高校档案规范化管理的构建路径与创新研究

摘 要：本研究聚焦高校档案规范化管理的构建路径与创新，旨在提升高校档案管理质量，创新档案工作。通过完善档案管理制度，明确工作职责与流程，确保档案工作规范化、标准化开展。利用现代信息技术，构建数字化档案管理系统，实现档案信息的快速检索与共享。此外，创新档案管理服务模式，探索互联网+档案服务平台，以满足师生多元化需求。本研究不仅有助于提高高校档案管理水平，还为档案工作的可持续发展提供有力支持。

关键词：高校；档案；规范化；管理；路径

中图分类号：G271 文献标识码：A

高校档案作为学校发展历程和教学、科研、管理等各项工作的真实记录，具有重要的历史价值、文化价值和社会价值。然而，在当前高校档案管理工作中仍存在一些问题，如管理体制不完善、管理手段落后、专职管理人员紧缺以及档案资源开发利用不足等。为了提高高校档案管理水平，实现规范化、科学化、信息化管理，有必要对高校档案规范化管理的构建路径与创新展开深入研究。

一、高校档案规范化管理的意义

1.有利于保障档案的完整性和安全性

高校档案涵盖了学校的各类重要信息，包括教学、科研、行政等方面的记录，是学校历史和发展的见证。保障档案的完整性和安全性具有重要意义。完整性确保了档案内容的全面和系统，避免了信息的缺失或遗漏，使其能够真实、完整地反映高校的历史和现状；安全性则防止了损坏、丢失或被非法篡改档案信息，保护了档案的真实性和可靠性，有助于维护学校的历史传承和知识资产，为后续的研究和决策提供可靠的依据。

2.有助于提高档案的利用效率和价值

规范的档案管理能够提高检索和获取档案的效率，使用者可以快速找到所需信息，减少浪费时间和精力。同时，规范化管理有助于挖掘档案的潜在价值。通过对档案的整理、分类和编目，可以更好地发现其中的关联和规律，为教学、科研和管理提供有价值的参考和依据。此外，规范的档案管理还能够促进信息共享，加强各部门之间的沟通与合作，提高工作效率和质量。

3.有利于促进高校各项工作顺利开展

档案为教学提供丰富的教学资源和案例参考，助力教学质量的提升。对科研而言，是重要的文献资料来源，为科研项8Y+qWKcpmC2WS8LkOQYeMQ==目的申报和实施提供支持。在行政管理方面，为决策提供历史数据和经验借鉴，提升决策的科学性和合理性。此外，档案还在校园建设、师生管理等方面发挥着重要作用。

4.有助于提高高校的管理水平和社会形象

档案管理作为高校规范化管理的重要工作之一，不仅能体现高校管理的规范化和科学化程度，还能展示高校的管理能力和水平。同时，规范的档案管理能够为学校的各项工作提供有力的支持和保障，提高工作效率和质量。良好的档案管理还能增强学校的社会影响力和知名度，提升社会形象。

二、高校档案管理现状及问题分析

1.管理体制不健全

首先，缺乏明确的职责划分和工作流程，导致档案管理工作混乱和效率低下。各部门之间沟通不畅，信息传递不及时，影响档案的收集、整理和利用；其次，管理制度不完善，缺乏有效的监督和考核机制，一些工作人员责任心不强，工作质量难以保证；最后，档案管理部门在高校的地位和作用没有得到充分重视，资源配置不足，影响工作的开展。随着社会的快速发展和信息技术的不断更新，高校档案管理工作面临着前所未有的挑战和机遇。然而，当前高校档案管理体制不健全、档案管理人员素质参差不齐、硬件设施和技术手段相对落后以及档案资源开发利用不足等问题，严重制约了高校档案管理工作的进一步发展。

2.档案管理人员素质参差不齐

高校档案管理人员素质的高低直接影响档案管理工作的质量。目前，许多高校档案管理人员的素质参差不齐，缺乏专业的档案管理知识和技能。部分档案管理人员对档案管理的重要性认识不足，缺乏责任心和敬业精神，导致档案管理工作出现疏漏和错误。此外，高校对档案管理人员的培训和教育投入不足，也使得档案管理人员的素质难以得到有效提升。部分档案管理人员专业知识和技能不足，对档案管理的规范和要求了解不深入，影响了工作质量。此外，高校对档案管理人员的培训和继续教育重视不够，导致其知识和技能不能及时更新，难以适应新时代档案管理的要求。

3.硬件设施和技术手段相对落后

随着信息技术的快速发展，高校档案管理工作对硬件设施和技术手段的要求也越来越高。目前，许多高校的档案管理硬件设施和技术手段相对落后，难以满足档案管理工作的需要。例如，部分高校档案管理部门缺乏先进的档案管理系统，无法实现档案的数字化管理和信息化服务。一些高校的档案存储设施陈旧，无法满足档案安全保管和有效利用的要求。档案库房的环境条件不佳，可能导致档案损坏和变质。在技术手段方面，信息化程度较低，档案管理软件和系统功能不完善，无法实现档案的高效管理和利用。此外，还缺乏对先进技术的应用，如大数据、云计算等，限制了档案管理工作的开展。

