行政事业单位合同管理流程优化及实施策略

[摘 要]在现代行政事业单位管理中，合同管理流程优化至关重要。针对事业单位合同管理制度不全、流程烦琐、执行不力等问题，文章提出完善制度、简化流程、强化培训、推进信息化等策略，通过细化实施步骤、资源分配与技术支持，建立评估改进机制，旨在提升合同管理效率与合规性，防范法律风险。研究证实，这些策略可有效提高单位的合同管理水平，保障其合规运营。

[关键词]行政事业单位；合同管理；流程优化；实施策略；风险防范

中图分类号：F810 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）18-0037-03

一、合同管理基础理论

（一）合同管理的定义与特点

合同管理是指对合同的策划、签订、履行、变更和解除等进行全过程管理的活动。在行政事业单位中，合同管理具有独特的重要性，主要体现在合同管理的规范性、严谨性和公共性上。

一是规范性。由于行政事业单位往往涉及公共资源的使用和分配，合同管理必须符合相关法律法规的要求，确保公共资源的合理利用和有效配置。这种规范性不仅体现在合同的签订过程中，更贯穿于合同履行的始终。

二是严谨性。这主要体现在合同文本的起草、审查和修改过程中。合同文本必须准确无误地反映双方的权利和义务，避免出现歧义或模糊不清的表述。还需对合同履行情况进行严密监控，及时发现并解决问题，以确保合同顺利履行。

三是公共性。这是因为行政事业单位的职责是服务公众，其合同管理必须充分考虑公众的需求和利益，确保合同的签订和履行符合公众期望。

（二）合同管理的法律基础

合同管理作为行政事业单位运营的重要环节，其背后是一系列法律法规的规范和要求。这些法律法规不仅为合同管理提供了法律支撑，也为其操作实施划定了明确的界限。

在探讨合同管理的法律基础时，首先需要关注《中华人民共和国合同法》。该法规定了合同的基本原则，合同的订立、效力、履行、变更和转让、终止以及违约责任等内容，为行政事业单位进行合同管理提供了基本的法律框架。

除了合同法之外，《中华人民共和国政府采购法》也是行政事业单位合同管理的重要法律依据。该法针对政府采购行为如采购合同的订立、履行、变更和解除等环节，都作出了明确的规定。特别是对于公开招标、邀请招标、竞争性谈判和询价等方式的运用，以及采购合同的签订、履行和验收等程序，都提出了具体的法律要求。这些规定有助于规范行政事业单位的采购行为，为合同管理提供了有力的法律保障。行政事业单位在合同管理过程中还需注意遵守《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等。这些法律法规在各自的领域内对合同管理提出了相应的法律要求，共同构成了行政事业单位合同管理的法律基础体系。

二、行政事业单位合同管理现状

（一）合同管理制度与流程

在评估行政事业单位现有合同管理制度的完善程度和流程的高效性时，需要审视合同管理制度是否涵盖了合同的全生命周期管理，包括但不限于合同的起草、审批、签署、执行、变更和终止等环节，以确保合同管理的规范性和一致性。

从流程的高效性角度来看，要分析现有流程是否存在烦琐、重复或不必要的环节。高效的流程应当简洁明了，能够快速响应业务需求，减少不必要的时间和资源浪费。此外，流程的透明度也是一个重要指标，各相关部门和人员应能够据此清晰了解流程的进展和状态，及时作出决策和调整。

在实际操作中，可以引入信息化管理系统，实现合同管理的电子化和自动化，提高管理效率[ 1 ]；也可通过简化审批流程、明确各部门职责，减少合同管理过程中的扯皮和推诿现象，提升整体执行效率[ 2 ]。

在优化合同管理制度和流程时，还应注重风险防控。合同管理涉及法律、财务、业务等多个方面，任何一个环节的疏忽都可能导致风险的发生。因此，需要在制度和流程中嵌入风险防控措施，如设立风险预警机制、加强合同履行的监督等，确保合同管理的安全性和稳健性。

此外，可利用大数据和人工智能技术来分析和预测合同管理过程中的风险点，提高风险防范的精准度和有效性；通过区块链技术来确保合同数据的真实性和不可篡改性，提升合同管理的信任度和透明度[ 3 ]。

