事业单位电子档案管理探析

摘 要：事业单位在我国公共服务业中占据着重要地位，为我国经济的快速发展作出了突出贡献。作为事业单位管理工作中的重要组成部分，档案管理对事业单位的健康稳定发展起到了重要作用。事业单位随着业务量的不断扩大，各类档案资料数量呈现井喷式增长，传统的纸质档案管理已经无法适应海量档案的及时处理，各种弊端展露出来。随着信息化时代的到来，各项成熟的信息技术被事业单位应用于各部门日常事务当中，档案管理部门广泛采用电子档案管理取代了传统纸质档案管理模式。电子档案的应用有效提高了档案管理的效率，减轻了档案管理部门的工作负担，是档案事业发展的必然趋势。但是，在当前事业单位电子档案管理中还存在较多问题，文章通过对加强事业单位电子档案管理相关办法展开探讨，以促进事业单位档案管理质量及效率的提高。

关键词：事业单位；档案管理；电子档案；管理策略

中图分类号：G271;D630.1 文献标识码：A

我国事业单位是社会公共服务业的重要组成部分，肩负着为人民提供文化、医疗、教育等各类公共服务的重任。事业单位的存在和健康发展，对维护社会稳定、促进经济发展、提升民生福祉等方面具有重要意义。事业单位为社会稳定和公平提供了有力的保障，有效促进了社会经济发展和创新能力的提高，为广大人民提供优质的服务，提高了人民的生活满意度。由此可见，事业单位在我国社会发展中占据着重要地位。

作为事业单位管理工作中的重要环节之一，档案管理工作尤为重要。鉴于事业单位肩负的重任，其服务内容包括医疗、文化、教育等诸多方面，所产生的档案资料数据每天都在快速积累，海量的档案信息已经不是传统纸质管理模式所能胜任。随着信息技术的成熟及广泛应用，电子档案管理已经成为事业单位档案管理的主要方式。

一、电子档案管理概述及特点

电子档案是在传统纸质档案的基础上，将纸质文档、图表通过数字化技术转换为数字档案。电子档案管理就是利用信息技术对电子档案开展管理的模式。它具有如下几个特点：

1.档案信息处理效率快速

电子档案是将原有纸质资料、图表通过扫描仪等设备进行数字转化后导入计算机，通过计算机的应用程序分类整理后归档。相对于传统人工处理方式有更高效的处理效率，能够有效提高档案管理的工作效率，节约了大量的人力及时间成本。

2.查阅、传递档案资料更为快捷

纸质档案转换为电子档案后，经过计算机处理形成目录，自动划分档案类型。在需要查阅档案时，只需要通过文献检索，输入相应关键字，就能快速完成查找。档案资料在不同部门传递时，可以通过计算机网络快速送达，精准快速，节省大量时间。

3.存储量大，安全稳定

传统纸质档案的存储，需要占据大量空间，且对存储条件有严格的要求，以防因环境变化导致纸质档案的破损或丢失。电子档案在计算机、云空间存储，空间大且安全稳定，可长期保存，节省事业单位大量空间。

4.有效提高了档案的利用率

档案的价值是通过利用来体现的，具体表现为用户希望通过调阅、复印等方式获取所需的资料或者文献。传统纸质档案在查询、传递环节需要耗费大量时间以及人力，无法及时满足用户需求，导致档案利用率的下降，影响了档案价值的体现。电子档案可以通过网络平台，让用户不受时间、空间限制，通过快速检索查找并获取所需资料，有效提高了档案的利用率，彰显了档案的价值。

5.有利于档案资料及时更新和补充

事业单位的档案随着时间的推移，需要不断更新和补充。传统档案管理在档案内容更新和补充时需要投入大量的人力及时间，并需要翻阅原有档案资料实施操作，流程烦琐且耗时长。电子档案在内容补充和更新时，只需要通过计算机调阅后对原有电子文档补充、修改即可，方便快捷，避免了人力资源的浪费。

6.有效提高档案管理人员的工作效率

档案管理是一项内容烦琐且需要工作人员耐心细致的工作，对管理人员而言，需要耗费大量的时间和精力。电子档案管理模式的出现，有效提高了档案工作人员的工作效率，摆脱了繁重的工作负担，让档案管理人员能够有更多的时间参加培训，以提高各项业务能力。

