“互联网+”背景下政务服务人事档案管理信息化建设探析

摘 要：随着我国社会经济的快速发展，各行各业对人才的需求日益增多。人员频繁流动所导致的人事档案变动给各地政务服务部门带来了繁重的工作。在政务服务人事档案管理部门中，不仅保管着本地职工、大学生、灵活就业人员档案，还管理着大量流动人口的档案。面对数量庞大的档案资料，传统档案管理模式已无法满足工作的需要。进入信息化时代，如何在“互联网+”背景下做好政务服务部门人事档案管理信息化建设是每位档案管理工作人员亟须思考并解决的问题。文章通过对政务服务部门人事档案管理重要性及当前现状分析，提出了人事档案管理信息化建设的必要性及相关途径。

关键词：互联网+；政务服务；人事档案管理；信息化建设

中图分类号：G270.7；D63 文献标识码：A

档案管理是我国公共管理工作的重要内容，也是信息管理的组成部分。人事档案在档案管理工作中占据了重要地位，记录了每个人学习、工作经历及所获奖励、处分的详细内容，为企事业单位甄选、培养所需人才提供了真实、准确的信息依据。因此，应充分认识人事档案管理的重要性，并实施安全保管。

在当前人事档案存放的形式中，选择再就业人员当地政务服务中心存放的形式比较普遍。政务服务中心的职能是为公众提供一站式、高效、便捷的服务，在提高政府部门工作效率的同时，让公众拥有更高质量的服务体验。

随着我国信息化时代的到来，各行业都开展了信息化建设，推动了我国信息技术产业的发展。进入新时期，为实现人才交流服务的高效运行，要重视人事档案的科学性管理，加强人事档案管理的信息化建设，将传统纸质档案资料转变为电子档案，通过对电子档案的管理，实现人事档案信息化管理。

一、政务服务人事档案管理的重要性

1.优化配置人力资源

人事档案翔实记录了一个人在成长、学习、工作中的全部经历，是对一个人客观公正的评价标准，其对提高人力资源使用价值有重要的作用。随着时代的变迁，人员岗位流动、人事档案管理对各方面人才的客观、公正评价，推动了人才利用效率，实现了社会化人力资源共享，有效推动了人力资源优化配置。

2.是人才选拔、培养、录用的有力依据

人事档案具有客观性、准确性及全面性的特点，其如实反映和记录了一个人的成长履历，不仅记录了优点及所获奖励，还包括在学习和工作中的缺点及所受处分，是对一个人全方位的准确记录。人事档案作为档案管理工作的重要组成，为企事业单位录用、选拔、培养人才提供了重要依据，企事业单位通过人事档案可以了解所需人才的全面信息，以确保所选拔、培养和录用的人才可以胜任岗位工作。

3.提供真实、可靠的信息记录

档案是人们在社会生活中各种形式的直接原始记录，是对事物本质的明确反映。人事档案作为档案工作的重要内容之一，也遵循记录真实有效的准则。尤其是作为人才任用、管理的重要基础，人事档案必须确保所记录的内容具有真实性和可靠性。在做到记录内容完整及齐全外，还应做到个体资料客观、真实，为企事业单位录用人才提供真实、可靠、有价值的信息。

二、政务服务人事档案管理工作现状及存在的问题

政务服务部门是连接政府各部门的纽带，是推动政府和广大人民群众沟通交流的桥梁，主要职责是将政府各部门联系在一起，相互指导和监督，帮助并配合政府各部门顺利开展工作。人事档案管理是政务服务部门的重要工作内容之一，不仅负责在职人员、在校学生及自由职业者的档案管理，还负责本地流动人员档案的管理工作。鉴于政务服务部门具有一定的特殊性和独立性，在人事档案管理工作中存在比较突出的问题。

第一，政务服务部门具有一定的独立性，未明确监管机制和管理主体，导致工作人员在职责划分上不明确。政务服务部门的人员同时受到原属单位和政务服务部门双重管理，但薪资待遇、升迁考核则归属原单位管理，在政务服务部门的工作成绩不为原有单位认可，长此以往，会让工作人员产生不良的情绪，服务人民的理念贯彻落实不足，在配合政府各部门工作时不够积极主动，消极怠工现象比较突出，对政务服务部门工作产生不利影响，亟须引起高度重视并妥善处理。

