提高事业单位档案管理信息化水平的合理途径分析

摘 要：随着信息技术的迅速发展，事业单位档案管理信息化已成为提高工作效率、优化服务质量的关键途径。档案管理信息化的推行，不仅仅是应对时代潮流的需要，还是事业单位管理现代化的标志。基于此，文章将重点探讨提高事业单位档案管理信息化水平的合理途径，从不同角度展开分析，通过加强信息安全保障、优化档案检索系统、建设智能化档案管理平台等方面提出具体的措施和建议。

关键词：事业单位；档案管理信息化；途径分析；策略研究

中图分类号：G270.7;D630.1 文献标识码：A

随着信息化时代的到来，数据与信息成为重要的资源和资产，事业单位的档案管理也迎来了前所未有的挑战与机遇。传统的纸质档案管理方式已经难以满足当前的工作需求，信息化管理成为提高效率、确保档案安全的必然选择。然而，事业单位在推进档案管理信息化过程中往往会遇到种种困难，如技术设备落后、专业人才缺乏、管理体制不完善等，这些问题严重制约了档案管理信息化水平的提高。为此，要加强技术更新换代，引进先进的档案管理系统和设备设施，加大对档案管理人员的培训力度，提高其信息化管理水平和专业能力。

一、事业单位档案管理信息化建设现状

1.工作效率较低

虽然档案管理信息化建设在一定程度上得到了有效推进，但由于受传统档案管理方法影响，很多档案管理人员仍然习惯传统的管理模式。在手动录入的情况下，信息化建设无法得到有效落实，导致数据整合不够完善，检索速度缓慢，档案查询效率大打折扣。加之一些老员工对信息化操作不熟练，无法确保信息的准确性和时效性，严重阻碍了档案管理的现代化进程。

2.转变难度大

在推进档案信息化建设之前，事业单位的档案记录及保存方式主要依赖于手工记录和传统存储方式，容易造成信息混乱和不透明。在转变过程中，不仅要克服技术难题，还要应对人们心中对传统管理方式的执念。很多基层事业单位投入经费有限，对于他们而言，要在有限的经费下推进档案信息化建设实属一项不小的挑战。

3.重视程度不够

部分事业单位的领导和管理人员对档案管理信息化的重要性认识不足，可能将资源和注意力更多地集中在单位的主营业务上，忽视了档案管理信息化建设的重要性。因此，档案管理信息化往往难以得到足够的重视和支持，导致档案管理工作长期处于被动状态。另外，信息化系统需要定期维护和更新以保证其正常运行和数据安全。但由于重视程度不够，事业单位在系统维护和更新方面的投入往往不足，导致系统运行不稳定，甚至出现数据被泄露或丢失的风险。

4.信息化建设缺乏应用

即便一些事业单位已经实现一定程度的信息化建设，其功能应用也往往停留在较为表面的层面。例如，档案检索系统只能满足基本的检索需求，无法实现高级检索、数据挖掘等更复杂的功能。由于缺乏足够的用户研究和设计考虑，一些信息化系统的用户界面不够友好，操作复杂，导致档案管理人员和普通用户使用起来不方便，影响了信息化应用的普及和深入。同时，因为应用功能的局限性，许多事业单位在信息化建设方面未能充分发挥其潜力。档案数字化只停留在简单的扫描和存储阶段，未实现对档案信息的全面利用和价值挖掘，不仅影响了档案管理效率，还限制了档案资源的价值释放。

5.信息化管理制度不完善

我国事业单位信息化发展还处于初步发展阶段，无论是在理论层面还是技术层面都比较欠缺。在信息化时代的大环境下，事业单位电子档案管理在实际工作过程中没有统一、集中的管理方案和计划，未能有效促进事业单位档案管理信息化建设的进度。没有完善的制度和统一的方案，严重影响了档案管理的正确实施。同时，在事业单位档案管理中，有些工作方法局限于数据的处理和分析，日常工作落实不全，没有将电子档案管理纳入事业单位的日常管理和决策中，给实际工作带来了许多问题。

