高质量发展背景下企业档案风险防控体系的构建

摘 要：随着我国经济的快速发展，企业追求的不仅是速度和规模，还注重质量和效益。这种高质量发展要求企业在各个方面都要开展精细化管理，档案管理作为其中的一环，其重要性日益凸显。文章认为企业档案风险防控体系构建应遵循预防性、全面性、灵活性和责任性等原则。当前，企业档案管理面临战略管理、制度安全、信息安全和实体安全等多个方面的风险挑战。为了全方位提升企业档案管理的安全性和效率性，文章提出了完善档案管理制度、加强档案信息化建设、提升档案管理人员专业素养以及建立档案风险评估与监控机制等措施。

关键词：高质量发展；企业档案；风险防控体系；构建

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着企业不断向更高水平发展，构建一个高效的企业档案风险管理系统变得尤为重要。企业档案风险防控系统不仅提高了档案管理的效率，还在降低日常业务中的各类风险方面发挥作用。在现今市场竞争激烈且信息技术快速发展的环境下，档案的作用愈发明显。档案记录了企业成长的历程，涵盖了包括知识产权和商业机密在内的高价值信息，通过设立综合性的档案风险管理和控制系统，企业可以有效地保护这些关键数据和知识产权，增强对潜在威胁的识别及处理能力，确保企业的稳定发展。优化档案管理及提升档案资料的实用性，能够进一步挖掘档案资料的商业潜能，为企业战略的制定与业务扩展提供坚实的数据支撑。因此，建立一个企业档案风险控制体系，不仅是适应外部市场动态变化的战略需求，还是提升企业内部管理和支持企业持续健康成长的核心工具，对企业未来的发展具有关键性影响。

一、企业档案风险防控体系的基本原则

1.预防性原则

在实行企业档案管理时，重在风险预防。风险预防策略强调在处理档案事务过程中必须保持警觉，并主动发现及评估可能的风险，通过制定全面的预防方案，企业可以有效防止风险发生，进而避免潜在的安全问题。定期开展风险评估并仔细分析评估结果，有助于企业快速识别并应对安全隐患，确保档案的安全与完整性。此外，预防性原则还包括对未来风险的前瞻性分析，确保企业在风险成为现实之前已经有了应对措施，这种主动和预见性的管理方法在保护档案安全的同时，也保障了企业操作的连续性。因此，坚持预防性原则不仅有助于维护档案的完整性，还提高了整个档案管理流程的效率和安全性。

2.全面性原则

在企业档案管理中，全面性原则旨在防范和控制文档各种相关风险。全面性原则强调，建立一个包括所有文档处理阶段的完整风险管理系统是必要的，以确保整个文档的生命周期，从收集、归档、保管到合理使用及最终销毁都受到严格监控。通过构建全面的管理系统，企业能够为每个文档提供必要的保护，文档管理的每个环节和细节都被纳入风险控制中。此外，全面性原则还要求企业制定一套完整的文档管理规程，涵盖所有的管理流程和标准，并明确规定每个环节的操作标准和责任人，目的是确保所有相关人员都能严格遵守规程，从而维护文档的安全和合理利用。通过这种系统性的管理和监控，企业可以有效降低文档管理过程中的风险，保证文档的准确性和完整性，是企业稳定运营的基础，也是支持企业长远发展的关键因素。通过坚持全面性原则，企业能够建立坚实的管理基础，为未来的发展打下坚实的基础。

3.灵活性原则

在档案风险管理过程中，公司必须实施可适应性的策略，这意味着风险管理框架需要具备动态调整的能力，以适应不断变化的技术和市场环境。由于公司内部环境和外部市场情况可能频繁变化，这些变化会对档案的安全和完整性造成影响。因此，定期更新和改进档案管理系统变得非常关键，为了有效地应用这种灵活性策略，公司应构建一个可持续更新的档案管理系统，涉及处理日常的档案保管任务，包括定期对现有风险管理措施开展复审和适宜性评估，定期对档案情况开展风险评价，并基于评估结果调整策略。通过运用灵活性原则，公司能够确保其档案风险管理策略保持最新，有效应对内外部环境的变化，确保关键资料的安全。

