新媒体环境下高职院校电子档案系统安全建设研究

摘 要：现阶段，数字技术在诸多行业得到了应用，高职院校档案管理工作也因此提高了工作水平和质量。目前，使用电子档案系统能够在提高档案管理效率的同时，强化档案资源的利用实效，积极作用显著。但在新媒体环境下，电子档案系统容易受到多种因素影响，存在一些安全隐患，若不能及时解决和优化，会影响档案利用和档案管理安全。因此，加强高职院校电子档案系统安全建设至关重要。

关键词：新媒体环境；高职院校；电子档案系统；安全建设；具体路径

中图分类号：G270 文献标识码：A

高职院校档案管理工作是一项十分烦琐的工作，在新媒体环境下，运用数字技术对其实施管理能够大幅度提高工作效率，实现档案信息的优化配置。但结合实际发现，在高效传播档案信息的同时，高职院校电子档案系统也面临安全风险。因此，如何使电子档案系统安全、稳定地运行成为高职院校重点研究的课题。本研究介绍了电子档案系统安全建设，分析了电子档案系统存在的安全问题，提出了电子档案系统安全建设路径，以期能够更好地开展高职院校档案管理工作。

一、新媒体环境下高职院校电子档案系统研究概述

新媒体环境下高职院校电子档案系统具备以下基本特征。

1.信息化与数字化管理

在新媒体环境下，高职院校电子档案系统管理的核心特征是信息化和数字化。这意味着档案的生成、存储、管理和利用全过程都在数字化环境中开展，显著提高了档案管理的效率，并保证了档案的准确性。

2.实时性与远程访问

电子档案系统支持实时更新和远程访问，教师和学生可以随时随地通过网络访问所需档案，打破了传统档案管理的时空限制。

3.安全性与隐私保护

面对新媒体环境中复杂的信息安全威胁，高职院校电子档案系统具备较强的安全性，包括数据加密、访问控制、备份恢复等措施，并具备保护个人隐私信息的功能。

4.系统集成与信息共享

电子档案系统与学校的其他信息系统展开了深度集成，实现了数据的无缝对接和共享。电子档案系统能够与教学管理系统、人事管理系统等相互关联和协同工作。通过信息共享，不同部门能够更加高效合作，提高整体管理水平，如学生的学业成绩可以自动同步到档案系统中。

5.检索与利用更加便捷

通过先进的检索技术和友好的用户界面，电子档案系统为用户提供了便捷、高效的检索和利用体验。用户可以通过关键词、时间范围、分类等快速定位所需档案信息，并在线阅览、下载或打印，极大地提高了档案的利用价值，让档案信息能够更好地为学校的发展服务。例如，教师可以迅速查找过往学生的优秀作品，为教学提供参考。

6.规范管理流程

电子档案管理系统从档案的收集、整理、存储以及利用到销毁，都有明确的规定和操作流程。

7.技术更新与系统维护

面对新媒体环境下的快速发展趋势，高职院校电子档案系统能够不断更新和升级，适应新的管理需求和应对潜在的安全威胁。

8.界面简洁

简洁明了的界面设计使得用户能够快速上手和熟练操作电子档案系统。简洁的界面更容易突出主要功能和展示信息，提升用户体验。简洁的界面有助于档案管理人员减少操作失误，提高工作效率，让用户能够专注于档案信息本身而不被界面所困扰。

二、新媒体环境下高职院校电子档案系统安全建设的意义

电子档案系统安全建设是高职院校信息化建设的重要组成部分，通过加强电子档案系统安全建设可以提高高职院校的管理水平，从而为高职院校的教学、科研、管理等提供有力支持。

新媒体环境下的信息传播速度快、范围广，档案信息的安全性、真实性和完整性面临着更大的挑战。因此，加强高职院校的电子档案系统安全建设，能够加强数据安全管理和隐私保护。

电子档案系统存储着高职院校重要的历史资料和信息，如教学计划、科研成果以及人事档案等，保障档案信息安全能够增强学生、家长及社会公众的信任意识，有助于维护高职院校的声誉和权益。

加强电子档案系统安全建设，有助于高职院校高效管理和利用教学资源，提升教学质量，提高管理效率，能够保证档案数据的安全，为高职教学研究提供可靠的数据支持，有助于高职院校开展学术研究和教育决策。

三、新媒体环境下高职院校电子档案系统存在的问题

1.电子档案系统兼容性和扩展性欠佳

电子档案系统不兼容，只能在特定版本的操作系统上运行，不兼容第三方应用。电子档案系统不支持分布式部署，系统的模块化程度低，添加新功能或者修改现有功能需要重构大量代码，系统不够灵活。电子档案系统的兼容性和扩展性欠佳，难以契合不断变化的档案管理需求以及技术发展，一旦需要和其他系统对接或升级，便会遇到许多困难，极大地影响档案管理工作的开展。

