基层医疗机构档案管理信息化建设策略研究

摘 要：随着医疗行业对档案数据管理需求的增长，基层医疗机构的档案管理面临前所未有的挑战。档案管理信息化建设不仅是现代医疗管理的必然趋势，还是提高服务质量的关键。高质量的档案管理可以帮助医疗机构提高工作效率，确保病历资料安全，减少物理存储的需求。为提高基层医疗机构档案管理的效率，本研究探讨了基层医疗机构档案管理信息化建设的重要性，识别了当前信息化建设面临的问题。研究结果表明，基层医疗机构档案管理信息化建设不仅提高了管理效率，还增强了档案的安全性。但是，基层医疗机构普遍面临资金不足、技术支持不充分、人员培训不到位等问题。为此，文章提出了一系列创新策略，旨在帮助基层医疗机构克服信息化建设障碍，实现档案管理工作高质量开展。

关键词：档案管理；智慧化档案管理系统；档案资源；基础设施

中图分类号：G271 文献标识码：A

在医疗服务日益数字化背景下，基层医疗机构的档案管理信息化建设显得尤为重要。信息化建设不仅能够提高档案处理的效率，还能增强数据安全性，使医疗服务更加高效、安全。与城市医疗中心相比，基层医疗机构在资源分配、技术支持和专业培训方面存在显著差距，制约着基层医疗机构档案管理信息化进程。档案信息化建设不仅要有充分的硬件支持与软件开发，还要有高效的管理策略和操作规范，以确保信息的准确性与实时性。因此，探索适合基层医疗机构特点的档案管理信息化建设策略，对提升整个医疗体系的服务质量与档案管理效率具有重要意义。

一、基层医疗机构档案特点

基层医疗机构的档案管理具有独特的特点，主要体现在档案的多样性、敏感性和管理分散性。首先，档案内容不仅包括患者医疗记录，如病历、检查结果和治疗过程，还涉及药品管理、设备维护和行政文件等。档案的综合性质要求管理系统能够处理、归档多种类型的文档数据；其次，由于涉及患者个人健康信息，档案具有极高的敏感性，必须严格遵守数据保护法规，如HIPAA（健康保险流通与责任法案）等，确保信息安全与隐私保护。基层医疗机构的档案管理表现出较大的地域与机构之间的差异，不同机构会采用不同的管理系统与存档方式，分散性造成了信息共享和数据整合的困难。加之基层医疗机构普遍面临资金、技术支持不足的问题，使档案管理的信息化进程较为缓慢，亟须通过有效的策略与技术解决方案来提高档案管理的效率与安全性。

二、基层医疗机构档案管理信息化建设的重要性

1.有利于提高档案管理工作效率

信息化建设在基层医疗机构的档案管理中扮演着重要角色，可以提高基层医疗机构档案管理工作效率。通过实施电子健康记录系统（EHRs）与数字化工具，医疗机构能够实现档案的快速检索、更新，从而减少传统纸质档案管理所需的物理存储空间及管理成本。此外，信息化系统支持数据的自动化输入，可以减少手工录入错误的可能性，提高了数据录入的准确性。医务人员可以更快地访问和共享患者信息，从而在紧急情况下迅速做出医疗决策。同时，信息化还支持实时数据分析，医疗机构可以根据数据反馈调整服务和操作流程，进一步优化资源分配和服务质量。因此，基层医疗机构档案管理信息化不仅提高了日常操作的效率，还增强了机构整体的服务能力，是提升医疗服务质量和管理水平的关键步骤。

2.有利于提升档案信息的安全性

信息化建设可以提升基层医疗机构档案信息的安全性。通过采用先进的数据加密技术与访问控制系统，电子档案管理系统能够确保敏感医疗信息的保密性、完整性。系统设计有多层安全措施，包括用户身份验证、角色基础访问权限和数据传输加密，防止未授权访问与数据被泄露。信息化还可以支持对数据访问、操作追踪记录，增强审计与监控能力，能够及时发现并处理任何异常访问。在数据备份、灾难恢复方面，电子档案系统可以提供自动备份功能，确保在硬件故障或自然灾害等情况下数据的快速恢复，保障医疗服务的连续性。因此，基层医疗机构档案管理信息化不仅可以提升数据保护级别，还能增强整个医疗系统对抗内外部安全威胁的能力。

3.有利于节省档案管理空间与成本

信息化建设可以促进基层医疗机构档案管理空间与成本节省。通过将传统纸质档案转换为电子格式，医疗机构能够减少对物理存储空间的需求。信息化转变不仅可以解放大量文件柜和纸质文档空间，还能减少与纸质档案管理相关的成本，如打印、复印、邮寄以及物理存储设施的维护费用。此外，电子档案系统的引入可以提高数据处理的自动化程度，从而减少对人力资源的依赖，降低人工管理档案的成本。信息化还支持高效的数据集成、共享，减少数据冗余与重复输入的问题，降低信息管理的复杂性及成本。因此，基层医疗机构通过实施档案管理信息化，不仅可以提高工作效率，还能实现成本的有效控制与资源优化配置，从而带来长远的经济利益。