二、提高事业单位档案管理信息化水平的意义

1.减少成本投入，实现高效管理

传统的纸质档案管理需要大量的物理空间来存储档案文件，随着档案数量的增加，所需的存储空间也会线性增长。此外，纸质档案容易受到环境因素如湿度、温度的影响，需要专门的物理环境保存，无疑增加了维护成本。通过信息化管理，档案以电子形式存储，大幅度节省了物理空间，并且减少了对环境条件的依赖，从而降低了维护成本，提升了档案的可访问性和安全性。与此同时，信息化管理使得档案资源可以轻松地在网络上共享，不同部门和单位之间可以实现资源的互联互通，提高了工作效率和协同性。这种跨区域、跨部门的资源共享，对于促进知识交流、优化决策过程等方面都具有积极作用。

2.档案整理收集更加高效，实现高密度收集

信息化管理有助于事业单位收集和存储大量的电子档案，相较于传统的纸质档案而言，电子档案可节省大量的物理空间。云存储技术的应用使得数据存储容量进一步扩大，不受物理空间的限制，意味着事业单位可以实现更高密度的档案收集和保存，为研究和利用提供更为丰富的资源。通过设置权限管理、数据加密等措施，进一步加强了电子档案的安全性，有效防范了信息被泄露的风险，档案管理系统也逐渐实现智能化，能够自动分类、检索和更新档案信息，不仅提高了工作效率，还降低了人为错误的可能性。

3.实现高安全性的档案保障，提升档案安全性

在信息化时代，个人和组织的隐私保护愈发重要。通过加强档案安全防护，能有效避免个人隐私和组织机密被泄露，保护个人和组织的合法权益，维护良好的社会信用体系。同时，高安全性的档案保障能确保档案资料的真实性、完整性和可靠性，为事业单位的科学管理和决策提供准确的数据支持，对于事业单位的长期发展至关重要。另外，信息化档案管理系统能够提供快速检索、访问和处理功能，大幅提高了工作效率和服务质量。高安全性的档案保障也为政府部门的监管提供了有力支持，政府机构可以依托智能化档案管理系统，更加精准地监测各项政策的执行情况，及时发现问题并采取相应措施，不仅有助于提升政府治理效能，还能增强人民群众对政府的信任度。

三、提高事业单位档案管理信息化水平的合理途径分析

1.提升档案管理人员整体素质

目前，档案管理已从传统的纸质档案管理转向数字化、网络化管理，信息技术的迅猛发展使得数字档案管理成为当今的主流趋势。随着网络的普及和云计算技术的成熟，档案的存储、检索和分享变得更加便捷、高效。这就要求事业单位档案信息管理人员要不断增强自身数字化意识，不仅是掌握数字化工具的使用，还要深入理解数字化档案管理的原理和方法。此外，由于档案管理涉及领域较为广泛，档案管理人员应具备扎实的档案管理专业知识，包括档案学原理、档案分类编目、档案保护与修复和档案数字化处理等。同时，档案管理人员的培训要做到系统化、全面化，注重理论与实践相结合，管理层要为档案管理人员提供持续的专业培训和学习机会，使其不断更新知识和技能。在制订培训计划时，需要考虑档案管理人员的个性化需求，不同岗位的工作职责各异。例如，在档案数字化处理方面，技术人员需深入了解数据加密、网络安全等技术细节；管理人员应专注于团队协作、项目管理等软技能的提升。因此，制订培训计划应综合考虑不同岗位的专业特点，量身定制个性化课程，以确保每位档案管理人员都能在数字化时代游刃有余，为档案管理信息化建设贡献更多力量。在信息技术快速发展的今天，档案管理面临着许多新情况、新问题，档案管理人员必须具备创新思维和解决问题的能力，不断拓宽视野，积极学习新知识，拓宽专业视野，以适应信息化时代的挑战。

2.提高信息网络开发水平

在事业单位档案管理信息化建设过程中，高效、稳定的档案管理信息网络基础设施是最为关键的一环，为此，要加强信息网络开发水平，建立高速稳定的局域网和互联网，确保档案管理系统畅通无阻。应不断优化网络架构，提高网络安全性，防范各类网络攻击和数据被泄露的风险，采用云计算技术，实现资源的弹性伸缩，提高数据处理能力，扩充存储容量，保证档案信息系统的高可用性和灵活性。在档案管理软件系统选择中，应开发或采购适应性强、操作便捷的档案管理软件系统，并确保软件与硬件设施的兼容性，提升整体系统的稳定性。该系统应该具备档案的数字化处理、分类、检索、备份和恢复等功能，以应对不断增长的档案数量和多样化的需求。在此基础上，加强网络安全和数据保护，建立完善的权限管理机制，严格控制档案信息的访问权限，防止未经授权的人员获取敏感信息。同时，为了提高信息化档案管理系统的通用性和互操作性，事业单位应推动档案管理信息化的标准化和规范化工作，参与制定行业标准，促进档案管理软件系统、数据格式、交换协议等方面的统一，便于不同系统之间的数据共享和交流。

