等不同的查询方法中，根据既定的步骤进行检索，能快速地从档案信息库中找到所需的档案信息，大大提高了档案管理的工作效率，也保证了档案管理的工作质量，也避免了人为因素带来的错误和遗漏，有助于保障档案信息的准确性、可靠性和安全性[3]。

（二）有效地保存了传统的纸质档案

高职院校的档案资料，不管是对学生、教职工，还是对学校的发展而言，都极为重要，但随着学校规模越来越大，招生的学生数量在逐年增加，教职工的人员也在逐年增加，所以档案材料随之不断递增，因此有些重要的档案材料，如果靠传统方式手工来管理，在处理查阅的过程中往往会发生受到损坏问题，极易造成档案丢失的现象。随着档案管理的信息化，对档案信息进行数据管理，大大减少了档案信息被破坏、遗失和盗窃的可能性，有效地保护了传统的纸质档案，同时也使档案的调取查找、整理和更新档案信息，变得更加便捷快速。

（三）切实提高了档案管理工作的质量

高职院校在日常活动中，档案信息管理系统的应用大大节省了档案管理人员的时间和精力。同时会涉及招生的流程、教学、科研、就业等的各个部分，每个部分都涉及大量的信息数据的管理，需要各部门之间的配合和信息的交互。档案管理信息化的构建，实现了档案信息的共享和协同工作，各个不同部门的实际需求都能够被充分满足，都可以共享和利用档案信息，提高了信息的共享效率和工作的协同性[4]。

（四）保证充分使用档案资料

在高职院校发展的过程中，档案信息记载着高职院校各个时期的发展历程，它关系到今后的学校发展，通过档案管理信息化的建设，利用信息技术手段，对档案信息进行分析和挖掘，须对其内在的原因进行深入的分析，为学校今后发展在决策中提供相应的数据支持。同时学校在教学、科研、管理等方面，通过数字信息化，档案信息可以轻松地被多个人员同时访问，信息的共享和流通，来保证档案资源的有效利用[5]。

二、高职院校档案信息安全管理的现状问题

高职院校档案的安全管理，长期以来未能得到应有的关注，面对日益增多的学生档案信息和人事档案信息等资料，高职院校如果不能及时加强档案信息化安全管理，就会出现档案信息泄漏或数据丢失、信息失真等危险。

（一）档案管理员缺乏对信息安全的认识

当前大多数的档案管理员的安全管理观念，还处于传统的档案管理方式，对信息化环境下的档案信息化管理工作还不是很了解，未能意识到档案信息的价值和敏感性，也不善于运用信息化技术，不知如何正确处理和保护敏感信息[6]。随着信息技术的飞速发展，网络虚拟环境极易受到外部的攻击，导致所存储的数据信息存在泄漏、篡改、病毒、恶意攻击、破坏等潜在风险，给档案信息的安全管理系统带来巨大的风险，但高职院校档案管理人员存在对信息安全的重要性缺乏认识和不够重视，没有对软件和硬件进行定期的维修和更新，这就造成了档案信息系统很容易受到黑客攻击和病毒的攻击，并不能提前预测到的档案信息安全隐患，从而导致信息数据的丢失和损坏。同时由于各种硬件设施，长年得不到维护和更新，没有得到及时的升级和改进，其自身的安全风险导致在使用的过程中很容易发生死机、卡死等情况，使资料遗失和损坏。

（二）没有完善的安全管理体系

新阶段，高职院校还未针对档案信息化数据，制定出一套完整的档案管理制度和标准，而一直使用的规章制度，只能适用在传统的纸质文件管理方式上，反映其档案管理方式存在着流于形式的现象，无法对信息化建设进行科学的指导和有效的规范。没有科学的、信息化的安全监管机制，导致学校的档案安全管理工作，无论是上级档案管理工作的安排和衔接，还是同级之间的档案管理工作，都缺少对其有效的监管和约束，所以造成了档案信息数据的安全性受到了明显的威胁。在实际操作中，如果人为操作失误或信息泄漏，不仅会对学校的档案信息数据安全产生潜在的危害，还会对整个学校的信息安全产生重大影响。