三、基层医疗机构档案管理信息化建设面临的问题

1.对档案信息化建设重视程度不够

基层医疗机构档案信息化建设重视程度不够的问题主要表现在管理层对信息化重要性认识不足与资源配置不当上。具体来说，部分基层机构决策者尚未完全认识到信息化对提升医疗服务质量、工作效率的关键作用。因此，在预算分配时优先考虑完善医疗设备与人员培训，忽视了档案管理信息系统的建设。此外，由于缺乏专业的信息技术人员，即便投入了初期的建设资金，信息化系统也常因操作复杂、维护困难而未能充分发挥系统功能，甚至出现闲置现象。这种状况不仅影响着医疗档案管理的效率，还因系统的不稳定，加大了医疗错误的风险，影响患者的服务体验。

2.档案资源过于分散，管理体系不完善

在基层医疗机构中档案资源的过度分散和管理体系的不完善是信息化建设面临的主要难题。具体表现在，各部门间信息孤岛现象严重，缺乏数据共享与交流机制。各部门依赖独立的记录系统，造成相同的患者信息在不同系统中重复录入，增加了工作负担。分散的管理模式使得信息的整合分析变得复杂且耗时，降低了数据的可用性与实时性。管理体系的不完善还表现在缺乏统一的标准流程，无法确保数据质量，难以满足日益增长的法律法规要求与监管压力，不仅阻碍了医疗服务效率的提高，还增加了医疗错误的风险。

3.基层医疗机构档案管理缺乏统一的软件系统

各医疗机构使用软件平台异构性强，缺乏互操作性，造成数据整合和资源共享较为困难。医疗机构会自行选择或开发档案管理系统，系统在功能、数据格式和操作界面上差异显著，不仅增加了医务人员操作的难度，还使信息在不同系统间的迁移、整合成本高昂。由于缺乏统一的软件系统，造成数据标准不一致，严重影响数据的质量，使得在区域性健康信息整合时出现诸多障碍，无法有效支撑决策与政策制定，加剧了技术落后与数据孤岛的问题。

4.基层医疗机构档案管理信息化基础设施滞后

基层医疗机构档案管理信息化基础设施滞后主要表现在硬件设施老旧与网络系统不稳定。有的基层医疗机构的计算机与存储设备过时，设备处理能力和存储容量难以满足现代医疗信息系统需求。不稳定的网络连接影响数据的实时访问和远程医疗服务的可靠性，限制了电子健康记录系统与其他在线医疗服务工具的有效使用。网络不稳定性与带宽限制也阻碍着云存储和云计算技术的应用，信息技术作为提高数据管理效率和灵活性的关键因素，由于缺乏技术支持服务，虽然部分基层医疗机构更新了硬件设施，但仍然面临着维护、升级困难，无法保证信息化系统的长期稳定运行。

四、基层医疗机构档案管理信息化建设创新策略

1.加大档案信息化建设宣传力度，提高基层医疗机构重视程度

首先，通过教育培训增强医疗机构领导和员工对档案管理信息化建设的认识。可以通过组织研讨会、工作坊以及在线课程来实现，详细介绍开展信息化建设的优势，如提高工作效率、保障数据安全和优化资源管理等。还可以利用成功案例来展示信息化实施的实际成效，增强基层医疗机构档案管理信息化建设信心；其次，可以建立与政府机构、行业领袖、技术提供商的合作网络，共同推动信息化建设的重要性，提供政策支持与技术援助。政府可以通过提供财政补贴、税收优惠、技术支持等措施，降低基层医疗机构实施信息化的门槛。技术供应商也应参与到培训支持服务中，帮助医疗机构克服技术障碍，确保信息化建设顺利开展；再次，开展全国性或地区性的信息化建设宣传活动，通过媒体包括新闻报道、社交媒体和广告等方式，广泛传播基层医疗机构档案管理信息化的重要性与紧迫性。多元化宣传活动不仅可以增强公众对医疗信息化重要性的认识，还能促进基层医疗机构在社会压力与政策导向下的积极响应。通过这些具体措施，可以提高基层医疗机构对档案管理信息化建设的重视程度，为信息化的深入推广奠定坚实的基础。

