信息化环境下事业单位档案管理改革路径与高质量发展策略探析

摘 要：事业单位在档案管理改革过程中要明确具体方向，整合事业单位的各种资源，找到信息化环境下档案管理改革的突破口，稳步推进档案事业高质量发展。信息化时代，事业单位档案管理理念、方法、途径、工具等均发生显著改变，数字化、智慧化、共享化思维逐步深入档案管理工作。信息化与档案管理的深度融合为档案管理改革提供了动能，在实践中，应建立与数字档案建设和服务相匹配的档案管理规范、制度，夯实档案信息化管理基础，探索档案管理新路径。

关键词：信息化；事业单位；档案管理；高质量发展

中图分类号：G271 文献标识码：A

信息化时代，对事业单位档案管理提出了新的要求。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出，随着大数据、云计算、人工智能等信息技术的不断发展，使档案工作的内部环境和内容发生了巨大变化，迫切需要档案管理部门在理念、方法和模式上大胆创新，积极推进档案智能化升级和数字化转型，有效解决制约档案工作高质量开展的瓶颈和问题。

一、信息化环境下事业单位档案管理改革的路径

1.科技创新驱动事业单位高质量开展档案管理工作

以新科技革命为代表的新质生产力为信息环境下事业单位档案管理改革和高质量发展提供了新机遇。事业单位高质量开展档案管理工作需要创新驱动。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出，在档案工作中要广泛运用新一代信息技术，积极推进档案信息化建设和数字化。新时期，以人工智能技术为代表的新技术与档案管理工作展开了深度融合，技术加持深刻改变了事业单位传统档案管理模式，催生了新业态、新手段和新模式。一方面，事业单位在发展过程中形成的档案资源类型越来越多样，载体越来越多元，数据规模越来越庞大，为新一代信息技术与事业单位档案管理的深度融合提供了多样化的实践场景，也形成了庞大的数据根基。在信息技术加持下，事业单位档案管理流程模式和业态发生了深刻变化，也推动了事业单位档案管理迈入了新阶段；另一方面，技术创新也带来了一系列问题，要求事业单位在档案管理中应主动应对技术变革带来的信息安全问题、技术引进问题、人才培养问题，只有解决好这些问题，才能够充分发挥科技创新的真实价值，进而更好地推动事业单位档案高质量发展。

2.强化公共服务导向，提高档案服务水平

在信息化环境下，事业单位档案管理改革不仅要关注自身建设，实现高质量发展，还要始终坚持以人为本理念，强化公共服务导向，充分发挥事业单位档案信息的独特价值。面对信息化环境和新一轮科技革命产生的影响，事业单位急需大胆创新管理模式。一方面，提升事业单位档案公共服务供给质量。加快构建以公共服务为主导方向的服务体系，转变传统档案公共服务模式，借助大数据、云计算、人工智能等技术对单位档案信息资源实行整合和加工，剔除无效数据，减少无效供给，进一步提升供给质量。实现事业单位档案信息供给与用户需求的有机匹配；另一方面，提升事业单位档案公共服务供给要素质量。从数字设备引入、数据资源整合、档案人才队伍建设等多个角度出发，实现多重生产要素的有机整合，为事业单位提高档案服务水平创造有利条件。

3.依托新质生产力优化档案服务发展要素

新质生产力能够实现创新要素的有机整合，促进要素创新驱动，进而培育出新优势、新动能和新业态。事业单位在管理改革过程中应充分发挥新质生产力的独特优势，为档案服务发展凝聚新要素，开辟新赛道，形成新优势。

一是通过技术赋能对档案服务流程实施优化和完善。一方面，新质生产力能够为事业单位档案公共服务提供高素质的人才支持和高质量的档案信息资源。高素质的人才意味着具备扎实的档案信息知识，能够熟练地运用各种数字信息技术，对海量档案信息资源整合和挖掘，为事业单位档案高质量服务提供支持；另一方面，新质生产力能够为档案服务提供多元技术支持。例如，事业单位在档案服务过程中可以利用人工智能技术、数据挖掘技术、知识图谱技术、数据关联技术、用户画像技术实现对海量档案信息的聚合，关联性重组档案资源，提升档案信息服务的精准度。

