新《中华人民共和国档案法》视域下文书档案的开发与利用探讨

摘 要：新《中华人民共和国档案法》对档案资源开发利用做出了明确要求。目前，档案管理部门存在着信息提取难度大、利用程度不高、规范化建设不足、保障能力欠缺等问题。为了适应时代发展要求，应采用文本挖掘技术、数字人文技术和新媒体技术，提高开发利用实效，并在档案利用方面深化共享体系建设、保障要素供给和提高安全防护能力上下功夫，推动文书档案管理走向现代化。

关键词：文书档案；开发；利用

中图分类号：G273 文献标识码：A

引言

新修订的《中华人民共和国档案法》要求加大开放力度，提升档案服务便利性和覆盖面。文书档案作为服务经济社会发展的主体，做好开发利用工作至关重要。目前，云计算、大数据技术深度融入档案开发、利用各环节，深刻影响着文书档案管理模式，档案管理部门应积极适应形势变化，推动档案开发利用迈上新台阶。

一、新《中华人民共和国档案法》视域下做好文书档案开发与利用的意义

1.有助于推进档案治理体系现代化

《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，要推进档案治理体系和治理能力现代化。文书档案具有很强的实用性、现代性和权威性，它是历史的重要见证和记录，对于研究社会发展和历史变迁具有重要意义。通过对文书档案的研究和利用，可以为社会发展提供参考和启示，推动现代化国家建设。例如，无论是史料汇编还是资政参考，都有利于从档案中汲取先进的治理智慧，在社会治理中发挥独特作用；再如，档案数据作为社会重要的流动性资源，已经成为数字中国建设的基石，档案服务能力得到显著提高。

2.有助于拓展文书档案的服务功能

随着信息化建设的推进，档案服务由被动式转为个性化、主动式，档案服务的广度、深度与温度得到质的提升，改变了文书档案工作的社会形象。例如，依托网络技术，档案利用实现跨部门、跨区域共享，公众借助网站、App等就能实现档案的自主查询和利用，实现让数据多跑路、群众少跑腿。同时，新技术的应用，强化了档案部门与利用者的沟通，能够及时了解公众需求，有利于以需求为导向的资源体系建设。

3.有利于践行“三个走向”的目标要求

走向现代化是文书档案管理的使命任务。文书档案作为数量最多、价值最丰富的史料资源，在资政育人方面具有独特优势。近年来，文书档案的价值得到充分释放，在服务中心大局上作出了突出贡献。随着新技术的不断涌现，档案开发利用的前景更加广阔，如档案部门围绕人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题建好档、管好档、用好档，满足社会各界用档需求；坚持将服务中心大局作为第一职责，党委政府重点工作拓展到哪里，档案工作就跟进服务到哪里，确保提升档案开发利用与保障推进中心工作同频共振。这些举措彰显为民服务的时代新成色，推动着新时代档案工作走深走实。

二、新《中华人民共和国档案法》视域下文书档案开发与利用的现实挑战

1.基数庞大，信息提取开发难度大

大数据时代，每天都会产生大量的文书档案资源，具有保管和利用价值的信息也呈几何倍数增长。虽然极大地丰富了档案资源体系，但也增加了开发利用的难度。近年来，信息技术提高了档案利用效率，但是面对日益增长的档案数据，档案分级管理和共享水平较为滞后，难以应对需求量的提升。例如，依据《中华人民共和国档案法》，档案馆应该不断完善利用规则，创新服务形式，推动档案开发利用，但是档案开放鉴定工作需要专业化的人才保障和技术支撑，基层单位短时间内难以应对。

2.保密性强，开发利用程度不高

文书档案涉及经济社会发展的方方面面，可能涉及一些敏感信息或机密文件，需要实行保密处理和管理。有些单位基于保密要求，档案开放性较低，不利于开发利用工作的深度开展。例如，机关文书档案通常涉及大量的文件和材料，包括公文、备忘录以及会议记录等，这些资源对于启发思维、汲取经验具有重要作用，且具有较高的时效性，但是有些部门为避免泄密，将档案全文实行定密处理，难以形成高质量的开发成果。

3.规范化建设不足，数据开发进展缓慢

一是档案资源建设力度不够，归档不规范、不细致、不及时的问题突出，如常态化资源收集制度缺失，有的档案随意丢弃，缺页、破损现象时有发生，档案整体性受到破坏，无法发挥应有的功能作用。

