浅谈新形势下医院档案信息化建设的问题及对策

摘 要：全面落实国家关于档案工作的部署要求，积极推进医疗机构数字化档案建设，促进医疗机构档案资源的高效利用，越来越得到医疗领域的广泛认同。推行档案管理信息化不仅能够节省存量档案资源占用空间，还能够实现档案资源的多元共享，为医疗机构档案管理工作的规范、创新发展提供科学路径。因此，大力推进医疗档案信息化管理十分必要。文章详述了医院档案管理信息化建设的重要性和必要性以及所面临的挑战和解决方案，目标是推动医院档案管理的规范化，进而促进医院的健康发展。

关键词：新形势；医院；档案管理；信息化

中图分类号：G270 文献标识码：A

医院的管理运作依赖于其档案管理的质量，同时也是评估医疗机构管理能力的关键指标。医院档案管理主要负责收集并管理医院的各种业务数据、人员信息、财政状况及人力资源等各类管理信息，旨在确保所有相关信息完整且精确，从而有助于各部门的工作顺畅推进。除了记载医院的发展历程外，它还是医院未来发展决策的重要参考点，是推动医院发展的关键元素之一。此外，由于医疗行业涉及复杂多样的实际操作和严谨要求，在处理众多患者的病历时需要考虑的问题繁杂多样，医院档案是详细记录每位病患情况的主要措施，这种临床经验的累积能显著提升整个医院的诊疗水准，并且也能为医学研究带来有利的启示。所以，医院档案信息化建设的意义远不只是医院内务管理，还深刻关系医院的长久进步。

一、医院档案管理信息化建设的必要性和重要意义

1.提高医院的管理水平

随着我国社会的不断发展，各行各业都在不断推进信息化进程，医院规模也在不断扩大。传统的档案管理方式已无法满足医院发展的需求。因此，必须充分认识信息化建设的重要性，提高医院档案管理工作效率和质量。目前，我国许多医院已加快了档案信息化建设进度，使档案管理更加系统化与科学化，并在档案信息支持下调整创新医疗服务模式，提高医疗服务效率和质量。同时，计算机图像处理技术进步为医学影像信息系统建设提供技术支持，简化流程管理，促进医院服务平台建设。档案信息化建设不仅能够加强医院管理，还可以优化完善医院各流程，提高工作效率以及服务水平能力，提升患者医疗服务质量。

2.适应时代发展的实际需求

医疗机构档案管理信息化建设不仅是为了医院运营的需求，还是一种适应社会需要和社会发展趋势的关键路径，在某种程度上有助于提升社会的整体生产力，并且数据化的构建在医疗机构网络化治理过程中扮演着关键角色，作为患者快速服务的核心信息源泉。另外，电脑网络科技具备强大的互动功能，使得医疗机构的全方位数字化得到强有力的支持，一些传统的手工操作程序都能借助机器来完成。例如，当病人接受诊断治疗的时候，只需用人工方式办理患者的预约与付款手续，而其他诸如检验、化验、诊疗等各阶段的信息可以利用患者支付费用后获得的健康卡来自动记载并传递，极大地减轻了资料搜集的工作量。同时，也给查找和领取报告带来了方便，从而显著地增强了医疗机构的运作效能。

3.有效提升档案管理人员的素质

医疗机构档案数字化提高了档案管理工作的效能，对于档案管理人员的专业能力提出了更高要求。首先，档案管理人员必须具有专业的操作技巧、优秀的职场品德与伦理观念，以保障工作标准化开展；其次，作为一项繁复且重要的任务，除了工作责任外，还需要增强服务理念，提升综合素质，以便推动医院档案管理工作顺利开展；再次，信息化的构建是一个广泛而持久的项目，不能忽视工作人员内心的力量，还要增强计算机知识及其操作技术；最后，由于这项工作包含许多环节，在执行过程中需要特别关注每个细微之处，始终保有积极工作的态度，提高档案管理的工作效率和质量。

二、医院档案信息化建设存在的问题和难点

1.信息化建设未得到院领导重视

为了推动医疗机构的信息化进程并实现其持续发展，必须由领导层积极介入，明确管理目标和核心要点，以便指导员工理解和接受医疗机构信息化建设，确保信息技术能够高效融入诊疗服务以及整个机构的管理中，从而提高整个医院的工作效率。并且，还可以帮助医院领导层迅速做出科学、合理的决策，促进医疗机构的信息化建设。但是，现实情况却是大多数医院的工作焦点集中于疾病诊疗方面，把病历资料管理工作视为辅助性的后勤任务。当医院的信息化建设不断发展，再加上临床和行政部门对于医院信息系统的需求越来越复杂时，病历信息数字化已经成为医疗工作的必要组成部分，而不是单纯的后勤支持功能。

