浅议如何实现街道档案科学化管理

摘 要：文章分析了街道档案管理的特点以及重要作用，阐述了街道档案管理中存在的不足之处，并以此为研究依据，详细论述和总结实现街道档案科学化管理的举措，主要包括加强档案管理制度建设、积极更新专业技术设备、注重档案的合理保存、提高档案管理人员素质水平、注重档案资料的全面收集、创新档案服务方式，以此来促进档案管理科学化水平的稳步提高，为街道办事处的发展保驾护航。文章对如何实现街道档案科学化管理提出了见解，希望对今后的街道档案管理发展起到微薄的帮助作用。

关键词：街道；档案；科学化管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

街道办事处与城市基层组织部门之间有着密切的联系，在城市建设与发展方面扮演着重要角色。在街道办事处日常管理工作中，档案管理占据着重要的地位，通过加强档案管理，可以为街道办事处相关工作的开展提供极大的便捷。目前，在我国城镇化不断推进过程中，街道办事处的衔接作用越来越显著，相关部门及单位对档案管理工作的要求愈发严格。因为街道办事处与其他部门的档案管理工作存在着明显差异，其档案资料内容主要是总结和归纳以往的工作，因此，通过开展档案管理工作，不仅可以确保良好的追溯性，还有助于后期相关工作的开展，其信息扶持作用显著。但是，在各地区街道办事处规模不断增加的影响下，在档案管理过程中仍然存在着较多的不足，应采取可行的解决办法，提高街道办事处档案科学化管理水平。

一、街道档案管理的特点分析

首先，是服务性。街道档案管理服务可以将街道的一系列情况反映出来，而且通过档案管理，可以给予居民良好的服务，在居民参与过程中，有助于有效互动和交流目标的实现；其次，是自主性。通过分析传统的档案管理工作，街道活动占据着主导位置。当前，应将街道管理的地位凸显出来，保证其高度的自主性。尤其对于街道居民委员会，应明确其职责，展现出街道工作独特的性质和特点；最后，超前性。记录居民活动的情况是传统街道档案管理的主要内容，但活动开展前的规划环节没有得到重视，且在内容的整理方面也存在着较强的单一性。

二、街道档案管理的重要作用

第一，有利于将《中华人民共和国档案法》贯彻落实下去。通过街道档案管理工作，在维护社会稳定与和谐方面发挥着重要的作用和优势。在街道档案管理中，下岗职工基本生活保障和低收入群体的救济等方面是主要的内容，详细记录了街道工作，尤其是档案的原始性特点显著，也是重要的凭证。同时，也可以将街道的历史风貌充分展示出来，更好地服务于街道文明建设，进一步规范街道工作。此外，街道档案管理具有广泛的涉及范围，对全体干部和职工的参与有着明确的需求，所以应做好档案的宣传工作，增强街道干部的档案管理意识，并积极渗透法治理念，与《中华人民共和国档案法》要求一致，促进街道的发展与建设。

第二，有利于不断提高街道行政管理水平。在街道建设的基础工作中，街道档案管理工作占据着至关重要的地位，通过此项工作的开展，可以提高城市基层组织的建设水平，并对辖区内的社会管理内容不断规范化，进而给予街道文明建设强有力的支撑。首先，街道档案是街道建设与发展的重要成果，借助档案信息可以充分体现辖区内居民的基本状况，防止街道居民的合法权益受到威胁，同时给予街道历史面貌有效的保护；其次，作为基础性工作之一，档案管理工作与街道各项工作之间是紧密联系、密不可分的。通过街道档案工作的开展，可以使社会纠纷得到有效处理和解决，确保良好的邻里关系，保证街道文化生活的和谐。同时，将城市精神文明建设推向全新的领域和高度，进而推动街道建设走向可持续发展之路。

三、街道档案管理中存在的不足之处

1.制度有待完善

现阶段，在街道档案管理工作中，相关制度未能得到及时的更新与完善。档案管理制度不完善，与档案管理技术的发展之间出现了明显的差距，在街道档案管理制度中，没有与新理念、新技术等紧密结合。首先，在一些街道机关部门，精细化理念严重缺失，使得档案管理工作的方案难以保证高度的合理性，档案管理建设进程也较为滞缓；其次，在档案管理工作中，缺少明确且合理的责任分工，档案管理工作标准的更新也比较滞后，不利于街道档案管理水平的提高。