3.完善档案管理制度

事业单位需根据国家有关档案管理的法律法规，结合自身实际情况，制定或修订一套更加完善、适用的档案管理规章制度。该制度需涵盖档案的收集、整理、保存、利用、安全以及信息化管理等各个方面，确保档案管理工作有法可依。管理制度的订立要根据法律法规的要求，充分考虑信息化时代的特点，明确档案管理的责任部门和具体流程以及档案的生命周期管理，从信息的产生到最终处置，每个环节都应有明确的规范和标准以及相应的操作指南。此外，简化和优化档案管理的工作流程，减少不必要的环节，以便提高档案管理的效率。通过建立电子档案管理系统，实现档案的电子化、数字化管理，不仅方便了档案的查询、利用，还能有效避免人为的错误和遗漏，提高档案管理的准确性和安全性。档案质量评估也应作为一个重要的衡量标准，确保档案管理制度的可持续性发展。为此，应定期评估档案质量，检查档案管理制度的执行情况，及时发现问题并调整和改进。具体来说，要从以下几方面入手：第一，建立档案管理绩效考核体系。以量化指标评估档案管理的效益和质量，为管理者提供决策依据；第二，加强档案信息的安全保护。采用先进的加密技术和权限管理系统，确保档案的机密性和完整性，培养档案管理人员的安全意识，定期开展安全培训，提高应对突发情况的应变能力；第三，不断完善系统。加强各部门之间的沟通交流，促进事业单位电子档案管理的顺利开展。

4.提升档案信息化的安全性

档案信息化安全性的提升需要建立在全面深入的安全风险评估基础之上。事业单位应定期展开档案信息系统的安全风险评估，通过识别潜在的安全威胁和漏洞，分析风险可能造成的影响，从而制定有针对性的安全策略和措施。这一过程不仅要考虑技术层面的问题，还包括人为、物理环境等多方面的因素，确保评估的全面性和准确性。加强技术防护措施是提升档案信息化安全性的核心，应用先进的加密技术来保护存储和传输中的档案数据，部署防火墙和入侵检测系统来防御外部攻击，利用数据备份和恢复技术来减少数据丢失或损坏的风险。首先，加强对网络通信的监控与审查，确保档案信息传输过程中的安全性和完整性。建立完善的日志记录系统，记录和追踪各项操作和访问，及时发现异常行为并处理；其次，加强对系统内部权限的管理和控制，建立严格的权限分级制度，确保只有经授权的人员才能访问敏感档案信息，防止信息被泄露。同时，定期对系统开展安全漏洞扫描和补丁更新，及时修复可能存在的安全漏洞，提升系统的整体安全性；最后，构建完整的安全体系。在网络环境下，通过设置专门的服务器来保证文件的数据安全，并采用多层次的安全策略，确保即使一层防御被攻破，也能有其他层面的保护，包括使用多因素身份验证、定期开展安全培训与演练、建立紧急响应机制等。只有综合运用各种技术手段，才能真正做到档案信息化安全无虞。建立健全信息安全管理体系也是提升档案信息化安全性的关键，事业单位不仅要有一套完善的信息安全政策和程序，还需建立起相应的组织架构和职责分配，确保信息安全工作得到全面贯彻执行。在此过程中，不仅要加强对内部人员的权限管理，还需关注外部威胁。建立健全的信息安全管理体系，需要各部门通力合作，形成一道紧密的防线，只有这样，档案信息才能在网络环境下得到有效保护，确保不受到任何形式的侵害。

四、结束语

总体而言，为了开展事业单位档案管理信息化建设，需要单位各部门重视档案管理工作。管理部门要发挥应有的职能，建立健全相关管理制度，档案管理工作人员也要各司其职，将责任落到实处、落到细处，强化自身责任意识与安全意识，定期对网站杀毒维护，不遗漏任何一个细节，做好本职工作，切实推动档案管理信息化建设，为事业单位持续稳定发展提供更多助力。

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作者单位：文水县纪委监委

作者简介：呼丽君（1983—），男，汉族，山西柳林人，硕士研究生，馆员，研究方向：档案管理。