2.对外协调工作复杂

医院的信息化建设是一项复杂工程，要求医务人员及其他部门之间的紧密合作，并由医院领导监督实施，以便实现最佳的效果。唯有通过医务团队和各部门的全面投入，才能够充分发挥信息技术的作用，从而提高医疗机构的管理效率和诊疗质量。然而，随着系统的推广应用，档案室面临着诸多挑战，必须平衡各科室的需求，花费大量时间和精力去解决各种问题，甚至可能徒劳无功。这种状况逐渐削弱了档案管理人员推行新系统上线的热情和决心。作为一名负责记录信息的档案工作人员，其主要职责是遵循规定流程，确保档案信息的安全性和保密性。这意味着他们在处理事情之前需获得上级批准，包括访问敏感的数据或信息以及更新软件的功能等。由于严格遵守规则，有时会给其他人留下一种印象——利用档案信息困难，使得医院档案管理部门在年终考核中的评分通常较低。

3.信息化人才匮乏

作为一门跨领域的专业，医院档案管理信息化要求档案管理人员不仅具备软件和硬件技术操作能力，还需要一定的医学知识。然而，在现有的档案管理员工构成中，仅有少数人员来自档案管理学领域，其余皆为工程类教育背景，满足档案信息化所需的人员数量极度匮乏，从而影响医院档案部门工作的全面与高效执行。通过对部分医院档案管理信息化的调研之后发现，档案工作在基础建设方面参差不齐，但更多的问题出现在专职档案管理员身上。

事实上，虽然很多单位对于档案工作还是给予了一定的重视，无论在人力还是物力上面都花了很多工夫，但是档案资源管理信息化方面取得的成效却不尽如人意。其主要原因就是因为缺少专业的信息化管理人才。很多单位配备了档案管理的计算机、打印机、复印机和扫描仪等，部分单位还购买了档案管理软件，但是绝大部分档案室的专职管理员长期习惯原始的手工保管和处理纸质的档案资料，对于如何利用信息化手段将纸质档案转化成电子信息档案如何利用信息化手段去保管、利用都缺乏相关的专业知识。

正是因为专业的信息管理人员的缺失，所以当前很多部门的档案工作无法将这些信息化基础设施最大化地利用，导致档案管理的信息化处于“听得到，用不着”的尴尬境地。因此，从长远的角度来看，要完全改变传统的档案处理方式是一个长期的过程，而具有信息化专业技术水平的人才将是未来档案工作信息化必不可少的推进者。

4.缺乏明确的科室建设制度和标准

尽管医院档案管理人员承担着繁重的任务，但因为缺乏适当的奖励制度，工作主动性和对工作的热情受到一定程度的影响，对档案管理工作来说是不利的。档案管理人员没有足够的动力投入自我提升的学习中，如技能培训、软件开发或系统优化等方面，甚至有些档案管理人员仍然无法独自解决有关服务器、路由器、防火墙及数据存储等硬件设施的基本调试和设置问题，一旦出现困难，只能寻求外部支持来解决问题。至于深入了解日益严重的网络安全挑战或者钻研数据库管理的更高层面，更是遥不可及的目标了。

5.难以准确把控采购风险

在开展医院档案管理信息化建设过程中，医疗机构如何掌握和应用信息技术的细节成为一项挑战。为了防止采用过时的技术，医院会尽可能地挑选在资金预算内最先进的技术和产品，但由于缺乏厂商的支持，使得一些具体的招标要求难以制定。目前，主要是先从政府采购合同供应清单里选择商品，然后参考其他同级医院在网络上公布的招标标准参数。如果不能符合这些条件的话，就需要花费大量时间去了解各种技术信息并考察实例。即使这样，还是存在引入供应商技术参数不合要求的风险。所以，档案管理人员试图减少购买信息化设备的风险，却降低了工作的效率，阻碍了档案管理信息化建设的进程。

6.难以有效保障档案管理信息化建设资金

档案信息化建设需要单位投入一定的资金、人力等必要的基础设施建设，尽管一些单位逐渐意识到了档案信息化管理的重要性，但是由于资金、专业技术人员不足等问题导致信息化建设难以全面开展。资金投入不足问题尤为明显。充足的资金投入是档案信息化建设的根本保障，信息化建设需要有快速的网络环境、必要的计 算机设备、打印机及扫描仪等现代办公设备，而单位缺乏充足的资金投入势必会影响档案信息化建设。对基层医疗机构来说，其开展档案信息化建设需要耗费相当一部分资金，然而该投资在短期内不会产生明显的收益，导致部分医院对开展档案管理信息化建设存有疑虑。依据二级甲等医院评定标准，年度业务营收中至少应有1%用于信息化建设。考虑到单位的具体情况，在过去的5年里，医院的信息化支出占比约为0.4%，只能勉强满足日常运营需求。现阶段，与其他同级医院相比，基层医疗机构在档案信息化建设方面已经严重滞后。