4.责任性原则

在企业开展有效的档案管理和风险管理，关键在于落实执行责任。因此，责任性显得尤为重要。责任性原则突出了对企业各级管理人员明确责任和职务的必要性，通过建立一个清晰的责任界定体系，企业可以保证每个管理环节都有指定人员负责，在提高管理效率的同时减少风险。此外，责任性原则还要求企业对档案管理团队开展综合培训和继续教育，提高他们对风险识别和处理的能力，为风险防控提供坚实的人力资源基础。在因管理疏忽导致档案问题发生时，可以根据责任性原则，对涉及人员追责，加强管理的规范性和严格性，有效预防未来的风险，增强企业的内部管理纪律。

二、企业档案主要的风险识别和分析

1.战略管理风险分析

在商业运作中，战略管理风险往往与档案管理的策略制定和执行息息相关，这些风险可能由于公司未能充分重视档案管理或档案管理与公司总体战略不吻合而引发。若档案管理未被整合为企业的核心战略之中，就可能导致档案资源的利用和整合效率低下，进而直接影响到企业的决策质量和其在市场上的竞争力。此外，战略风险还可能源于企业在调整档案管理过程中，未能迅速适应业务增长和外界环境的改变。在快速变化的商业环境下，企业需要灵活调整其档案管理策略，适应新的业务需求，如果档案管理策略过于固定或企业未能敏感地捕捉市场变化，可能会导致策略更新不及时，从而错失关键商机，甚至可能面临法律或合规风险。因此，降低战略风险需要企业不断审查和规划其档案管理策略，确保这些策略与公司的总体目标相符并及时调整以适应市场变动。

2.制度安全风险分析

制度安全风险是指企业在档案管理系统的完整性与实施效率方面所面临的挑战，它是确保档案安全的关键要素。如果一个企业没有建立全面、有效的档案管理制度或者制度执行不力，就会造成档案管理过程混乱，增加档案丢失、损坏或数据被外泄的风险。例如，如果档案归档流程不清晰，可能导致档案分类错误或遗漏；如果借阅规则不严格，档案在借出时可能会丢失或被非法复制；而不明确的销毁流程则可能导致仍有价值的档案被不当销毁；如果档案管理人员职责不明确，可能会出现推诿责任的情况或在问题出现时找不到相应负责人，导致管理问题无法及时发现和解决；如果档案管理体系不能根据新的法律法规或企业要求及时更新，也是制度安全风险的一种。随着法律法规或企业业务的发展，原有的管理制度可能不再适应新情况，若不及时调整，企业可能面临违规操作的风险，甚至可能因违反新的规定而遭到处罚。

3.信息安全风险分析

在现代商业环境下，信息安全已经成为档案管理中不可忽视的关键。随着信息技术的迅猛发展，电子档案被广泛应用，成为企业信息系统的核心组成部分。然而，技术的发展也带来了众多的安全问题，如数据被泄露、病毒侵害及黑客攻击等风险。尤其是黑客攻击，它对企业构成了重大的风险，一旦企业的信息保护机制被突破，黑客便能轻松获取敏感的档案资料，可能带来无法挽回的财务和声誉损失。此外，病毒感染也是一个严重的威胁，可能通过电子邮件或网站的方式侵入电子档案系统，导致资料损毁或丢失。除了外部的威胁，内部风险同样不可忽视，员工的误操作或是对信息安全缺乏足够认识，也常常成为信息安全的薄弱环节，员工可能无意间泄露关键信息或在处理文档时犯错，都可能引发信息安全事件。

4.实体安全风险分析

在文档保管领域，维护实体档案的完整性和安全性极为关键，企业应预防在存储、搬运及日常使用过程中的数据丢失或物理损伤。这类风险可能源于自然灾害与人为失误等多种因素。比如，火灾或洪水可能瞬时摧毁重要档案，给企业带来不可逆转的信息和历史数据的损害；盗窃行为或档案管理人员不当的处理或档案分类错误，同样会严重影响档案的完整性和可访问性。面对这些可能来自自然或人为的威胁，持续保持警惕并实施有效的预防措施变得尤为重要，以降低潜在的损失，确保档案的安全与完整。

