大数据时代文书档案管理及信息化应用分析

摘 要：大数据时代，信息技术蓬勃发展，应用于文书档案管理中可以显著提高管理效率、节约管理资源并为各单位主体打造良好的信息化基础。因此，文书档案需要充分融合信息技术手段，创建全新的管理格局。文章从大数据环境下文书档案管理中存在的诸多问题着手研究，发现信息技术的广泛应用展现出了前所未有的优势，并提出了一系列建议，以期帮助文书档案开展高水平信息化管理，提升文书档案价值。

关键词：文书档案管理；大数据；信息化应用

中图分类号：G277 文献标识码：A

数据信息是在当代社会瞬息万变环境下的基础资源，同时也是决定竞争优势的关键因素。作为一种承载着海量数据信息的载体，文书档案以文字、图片、影像等众多方式记载文书信息，对于不同单位而言，文书档案具有重要地位。各单位在新时期为提高发展动力，应充分开发文书档案资源，通过创新管理模式，促使其为单位发展提供服务。通过广泛使用大数据等信息技术，可以满足各单位跨越式、信息化的文书档案管理需求，促进各单位强劲发展。

一、大数据时代文书档案管理的不足之处

1.档案管理模式不健全

伴随科学技术的快速发展，我国自主开发了多项全新信息技术，为各行业领域提供了全新的应用助力。尤其是对于文书档案而言，借助大数据技术特性，获得了革新动力。但是在此过程中仍存在着文书档案管理模式不健全的问题。其中，最为明显的是文书档案管理中挖掘文书档案资源的深度不足，难以充分掌握单位的全部可用文书档案资源，导致文书档案资源利用率较差。不规范的管理模式导致文书档案管理面临着一定的安全风险问题。由于部分单位在大数据时代对文书档案管理信息化工作了解不足，不能够熟练应用信息技术，且无法组织相关人员监督指导文书档案管理信息化工作，MSuaa0if7w9kwk8qofTv5A==若在工作中受到若干不利因素的影响，将会引发操作失误，导致文书档案信息被泄露或丢失，会对单位造成不可挽回的严重损失。

由于单位成立时间较长，在创建单位的初期伴随衍生的文书档案管理模式延续至今，无法实施严谨的数字化文书档案收集工作，经常发现纸质文书档案存在混乱排序、装订混乱、格式不统一等问题，后续文书档案管理分类难度较大，无法及时整理文书档案，阻碍文书档案的资源利用。尽管在大数据时代部分单位积极利用信息技术管理文书档案，但是由于纸质档案管理较为混乱，在后续转化并储存数字化文书档案的过程中面临着一定的困难。各种不同类别与安全等级的文书档案长期暴露于开放的互联网环境中，容易受到安全威胁，造成档案信息被泄露、丢失，具有较大的安全隐患。

2.信息化建设程度不足

大数据时代，各类信息技术逐渐发展成熟，成为文书档案管理工作中的创新动力。借助信息技术，在文书档案管理工作中有助简化复杂的工作流程，包括档案信息管理、提取等环节更加简便、快捷。大多数单位对于文书档案的关注度不足，领导层基于宏观发展视角更加关注本单位的经营发展，长期忽视档案管理信息化建设。并且，由于各单位的文书档案数量相对较大，难以在短时间转化为数字化文书档案资源。因此，仍旧将纸质文书档案管理作为工作重点。通过调查研究，有些单位尚未创建系统化、规范化的文书档案信息化管理体系，包括收集、整合、借阅、利用文书档案等方面，均具有一定的缺陷。

此外，部分单位为控制成本，无法为文书档案管理信息化工作提供充足的建设资金，没有创建完整的信息化档案管理系统。部分单位应用信息技术的时间相对较晚，未能及时针对文书档案管理人员开展信息技术培训。单位人力资源十分有限，由于文书档案管理工作受重视程度不足，难以为其分配复合型创新人才，工作人员能力水平较低，导致无法顺利开展文书档案管理信息化建设。包括各单位领导以及文书档案管理人员在内，信息化意识较为薄弱，对于信息化的了解程度不足。

3.信息化建设不规范

在文书档案管理工作中，是否能够完整、准确、全面地收集整合零散的档案资源将影响到单位的发展。尽管部分单位已经意识到大数据时代的变化，在文书档案管理工作中对信息技术加以应用，但是由于单位在执行信息化文书档案管理的过程中，在责任划分、备案以及管理标准等方面均存在着不足，实际上所开展的文书档案信息化建设并不规范，包括不合理的归档以及常见的后期重复处理等问题，导致文书档案管理信息化建设效率低下，影响着信息化文书档案质量。一方面，单位的OA系统没有关联文书档案管理信息化系统，二者之间的传输接口不一致，无法顺利传递文书档案，延迟归档时间或是造成档案遗漏；另一方面，单位无法及时更新文书档案管理的软件，软件储存空间不足或是性能下降等均会影响文书档案的归档工作，严重者会造成系统瘫痪，增加文书档案管理的工作量，还可能造成档案丢失。

