乡镇卫生院档案管理工作创新方法

摘 要：近年来，随着我国社会快速发展，乡镇卫生院的服务功能与发展水平均得到了前所未有的进步，特别是在医疗体制全面改革与推进背景下，农村医疗事业更是不断进步，为群众提供了高质量、高水平的医疗卫生服务。在乡镇卫生院工作中，乡镇卫生院的档案管理也是不可忽视的重要组成部分，这项工作的开展主要是对乡镇卫生院工作中的各项医疗活动进行真实记录，具有深远的指导意义。为推动乡镇卫生院档案管理工作的顺利开展，文章将进一步对相关问题展开研究，并提出创新对策，希望在引导档案管理工作规范化开展的背景下，实现乡镇卫生院工作科学、稳定开展。

关键词：乡镇卫生院；档案管理；创新；探索

中图分类号：G271 文献标识码：A

在乡镇卫生院管理工作中，档案管理起到了非常关键的作用，是医院管理的主要组成部分。采取科学、合理和规范化的手段不仅会对管理工作的效率产生很大的影响，还会促进医院的健康发展，尤其是在医疗行业不断发展的背景下，乡镇卫生院要想在激烈的市场竞争中获取更大发展，就更需要不断提高自身档案管理水平，只有保证档案管理工作不断创新和优化，才能带动其他工作的顺利开展。为此，文章将详细论述乡镇卫生院档案管理工作的创新思路与方法，希望能够为后续乡镇卫生院工作的开展提供有效帮助。

一、开展乡镇卫生院档案管理的主要意义

目前，乡镇卫生院是中国农村地区最基础的医疗卫生机构，从某种程度而言，卫生院的健康发展将直接影响农村地区群众的身体健康与生活水平。所以，乡镇卫生院不仅肩负着农村患者身体健康和医疗诊断的根本任务，还直接影响着当地群众生活的幸福指数，是达成农村地区小康发展的重要基础。此外，乡镇卫生院在日常的档案管理工作中可以精准、详细地记录农村地区人口发展的健康动态，具有很强的后续治疗针对性和指导性。

第一，记录个人健康信息，主要包括病史、诊疗记录，便于个性化治疗。

第二，方便健康监测和疾病预防，通过档案可以及时发现健康问题，

第三，改善医疗服务质量，档案信息有助于医生更好地了解患者情况。

第四，能够为研究和公共卫生决策提供数据支持，档案中的数据可以用于疾病控制和预防策略的制定。

此外，乡镇卫生院健康档案的构建可以为农村地区人口疾病预防提供重要的资料信息。全面分析乡镇卫生院的档案信息，对其开展有效管理，将会对整个医院的发展产生重大的作用。因此，在对乡镇医院的档案开展管理的同时，还要把此项工作作为开展农村基层卫生工作的起点，乡镇卫生院档案管理工作应该始终秉承为群众服务的基本要求和任务。

二、乡镇卫生院档案管理工作的主要问题

研究发现，国内大多数的乡镇医院目前把重点放在了医疗、人事和行政方面，对于档案工作还没有一个准确的认知，也使得此项工作的开展没有建立健全档案管理制度与工作体系，从而出现了以下管理问题：

1.对乡镇卫生院档案管理工作重视度不够

长久以来，我国乡镇卫生院的档案管理工作始终缺乏必要的关注度，这是由于在许多情况下，乡镇卫生院的档案管理工作并未与医院的主要工作相联系，一些工作人员，尤其是乡镇卫生院的领导，误以为开展档案管理工作是没有必要的，只需要确保在实际工作中不会出现档案遗失就行了。甚至认为档案管理是一项专门的工作，和乡镇卫生院的主要业务没有任何关系，对档案的管理工作只需要符合上级机关的工作要求就行了。部分乡镇卫生院管理者的工作重心是怎样开展医学治疗，对档案工作的认识还比较片面，不能充分发挥档案信息在卫生工作中的作用，导致许多乡镇卫生院的档案信息不能充分被利用，再加上一些领导对档案管理工作没有准确的认识，造成了乡镇卫生院工作滞后和过于保守。长久以来，乡镇卫生院的档案管理已经不能适应目前的医疗发展需要了。

2.乡镇卫生院档案管理人力资源有限

当前，许多地区的乡镇卫生院档案管理工作的人力资源非常有限，工作人数不够，常常把临退休或者工作能力不强的人分配到档案管理部门，由于这种不合理的工作分配方式，使得档案的真正功能无法得到充分利用，在一定程度上导致乡镇卫生院的档案管理人才匮乏，阻碍了整个工作的正常开展。此外，一些单位在对档案管理制度落实过程中，虽然制定了规章制度，但是在具体操作中仍然存在很多问题，档案管理无法做到统一性和规范性开展，由于乡镇卫生院档案管理效果不佳，导致档案利用率也难以得到提高，这些问题的出现会在不同程度上影响档案管理工作的顺利开展，不利于乡镇卫生院档案管理工作信息化建设。