（二）合同管理实践中的问题

合同管理制度不完善。一些行政事业单位的合同管理制度存在漏洞，无法全面覆盖合同管理的各个环节。有的单位在合同签订前缺乏充分的市场调研和风险评估，导致合同内容不合理或存在潜在风险[ 4 ]。此外，部分单位的合同管理制度未能明确各部门的职责和权限，导致在合同管理过程中出现推诿扯皮的现象[ 5 ]。

合同管理流程不高效。在一些行政事业单位中，合同管理流程烦琐且缺乏灵活性，导致合同审批、签署和执行过程中耗费大量时间和精力。例如，有的单位合同审批流程涉及多个部门和层级，每个环节都需要耗费较长时间，严重影响了合同管理的效率。

合同管理中的风险控制不足。行政事业单位在合同管理中往往忽视对潜在风险的识别和评估，导致在合同履行过程中出现纠纷和损失。例如，有的单位在合同签订前未对对方当事人的资信情况进行充分调查，导致在合同履行过程中遭受欺诈或违约的风险增加[ 6 ]。

合同管理人员素质有待提高。一些行政事业单位的合同管理人员缺乏专业知识和实践经验，导致在合同管理过程中无法有效识别和应对风险。例如，有的管理人员对合同条款的理解不够深入，导致在合同履行过程中出现误解和纠纷[ 7 ]。

（三）案例分析

案例一：Z企业合同管理漏洞引发的纠纷。

Z企业在一起合同管理案例中，由于合同审批流程的不规范，导致一份关键供应商合同在未经法务部门严格审核的情况下被签署。该合同中存在多处模糊不清的条款，最终在执行过程中引发了严重的供需双方纠纷。这一事件不仅影响了企业的正常运营，还造成了不小的经济损失。分析原因，主要是Z企业的合同管理流程存在漏洞，审批环节未能有效发挥作用，导致风险未能及时识别和规避。

案例二：合同管理中的风险控制失当导致经济损失。

某企业在与一家供应商签订合同时，未对供应商进行充分的资信调查，未能准确评估合同中的潜在风险。在合同履行过程中，供应商出现违约行为，导致该企业面临重大经济损失。这一案例揭示了合同管理中风险控制的重要性。企业应在合同签订前对合作方进行深入调查和评估，在合同中明确违约责任和赔偿机制，以降低潜在风险。

三、行政事业单位合同管理优化策略

（一）制度与流程的完善

在行政事业单位合同管理的优化过程中，完善制度与优化流程是至关重要的环节。针对当前合同管理的现状与问题，从以下几个方面提出具体的完善策略。

第一，完善合同管理制度。为确保合同管理的有效性，应明确各部门及人员在合同管理中的职责与权限。这有助于避免责任不清、推诿扯皮的现象，提高工作效率。制定详细的合同管理流程图，明确各个环节的职责、操作规范及时间节点。确保合同的起草、审批、签署、执行和归档等各个环节都有明确的制度依据。加强合同档案管理，建立完善的合同档案管理制度，确保合同资料的完整性、准确性和安全性。定期对合同档案进行检查和整理，及时发现并解决可能存在的问题。

第二，优化合同管理流程。针对当前审批程序烦琐的问题，可以优化审批流程，减少不必要的审批环节。同时，采用信息化手段提高审批效率，如使用电子签章、移动办公等技术手段。建立合同履行跟踪机制，定期对合同执行情况进行检查和评估。对于出现的问题及时采取措施进行整改，确保合同按照约定履行。建立合同风险管理机制，识别和评估合同管理过程中可能出现的风险，制定相应的预防措施。定期对合同进行风险评估，及时发现并解决潜在问题。

第三，加强信息化建设。通过信息化手段实现合同的全生命周期管理，包括合同的起草、审批、签署与执行等各个环节，有助于提高工作效率，降低人为错误的风险。利用信息系统实现各部门之间的信息共享与协同，确保合同管理的各个环节能够顺畅进行。同时，便于领导层对合同管理情况进行实时监控和决策支持。

（二）人员培训与素质提升

在行政事业单位中，优化合同管理流程的同时，提升合同管理人员的专业素养和实操能力同样至关重要。人员培训与素质提升不仅关乎合同管理工作的专业性和高效性，更是保障合同管理流程顺畅运行的关键环节。