通过以上电子档案管理的特点不难看出，电子档案具有存储量大且安全稳定、方便快捷以及节约大量人力、物力，能够有效提高档案资源利用率等诸多优点。因此，事业单位档案管理中实现电子档案管理模式，相较于传统纸质档案管理模式有无可比拟的优势，是档案管理发展的必然趋势。

随着信息技术的日益成熟，在事业单位管理中广泛应用了OA办公自动化、MIS信息管理系统，实现了整体办公自动化。在事业单位管理体系信息化建设过程中，由于诸多因素的影响，电子档案管理模式的构建及使用中还存在不少问题亟须解决。

二、事业单位电子档案管理存在的问题

1.加大对电子档案管理的重视程度

事业单位在管理现代化建设过程中，对档案管理部门重视程度不足，重点表现在资金和人员投入上相对较少，导致在电子档案管理中信息化建设相对其他部门较为落后。信息化建设需要大量的软硬件投入及相关专业人员的加入，缺少足够的资金投入无法满足软硬件的配备，而专业人员的缺失更会阻碍电子档案管理工作的顺利开展。

2.档案管理制度不完善，电子档案管理工作缺乏规范性及合理性

完善的管理制度是保证工作顺利开展及取得良好效果的基础，也是工作人员开展工作的依据。电子档案管理是信息化时代的产物，需要借助计算机、互联网等信息化手段完成，如果没有规范、合理、科学的管理制度，虽然会带来较高的工作效率，同时也会带来一定的安全风险。例如，电子档案在存储、转移过程中经常会利用移动硬盘，如果没有制度要求，就容易出现硬盘随处乱放甚至丢失的情况，可能会导致存储数据被盗用、泄露及篡改，对事业单位的公信力产生极为恶劣的影响。

3.电子档案管理人员专业水平及素质亟待提高

电子档案是对原有纸质档案数字化转换、分类、归档，需要相关的工作人员同时具备档案专业和计算机两项基本技能，其专业水准直接关系到工作效率的高低。事业单位对电子档案管理投入不足，导致人员专业培训有所欠缺，相当一部分档案管理人员无法胜任信息化档案管理岗位，对电子档案操作不熟练，在工作中出现人为的工作失误，会让电子档案的工作效率大打折扣。

4.电子档案存在一定的安全隐患

作为信息化时代的科技成果，电子档案严重依赖网络、计算机等信息技术和设备设施会带来一定的安全隐患。如果事业单位在网络建设过程中没有设立有效的安全保护措施，电子档案资料极易遭到不法分子的盗取的篡改，会给事业单位名誉造成无法弥补的损失。

三、事业单位电子档案管理质量提升的路径

1.加强对电子档案管理的重视，增加资金投入

为了保障电子档案管理工作顺利开展，事业单位要加强对电子档案的重视程度，投入充足的资金以配备相关的软硬件设备设施，为电子档案管理工作奠定扎实的物质基础。除了基本设施的投入，还要对电子档案管理工作人员予以重视，提高薪资和福利待遇，避免工作人员流失，确保工作团队的稳定。

2.构建完善的管理制度，切实提升电子档案归档制度的科学性与合理性

为了推进事业单位电子档案工作安全、有序开展，应完善管理制度，保障档案管理人员遵从制度操作，保障电子档案的完整性和真实性。因此，制度应渗透到收集、归档、管理以及保管等各个环节，提升电子档案管理的规范性。在整理电子档案时，应按照整理的统一标准开展，电子档案应按照标准接收、存储等，确保电子档案信息的有效性和完整性。除了信息整理和归档外，有效的制度也能促使工作人员保持责任心，可以将电子档案管理人员的工作结果与绩效挂钩，促使相关人员在工作过程中保持专注，从而提升管理质量。

在电子档案形成和构建中，需要严格遵守国家制定的统一标准和格式，尤其是规范不同电子档案的相关接收和存储，应关注各种载体和标准。重视对电子档案相关背景、元数据的统一保存，目的是保证电子档案信息的完整性与全面性。

合理的管理机制是保证各项管理工作顺利开展以及取得预期效果的重要手段，事业单位电子档案管理工作同样如此。事业单位应根据自身管理工作中的实际需求及相关规定中的内容对电子档案管理机制重新构建，在管理机制中需要明确说明电子档案文件制作、审核、归档以及后期管理等内容及具体要求，为工作人员及管理人员实际工作提供依据和支持，进而保证电子档案管理工作有条不紊地开展。制定相应的监督管理机制，通过制度约束管理人员的工作行为，避免工作过程中出现侥幸或者敷衍了事的情况。与此同时，可以实行责任制度，划分电子档案管理工作的内容责任，将管理工作落实到每个人，提升电子档案管理工作的实效，为事业单位后续工作的开展奠定坚实的基础。