2.档案管理基础设备设施匮乏

街道办事处与其他基层部门之间有着明显的不同，对档案管理工作的关注度较低，档案管理工作环境不良好，也没有配置先进的档案管理基础设备设施。当前，社会经济发展迅速，街道办以往简单的档案管理设备设施与当前时代的要求不一致，不仅难以推动档案管理工作的顺利实施，还无法提高档案资源的利用效率。

3.档案保存不当

街道档案信息的借鉴和参考价值浓厚，作为历史文件，对于街道办事处的发展产生了极大的影响。现阶段，在街道档案保存中存在的不足之处较多，一些管理人员过于注重自身的工作经验，在装订和保管过程中存在着一定的随意性，缺乏科学、合理的工作方法，不利于档案资源的维护与完整，造成丢失或损坏现象经常发生，也不利于发挥档案资源的服务作用。

4.档案管理人员素质水平有待提高

首先，通过分析当前的街道办档案管理人员，其专业性并不高，也缺少高度的责任意识，信息化档案管理理念比较弱，很难保证档案管理的专业水平，不利于档案管理质量的提升；其次，部分档案管理人员难以灵活运用大数据技术，仍然采用传统的手工操作，再加上现有工作人员的数量限制，使得街道档案管理水平始终停滞不前。

5.档案整理不规范

在档案整理方面，一些管理人员缺少严谨认真的工作态度，档案盒和里面放置的内容、编号存在差异，且编号的设定也不统一，永久和定期的文件难以实现合理分类，极容易发生档案信息混乱且无序的现象。以某地区的街道文书档案管理为例，在档案整理归档方面，“件”为主要单位，永久、30年、10年为主要的保管期限和时间。但在实际整理归档文书档案时，却存在着一些问题，档案的收集也比较单一与片面。此外，各办公室文件材料的存放比较分散，专业档案和照片档案没有得到妥善保管，极大地增加了收集与整理的难度，不利于档案的完整收集，也无法取得良好的归档效率。

四、实现街道档案科学化管理的完善举措

1.加强档案管理制度建设

要想使档案管理的科学化水平得到提高，应加强完善档案管理制度的构建。在新形势下，要加强开展规范化、标准化的档案管理工作，在管理理念方面也要紧密融合精细化思想，为街道档案管理工作的开展奠定良好的前提和基础。

首先，应不断完善和改进街道档案管理制度，明确档案管理重点内容，不断细化相关工作标准，提高街道档案科学化管理水平。同时，站在档案服务的视角，应深入分析信息技术特征，以此来为档案管理操作程序的改进提供有利依据；其次，明确相关部门的责任分工，并保证分工的合理性，做到相互配合与协作，形成合力，紧密协作上级区政府和驻街单位等，保证信息互动的有效性；最后，要高度重视服务反馈意见和建议。其中，档案管理工作人员应增强服务意识，做好各方意见和建议的收集与整理工作，并从街道居民的档案使用需求出发，拓展档案服务范围和渠道，有效落实档案服务工作。

2.积极更新专业技术和设备设施

在新时代，要想推动街道档案管理工作保质保量地完成，档案管理技术和设备设施必须及时更新，并加强先进信息技术的应用，为提高街道档案管理水平给予强有力的技术支持。还应明确档案管理工作职能，做好相应的调研工作，挖掘居民档案服务需求，加强相关工作规划，合理配置信息技术及其设备设施。与此同时，采用云存储技术，加强街道档案管理系统的构建，配置合适的档案管理软件，确保档案管理高度的专业性。此外，还可以借助专业技术机构的支持，充分发挥街道档案服务功能，实现街道档案管理系统的顺利开发，并将设备设施的调试工作落实到位。总之，通过定期更新与维护设备设施和技术软件，可以更好地顺应信息化建设发展，也是档案管理科学化的重要体现。

3.注重档案的科学保存

当前，纸质档案仍然在街道档案管理中占据着主导的地位，因其丢失和损坏的概率较高，所以应充分认识到纸质档案资源合理保存的重要意义和作用。首先，应保证档案保存室的独立性，并加强防水、防潮等措施，做到万无一失，避免潜在的安全隐患；其次，应合理分类保存档案资源，尤其对于事务性记录档案，通过统一保存，为后续的调阅和使用提供便利条件；最后，为了促进档案保存工作的顺利开展，也要注重服务职能的体现，妥善分类和保存历史特色浓厚的档案。