2.电子档案系统抗网络病毒攻击能力弱

近些年，随着科学技术的发展，病毒攻击的方式发生较大的变化，虽然高职院校的电子档案系统具备一定的抗攻击能力，但由于计算机病毒的破坏性大，一旦发生病毒攻击，容易造成不可估量的损失。结合实际发现，现阶段高职院校多外购电子档案系统，系统由软件公司开发，安全策略多以身份识别、权限控制和自动备份为主，系统开发商无法提供及时有效的技术支持，难以保证良好的安全防护效果。

3.电子档案系统的稳定性差

电子档案系统因为硬件性能不足、软件算法效率低或者网络延迟高，导致用户操作系统响应时间长，处理效率低，影响用户体验。电子档案系统因为管理资源不当、内存不足或者软件存在缺陷，出现崩溃、卡顿等问题，影响档案管理人员日常工作的开展。

4.数据安全存在风险

电子档案系统中存储了大量信息，包括学生信息、教职工信息、学校科研、学校行政信息等。电子档案系统缺乏全面的档案数据管理和监控机制，使得数据的准确性与完整性难以得到保障，重复录入、错误录入等时有发生，影响档案质量。高职院校在档案信息公开利用中未加密保密信息，致使机密信息容易被泄露。在安全管理中，高职院校未有效加强系统安全，致使电子文件在保存中易发生被复制、篡改以及丢失的问题。数据备份机制不健全，一旦发生系统故障容易导致数据失真。

5.电子档案系统维护成本高，更新不及时

随着电子档案系统功能的增加，系统更加复杂，维护难度更大，维护成本更高。高职院校用于维护电子档案系统的资金少，没有制订长远的计划，没有做好预算安排，电子档案系统更新不及时。

四、新媒体环境下的高职院校电子档案系统安全建设路径

1.完善电子档案系统安全保障体系

建立健全电子档案系统安全保障体系是确保档案信息安全的基石，在具体的管理工作中要注重落实四个方面的内容：一是制定完善的电子档案管理制度；二是实施权限控制和身份认证；三是确保系统物理安全、网络安全、应用安全和数据安全；四是定期开展系统安全评估和风险分析，以便及时发现并解决安全隐患。此外，高职院校应注重数据安全保护技术的引入，并建立安全性强的防护系统，通过数据备份、数据加密和数据恢复等技术手段，提升电子档案管理实效，确保数据安全、完整。在具体管理中，要加大物理保护力度，定期更新和维护有关设备设施，并建立保密责任制度和管理机制，加强对电子档案系统的日常监管。

2.加大电子档案系统安全防范监测力度

在新媒体环境下，高职院校电子档案系统面临诸多安全挑战，如计算机病毒、网络攻击以及数据被泄露等，为确保电子档案系统的安全，高职院校应加大电子档案系统安全防范监测力度。实时监测电子档案系统的安全是预防潜在风险的关键，这就要求高职院校应用完善的监测系统，全天候、全方位地监控电子档案系统，及时发现异常行为或攻击。系统管理人员要积极运用大数据和人工智能技术分析电子档案系统的日志信息，及时发现安全事件。与此同时，在日常管理中，系统管理人员要加强网络安全防护，采用防火墙、入侵检测系统（IDS）、入侵防御系统（IPS）等构建安全的网络环境，防止外部攻击和非法访问。系统管理人员应定期扫描电子档案系统的漏洞并开展风险评估，及时发现和修复系统安全隐患，以降低安全风险。另外，系统管理人员要分析监测电子档案系统的日志记录、系统运行情况、数据传输情况等，以降低安全风险。

3.增强电子档案系统管理人员的安全意识

许多安全问题的产生与管理人员的专业素养不高有关。因此，提升管理人员的信息安全意识和能力至关重要。高职院校应定期组织安全培训活动，使系统管理人员充分了解信息安全的重要性，掌握基本的信息安全知识和应急处理能力，从而降低人为因素造成的安全风险。在具体培训中，高职院校应通过案例分析、模拟演练等形式，使系统管理人员熟悉电子档案系统的安全风险，掌握防范和应对措施。同时，要使系统管理人员认识数据保护和隐私保护的重要性，使他们能够遵循相关法规和标准，以保证电子档案的安全。

4.建立电子档案系统应急管理响应机制

建立电子档案系统应急管理响应机制是确保发生安全事件时，高职院校系统管理人员能够迅速、有效处置的关键。因此，高职院校应制定详细的应急预案，明确应急组织架构、应急流程和应急资源配置，并定期开展应急演练，以提高系统管理人员应对实际安全事件的能力。高职院校要建立电子档案安全事件的监测和预警机制，评估电子档案系统安全管理的效果，发现问题及时整改。