4.档案资源开发利用不足

高校档案资源是宝贵的文化遗产和知识财富，具有重要的历史价值、文化价值和科研价值。目前，许多高校在档案资源开发利用方面存在不足。一方面，档案管理部门对档案资源的开发和利用重视不够，缺乏系统的档案资源开发计划；另一方面，高校各部门之间在档案资源利用方面的合作不够紧密，导致档案资源的浪费和重复建设。此外，高校对档案资源的宣传力度不够，使得师生和社会公众对档案资源的认知度和利用率较低。高校对档案资源的开发利用重视不够，仅仅将档案作为一种存储和保管的对象，而没有充分发挥其价值。档案的检索工具不完善，用户查询档案信息不方便。对档案资源的宣传和推广不足，导致师生对档案的了解和利用程度不高。同时，缺乏与其他部门的合作与交流，档案资源的共享和利用受到限制。

高校档案管理现状存在诸多问题，这些问题严重影响档案管理工作的质量和效率，也制约了高校的发展。为了提高高校档案管理水平，必须采取有效措施，解决这些问题。例如，建立健全管理体制，提升人员素质，加强硬件设施建设和技术更新以及加大档案资源开发利用的力度等。

三、高校档案规范化管理的构建路径

高校档案作为记录学校历史、传承文化、服务教学和科研的重要载体，其规范化管理对于提高学校整体管理水平、促进学校发展具有重要意义。

1.建立健全档案管理制度

建立健全档案管理制度是实现高校档案规范化管理的基础。通过明确档案管理的职责和权限，制定规范化的档案管理流程和标准，确保档案工作有序开展。首先，应明确档案管理的职责和权限。高校应设立专门的档案管理机构，明确其职责范围和工作目标。同时，要明确档案管理人员的职责和权限，确保他们能够在规定的范围内履行职责，保障档案工作顺利展开；其次，要制定规范化的档案管理流程和标准。高校应根据国家档案法律法规和相关政策，结合学校实际情况，制定档案管理流程和标准。这些流程和标准应涵盖档案的收集、整理、鉴定、保管以及利用等各个环节，确保档案工作的规范化和标准化。

2.加强档案管理人员队伍建设

由于，档案管理人员是高校档案工作的主体，其业务水平和综合素质直接关系到档案工作的质量。因此，加强档案管理人员队伍建设是实现高校档案规范化管理的关键。一方面，要选拔和培养专业的档案管理人员。高校应注重选拔具有档案学、历史学等相关专业背景的人才，充实档案管理队伍。同时，要加强对档案管理人员的培训和教育，提高其业务水平和综合素质，使他们能够更好地适应档案工作的需要；另一方面，要提高档案管理人员的业务水平和综合素质。高校可以定期组织档案管理人员参加业务培训、学术交流等活动，帮助其拓宽视野，增强创新能力。此外，还可以建立激励机制，鼓励档案管理人员积极学习新知识、新技术，不断提高自己的业务能力和综合素质。

3.完善档案管理设施和技术手段

完善档案管理设施和技术手段是实现高校档案规范化管理的重要保障。通过改善档案保管条件、引进先进的档案管理软件和系统，可以提高档案工作的效率和质量。首先，要改善档案保管条件。高校应投入资金改善档案库房的环境条件，确保档案的安全存放。同时，要配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架等，为档案的保管和利用提供便利；其次，要引进先进的档案管理软件和系统。高校可以利用现代信息技术手段，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化、网络化管理。通过档案管理软件，可以方便档案的查询、借阅、统计等操作，提高档案工作的效率。同时，还可以利用网络技术实现档案的远程利用和共享，为教学和科研提供便捷的服务。

4.加强档案资源建设

加强档案资源建设是实现高校档案规范化管理的核心内容。通过广泛收集各类档案资料，确保档案的完整性和准确性，可以丰富档案资源，为学校的发展提供有力的支撑。一方面，要广泛收集各类档案资料。高校应加强与校内各部门、各单位的沟通协作，及时收集各类档案资料。同时，还可以通过捐赠、购买等方式获取外部档案资源，丰富学校的档案馆藏；另一方面，要确保档案的完整性和准确性。高校应建立健全档案鉴定制度，对收集到的档案展开认真鉴定和筛选，确保档案的真实性和完整性。在档案的整理、保管和利用过程中，要严格遵守相关规范和标准，确保档案的准确性和可靠性。