4.提升档案管理人员综合素质

在街道办事处档案管理工作方面，工作人员的综合素质极为重要，决定了档案管理工作质量的高低。因此，应提升档案管理人员的综合素质，为档案管理工作的开展保驾护航。街道办应将组织档案管理专业知识讲座常态化，重点培训在岗人员，也可以定期邀请专家，使培训活动变得丰富化、多样化，进而显著提高工作人员的专业能力。同时，对于新晋工作人员，应制定针对性的考核措施，重点关注档案管理实践能力，并观察其对现代化信息技术的应用能力，给予有效的岗前培训，使工作人员对现代化技术做到灵活操作与运用。此外，对于街道办事处来讲，也要认识到加强思想政治教育的重要作用，适当提高档案管理人员的薪资待遇水平，使其具有更高的责任感与归属感。

5.注重档案资料的全面收集

在开展档案管理工作中，政府应给予经费支持，设置专门的档案资料室，为档案资料的收集和存储提供良好的场所。在具体实施方面，应制定档案利用登记制度，并注重档案资料的全面收集。这就需要街道办事处各个部门的配合，因为档案资料的收集工作并不是一个档案部门就能完成的，所以需要多个部门配合工作，在这一情况下，街道办事处借助现代化信息技术，建造信息交流平台，可以借助平台直接上传电子版档案资料，减缓档案人员的工作压力。同时，根据现代社会发展需求，应遵循公开、公正等原则，合理制定档案管理程序，使各类档案资料得到有效收集、整理，确保档案资料的真实性和准确性。

6.创新档案服务方式

街道办事处应对以往传统的服务模式不断改进和创新，增强服务创新意识，将为人民服务的理念践行到位，密切联系街道居民，从街道居民的现实需求出发，在保证档案信息安全的前提下，满足资源数据共享，提升街道办档案查询、利用的服务质量。此外，还要不断完善服务反馈机制，进一步强化街道档案管理人员的服务感与责任感，做好各方意见或建议的整理工作，从居民的档案使用需求出发，不断拓展和延伸档案服务范围，使档案管理工作更加专业化与科学化。

五、高度重视街道档案资料安全防护工作

街道办事处为更好地提高街道档案资料管理的安全性与稳定性，需要借助云计算和加密技术等，保障街道档案资料的完整性和安全性。同时，为提高街道办事处档案资料的使用效率，需要内部开启档案资料的编研与收集工作，丰富街道办事处的档案资料数量，借助大数据技术，建设街道办事处专门的档案数据库，能自动识别档案资料的类型，对街道档案资料科学分类。并且，街道办事处还要不断完善与优化档案资料的借阅流程，紧跟时代脚步，积极使用现代化信息技术，完善档案资料的检索服务，能使用大数据技术，了解用户的个性化需求，用户只需要搜索档案资料的关键词即可找到想要的档案资料，提高街道办事处档案资料的使用效率。街道办事处也要提高纸质档案资料电子转化率，需要配备专业的电子扫描仪，对纸质档案资料扫描并上传，对于档案信息系统自动识别的错误档案、不完整档案等，需要进一步完善和修补档案资料，保障档案资料的完整性。街道办事处也要积极使用安全防护技术，针对档案资料数据库外部设置防火墙，能够抵挡不法分子的攻击，对档案资料访问留有痕迹，并且在传递档案资料时采用加密技术，如链路加密和端对端加密，能更好防护档案资料的完整性。

结束语

目前，街道档案管理工作的开展有着较强的现实意义，要想推动此项工作顺利完成并取得良好的服务效果，必须符合时代的发展趋势，做到不断创新，与时俱进，充分展现街道档案管理工作在服务地方经济发展方面的作用。档案管理人员应树立高度的责任意识和先进的管理观念，尽职尽责，提高档案管理工作效率和质量。通过分析我国街道档案管理工作的现状并提出改进建议，以期为我国街道办事处更好地开展档案管理工作提供参考借鉴。

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作者单位：昆明市呈贡区吴家营街道办事处

作者简介：鲁思宏（1981—），女， 汉族，云南呈贡人，本科，馆员，研究方向：档案管理。