（三）档案管理员的信息技术水平较低

当前，随着信息化技术的迅猛发展，档案资料正逐渐由传统的纸质方式向数字化方式转化，但是许多档案管理人员，并未接受过专门的信息化技术的培训，在信息化技术方面的知识和技能，相对较弱，导致他们对信息技术工具、方法、系统，无法充分利用。受传统档案管理方式的影响，对档案信息化技术学习的积极性和主动性不高，这些因素导致档案管理工作人员，不能使用现有的信息化系统来管理档案信息。因此，学校档案管理部门应定期对档案管理工作人员进行系统的信息化技术培训。

三、高职院校档案信息化安全管理措施

（一）加强对档案安全管理工作的认识

随着信息化时代的到来，高职院校要从技术上、意识形态上对档案信息的安全性进行高度的关注，定期组织档案管理人员的安全意识培训和教育，帮助教师、职工和学生对信息安全风险的认识，增强他们的防范意识和技能，有效预防各类安全事件的发生。要严格控制各类人员对移动存储设备与档案网络系统的接触，还需要对阅档环节采取严肃规范的流程，以筑牢档案安全管理工作的基础，确保敏感信息不受泄露和篡改的风险。在实际操作中，确保严格的权限管理制度和外部单位的数据交换和共享的防范措施，得到有效贯彻和落实，从而提升档案安全管理工作的实效性，促进信息化档案安全管理工作发挥最大的作用。

（二）加强法制教育，加强档案监管建设

为了保证档案信息数据的安全性能够受到法律、有效的监管，档案资料的安全监管，也就成了一个重要的课题，因此档案主管部门，应该对此进行深入的研究，要将档案监管工作的长效机制建立起来，通过制定一套完整的档案信息监管体系，推动在档案资源的使用与共享中，并在服务的过程中进行创新，提高档案信息数据的使用效率。只有用法律的法规框架，明确档案信息化管理的各项要求、标准、权利和义务，用明确的依据和指引，给档案信息数据的安全隐患戴上“紧箍咒”，才能及时发现和纠正安全漏洞和问题，并对违规行为进行严厉打击，保障档案信息数据的安全性和完整性。对相关管理人员的法律意识和规范意识要及时加强，使档案管理人员严格地遵守档案信息化安全管理规定，防止违规行为和安全风险的发生。

（三）建立完善的信息化安全管理制度和规范

随着信息化技术的不断发展，和学校规模的不断扩大，学校的档案信息化管理系统中，储存了大量教师、学生的个人信息和学校发展中的一些关键数据，高职院校档案管理工作也逐步实现了信息化，但同时也带来了一系列安全隐患和挑战，如果出现了安全隐患或数据泄漏，就会给学校的信誉带来无法弥补的损失，这就对网络信息化管理提出了更加全面、系统化的需求。强化数据管理的信息安全，通过建立完善的信息化安全管理制度和规范，规范和管理档案信息的收集、存储、传输、处理等各个环节，以保证信息不受泄漏和篡改。制定档案信息管理系统完备的档案管理制度，明确档案的分类、归档标准、流程等，确保档案信息管理的规范化和标准化。建立责任落实制度，将档案管理工作责任落实到人，避免兼任现象，实现职责明确、效率高的管理。制度的实施也对档案管理人员在日常管理中提出了更高的要求，档案管理人员要对各种档案资料的分类存档、存放和使用，并对其进行核查，对各种档案信息数据进行系统的分析，找到其规律性，并对其保存情况进行定期的检查，以确保其不会出现问题或潜在的危险。建立档案安全管理制度，加强档案室的安全防范措施，如设置防火、防水、防盗等安全设施。只有建立完善的信息化安全管理制度和规范，来强化信息化建设管理，才是提高档案信息安全、可靠度的重要手段。