二是信息化成果运用不充分。档案数据开发不到位，人工智能、数据挖掘等新技术尚未完全应用于实践。例如，人工智能技术可以自主分析利用数据，为用户精准画像，提高档案利用实效。数据挖掘技术有助于分析档案之间的内在联系，勾勒新的知识图谱，推动编研工作开展。目前来看，基层档案管理部门在新技术应用方面还有较大的提升空间。

4.保障能力欠缺，档案支撑体系有待加强

一是思想认识有待加强。对档案价值认识不够深刻，尚未把握好档案在国家治理体系和治理能力建设中的地位和作用，开发利用知识和技能有所欠缺，无法满足工作需要。

二是资金支持力度较弱。档案专项经费缺乏，编研出版、技术升级等投入力度不足，工作创新空间受限。

三是人员素质不达标。多数档案人员专业知识不足，培训机会较少，工作热情不足，缺乏从事开发利用工作的本领，成为档案管理部门亟待解决的关键问题。

三、新《中华人民共和国档案法》视域下文书档案开发的策略

1.运用好文本挖掘技术，提炼好档案时代价值

文本挖掘作为数据挖掘的一种方法，能够从文书档案中获取有价值的信息和知识，探索发现档案之间的内在联系和规律，为利用者提供帮助。在应用过程中要明确开发的目的。若以满足用户阅读为目的，该技术能够根据档案内容实施分类，自动判断所属类别，提高阅读效率。例如，对档案内容抽取关键词，通过转换、分词和标记等文本预处理，自动判断档案所属单元；若以经验提炼、历史人文研究为目的，该技术对档案文本展开分析、处理、归纳和推理，利用算法来分析提取文本中表达的情感、经验和启示。文本挖掘技术应用中需要注意以下几点。

一是信息检索模块设置。系统要建立强大的计算能力，用户可以定义文本集，从海量文档中寻找用户需要的相关文档。

二是做好数据统计分析。将档案中包含的信息实施结构化处理，发现档案潜在的数据模式、内在联系、规律和发展趋势，为用户发掘出有用的知识模式。

2.运用好数字人文技术，展示好档案时代魅力

数字人文技术是文书档案数据资源重构的重要方式，有利于知识再现和价值洞察。数字人文中的可视化技术、沉浸式体验等为档案开发注入了新活力。

一是加强数据平台建设。管理部门需要加强软硬件以及网络通信技术的支撑，运用区链块技术，将分散的数字档案上传，统一接入共享服务网络系统中，便于开发利用。

二是深化展陈效果提升。数字人文成像技术已广泛应用于博物馆、图书馆等人文机构，要利用好计算机交互式、智能化优势，将文书档案与视频、声音、动画等媒体加以组合应用，深度挖掘文书档案所蕴含的知识、背景和意义，带给受众高科技、沉浸式的视觉震撼体验。

三是做好资政服务工作。文书档案蕴含着重要的社会治理经验和做法，对经济社会发展具有重要作用。管理部门要紧密结合中心大局，推出具有较高参考性、应用性的资政参考，为决策提供有力支撑。例如，围绕重大工程建设，梳理文书档案中工程建设的先进经验和典型做法，为经济发展贡献档案智慧。

3.运用好新媒体技术，传播好档案独特文化

新媒体作为互联网时代的一种新兴融媒渠道，通过网络媒体和手机媒介为文书档案文化的传播提供了多种新的途径。

一是举办主题展览。围绕重大节日、关键节点，梳理文书档案的内在脉络、知识结构，以珍贵档案史料回溯历史，以大量文件、图片再现从单一到多元、从传统到现代的社会发展之路。例如，有的部门在国际档案日期间通过珍贵的档案、丰富的照片以及翔实的记录，引领观众走近历史深处的档案世界，了解档案科学知识，体验档案文化魅力，领略历史底蕴，彰显文书档案的育人价值。

二是开发档案微视频。微视频具有传播速度快、内容启发性的特点，符合现代人的阅读习惯。管理部门要以档案背后的真实故事为依托，将镜头照进现实，通过展示大量的文书档案来讲述历史和档案故事。例如，在纪念英模人物，活化档案中的英雄人物事迹，以“档”为底，增强说服力和感染力。

三是开发文创产品。《中华人民共和国档案法》明确鼓励档案开发利用和促进档案文创产品传播。管理部门可将具有重要教育价值、文化价值的档案变成实物产品，如帆布包、冰箱贴、明信片、书签等，将档案融入文化创意设计中，让文创产品具备艺术性和实用性，适应现代生活需求，展现文书档案工作的新形象。