2.围绕基层医疗机构档案管理特点，健全档案信息化管理体系

档案管理体系主要包括档案的收集与记录、存储与保护、访问与使用、监控与审计几个关键组成部分。首先，为健全基层医疗机构档案管理体系，应实施电子档案系统，档案的收集与记录应标准化开展，确保所有数据从入口到出口均按照规定格式处理，易于追踪管理。对于档案的存储与保护必须使用安全的数据存储解决方案，如云存储服务，可应用物理、数字的安全措施，如防火墙、加密技术，保护档案免受未授权访问与数据损失；其次，在访问与使用方面，应建立基于权限的访问控制系统，确保只有授权人员才能查看或处理档案，记录所有访问活动以便未来审查。还应开发直观的用户界面与查询工具，提升档案的可检索性和实用性，使医疗人员能快速找到所需信息；最后，监控与审计是维护档案管理系统完整性与合规性的关键。通过实施定期的内部检查和合规性评估来监控档案管理过程，确保所有操作符合相关法律法规要求和最佳实践。例如，可以引入自动化工具和信息技术，如数据分析技术、机器学习算法，以识别潜在的错误与不规范的操作，及时纠正，优化管理流程。

3.打造智慧化档案管理系统，完善档案管理信息化建设

为全面推动档案信息化管理建设，完善档案管理信息化建设，基层医疗机构应打造统一的智慧化档案管理系统，实现档案资料的高效采集、处理和应用。首先，应总体架构设计智慧化档案管理系统。基层医疗机构可采用B/S（Browser/Server）架构设计，允许用户通过浏览器访问服务器上托管的应用程序，不仅简化了终端用户的操作复杂性，还降低了系统维护、升级的成本。在B/S架构下，系统前端主要负责提供用户界面与基本的用户交互，后端服务器则处理业务逻辑、数据处理和存储任务；其次，在实施B/S架构时，核心功能应采用模块化设计，将系统分解为独立功能模块，如数据采集模块、智能分析模块、安全管理模块、用户界面模块。在数据采集模块，系统将使用OCR技术自动从纸质文档中提取信息，减少手动输入与操作失误。智能分析模块将应用机器学习算法对收集数据分类、分析，支持病历数据的自动化处理和智能化查询功能，如通过症状、诊断和治疗结果对患者档案分类搜索。利用大数据技术该模块可实时监控健康趋势与疾病暴发，为医疗决策提供科学依据。安全管理模块是系统设计中的重点，应包含数据加密、多层次访问控制、持续的安全监控机制，确保患者信息安全性与隐私保护。此模块将实现对所有用户活动的记录与审计，防止未授权访问和数据被泄露。用户界面模块应提供直观、易用的操作界面，使医务人员、行政人员能够轻松管理与查询档案，并支持定制化的报告生成和可视化的数据呈现，提高用户体验与操作效率；最后，以系统整合API（应用程序编程接口）来支持不同系统之间的数据交换、通信，从而实现各种医疗设备与第三方应用的互操作性。智慧化档案管理系统不仅能够提高基层医疗机构的档案处理能力，还能增强数据分析与决策支持的功能，为提升整体医疗服务质量提供强有力的技术支撑。

4.依据档案信息化建设内容，加大基础设施投入

为充分保障档案管理信息化建设，基层医疗机构需加大基础设施投入。首先，基层医疗机构要评估现有技术环境，确定缺失或需升级的关键基础设施。具体措施包括更新过时的硬件设备，如服务器、网络设备、存储解决方案，以支持高数据吞吐量与大规模信息存储。例如，可以引入高速互联网，支持云服务与数据共享，对实时数据访问和远程医疗服务尤为重要；其次，基层医疗机构要投资现代化的安全技术，包括防火墙、入侵检测系统和数据加密技术，确保医疗数据与患者隐私的安全。例如，可以引进人工智能、机器学习等新兴技术，优化数据处理流程，提升管理决策质量；再次，基层医疗机构应设置专门的技术支持团队，负责信息化设备与管理系统的日常维护、操作培训、故障排查以及技术升级等。例如，技术支持团队要定期培训医疗人员与行政人员使用新系统，以提高其使用信息化管理系统的熟练度；最后，与专业的IT供应商合作，实施定制化系统设计，不仅能够确保系统更好地符合医疗机构的具体需求，还可以利用供应商的专业知识与技术支持，提高信息化建设成功率。通过具体措施，基层医疗机构可以建立完善的信息化基础设施，为档案管理高效、安全运营提供支撑。

五、结语

本研究探讨了基层医疗机构档案管理信息化建设的重要性与面临的挑战，提出了一系列创新策略。通过加大信息化建设宣传力度，围绕医疗机构特点健全管理体系，打造智慧化档案管理系统以及加大基础设施投入等策略，能够提高基层医疗机构的档案管理效率、安全性及成本效益。实现档案管理信息化建设目标不仅能够提升医疗服务质量与响应速度，还能确保患者信息的安全与医疗机构数据的完整性，推动基层医疗机构在现代化医疗环境中的可持续发展，为患者提供更高质量的医疗服务。

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作者单位： 山东省济宁市泗水县妇幼保健计划生育服务中心

作者简介：孟翔（1966—），男，汉族，甘肃秦安人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。