二是在新质生产力的支持下，有助发挥事业单位档案服务的独特优势。当前，随着社会分工越来越细，为社会公众提供的服务越来越专业化，在化解档案公共服务供给困境的同时，也推动着档案服务创新。事业单位在档案公共服务过程中既是自身价值实现的过程，也是培育新质生产力的过程。通过与多元主体互动，实现信息要素交换，加速各类信息传播，使事业单位档案管理部门能够获得各种信息，进而对这些信息整合，培育出新质生产力。

二、信息化环境下事业单位档案管理改革的困境

1.档案管理存在信息安全问题

部分事业单位在档案管理过程中对于信息安全重视程度不足，保密意识不强，在一定程度上影响了事业单位档案管理质量。事业单位在业务工作推进过程中会形成部分涉密或敏感信息，这些信息直接关系着事业单位的核心利益，一旦出现泄密，后果不堪设想。但目前部分事业单位在档案管理过程中对于信息安全重视程度不足，在保密意识方面也存在着短板。一方面，在信息化环境下，事业单位在档案管理过程中会运用到大数据、云计算、人工智能等技术，必然也需要通过互联网实现对档案信息的收集、共享和利用，在这一过程中势必会存在一定的安全风险，如果没有采取合适的安全防护措施，很容易出现泄密或信息被盗问题；另一方面，部分事业单位在档案管理过程中还没有形成严密的安全预警机制，难以对档案信息的整个生命周期全流程监测，也就难以识别在档案信息开发利用过程中可能出现的风险点，更难以制定有针对性的防范措施。

2.档案管理制度机制建设相对落后

无规矩不成方圆。制度机制建设是事业单位档案管理质量提升的关键。但部分事业单位在档案管理过程中相应的制度机制不健全。一是档案管理制度机制不成体系。虽然单位也制定了与档案管理相关的制度机制，但相对零散，不成体系。档案管理人员在档案信息收集、分类、管理、开发过程中执行着不同的操作标准，导致档案资料杂乱无章。在数据库建设过程中档案信息失真或损毁，不仅影响了数据库档案信息的质量，还在无形之中增加了档案管理难度；二是档案管理制度机制落实不到位。在事业单位档案管理过程中，由于部分制度机制不明确，导致不同档案管理人员的责任分工不够细化，相应工作开展缺少有效指导，档案信息化建设缺乏具体统一标准。部分制度在落实过程中出现了选择性落实或降低标准落实情况，在一定程度上降低了事业单位档案管理的整体质量。

3.档案管理信息化推进缓慢

在信息化环境下，事业单位档案管理改革创新需要借助信息技术。但目前部分事业单位在档案管理过程中更习惯传统的工作思路，按部就班的工作模式消磨了档案管理人员的斗志和创新意识。一是档案管理人员能力素质有限。部分事业单位档案管理队伍人员来源广泛，既有档案专业人才，也有从其他部门抽调的人员，还有部分临近退休人员，使得事业单位档案管理队伍结构复杂，人员能力素质参差不齐，在推进档案管理信息化过程中难以形成整体合力；二是没有形成相对完备的档案管理信息系统。档案管理信息系统是档案管理信息化的重要载体。但部分事业单位在档案管理信息系统建设过程中只是按照上级政策要求完成了档案管理信息系统的初步建设，缺少后期的维护和设备更新，导致档案管理信息系统发挥的作用十分有限，存在信息检索不流畅、信息共享系统不兼容、数据格式不统一等问题，在一定程度上影响了事业单位档案信息化建设质量。

三、信息化环境下事业单位档案高质量发展策略

1.夯实事业单位档案信息化基础

首先，完善档案信息采集系统。事业单位在档案信息化转型过程中首先就要完善档案信息采集系统。档案信息采集是事业单位档案管理的第一步，也是保证档案信息真实性、完整性的重要前提。因此，事业单位应完善档案信息采集系统，实现档案信息采集系统与事业单位业务部门、人事部门、财务部门等相关系统的有效对接，形成统一的技术标准和电子文件编码形式，为事业单位档案信息采集提供扎实的技术保障。同时，还要对档案管理人员开展教育培训，引导档案管理人员了解电子文件的主要特点，掌握档案信息采集系统的相关技术，了解大数据、云计算、人工智能等技术的应用优势，通过更先进的技术手段，确保档案信息采集系统获得的电子文件的真实性、原始性和可靠性。