为了有效提升合同管理人员的专业能力，定期的专业培训是必不可少的。培训内容应涵盖合同管理的基础知识、法律法规、风险控制及实际操作技能等多个方面，通过系统的培训，使管理人员全面深入地理解合同管理工作，能够在实践中熟练运用相关知识，确保合同管理的规范性和合法性。

在实施培训时，可以采取多种形式，如专题讲座、案例分析与模拟演练等，以提高培训的实效性和趣味性。同时，还可以引入外部专家和顾问，分享他们的实际经验和行业前沿知识，为合同管理人员提供更广阔的视野和思路。

培训并非一蹴而就，而应是一个持续不断的过程。随着法律法规的更新和市场环境的变化，合同管理面临的挑战也在不断变化。因此，需要定期更新培训内容，确保合同管理人员始终掌握最新的知识和技能。

除了专业培训，行政事业单位还应建立良好的激励机制，鼓励合同管理人员进行自我学习和提升。例如，可以建立奖励制度，对在合同管理工作中表现优异的人员给予物质和精神上的奖励，以此激发大家的学习热情和工作积极性。

人员培训与素质提升在行政事业单位合同管理中占据举足轻重的地位。系统的培训和激励机制的建立，不仅可以提升合同管理人员的专业素养和综合能力，还能确保合同管理流程的持续优化和高效运行，从而为行政事业单位的稳健发展提供有力保障。

（三）信息化建设的推进

在行政事业单位的合同管理中，信息化建设是提高管理效率和准确性的关键途径。引入现代信息技术，可以实现合同信息的快速录入、查询、统计和分析，提升合同管理的整体水平。

第一，建立合同管理信息系统。应建立一个完善的合同管理信息系统。该系统应具备合同信息录入、审核、查询与统计等基本功能，同时能够支持电子签名、加密等技术手段，确保合同信息的安全性和真实性。此外，该系统还应提供数据导出功能，便于与其他管理系统进行数据交互。

第二，推广电子化合同管理。在信息化建设过程中，应大力推广电子化合同管理。通过将纸质合同转化为电子合同，可以节省大量纸张和存储空间，降低管理成本。同时，电子合同便于传输和共享，可以提高合同审批和签署的效率。此外，电子化合同管理还有助于实现合同信息的实时监控和预警，及时发现和解决潜在问题。

第三，强化数据分析与挖掘。合同管理信息系统中积累了大量的合同数据，这些数据蕴含着丰富的信息价值。运用数据分析与挖掘技术，可以发现合同执行过程中的规律和问题，为管理决策提供支持。例如，可以对合同金额、合同期限及履约情况等进行统计分析，找出可能存在的风险点和改进方向。

四、结论与展望

在对行政事业单位合同管理流程进行深入分析和探讨后，本研究提出了一系列针对性的优化策略及实施措施。通过完善合同管理制度、提升人员专业素养、推进信息化建设等多方面的努力，可以显著提高合同管理的效率和风险控制能力，为行政事业单位的稳健运营提供有力保障。

随着科技的不断进步和管理理念的更新，行政事业单位的合同管理将面临更多新的挑战和机遇。未来研究可以进一步探讨如何将人工智能、大数据等先进技术应用于合同管理领域，以实现更高效、智能化的合同管理。此外，对于合同管理中的法律风险、财务风险等方面的深入研究也具有重要意义，可以为行政事业单位提供更加全面、系统的合同管理解决方案。

参考文献：

[1]黎翔.平凉供电公司项目合同管理系统的设计与实现[D].重庆大学，2014.

[2]李英涛.A市文化旅游区管理委员会合同业务内部控制研究[D].中国财政科学研究院，2019.

[3]徐响铃.数字法治背景下W市O区行政合同管理优化研究[D].江西师范大学，2021.

[4]戚燕.高职院校合同管理内部控制优化研究——以常州刘国钧高等职业技术学校为例[J].行政事业资产与财务，2019（22）：51-52.

[5]孟德慧.招投标工程的合同管理分析[J].建材与装饰，2020（05）：165-166.

[6]董婧.X信托公司合同管理业务流程优化研究[D].厦门大学，2016.

[7]蒋俊波.Z企业合同管理信息系统研究[D].西安理工大学，2007.