三、加强医院档案信息化建设的具体建议

1.医院要进一步明确档案信息化建设的基本原则

在开展医院档案管理信息化建设时，医院全体员工需要深刻理解并执行以下几条关键的基本准则。首先，是保障安全的原则。医院需要确立整套档案管理安全机制，实施必要的保护策略。例如，确认电脑防火墙是否启用，是否有装载专门的反病毒防护工具，有没有妥善停用可能影响系统稳定的网络协议等，这些是在医院档案管理信息化进程中不可或缺的考量点；其次，经济效益也是一项重要原则。由于信息化建设是一个持续的过程，需要一定的经费支持，但医院可用的资源有限，有必要深入研究信息化建设过程中每个环节所需的费用，以实现合理的预算管控，提高资金的使用效率，进而推动档案信息化与智能化的同步发展；最后，全方位管理原则也同样至关重要，意味着医院在建立档案信息化管理体系时，不能仅仅关注各类档案信息的存储和处理，还应该着眼于如何方便用户查询、传递和使用档案资料，确保档案管理系统的实际应用效果和潜在价值。

2.医院要进一步优化档案管理方式

一旦档案信息化建设初见成效，就必须指派专门的人员来执行档案信息化管理任务。档案工作人员需要掌握相关的档案处理技巧与技能，深入理解各科室的特点及其系统架构，以协助各部门工作顺利推进。同时，在电力中断或灾难突发时能够迅速反应，保障医院档案信息化管理系统能够正常运行。此外，在实施档案管理过程中，还需建立一套规范化的操作流程，采用科学、合理的方法，使得档案管理人员能够遵循保密性和真实性的准则，根据医疗机构的需求综合管理各类资料，保证档案管理的高效性和准确度，推动医疗行业的长远进步。

3.医院领导要高度重视和把握档案管理工作重点

为了实现医院档案管理信息化建设，医院领导应明确档案管理部门的工作核心要点和关键环节，帮助档案工作人员正确地理解医院档案管理信息化建设的重要性，确保信息技术能够成功应用于医院的工作流程及全局管理中。医院应当根据档案部门的具体情况，明确岗位职责，把档案管理工作和其他后勤服务工作区分开，逐渐使档案部门成为医学科技部门的一部分，以确保医院档案部门的运作可以顺利实施，满足日常档案管理任务的需求。

4.明确档案管理信息化建设的目标，并制定全局策略

对基层医疗机构来说，信息化建设的总方针应该是追求地区内的领先地位，建立具有本地特点的数字医疗中心。医院应当将其档案信息化项目融入机构的发展计划中，并在信息化建设过程中依据自身的财务状况和管理能力来设定合理的全面战略及逐步执行计划，并明确每个阶段预期的成果及其完成的时间表，以此作为推动档案信息化长期稳定发展的基础。

5.招募专业人才扩充档案管理信息化建设团队

医院需要增强对档案管理信息化建设团队的支持力度，加大信息化建设中设备设施以及工作人员培训经费的投入力度，优化档案管理信息化建设所需设备设施，提升档案管理人员的综合素质和专业能力。聚焦医院数字化档案管理人员的培育与招聘，创建全面且有效的档案管理人员成长政策和机制支持。细化医院档案管理人员招聘标准，并设定针对性强的奖励措施。同时，还应注重医院档案管理人员的培训和继续教育，并将理论知识转变为实际技能。

6.采取集中的购买方式

医院需要考虑档案工作的独特性，可以通过整合相关的购买资源，采取集中的购买方式。一是能够更好地掌控供货商的管理；二是对采购资金有更全面的掌握；三是可以吸取其他医院档案信息化建设的成功经验，防止错误决策和路径依赖，降低或消除投资损失的可能性，从而提升档案管理信息化建设效果。

四、总结

随着互联网科技的进步，医院档案数据化转型是一个不可避免的过程。对于医院而言，数据中心作为一个关键部分对整个医疗体系的影响至关重大，其构建方式与管理的精度决定了医院的现代化水准。因此，应积极解决信息化建设过程中的系列问题，积极推进数字化进程并增强档案资源的使用效果。为了达到这个目的，医院要有明确的目标导向，加强对档案管理数字化的认识，并投入足够的资金。此外，还需要建立一支专业的知识型管理团队，保证档案管理信息化建设的延续性和可持续性，有效助力医疗行业的长足发展。

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作者单位：河南省平顶山市第三人民医院

作者简介：刘广娟（1979—），女，汉族，河南鲁山人，本科，中级，研究方向：档案管理。