大数据时代水利单位档案可持续管理研究

2024-10-11 00:00:00王增荣

兰台内外 2024年28期

摘要：步入大数据时代，为人们的学习、工作、生活提供了极大的便利。水利水电单位的档案管理工作在大数据环境下也在逐渐发生变化，大数据技术推动档案管理工作朝着更加现代、智能、科学、便捷的方向迈进，为水利水电单位可持续发展提供了有利的条件。因此，水利行业要利用大数据的有利环境，促进档案管理工作与时俱进，树立现代化的管理理念，推进档案管理的数字化进程，借助数字技术，提升档案管理的实效和服务水平。文章结合多年实际工作经验及研究，探讨了在大数据背景下水利单位档案可持续管理的策略。

关键词：大数据时代；水利行业；档案管理；可持续

中图分类号：G271 文献标识码：A

大数据时代的到来，为人们的学习、工作、生活提供了极大的便利。从水利单位档案管理工作在大数据环境下发生的巨大变化就可见一斑。2015年，国务院就部署了大数据发展行动纲要，指出要“共同推动形成公共信息资源共享共用和大数据产业健康发展”，加快各个行业档案信息化建设的速度。如今，大数据技术正在推动水利行业的档案管理工作朝着更加现代、智能、科学、便捷的方向迈进，为其可持续发展提供了有利的条件。因此，水利水电行业要利用大数据的有利环境，树立现代化的管理理念，重视档案数字化建设，促进档案管理工作与时俱进，建立科学、有效的工作机制，深入挖掘档案管理的潜在价值，实现档案的可持续管理，提高档案管理的水平。

一、水利单位档案管理现状

水利事业是我国社会经济发展重要的行业，对社会生产力的发展以及国家综合实力的提升都具有重要价值，也是人类文明发展的标志性之一。人们在从事水利工程建设及水利经营活动中，记录下对国家、社会发展有保存价值的记录。例如，各种文字、图标、影像材料等，不仅是了解过去、总结经验、发展水利事业的宝贵文献资料，还是我国水利事业发展乃至社会经济发展重要的组成部分。纵观我国各地水利事业发展现状，水利档案管理工作质量也存在参差不齐的现象，信息技术的应用程度各不相同。大部分水利部门在档案管理工作中实施统一领导、统一标准、集中和分级相结合的管理模式，在上级部门的监督和指导下有序开展，水利档案管理工作开展得健康有序。同时，各级水利档案管理部门也能够按照相关的档案管理法律法规、规章制度等开展工作，并结合具体情况制定符合本单位、本部门的相关管理制度和规范，严格按照规章制度开展档案资料的收集、分类整理、编制目录、保管借阅、提交销毁等工作，确保档案信息的完整性，为开展水利工作提供保障。随着信息时代的到来，档案管理工作也由原来的纸质转为纸质电子共存的方式，电子档案的存储方式成为目前档案管理非常重要的形式。虽然这种方式给水利行业档案管理带来了便捷和益处，但是由于信息化发展速度较快，档案信息化发展还面临着许多挑战，需要档案管理部门及相关工作人员深入学习研究，进一步提升水利档案管理的信息化进程。

二、实现水利档案信息化可持续管理的必要性

1.水利档案信息化建设是信息化时代社会发展的必然选择

探索水利行业档案信息化建设及发展是信息时代社会发展的重要表现。我国信息化建设的发展要求各个行业共同推动形成公共信息资源共享共用和大数据产业的健康发展，档案管理领域更要加快信息化建设的速度。随着移动互联网的发展、大数据信息技术的普及、智慧终端和云计算等一系列信息技术带动了各个行业的变革与发展，也深入改变了人们的学习、生产和生活方式。信息技术对当今社会的影响力和应用程度使得人们获取信息、工作生活都与现代化信息紧密相连，人们对信息化的依赖和使用也达到了空前的高度。运用信息技术，依托互联网、云计算等平台开展并推进水利档案管理信息化建设，已经成为水利行业发展的需要，成为信息时代发展的必然选择。