三、企业档案风险防控体系建设的对策

1.完善档案管理制度

构筑一个全方位且高效的档案管理系统对于确保企业档案安全性与完整性至关重要。在该系统中，应明确设定包括档案分类、保存过程、借阅条件及档案销毁的流程与规则，要设定具体的负责人并明确其责任范围，让档案管理的每个环节都有明确的责任人，并且能够清晰追踪任务执行过程。通过这种系统化和细致的管理办法，企业能够有效维护档案的规范性和一致性，从而降低由人为错误造成的档案丢失或损毁风险。也就是说，应在档案管理系统中添加全方位的应急响应计划，包括对于潜在高风险状况和突发状况的预先设定，如自然灾害、人为破坏或者技术故障，应急计划中需详述相应的处置措施和恢复计划，在紧急情况下能够快速且有效动用资源和指导员工采取措施，保护档案资料的安全，建立此类应急响应机制不仅有助于企业应对日常档案管理中的挑战，还能在关键时刻迅速作出反应，保护关键信息资源免受损害。

2.加强档案信息化建设

在当今信息化时代，企业需顺应环境变化，主动推动档案管理从传统方式向数字化转换，这一过程包括把纸质档案电子化以及采用大数据、云服务等新兴技术，提高管理效率与安全性。在推动档案信息化的同时，企业应重视安全问题。一方面，实行多重安全验证措施至关重要，只有经过授权的用户才能访问系统，使用加密技术保护存储与传输中的数据至关重要，以防数据被非法窃取或篡改；另一方面，定期备份数据也是必需的，这样在出现数据丢失或损坏时，能够迅速恢复数据。严格执行权限管理，确保只有授权人员能接触敏感信息，可以大幅降低信息被泄露的风险。同时，加强详尽的日志记录，帮助追踪数据的每一次访问与修改，对于后续的审计与责任追踪非常有效，采用这些方法，企业就能建立一个坚固的安全防护体系，有效保障档案信息的安全和完整性。

3.提升档案管理人员专业素养

档案管理人员在保护档案安全中扮演着至关重要的角色，对保障档案机密性和完整性具有直接作用。因此，加强其培训对于任何组织来说都是极为重要的。通过定期组织培训，无论是内部还是外部的、培训，都能显著提高档案管理人员的专业知识和技能水平，使他们熟练掌握各种管理标准和操作流程，不仅能提高工作效率，还能大幅减少操作错误带来的风险。同时，企业还应关注提高档案管理者对潜在风险的感知能力以及应对紧急情况的处理技巧，通过实施模拟演练和案例分析等教学方式，可以有效培养档案管理人员的快速反应能力和准确判断力，使其能在紧张的环境下做出正确的决策，以此最大限度地降低损失，保障重要资料的安全。采取这些全面的培训策略，企业能够构建一支既敏感又冷静的档案管理团队，对于增强档案安全的防护极为关键，该团队将有效为企业构建一道坚固的档案安全防护屏障。

4.建立档案风险评估与监控机制

企业应建立一个全方位的档案风险评估系统，便于定期深度评估档案管理的风险，并准确定位任何潜在的不足之处，通过定期展开评估，企业可以保持对档案管理现状的持续了解，并针对问题改进措施。此外，实施一个高效的监控机制也是至关重要的，该机制应能持续跟踪档案的最新状况与变化，及时发现并处理异常，提升问题处理速度，保障档案的完整和安全。同时，在科技迅猛发展的今天，企业也应利用大数据、人工智能等现代技术提高档案管理的智能化水平，这些现代技术能够高效处理和分析大量档案数据，并提供更为精确的风险预警。通过采用先进的技术工具，企业可以大幅度提高风险管理的准确度和效率，进一步加强档案管理的安全性。

四、结束语

在当前经济高速发展的背景下，构建一套高效的企业档案风险管理系统是企业发展的重要保障。企业档案不仅承载着企业的历史和文化传承，还是企业持续发展和竞争优势的核心要素。因此，打造一个科学、高效的档案风险管理框架对于保障信息的安全，提高企业的运营效力至关重要。通过引入最新的管理理念和技术手段，可以有效开展风险辨识、评估及处理，确保档案的完整性、可靠性与安全性。展望未来，随着科技的不断进步和管理方法的持续优化，期待企业档案风险防控系统能够更加完善和智能化，为企业提供坚实的信息保障和风险管理支持，共同致力于提高企业档案管理水平，帮助企业在高质量发展的道路上稳步前进。

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作者单位：深圳市万科发展有限公司

作者简介：黄会（1989—），女，汉族，陕西汉中人，本科，馆员，研究方向：城市建设工程档案管理。