为保证应急管理的有效性，高职院校需要建立专门的应急管理团队，包括档案管理人员、高职院校信息化建设人员及应急人员。应急人员应具备技术、管理和沟通能力，能够明确安全事件类型，分清事件的优先级，根据事件严重程度，采取适当的处理措施。高职院校应制定事件响应过程，包括事件发现、报告、评估、处置、恢复和事后分析阶段。在发生事件后，应急管理人员要详细记录和分析具体事件，包括事件类型、事件原因、影响范围、处理过程等，防止类似事件再次发生。

5.加强电子档案系统安全技术研发与应用

随着信息技术的不断发展，新的安全威胁层出不穷。高职院校应积极投入资源，加强电子档案系统安全技术的研发与应用。一方面，加大数据加密技术的研究力度，不断优化加密算法，提高加密的强度和效率，确保档案数据在传输和存储过程中不被非法窃取或篡改。高职院校应积极探索量子加密等前沿技术，为电子档案系统安全提供更强大的保障；另一方面，高职院校应深入研究人工智能技术在安全领域的应用，如利用机器学习算法智能识别和预警异常行为，提前发现潜在的安全风险。同时，开发智能的安全管理系统，自动化监控和管理电子档案系统，提高安全管理的效率和准确性。此外，高职院校应注重与专业的安全技术机构和企业开展合作，获取最新的安全技术资讯和解决方案，及时将先进的技术引入高职院校的电子档案系统中，并共同开展安全技术研究项目，针对高职院校电子档案系统的特点和需求，研发专属的安全技术和产品。建立安全技术交流平台，促进高职院校之间、高职院校与企业之间在安全技术方面的经验分享和交流，共同提高电子档案系统安全水平。高职院校应鼓励学校的科研团队参与安全技术研发，培养具有创新能力和实践能力的安全技术人才，为电子档案系统安全提供持续的智力支持和技术保障。

6.加强电子档案系统安全的国际合作与交流

高职院校应积极加强电子档案系统安全的国际合作与交流，共同应对全球性的安全挑战。高职院校应积极参与国际电子档案安全组织和论坛，与世界各国的高职院校及相关机构分享安全管理经验和技术成果。通过国际合作的项目，共同开展电子档案系统安全技术的研究和应用，促进技术的创新和发展。加强与国际知名高校的合作交流，互派师生展开学习和研究，培养具有国际视野和专业素养的电子档案系统安全人才。同时，借鉴国际先进的安全管理理念和方法，学习其他国家和地区在电子档案系统安全保障体系建设、安全防范监测、应急管理响应等方面的成功经验，结合自身实际情况，优化和应用这些经验。建立国际电子档案系统安全信息共享机制，及时了解国际上最新的安全威胁和应对策略，以便提前做好防范措施。参与国际电子档案系统安全标准的制定和修订，提高我国高职院校在国际电子档案安全领域的话语权和影响力。通过加强国际合作与交流，不断提高高职院校电子档案系统的安全水平，为学校的发展和国际交流合作奠定基础。

五、结语

综上所述，高职院校电子档案系统的安全建设对于保护学校的数字资产、维护学生和教职工的隐私权益以及确保教学和管理活动的顺利开展至关重要。高职院校应加大资金投入，组建专业团队，完善电子档案系统安全保障体系，加大电子档案系统安全防范监测力度，建立电子档案系统应急管理响应机制，加强电子档案系统安全技术研发与应用以及电子档案系统安全的国际合作与交流。高职院校应加大对电子档案系统的安全管理力度，实现“动态化”“完善化”“精细化”管理，高质量开展高职院校电子档案管理工作。

参考文献：

[1]国艳秀.基于智慧校园环境下的高职院校档案信息化建设探讨[J].兰台内外， 2022（08）：10-12.

[2]郑筱婷，张国华，吴文素等.数字化校园背景下高职院校数字档案馆建设研究[J].数码设计， 2022（09）：74-76.

[3]张阿敏.“双高建设”背景下高职院校档案数字化安全管理问题及其对策研究[J].兰台内外， 2023（04）：10-12.

[4]包 磊.数字化校园环境下高职院校档案信息化建设研究[J].大众标准化，2023（06）：167-169.

[5]樊 丽.新时代高校电子档案系统安全建设研究[J].网络安全技术与应用，2023（07）：95-97.

[6]王培红.新形势下高校电子档案安全管理的现状与对策研究[J].鲁东大学学报（哲学社会科学版），2023（04）：84-89.

[7]张 桂.浅析电子档案管理信息安全现状及对策[J].四川劳动保障，2023（03）：49-50.

作者单位：临沂科技职业学院

作者简介：郭媛（1983—），女，汉族，山东沂水人，在职研究生，馆员，研究方向：档案管理及档案AI应用。