2.水利档案信息化建设是实现水利档案资源共享的需要

大数据时代，实现水利档案信息化建设能够提高档案管理水平，推动水利行业档案资源实现信息共享的需求。信息时代的发展，信息资源的共享利用是其重要的标志之一，也是衡量信息化发展水平的重要尺度。目前，我国各个行业档案管理都在推进信息化建设，从传统的纸质档案向数字化档案转变，并取得了较大的成果，也是水利事业取得进步和发展的重要标志。相反，档案信息的数字化和资源共享的发展提高了档案管理水平，档案信息检索查找更加方便快捷，在节约时间的同时，提高了水利档案信息资源利用的效率，在一定范围内实现了档案信息资源充分、准确、快捷共享，有利于我国水利行业了解过去、总结经验与发展未来，并通过互相借鉴，互通有无，在一定程度上促进水利事业的科学化发展。

3.水利档案信息化建设为科学决策提供可靠的依据

大数据时代，水利档案信息化建设还为水利工作的科学决策提供可靠的依据。信息资源的准确性、科学性、真实性等能够直接为领导的决策提供有价值的参考依据。因此，信息资源的质量和数量会影响一个行业科学决策的水平。如果一个行业能够利用现代的信息采集系统、科学组织整理信息资源、建立健康的大数据环境，通过科学分析比较系统中的数据，就能够获得安全有价值的信息数据，了解行业的发展历史、现状及未来走向，科学分析行业发展变化的规律，为下一步的决策提供科学、可靠的依据，这就是信息时代带给行业发展的数据增值红利，会为资金管理投放、项目评估、建设选择、生产规模、技术采用和资源预测等提供可靠的参考。

三、水利档案可持续管理存在的问题

1.实现档案可持续管理的意识薄弱

水利单位档案管理工作涉及领域比较多，如人事档案、事务性档案，还有专业性较强的工程类档案。在具体工作中，有些单位和部门的工作方式及工作人员表现出对实现档案可持续管理的意识比较淡薄。在水利工程类档案方面更是存在此问题，由于工程的甲方、乙方、监管方、设计方、造价方、验收方等不可能都配备专业的档案管理人员，有些兼职的资料管理人员由于不了解档案的重要性，也没有熟练掌握现代化的档案管理技术，不了解档案管理的相关规定制度，对档案管理存在科学管理、可持续管理意识薄弱的问题。相关的监督部门也往往会忽视工程档案的管理监督工作，只重视工程质量等方面的监督，导致很多水利工程档案存在各种管理问题。

2.档案管理工作人员专业素质不强

在信息技术飞速发展的今天，档案管理人员不仅要具备较强的档案管理专业知识，还应该具有较强的信息技术学习能力，才能够实现档案管理工作的稳步和创新开展。但是，部分水利部门的档案管理人员常为非专业或者兼职人员，缺乏档案管理专业知识储备。因此，很难保障档案管理各阶段信息归档的及时性、完整性和规范性。此外，还对一些档案管理制度规定了解不够深入，执行不够具体，对一些档案管理的新技术、新方法掌握得不够精准，严重制约着水利工程档案管理工作的质量。

3.档案管理监管力度不够

首先，水利单位的档案根据其类别应该由不同的部门和人员检查和监督，如水利工程档案应该由各级水利建设部门及档案行政管理部门为检查和监督的主体，人事档案和事务性档案等应该由相关行政管理部门为检查和监督的主体。但是，在实际工作中由于领导及工作人员过度关注工程进度和质量，关于档案类材料往往成为监督管理的真空；其次，一些水利工程档案由于建立方未能严格履行档案归档及签字流程，对施工相关的材料审查监督力度不够，不能够保证档案资料的完整性和准确性；最后，关于一些人事方面及工作方面的档案，由于领导及相关人员认为档案管理工作只是行政工作中的一部分，未将其列入重点工作内容，忽视了对其监督管理的重要性，导致档案管理工作逐渐被弱化及边缘化，不利于水利档案管理的顺利开展。

