大数据驱动下数字化档案创新管理模式探讨

摘 要：档案管理是一项基础而又重要的工作，只有创新档案管理模式才能适应新时代的需求。文章阐述了数字化档案管理的重要意义，对大数据下数字化档案管理的优势、劣势、机遇和挑战展开分析，并从数据挖掘与分析、构建档案管理体系、强化风险管理、健全保障机制四个方面详细阐述了大数据驱动下数字化档案的创新管理对策。研究表明，在数字化档案管理中引入大数据技术，能够重塑档案管理方法、流程、体系和机制，创新管理模式，提高数字化档案的管理效率和质量。文章结合实践，探讨了大数据驱动下数字化档案的创新管理方法，供同业人员参考借鉴。

关键词：数字化；档案管理；大数据；SWOT分析；创新

中图分类号：G271 文献标识码：A

数字化档案是一种新型的档案信息形态，它是运用计算机、扫描、数字摄影、多媒体等技术将各种载体的档案资源转化为数字化信息，用数字化形式存储、网络化连接、计算机系统管理，形成档案信息库，方便及时利用。《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》）明确指出，要推进档案工作数字化转型和高质量发展。当前，数字化档案管理虽然成为主流，但在管理机制、方法等方面仍然存在一些问题和不足，档案管理人员应充分利用大数据技术，对档案管理模式实行优化和创新。

一、数字化档案管理的重要意义

1. 提高档案工作效率

站在档案管理者的角度，数字化档案管理模式采用先进的信息技术手段，实现了档案信息的电子化、自动化处理，提高了档案管理的工作效率。相比传统的手工档案管理方式，数字化档案管理能够减少人为操作环节，降低出错率，提升档案处理的准确性；站在档案使用者的角度，利用档案数据库和索引系统，用户能够快速定位所需档案信息，并实施在线浏览、下载和打印等操作，提高档案信息的利用效率，缩短等待时间，满足用户对档案信息快速获取、灵活应用的需求。

2.提供科学决策支持

档案是在社会活动中形成、具有保存价值的原始记录，这些资料是单位生存发展不可或缺的信息，能够为决策者提供全面、准确的信息支持。从纸质档案发展为电子档案，通过对档案数据的分析和挖掘可以提取有价值的信息，为政策制定与成果分析提供科学依据。另外，数字化档案还能够可视化展示，有助于动态更新，使决策者更加直观地了解、利用档案信息，进一步提高决策的准确性和有效性。

3.实现档案资源共享

数字化档案不仅保存途径多、保存年限长，在基于5G、互联网、大数据等新技术下，还有利档案管理系统与其他系统良好对接，打破档案信息的地域和时空限制，使得档案资源能够更广泛地共享和利用。在单位内部，通过建立档案信息共享平台，不同部门可以相互借阅、交流档案信息，加快了信息传输速率，有助于拉近各部门之间的距离，进而消除信息孤岛效应。

二、大数据下数字化档案管理的SWOT分析

1.优势（S）

第一，档案资源丰富。随着单位的业务和经济活动的开展，档案资料也在不断形成，具有丰富的档案资源，如财务档案、科技档案、基建档案、宣传档案、人事档案等。这些档案涉及多种类型，呈现出多元化特征，传统管理模式不再适用。数字化档案管理能够提高档案工作效率，减轻档案管理人员的工作量，而丰富的档案资源为数字化管理模式的应用提供了先天条件。

第二，数字化基础较好。为响应建设网络强国、数字中国的号召，数字化转型成为单位发展的重要方向，尤其是科技方面的数字化转型，为档案管理的数字化转型提供了经验。调查显示，绝大多数单位已经完成资源管控系统、业务协作系统、档案管理系统等建设，为数字化档案管理打下坚实基础。另外，纸质档案的数字化转换率达到80%以上，实现了实体档案与电子档案的双向关联。

第三，管理制度较完善。为规范档案管理工作，充分发挥档案资源的利用价值，我国出台了一系列管理制度与规范，如《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案实施办法》《电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）》《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》等。随着档案管理制度的不断完善，有助于单位结合自身实际情况，制定数字化档案管理制度体系，确保实际管理工作有章可循。