第二，流动人员人事档案管理部门众多。流动人员人事档案管理部门主要以人力资源社会保障部门为主，但在实践中，档案管理参与部门不局限于人力资源社会保障部门，而是县级及县级以上公共就业人才服务机构及人力资源社会保障部门的授权单位。正因如此，当前流动人员人事档案存放部门相对繁多、杂乱，未能实现统一管理，导致流动人员无论是存放档案，还是找寻档案，都存在一定的困难。另外，当前人事档案管理往往是用人单位委托机构保管，导致个人难以了解档案放置的确切位置。

第三，政务服务部门档案管理人员流动频繁。在当前的政务服务部门中，最常见的问题就是人员的流动性比较大，有些部门工作方式采用的是轮岗制，在人员调动时需要查阅以往的工作，从而增加了工作人员的负担。有些部门会有一些新入职的人员，工作人员还需要对其开展相应的培训，以确保服务工作能够顺利开展，人员的频繁流动会在一定程度上对人员考核以及管理产生影响。

第四，人事档案管理人员信息化水平偏低。受传统档案管理观念和专业能力水平的影响，政务服务部门人事档案管理人员未能有效掌握先进的信息化管理方式，在实际工作中仍采用传统的方式实施管理，档案管理人员现有的专业能力和管理水平不能满足“互联网+”时代背景下档案信息化管理工作的需求。尽管近些年来人事档案管理部门大力推进信息化建设，并取得了一定的成效，对工作人员素质的要求也在不断提升，但参与信息化管理的工作人员专业性不足，在很大程度上影响了档案管理信息化建设水平。个别政务服务部门档案管理工作人员对数字化、网络技术不够了解，对最新的数据处理技术、信息分析原理等不熟悉，导致在信息管理平台时工作效率缓慢。此外，各级人事档案管理部门在实践工作中未能建立有效的合作机制，相互之间缺乏交流和合作，导致档案信息化管理系统建设滞后，影响了人事档案信息化管理水平的提高。不仅如此，在流动人员人事档案信息化管理中，信息化管理局限于传统用人机构和相关部门的使用，难以满足大众的信息需求，在一定程度上制约了人事档案信息化管理的作用。

三、“互联网+”背景下政务服务人事档案管理信息化路径

“互联网+政务服务”概念出自政府工作报告，旨在通过“互联网+政务服务” 实现政府各部门之间数据、信息的共享，在为企业及广大群众办理业务时，能够提供快捷、高效的服务。此外，“互联网+政务服务”理念明确了三项要求：凡是可以在网上直接办理的事项，不能要求到现场处理；可以在网上共享的资源，不能反复提交材料申请；能在网上办理的检验审核信息，不能让其他单位重复提供。

1.通过人事改革创新，激发工作人员工作的积极性

在当前政务服务部门的工作中，工作人员在政务服务部门工作，但关系仍属于原有工作单位，使其受到双重领导，在此种工作模式下，不仅会加大工作人员的工作难度，还会造成工作混乱。为了有效改善此种情况，政务服务部门应采取相对应的管理策略加以解决。首先，要对人事和财政的关系实施相应的改革，为了降低其工作难度，有效激发其工作积极性与主动性，政务服务中心要统一管理派驻的工作人员，其中包括薪资待遇、年终考核、福利等；其次，要采取有效手段降低工作人员的流动性。人员流动频繁的主要原因，一是岗位轮换制；二是工作人员工作强度大、难度高，但薪资待遇没有任何变化，长此以往便会出现消极怠工的情况。政务服务部门在管理中要秉持公平公正的原则，采取政策倾斜的方式，使其“劳有所得”，帮助树立积极工作的信心，从而能在工作岗位中待得更久，以此达到减少人员流动的目的；最后，政务服务部门要对工作人员的考核实施统一管理，确保工作人员能够合理升迁，打消工作人员内心的顾虑。