四、新《中华人民共和国档案法》视域下文书档案利用路径分析

1.深化共享体系建设

共享平台建设在数字政府、智慧城市建设中得到广泛应用，为文书档案共享体系建设提供了有益经验。档案管理部门要树立共享理念，运用大数据、云计算、物联网以及人工智能等新一代信息技术，将文书档案管理涉及的各个部门和系统连接起来，实现档案数据共享和业务协同，提高档案利用的效率和响应能力，更好地服务群众。

具体来说，一是打造数据中心。建立文书档案算法模型，搭建基础能力平台，打造智慧中枢，为跨领域、跨行业的场景建设提供共享能力支撑，避免档案信息化项目重复建设，有效支撑档案利用服务；二是打造专题档案记录库。深入研究馆藏档案文献和史料内容，按照历史的脉络挖掘其中具有重要价值的档案，做好甄选、分门别类工作，围绕中心大局，建立专题数据库和全文检索库，规范原文数据格式，为党委政府提供精准的档案史料。

例如，有的地方梳理城市建设，汇总利用率和资政价值高的档案，方便党委政府利用查询；三是着力优化便民服务。推行“互联网+”查档服务，将档案查阅利用接入专门的App，开通档案服务等功能，综合档案馆可以接入全国档案查询利用服务平台，“线上+线下”为群众提供便捷、高效的查档服务，实现“馆际共享、跨省查档、在线出证”的服务转型。

2.深化保障要素供给

一是优化档案资源建设体系。深入贯彻新发展理念，定期收集单位和个人形成的各种文字、图表、声像以及电子等形态的文书档案，本着维护历史真实面貌、全面反映发展历程，便于社会各方面利用的原则，按照收集齐全、整理规范、编目准确、移交及时的要求依法开展收集。要深入推进“三合一”制度编制，明确编制要求、编制规范、完成时限，有效解决档案门类摸排不清、档案分类方案不贴实际、归档范围设置不够全面、保管期限划分不够准确等问题。

二是健全档案保障体系。加大资金投入力度，发挥档案专项资金示范带动作用，以加强档案数字资源建设为抓手，加大支持保障力度，着力解决档案利用不平衡、不充分问题。健全人才培养体系，常态化开展专业培训，健全引进、培养、使用、激励有效衔接的工作机制，以人才的高素质推动文书档案管理提质增效。

三是做好分类管理。完善档案价值鉴定工作机制，按照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，鉴定档案文件，把握好“控”与“放”的关系，拓宽档案开放空间。

3.提高安全防护能力

一是加强电子档案全生命周期安全管理。按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70-2018）等标准规范，探索解决电子文件归档流程、归档元数据方案、归档接口等问题，实现电子文件“单套制”归档。实现从文书档案生成、办理、归档与利用管理的全过程管控，保证文件内容的完整性、元数据结构的一致性。

二是构建更为安全的防护网络。在数字档案利用过程中要完善档案信息安全管理制度，核心网络实行准入机制，所有人员、计算机和USB设备必须经过登记、审核、批准后方能接入。局域网与互联网和政务网采取物理隔离，数据交流、传输均采取移动硬盘等介质，确保“涉密计算机不上网，上网计算机不涉密”。

三是加强区块链技术应用。区块链技术的核心特性在于其去中心化、透明性和安全性。传统文书档案利用往往依赖中心化管理记录，不仅效率低下，还存在一定的安全隐患和泄密风险。档案部门要深化二者的融合，利用区块链技术的去中心化特点，构建一个去中心的网络中枢，从根本上提高档案利用的效率和安全性。

五、结语

文书档案信息资源开发利用是档案工作的重要内容和重要一环。管理部门应建立工作机制、做好顶层设计、加强整理与分类工作、完善保护与开发利用体系、建立研究及评价机制，使档案更好地成为厘清历史问题的关键证据、传承治理经验的重要载体和教育人、引导人的最佳素材。在新征程上，档案部门要提高政治站位，围绕中心工作和人民群众需求，将文书档案开发好、利用好，为现代化国家建设提供更多档案智慧和方案。

参考文献：

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[3]顾岱鸥.浙江舟山市档案馆加强网络与信息安全筑牢档案安全防线[N].《中国档案报》，2021（08）：02.

作者单位：临沂市社会治安综合治理服务中心

作者简介：马俊月（1983—），女，汉族，山东聊城人，本科，馆员，研究方向：机关档案。