2.劣势（W）

第一，协同管理程度低。数字化档案管理工作应遵循“统一管理、分级负责”的原则，各部门完成本部门档案的收集和归档工作。虽然有明确的制度要求，但不同部门对制度的执行力度有差异，容易形成不规范的档案资料，给后续档案管理增加困难。另外，档案从形成到归档，其间经历多个环节，在不同业务流程中，档案管理人员的业务侧重点也不同，加之不同部门之间的沟通交流不畅，从而形成了管理上的风险隐患。

第二，专业人才缺乏。数字化档案管理对管理人员提出新的要求，然而调查发现，部分档案管理人员并非专业出身或者信息化素养较低，距离数字化管理要求还存在一定差距。究其原因，一是单位缺少明确的人才培养计划，档案管理人员的素质得不到有效提升。二是考核和激励机制不完善，无法调动管理人员的积极性，对高素质人才的吸引力不足。

3.机遇（O）

第一，国家政策支持。《规划》提出借助新一代信息技术，创新档案工作的理念、方法和模式，提高档案管理的数字化水平。近年来的《政府工作报告》中多次提及“信息化”和“数字化”，指出培育壮大数字产业是时代发展的要求。可见，国家政策支持新兴信息技术在档案管理中的应用，倒逼单位重新思考档案工作的未来发展方向，确定数字化档案管理是必经之路。

第二，信息技术日益成熟。档案资源不断形成，对管理工作提出新要求，而信息技术日益成熟，以大数据、云计算、人工智能为代表的新兴技术得到广泛应用，为数字化档案管理提供了底层架构。通过引入信息技术，既能实现增量档案的数字化，又能提高管理效率、降低人力成本，还能挖掘档案的价值并充分利用。

第三，数字时代的推动。档案管理属于社会管理系统的一个组成部分，随着数字时代的到来，档案管理也要顺应“互联网+”的发展要求，从工作理念、内容和方法上不断探索创新，将互联网思维和技术融入档案工作中，以提升档案服务质量。

4. 挑战（T）

第一，部门之间存在信息孤岛。一些单位的部门设置较多，不同部门之间的交流互动少，导致信息传输不及时、不顺畅，形成信息孤岛。档案管理具有综合性、复杂性特征，需要所有部门协作配合，而信息孤岛的存在不利于档案资料的收集、归纳和开发利用，这是今后档案管理工作必须解决的问题。

第二，档案信息安全风险大。信息技术是一把双刃剑，从纸质档案转变为数字化档案带来了更多的信息安全风险。一旦档案信息被泄露或恶意篡改，就会影响档案工作的真实性和有效性。具体来看，档案信息安全风险主要来源于两个方面：一是信息载体如光盘、硬盘等，它们对外部环境条件的要求高，保管使用不当可能影响数据安全；二是人为因素干扰，如管理人员操作失误、黑客入侵或传播病毒，不仅影响档案信息的安全，还可能导致整个管理系统瘫痪。

三、大数据驱动下数字化档案的创新管理对策

档案管理信息化是必然的发展趋势，大数据技术的应用虽然带来了机遇，但也存在劣势，充满了挑战。基于SWOT分析结果，结合数字化档案管理现状和需求，提出以下创新管理对策。

1. 深入展开数据挖掘与分析

第一，在数字化档案管理中，将图像识别、自然语言处理等技术应用其中，一方面，提高了档案资料的数字化转换效率；另一方面，根据档案信息自动分类和归档生成目录索引，提高档案管理工作的智能化程度。

第二，面对大量的档案信息，引入大数据分析和挖掘技术，对档案自动采集、整理和分析过程中，能够识别有价值的信息，预测档案管理工作存在的风险隐患，以便管理人员积极应对。云计算及云存储技术的应用也是数字化档案管理的创新途径，将档案信息存储在云端服务器，既方便备份和调用，又解决了纸质档案难以长期保存的问题。

第三，为保证数字化档案的安全性和真实性还可以将区块链技术运用其中，确保档案信息可溯源。区块链技术具有不可篡改和去中心化两大特点，将其应用在数字化档案管理中，能够完整记录档案的访问情况，在修改前实施严格验证，防止发生非法篡改的行为。另外，针对档案的来源、流转情况展开溯源，配合人工验证审核的方式，能够进一步提升档案内容的真实性。

2.构建数字化档案管理体系

第一，档案资源的数字化。首先，对档案管理现状展开分析，明确存在的问题和不足，认识到数据归档和备份属于不同的业务类型。以档案数据归档为例，要识别并鉴定数据信息，保留有价值的信息，并采用合适的保存形式，从而形成电子档案文件；其次，数字化档案的归档需要各部门的支持与配合，以保证归档信息真实和完整。例如，业务数据的归档，主要从财务管理系统、企业资源计划系统和电子公文系统中采集相关数据；最后，是数字化档案建设。采用数据挖掘、数据清洗等技术，档案信息能反映单位的发展历史、现状和未来需求。