四、高校档案规范化管理的创新研究

在信息化浪潮席卷全球的今天，高校档案管理也lR/3MpUu12EkQj1rCeqFR09zOQc7JyZ8n+nI2g/tlME=迎来了前所未有的变革与机遇。档案作为高校发展历程中的珍贵资料，其规范化管理不仅关乎信息的保存与传承，还与高校的教学、科研和管理工作息息相关。

1.引入信息化管理手段，提高管理效率

随着信息技术的迅猛发展，由于传统的手工档案管理方式已无法满足现代高校的需求。因此，引入信息化管理手段，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储和管理，成为高校档案规范化管理的必然趋势。首先，建立档案管理信息系统是实现档案信息化管理的关键。该系统应具备档案的录入、查询、修改和删除等功能，并支持档案的分类、排序和统计等操作。通过该系统，高校可以实现对档案的全面管理，提高档案管理的效率和准确性；其次，实现档案的数字化存储和管理是档案信息化管理的重要环节。数字化存储不仅可以节省存储空间，降低管理成本，还可以方便档案的备份和恢复。同时，数字化管理还可以实现档案的快速检索和共享，提高档案的利用率。

2.开展档案资源开发利用工作，发挥档案价值

由于档案作为高校发展的重要资源，其开发利用工作对于提升高校整体实力具有重要意义。因此，高校应积极开展档案资源开发利用工作，编制各类档案检索工具和参考资料，为学校的教学、科研和管理提供有力支持。一方面，编制档案检索工具和参考资料可以方便师生和管理人员快速查找和利用档案资源。例如，可以编制档案目录、索引、摘要等检索工具，帮助用户快速定位所需档案。同时，还可以编制档案汇编、专题资料等参考资料，为用户提供更加全面、深入的档案信息服务；另一方面，高校应充分发挥档案在教学、科研和管理中的作用。通过挖掘档案中的有价值信息，可以为教师的教学提供丰富素材，为学生的学习提供宝贵资料。同时，档案还可以为科研人员提供研究依据和数据支持，推动科研工作的深入开展。此外，档案还可以为学校管理提供决策参考和依据，促进学校管理的科学化和规范化。

3.加强与其他部门的协同合作，形成合力

由于高校档案管理工作涉及多个部门和多个环节，需要各部门之间的紧密配合和协同合作。因此，高校应加强档案管理部门与其他部门之间的沟通与协作，形成合力，共同推进档案管理工作。首先，档案管理部门应与其他部门建立良好的沟通机制。通过定期召开联席会议、建立信息共享平台等方式，加强部门之间的信息交流与沟通，确保档案管理工作的顺利开展；其次，各部门应共同参与档案管理工作。无论是教学部门、科研部门还是管理部门，都应积极支持和配合档案管理工作，提供必要的资源和支持。同时，各部门还应积极参与档案资源的开发利用工作，共同挖掘档案的价值，推动档案工作顺利开展。

4.探索档案管理新模式，推动管理创新

在信息化、数字化背景下，高校档案管理面临着新的机遇和挑战。因此，高校应积极探索档案管理新模式，借鉴国内外先进的管理经验，不断创新档案管理方式方法。一方面，高校可以借鉴国内外高校档案管理的先进经验，结合本校实际情况，探索适合本校的档案管理模式。例如，可以引入先进的信息技术和管理理念，优化档案管理流程，提高档案管理效率和质量；另一方面，高校还应注重档案管理方式的创新。例如，可以利用大数据、云计算等先进技术对档案资源深度挖掘和分析，为教学和科研提供更加精准、高效的服务。同时，还可以探索档案资源的多元化利用方式，如开展档案展览、制作档案文创产品等，让档案资源更好地服务于师生和社会公众。

高校档案规范化管理的创新研究是一项长期而艰巨的任务。总之，加强高校档案规范化管理，要通过建立健全管理制度、加强人员队伍建设、完善设施和技术手段、加强资源建设等构建路径以及引入信息化管理手段、开展资源开发利用工作、加强协同合作、探索新模式等创新研究，有效提高高校档案管理的规范化水平和创新能力，为高校的发展提供有力的支持和保障。

参考文献：

[1]张玉龙.高校档案管理信息化建设路径研究[J].办公室业务，2019（19）：82-83.

[2]唐 玺.浅谈大数据视角下档案数字化建设的优化策略[J].黑龙江档案，2022（03）：185-187.

[3]王永福.论开展档案数字化建设的思考与实践[J].陕西档案，2022（05）：35-36.

[4]李凤荣.浅谈大数据背景下机关事业单位档案管理效率的提升策略[J].黑龙江档案，2022（05）：56-58.

[5]赵宗明.高校档案数字化建设面临的问题与解决策略[J].办公室业务，2019（05）：191-192.

[6]杨 玚.档案管理信息化的科学发展路径与创新[J].文化产业， 2022（23）：13-15.

作者单位：延安职业技术学院

作者简介：陈旭（1983—），男，汉族，陕西子长人，硕士，馆员，研究方向：档案管理。