4.档案管理工作相关制度完善及落实方面存在诸多问题

大数据时代，档案事业也在不断发展，但很多部门沿用的还是多年以前的档案管理制度，针对提高档案管理信息化水平方面的相关制度和措施还不够完善，一些档案管理方面的规章制度在落实过程中也存在参差不齐的现象。此外，针对一些大型的水利工程项目，由于建设周期长，参建单位较多，涉及各个领域，导致水利工程档案管理工作在某些环节上流于形式，管理弱化，对于这些周期较长的大型工程项目，其档案管理相关制度措施还需要进一步完善并严格落实。

四、水利单位档案可持续管理的策略探究

1.加强档案管理智能化顶层设计

要提高档案管理信息化水平，走可持续发展之路，首先，要统筹考虑档案管理工作的特点，按照实现档案事业长远发展的目标，结合我国目前档案管理体制、技术水平、人才力量等，制定符合我国各地实际的档案信息化发展总体规划，明确其发展目标，通过制定长期、中期、短期发展目标的方式，逐步推进档案管理智能化开展。同时，制定相关的技术标准、管理标准，规范制约人工智能在档案管理领域的应用，确保档案管理工作朝着智能化、科学化、技术化和规范化方向开展。

2.创新研究可持续发展之路

大数据时代，实现档案的可持续管理，就要有较强的理论和技术支撑，相关科研部门要在信息平台建设、硬件设施建设、服务应用等方面大力开发创新，不断推动人工智能等信息技术在档案管理中的应用。例如，江苏省的机器学习算法AI 智能校对系统，将数据和人工智能对接，把档案目录及全文都智能化编辑，实现了档案数据的智能校对；还有福建的人工智能和机器人流程自动化技术，让机器人实现对纸质档案和电子文档的采集和预处理，代替了部分日常的人工管理工作。这些档案管理的现代化技术都为档案管理的可持续发展开创了新的道路。

3.加大档案管理智能化人才培养力度

大数据时代，实现档案的可持续管理，人才培养至关重要。人才是事业创新的动力和源泉，也是将档案管理工作推向智能化流程的关键因素。因此，各行业、部门要探索档案智能化管理人才的培养力度，一方面，要从专业院校招聘专业档案管理人员从事本单位档案管理工作，让更多人懂得档案管理的专业人才从事专业工作；另一方面，在工作期间，要增强档案管理人员的思想意识，使其充分了解档案管理工作对水利行业发展的重要性，对岗位上的档案管理人员开展继续教育和专业培训，提高档案管理人员的理论知识水平、业务操作、智能化应用水平等方面的能力。在人才培养中，还要通过不断学习先进地区的先进技术与先进经验等，通过信息交流、技术交流、经验交流等方式，逐步提升档案管理人员的素质。同时，还要优化人才的评价、使用和激励机制等，让更多优秀的档案管理人员不仅得到成长，还能够为档案事业的可持续发展做出积极的努力。

4.加快档案智能化管理平台建设及创新

大数据时代，实现档案的可持续管理，就要不断强化人工智能技术在档案管理工作中的应用力度。一方面，要促进档案管理工作流程的智能化，在水利行业范围内实现档案资源共享，鼓励科研单位开展档案人工智能产品的研发并逐步推广应用；另一方面，水利部门及水利工程建设单位等可以与科研院所、高校合作，深入挖掘人工智能在档案管理工作中的应用场景，加强沟通学习和交流，利用新的技术改善档案服务工作，使其为水利事业发展提供保障，为各项事业发展提供更加完善的服务。

综上所述，在信息时代，水利档案信息化建设是信息时代社会发展的必然选择，是实现水利档案资源共享的需要，为科学决策提供可靠的依据。但是，目前水利行业还存在相关人员档案管理意识薄弱、工作人员专业素质不强、档案管理监管力度不够、档案管理工作相关制度不完善等诸多问题，需要采取加强档案管理智能化顶层设计、创新研究可持续发展之路、加快档案智能化管理平台建设、加大档案管理智能化人才培养力度、加快档案智能化管理平台建设及创新等措施，促进档案管理工作与时俱进，深入挖掘档案管理的潜在价值，实现水利行业档案事业的可持续发展。

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