二、应用信息技术开展文书档案管理的优势

1.提高管理效率

大数据时代，利用信息技术管理文书档案代替传统人工管理方式，可以降低人为失误可能，提高管理效率。单位的文书档案较多，档案管理人员面对较大的工作量，在处理文书档案的过程中很可能发生疏忽大意现象，可能会由于细节性问题引发严重的后果，需要重新整理海量的文书档案，从而降低文书档案管理的效率。通过信息技术开展智能化管理，以多种不同形式呈现文书档案，档案管理人员也可以选择擅长或是习惯的方式查阅、管理文书档案，缩短文书档案管理时间。大数据时代，在文书档案管理中应用信息化手段也是促使单位整体管理效率提高的关键所在。通过全面引进信息技术，促使各部门广泛应用信息技术开展工作，能够更好地提高专业能力水平，全面提升工作质量。

2.节约管理资源

以往面对海量的文书档案管理需求，需要消耗大量的人力、物力，且由于管理效率较低，往往会导致各单位的工作进度十分缓慢，无法借助于文书档案为单位发展动力。对于各单位来讲，文书档案中蕴含着重要的数据资源，对于单位发展具有重要的作用。在文书档案管理中应用信息技术，可以在同等工作时间内节约管理资源，原本需要多人完成的文书档案工作，依托于先进的信息技术，可以由一人完成，不仅能节约人力资源，还能促进单位快速发展。研究文书档案的特点，发现其具有即时性与事务性，通过文书档案可以充分掌握单位的各项业务进度情况以及生产经营现状等。以科研院所为例，科研文书档案承载着海量的技术经验数据，是一种科学技术信息的载体，为现代科研工作提供了充足的信息参考，为科研院所提供全新的生产动力。

3.奠定信息化发展基础

在大数据时代，应用信息化手段开展文书档案管理工作，是利用信息技术更新传统管理手段的表现形式之一。借助信息技术与管理工作相互融合，有助于单位适应信息化发展趋势，获得良好的信息技术基础，有助于单位转型升级。考虑到文书档案管理是各单位的重要工作内容，通过创建信息平台结合技术手段，促使文书档案管理更加规范。当文书档案管理部门向其他部门传递文书档案资源时，也可以借助信息化渠道完成，提高信息传输速率，促使各部门广泛应用信息技术，促进单位整体信息化发展。在如今竞争激烈的环境下，各单位广泛开展文书档案管理信息化工作，借助大数据技术整理海量文书档案资源，可以从中获得自身所需的重要信息资源，从某种角度上来讲，获得越多的信息资源，将会显著提高单位的核心竞争力。受到大数据时代的影响，数据作为全新的战略资源，高效利用信息资源，可以转化为生产动力，延续单位发展的活力。

三、文书档案管理信息化建设路径

1.健全信息化管理模式

一方面，为满足大数据时代下文书档案管理的信息化应用，应健全文书档案管理模式以及深化落实文书档案资源挖掘工作。在大数据时代，各单位发展中所生成的各类数据，包括生产经营、业务项目、人力资源信息等均属于重要的战略资源，这些内容记载在文书档案中，是记录各单位真实工作的重要内容，为单位未来的发展提供科学参考。因此，在信息技术应用下，应当不断开发利用文书档案资源，充分满足单位的发展需求。在开发文书档案资源时，要求各单位文书档案管理人员明确开发目的，并以创建专题的方式，以单位发展为核心，为后续转化为数字化资源提供便利条件。

另一方面，基于大数据时代利用信息技术开展文书档案管理工作，应当建立规范化管理机制以及标准的工作流程，确保全体档案管理人员切实参考标准工作流程开展规范化文书档案信息化管理工作。同时，各单位也应当积极组织各部门创建信息化沟通渠道，不仅能搭建畅通的文书档案传递渠道，还能促使各部门积极挖掘自身的文书档案资源，经过部门自行整合之后，以更加规范的形式传递给档案部门，在一定程度上减少了文书档案管理部门的工作压力，并提升了各部门联系的紧密度，便于共享文书档案信息。