第二，业务流程的数字化。一方面，要采用快速服务部署技术，在业务系统的前期阶段科学规划档案形式、元数据方案、管理范围等。以电子合同档案为例，要根据规范要求设置归档标识，确定档案格式和元数据形式，采集档案数据后形成完整的信息包，从源头保证电子档案的精准性和完整性；另一方面，利用数字化档案管理系统对档案资料实行集成式归档，从网络技术、接口协议、数据集成等方面提出明确要求，打造自动化归集系统，对归档业务全面监管核查，确保档案归集业务安全、高效完成。

第三，管理模式的数字化。根据单位实际情况，开发数字化档案管理系统，在系统中设置人员培训、评价考核、监督控制、跟踪检查等功能，发挥一体化管理的优势。然后，打造档案安全管理模块，数字化档案在收集、整理、传递、检测、使用等环节采用数据管理、信息封装、档案导出日志等技术手段打造安全管理模块，加强账户密码管理，获取真实的档案使用者信息。在此基础上，定期对系统升级，更新管理模块，拓展业务功能，以满足日益增加的档案管理需求。

3.加强档案信息风险管理

第一，数据加密处理。采用先进的加密算法，对数字化档案加密处理，即使档案数据被非法获取，对方也无法轻易破解。在此基础上，根据档案的机密程度和重要性设定不同的加密等级，实现分级保护。还要定期对加密算法更新和升级，以应对不断变化的安全威胁。

第二，备份档案数据。建立完善的备份策略，定期对数字化档案实行备份，以防数据丢失或损坏。备份数据应存储在安全可靠的地方，如远程数据中心、离线存储介质，并定期对备份数据开展恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性。

第三，实行权限管理。对访问数字化档案的用户实行权限管理，用户登录系统时要身份验证和权限审核。根据档案管理人员的工作职责和需要，设定不同的访问权限，遵循最小权限原则。而且，要定期审查、更新权限设置，确保权限管理的有效性和实时性。

第四，防范非法攻击。配置专业的网络安全设备，如防火墙、杀毒软件、入侵检测系统等，防范外部非法攻击和入侵。定期对数字化档案开展安全扫描和漏洞检测，及时发现并修复潜在的安全隐患。还要建立应急预案和响应机制，对突发事件开展快速响应和处理，减少非法攻击对数字化档案带来的损失和风险。

4.建立健全相关保障机制

第一，档案管理责任制。合理设置管理机构，明确设置各岗位的工作内容和职权，将管理责任落实到每个人身上，避免出现问题后推诿扯皮，及时问责当事人。

第二，完善监督机制。在数字化档案管理系统的建设和运行中，应制定完善的监督机制，设定长期建设目标，规划短期工作任务，明确建设质量与进度上的要求，确保建设管理工作有序推进。

第三，绩效考核和激励机制。在数字化档案管理模式下，虽然实现了档案资料收集、整理和存档的自动化，但管理人员依然占据主导地位，离不开管理人员的整体规划。因此，为了调动管理人员的积极性，必须落实绩效考核和激励机制，及时反馈考核结果，对表现优秀的人员给予奖励表扬，增强其工作责任感、使命感和自豪感，为数字化档案管理贡献力量。

第四，专业人才培养机制。数字化档案管理的创新不仅需要技术上的升级，还需要专业人才的支持。档案管理本身具有较强专业性，为了满足数字化管理及创新需求，要落实人才培养机制，从理论知识、专业技能、信息素质、职业道德等方面入手，制订中长期培养计划，采用多样化的教育方式，打造一支高素质、综合型的档案管理人才队伍。

四、结语

综上，数字化档案管理能够提高档案工作效率，提供科学决策支持，有助实现档案资源共享。将大数据技术融入档案管理中，既有优势又有劣势，带来机遇也充满挑战，文章详细介绍了大数据驱动下数字化档案的创新管理对策，希望为实际工作开展提供参考，切实提高档案管理水平。

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作者单位：山东潍坊日报社

作者简介：庄冰冰（1970—），女 ，汉族，山东潍坊人，本科，副研究馆员，研究方向：大数据档案整理。