3.提升管理人员的综合素质，重视人才教育与培养，建设复合型管理队伍

想要提升事业单位电子档案管理工作质量，就一定要提升档案管理人员的综合素质。可以聘请专门的电子档案管理人员开展档案管理工作，还可以对内部人员开展理论知识与实践技能的培训，确保所有档案管理人员综合素养的提升。同时，还要加强对电子档案管理人员的职业道德培训，促使所有人员能依照规章制度开展工作。在部分档案管理人员的认知中，档案管理工作简单且枯燥，对工作影响较小。但如果信息丢失就会产生很严重的负面影响，因而应当增强工作人员的认知，促使他们能更高质量地完成工作。为了确保电子档案的安全性，还要定期维护，检查电脑等设备的相关功能，避免录入过程中出现数据丢失。为了降低意外发生率，应对数据备份保存。为了降低风险，电子档案管理人员还要采用技术手段和制度规定来避免其他人查询和修改档案资料，从而提升信息的安全性。

鉴于电子档案的专业性以及管理内容的复杂性，需要重视实践指导作用，积累经验，防止出现频繁的人员流动，目的是维护电子档案管理工作的可持续开展。另外，档案管理人员要积极学习，不断更新知识结构，注重职业素养的培养，积极学习先进的信息技术，提升自身的综合素质，以更好地适应电子档案管理发展的需要。

一是重视人才选拔。在实际选拔过程中需要对应聘人员的专业知识、管理经验以及综合素质等考量，选择专业性强、有责任心、热爱档案事业的人员加入管理团队，充实队伍力量；二是加强培训。人员正式上岗前需要做好岗前培训工作，使其了解和掌握事业单位电子档案管理现状及要求等，能有效提高工作效率。在后期实际管理过程中同样需要做好专业培训工作，帮助档案管理人员学习新兴技术及管理方法，提高专业水平，能够将新技术及方法应用至电子档案管理工作中，提升管理效率和效果；三是提高从业人员的薪酬待遇。针对档案管理人员流动性较强的问题，事业单位需要根据经济情况合理调整档案管理人员的薪资待遇，保证其工作量与收益成正比。同时，要加强对档案从业人员的人文关怀，给予关心和帮助，增强他们的归属感，有利于档案管理工作顺利开展。

4.构建严谨的电子档案保管体系，确保档案完整性和安全性

为了确保电子档案归档的安全问题，事业单位要构建严谨的电子档案保管体系。首先，要保证电子档案保管载体的质量和安全，避免因使用不合格的载体造成的电子档案损失；其次，要注意电子档案保管环境安全，避免因环境受到污染或湿度、温度的变化而造成的档案损毁；最后，设立完善的安全访问体系，设置访问权限，加强网络防火墙设置，避免网络病毒侵害，工作人员要定期对计算机展开病毒查杀，定期检查电子档案是否完整，避免出现档案系统被入侵或电子档案被盗取等情况。

电子档案安全保护工作应作为一项日常工作，定期升级、维护办公软件以及检修电脑硬件，如发现问题应采取合理措施及时处理。在相关信息及数据传输或者输入完成后需要及时保存，避免出现信息丢失。应充分重视网络安全建设，在实际建设过程中可以合理应用一些新兴技术，更好地提升网络安全性，减少病毒及黑客入侵的概率，为电子档案完整性及保密性提供更多的保障。

四、结束语

电子档案管理工作的顺利开展可以有效提高事业单位的档案管理工作效率，减少因人为因素出现的工作失误，提升档案信息查询、转交的速度。电子档案是信息化时代的产物，在事业单位电子档案管理工作进程中，还存在着一些问题，诸如资金投入不足、工作人员缺乏专业技能培训、在管理制度上还有待完善，这些问题都对事业单位电子档案管理工作的顺利开展产生了不良影响。因此，事业单位要从领导层重视电子档案管理工作，加大资金和人员的投入，完善相关管理制度，对工作人员开展技能培训，注重电子档案安全问题，降低电子档案管理风险，确保电子档案的完整性和保密性，进一步提高事业单位档案管理工作的整体效率。

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作者单位：中共菏泽市纪委监委清菏园管理服务中心

作者简介：侯燕（1977—），女，汉族，山东菏泽人，本科，馆员，研究方向：档案管理。