2.创建信息化管理平台

作为文书档案管理信息化应用的基础，应当做好完善的基础设施工作，单位领导应从顶层设计视角加快文书档案管理信息化建设进程。

一方面，要求各单位加强对信息化建设的重视程度，为文书档案管理信息化提供充足资源，保障资金投入，能够应用先进的信息化管理手段，顺利推进文书档案管理信息化建设。应由专人采购先进的信息技术设备设施，包括计算机系统等硬件设备。在采购设备时，应当考虑计算机系统的性能参数，确保所购入的系统具有良好的兼容性，能够适应不同类别软件的加载需求。完成硬件设备设施的采购之后，为保障文书档案管理信息化应用具有良好的安全保障，还应当专门定制文书档案管理软件。可以通过招标采购的方式，与第三方软件开发企业签订合同，由软件开发企业根据文书档案信息化管理需求以及单位发展特征，专门定制专属应用软件，从而加强文书档案管理的安全性。通过连接单位内网，全面规避开放互联网的信息被泄露风险。经过软件开发企业测试文书档案管理软件的安全性，认证安全性良好，才可以正式在单位投入使用。

另一方面，需要增强全体档案管理人员的信息化意识。在单位开展大力宣传工作，积极宣传推广文书档案管理信息化的优势，加深全体职工对信息化的了解程度。可以通过开展宣传会议的方式，积极向各部门宣传推广信息技术应用，促使其充分掌握文书档案管理的前沿技术和发展趋势，了解信息化管理目标与工作流程，并更好地促进各部门之间沟通互动，确保充分满足各部门快速对接或共享文书档案的需求。以科研单位为例，其完成某科研项目之后，可以及时结合文书档案管理工作开展档案宣传周或是信息化管理展示宣传等活动，向全体单位成员展示文书档案管理信息化建设成果，促使其加深了解，共同为文书档案管理信息化建设作出贡献。

3.升级文书档案管理软件

为达到理想的文书档案信息化管理成效，应当注重文书档案管理软件的使用。信息化软件是支撑文书档案顺利开展信息化工作的基础，在引进信息化管理软件的过程中，各单位应当及时校验软件的使用性能，要求其能够充分满足文书档案管理的各项功能需求。在实际应用中，应当高度重视软件检索功能与实际操作流畅度等方面，确保利用文书档案管理软件开展工作时更加准确、便捷。随着各单位的快速发展，各项数据资源均储存在文书档案当中，海量的数据信息考验着软件的储存性能，若由于存储空间不足延误文书档案管理的进度，将会直接影响单位的工作进程。因此，各单位在利用信息化管理软件时，应当注重定期更新优化，确保充分满足文书档案管理需求。一方面，注重与办公室自动化系统接口的统一性，在设计软件时充分参考单位现有的OA系统使用接口；另一方面，注重文书档案管理软件的安全性能优化升级。由于单位长时间应用软件管理文书档案，若不注重安全防护功能，可能会受到不法分子的网络攻击，造成文书档案信息被泄露，给单位造成重大损失。

此外，还应为软件使用设置更新时间，确保定期检验软件安全性并更新优化。例如，可以创建数字加密、数字签名、云加密技术等方式，阻止非法程序恶意访问。同时，为软件使用设定差异性的安全等级，科学设计访问权限，定期使用防火墙与杀毒软件等检验软件系统漏洞与安全风险，打造安全的使用环境。受到存储空间的局限性影响，可以通过租用云端储存空间的方式，及时备份文书档案，便于定期清理过期文书档案，始终预留充足的存储空间，避免调取文书档案时无法获得相应的内容。通过创建大容量云端备份数据库的方式也能够保障文书档案的安全。可通过引进安全管理专员的方式，落实文书档案地方保密制度的管理要求，切实提升档案管理人员的保密意识，为文书档案管理软件创建规范化保密期限与等级，同时严格限制借阅、复印等使用权限，并制定安全保密制度。做好网络安全建设，包括文书档案信息化管理中生成的光盘以及移动硬盘等档案载体，应当妥善加以保管。设计研发安全管理软件，为文书档案管理程序创建专属安全防护系统，分门别类清晰储存文书档案，为文书档案做好备份管理工作。立足于未来。可基于长远发展视角，为文书档案信息化应用创建专属智能档案室，引进先进数据技术设备，创建智慧化档案管理职能系统，进而在档案管理、环境监控以及消防安全等方面均打造一体化的智能管理效果。

四、结束语

综上所述，大数据时代信息技术被广泛使用，为文书档案管理水平的提高带来了全新可能。通过创建信息化管理平台，搭载专属管理软件的方式，可以充分满足文书档案管理信息化建设的需求，将传统的纸质文书档案转化为数字化档案，提高了文书档案资源的使用效率，为单位提供充足的战略发展资源。

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作者单位：陕西陕煤韩城矿业有限公司

作者简介：贾菡宁（1980—），女，汉族，陕西韩城人，本科，馆员，研究方向：企业档案。