其次，建设事业单位档案信息大数据库。电子文件通过审核之后存储到事业单位档案信息大数据库之中，为后续事业单位档案信息资源开发利用创造条件。一是重视数据整合与分类管理。将电子文件存储到大数据库之后，还要根据部门、时间、类型等维度对这些电子文件明确划分，方便后续检索；二是要形成智能化检索路径。实现事业单位档案信息大数据库与前端服务功能的有效对接，形成智能化检索功能，通过关键词、标签检索，能够快速查阅相关信息；三是完善大数据库安全防护措施。档案信息对事业单位的发展至关重要，必须高度重视数据安全。通过访问控制、数据加密等形式，切实保障事业单位档案信息不被泄露或篡改。同时，形成相对应的权限管理机制，减少对大数据库的访问次数，确保大数据库档案信息安全可控。

最后，完善事业单位档案信息化管理制度机制。结合当前事业单位在档案管理过程中制度不完善、部分制度落实不到位的具体情况，围绕事业单位档案管理高质量发展的具体要求，对相应制度机制优化。一方面，提升制度机制的系统性。随着事业单位档案管理信息化、数字化、智能化转型，相应的工作流程、工作内容发生了深刻变化，制度机制建设也要因势而动，对事业单位在档案管理过程中出现的新问题、新情况形成相对应的制度机制和技术标准。确保事业单位在档案管理过程中新技术运用、新设备使用都有相应的制度机制和技术标准；另一方面，加大制度机制的落实力度。制度机制只有落实才能够发挥其引导和规范性作用。因此，在推进事业单位信息化建设过程中要将制度机制落实作为一项基础性工作。要求全员参与、全过程落实，避免出现制度落实“形式主义”和“走过场”现象，提高事业单位档案管理效率。

2.创新事业单位档案信息化路径

首先，整合事业单位高质量档案信息资源。在信息化环境下，事业单位高质量档案信息资源整合显得尤为重要。一是要明确整合目标。要结合事业单位档案管理范围确定整合档案范围，制订详细的整合计划，明确整合步骤、时间，形成整合后的预期效果；二是要对事业单位档案信息资源整合过程实行优化。对各类档案信息资源整合要形成统一的技术标准，并严格审核档案信息，剔除不符合相关要求的档案信息，切实保障档案信息的准确性、完整性、真实性和可靠性；三是要推动跨部门合作与协同。事业单位在信息资源整合过程中要加强与其他部门的沟通协作，针对在档案信息整合过程中存在的问题及时提出合理化建议，提升整合效果。同时，也要借鉴其他事业单位在档案信息资源高质量整合过程中的成功经验和做法，进一步提升事业单位档案信息资源的整合质量。

其次，创新事业单位档案信息化服务路径。随着信息技术不断发展，事业单位应该发挥自身档案信息的独特价值，面向多元主体提供优质的档案信息服务。一是要加强技术支撑，构建智能档案服务系统。事业单位应加大技术投入，将大数据、人工智能、云计算等技术运用到智能档案服务系统之中，通过大数据技术深度挖掘和分析档案数据。借助人工智能技术实现档案信息的自动标记和智能化检索，利用云计算技术实现对海量数据的云存储与云备份，为前端智能档案服务提供数据基础；二是对服务流程实行优化，提升用户体验。事业单位要优化服务流程，简化服务步骤，借助智能档案服务系统为用户提供在线查询、电话咨询、微信服务等多种功能，方便用户随时随地获取档案信息。同时，还要建立用户反馈机制，及时对用户反馈情况实施收集和整理，方便后续服务改进。

总之，在信息化环境下，事业单位档案管理面临挑战与机遇。当前，事业单位在档案管理过程中仍存在信息安全、制度机制建设、档案管理信息化推进缓慢等问题。为了更好地实现事业单位档案高质量发展目标，应建设档案信息大数据库，实现数据整合与分类管理，形成智能化检索路径，加强跨部门合作与协同，为不同主体提供高质量档案信息服务，更好地展现事业单位档案信息的独特价值。

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作者单位：山东省临沂市社会治安综合治理服务中心

作者简介：王文婷（1984—），女，汉族，山东临沂人，本科，馆员，研究方向：档案信息化。