（四）制定完善的信息安全突发事件预案

在档案信息安全体系中，档案数据信息的保密、完整性和可用性，在面对越来越复杂、不断变化的网络安全威胁时，仅仅依靠安全制度规范，难以彻底消除这些风险，在此基础上，编制了相应的安全应急突发事件预案，来及时地发现并应对系统中存在的安全隐患，并定期组织安全演练，提高相关人员应对安全事件和紧急情况的能力。其中保密口令由专门的档案管理工作人员负责，设定分管密级权限，档案管理人员按照相应密级权限才能进入，在应用软件时，应尽量采用正规的操作系统，并及时进行修补，定期备份数据资料库，并做好档案信息数据的管理，如有修复需要，联络有关的技术支援人员予以协助。在监测的过程中，如发现有不正常的现象，要做好应急准备，并报告上级，遇到严重的网络攻击，要立即向公安部门报告。

（五） 提供技术支持，以改善信息安全

在网络信息环境中，档案信息数据的收集是一个极为重要的环节。构建完善的防火墙及安全监控机制，部署防火墙、入侵监测系统网络安全设备，及时识别和阻止恶意攻击和未经授权的访问。为了防止信息数据在传输中被窃取、篡改等危险，通过加密、协议封装、嵌套等方式，构建安全、可靠的信息信道，保证信息数据收集的安全性，在数据收集过程中，利用保密信息对系统进行认证，并建立一个安全的访问口令，对访问用户进行限制，并保证敏感数据只允许被授权的人使用。对数据的云存储安全防护，通过对信息数据进行动态加密，保证数据不易被读取，通过RAID独立磁盘冗余阵列技术，减少由于磁盘损伤而导致的数据丢失，并通过数据镜像、快照等方法对数据进行备份，以保证当局部硬件设备出现不可修复的损伤时，可以快速进行恢复。

（六）建设高素质的档案安全管理队伍

随着信息化技术的发展，档案管理人员不仅要具有传统的档案管理工作技巧，而且还要懂得现代信息技术、索引分析技术、拷贝分析技术、大数据技术等先进的档案保护管理与使用新技术，这样才能更好地对档案信息数据资产进行分类与使用。加强档案管理人员的培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力，通过专业培训使他们掌握档案管理的基本知识和技能。加强档案管理人员的职业道德教育，对信息安全意识培养、技能培训以及应急处理能力提升等方面进行培养，提升档案管理人员的信息安全整体素养和应对能力，为应对复杂的网络安全威胁提供有力支持，确保他们严格遵守档案管理规定，保证档案的安全性和保密性。

结语

综上所述，信息技术的飞速发展，信息化档案的收集、整理和归档，是信息化时代对传统档案工作方式的一次巨大变革。在信息化环境中，在确保档案信息数据完整的同时，必须确保档案信息数据的安全，因此学校必须对档案信息数据的安全性给予足够的重视，加强对档案管理的安全工作的重视，加强对档案管理人员的理论知识和能力的培养，将信息化数字化的安全和信息技术运用到档案日常安全管理工作中去，让其更好地在档案管理工作中发挥其应有的作用。为了适应新形势发展的需求，只有不断提升档案信息数据的安全性，才能保障档案信息化安全管理工作的持续推进。

参考文献：

[1]杨雅茹.新时期高职档案管理信息化建设方法研究[J].云南档案，2023，（02）：62-63.

[2]夏楠，张丽林.大数据时代高职院校档案信息安全管理探索[J].九江职业技术学院学报，2022，（04）：84-87.

[3]张雅芳.大数据时代档案安全的思考[J].南北桥，2023，（05）：100-102.

[4]王维娜.档案安全保障管理机制的构建[J].兰台内外，2024，（02）：28-30.

[5]王婷.新时期高职档案管理信息化建设方法分析[J].亚太教育，2020，（11）：52-53.

[6]李东红.大数据背景下高职档案管理的信息化建设探析[J].辽宁高职学报，2023，25（03）：104-107.

（责任编辑：豆瑞超）