2.加强档案管理团队建设

档案管理团队在人事档案管理信息化的实现中扮演着重要角色，团队的专业性直接影响着档案管理的水平。因此，应强化档案管理团队建设，打造一支高素质、专业性的队伍，从而提高人事档案信息化管理水平。政务服务部门中时常会选择非专业或兼职的档案管理人员，因其所耗费的人才成本偏低，但在档案管理上缺乏专业性，最终导致档案管理信息化建设效果不佳。因此，为确保政务服务部门的高效运行，应选择拥有丰富人事档案管理经验、专业性强、态度认真的管理工作人员，要求管理人员具有过硬的信息化管理技能与专业知识，还要熟练操作信息化设备，具备足够的创新意识与探索精神，提高人事档案管理水平。在入职前，应对档案管理人员开展专业化培训，增强其理论知识与实践操作能力，从而实现理论与实践相结合。同时，档案管理人员还应具备纸质档案管理能力，对档案展开科学分类、整理与归档，并能够快速借助信息化平台来检索目标档案。档案管理人员还应具备与时俱进、积极创新的基本理念，及时转变传统落后的思想与理念，重视对现代化、网络化与信息化管理方法的应用，创新与优化档案管理服务模式，进而提升档案服务质量，满足逐步实现信息化管理的具体要求。此外，档案管理人员还应具备足够的主动性，积极学习新知识、新技术，从而确保高效完成自身工作。

3.政务服务管理部门要重视人事档案管理信息化建设

目前，制约政务服务部门人事档案管理水平的关键问题在于档案管理信息化不强，导致档案管理效率不高。此外，信息化管理平台对外缺乏推广力度，导致使用率较低。为了促进政务服务部门人事档案管理信息化建设，档案管理部门要从意识上重视档案管理信息化建设，在遵守国家相关政策和法律法规的要求下，加大信息化方面人力、财力的投入力度，及时补充各类基础设施，以满足档案管理信息化建设的基本物质要求。

4.注重人事档案社会化管理的转变

政务服务部门推进“互联网+政务服务”的目的在于实现多部门之间的资源共享，为广大人民群众提供更加便捷的优质服务。“互联网+”背景下政务服务人事档案注重社会化管理的转变，是打破原来人事档案受制于用人单位管制的情况，使其满足当前人才流动和竞争的实际需求，从而有利于人才流动。因此，人事档案信息化管理应打破原本存在的地域限制，并在全国范围内建立统一管理人事档案的社会化档案管理中心。这样一来，灵活就业人员、流动人员就可以进入档案管理中心自主申请档案转入和转出，不存在任何壁垒。另外，社会化管理人事档案，可以实现档案内容的动态管理，及时更新本人档案的新信息，促进人事档案信息化管理水平的提高。

5.注重人事档案网络化管理的转变

“互联网+”背景下政务服务人事档案信息化管理核心是信息共享、数据公开。网络化管理人事档案，可以实现人事档案数字化转变，从而实现在特定网站通过一键登录的方式办理人事档案相关事宜。当然，还要明确这是一个动态发展的过程，可以采取地区向全国推进的方式实现统一标准的目标。例如，建立人事档案归档口，随后将个人档案登记到人事档案的归档口，并将人事档案管理的接口接入全国人事档案管理中心，并将灵活就业人员、流动人员人事资料录入人事档案，并且要备份电子档案，通过这种方式，就可以在全国范围内形成统一的档案信息化管理体系，真正做到让群众居家就可查阅人事档案。

6.注重人事档案个性化管理

“互联网+政务服务”的目的在于跨区域的数据信息共享。个性化管理人事档案可以实时更新和丰富现有人事档案内容，通过个人工作、信誉等内容在人事档案中的更新，能够实现不受地域限制跨部门的人事档案管理。同时，个性化管理人事档案，可以不断扩大流动人事档案管理的覆盖面。另外，在我国社会保障体系及社会功能不断完善的背景下，我国大量农民、无业人员尚未建立人事档案，应加快建立与之相关的人事档案，让每个人都能够拥有属于自己的人事档案，这样一来，各行业要想掌握相关人员的信息时，只要在规定条件允许下查阅当事人的人事档案，即可获得相应的信息。

四、结束语

综上所述，随着我国社会主义市场经济的蓬勃发展，各行业对人才的重视程度与日俱增。人事档案所具有的全面性、真实性与可靠性为广大企事业用人单位提供了选拔、培养、聘用人才的信息依据。政务服务部门人事档案管理工作日益繁重，不仅保管着在职人员、在校学生的档案，还保管着大量灵活就业人员和流动人员的档案。在“互联网+”背景下，政务服务部门要通过人事改革创新，激发工作人员积极性，强化人事档案管理团队建设，加强人事档案社会化、网格化管理，以此实现人事档案资源共享，提高档案管理服务水平，从而提高政务服务部门工作效率和服务质量。

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作者单位：青州市公共就业和人才服务中心

作者简介：张卫国（1974—），男，汉族，山东青州人，本科，副研究馆员，研究方向：档案信息化。