3.档案管理技术与方法存在滞后性

在乡镇卫生院档案管理工作中，由于受场地条件的制约与影响，在档案的处理与存储方面还出现了许多问题。在当前信息技术快速发展的背景下，乡镇卫生院档案管理设备设施仍然存在明显落后的问题，采用的工作方法和手段也无法顺应现代社会的发展要求，导致很多工作内容与技术无法满足现代社会的发展步伐，长此以往，档案管理信息化、数字化发展必然会受到严重影响。

4.乡镇卫生院档案管理人员综合素质欠佳

目前，许多乡镇卫生院还没有建立完善的档案管理体系，在工作过程中，常常会出现档案分类不合理、资料收集不完整的情况。因为乡镇卫生院的总体工作效能低下，缺少管理制度的制约，导致了档案管理工作混乱。另外，大部分乡镇医院的管理者没有接受过专门的业务知识训练，也没有系统的文件引导。所以，业务水平十分有限，很多工作人员只能凭借经验开展工作，综合素质存在明显不足。

三、乡镇卫生院档案管理的创新举措

1.建立健全现代档案管理制度，实现档案管理和应用自觉性提升

乡镇卫生院在实际工作中应该正确理解管理制度的意义，建立健全档案管理体系，确保卫生院档案管理工作规范化开展。在制定档案管理制度时，要确保档案管理制度始终满足国家档案法律法规的要求，并按照乡镇卫生院的业务特色建立一套更为科学和全面的档案管理系统制度。比如按照门诊特殊病、就医登记、医保住院、医保门诊以及医保基金支付等类型开展分类归档，建立归档台账、入库记录。制定《档案管理制度》《立卷归档制度》《档案人员岗位责任制度》《档案借、查、阅制度》《档案工作流程》等一系列规章制度，使乡镇卫生院业务档案管理工作逐步走向制度化、科学化。

在健全、严密的档案管理制度下，乡镇卫生院要引导和培养员工创新档案管理意识，要严格落实“人人都要管档案，事事都要有档案”的总体要求，在促进我国档案信息化建设进程中，全面提高档案资源的综合利用率。在开展乡镇卫生院档案管理工作时要时刻按照规定开展工作，充分调动所有员工的工作热情，使档案管理与医疗管理、行政管理工作相结合，从而使其在医院管理工作中更好地发挥作用。

2.更新档案管理硬件设备设施，加强系统化的指导和培训

在工作过程中，为了确保档案工作的质量，必须不断升级硬件设备设施，学习先进的档案管理经验和方式方法，提高乡镇卫生院档案管理的水平，促进我国的档案工作向现代化发展。在对硬件设备设施升级的同时，医院还需要适时调整档案管理设备设施，如要配备充足的档案管理场地和温度、湿度控制设备设施，使其不会被周围的环境所影响。同时，在软件更新过程中，乡镇卫生院还要加强档案资源的数字化技术，在现代计算机、信息技术的引领下，建立一个完善的档案管理数据库，这种方法既可以丰富档案文件的存储形式，又可以促进档案文件的自动化管理，是提高档案信息利用的一个关键措施。

另外，乡镇卫生院要主动引导和培训档案管理人员，让他们有足够的学习环境和机遇，并定期组织各科室相互交流，以提高档案管理人员的职业能力和知识水平。在此期间，乡镇卫生院通过开展系统的培训，不仅能够有效提高工作人员的专业技能与工作水平，还能为档案管理工作的顺利开展提供必要帮助。

3.加强对乡镇卫生院网络管理体系的构建，强化档案资源的有效开发与应用

乡镇卫生院、社区卫生服务中心（站）应当采取各种形式的数据收集，并对其开展动态的数据更新。已经建成电子病历的区域要确保所有患者所获得的医疗保健信息能纳入电子病历中，并确保数据的连续性。

一方面，乡镇卫生院在工作过程中，要主动构建完整的管理体制，如在院长的直接带领下，以科室主任为主体，以档案管理员为特定工作人员，形成一个完善的档案管理网络，实行工作内容的统一领导与分级管理。此类网络管理体系的构建不仅能够加强各部门的有效沟通，还能切实提升工作人员积极性，有助于档案管理工作整体效率和质量的提升。此外，为方便参保人员的查询，在规范整理的基础上建立标准化医保档案存储和信息化管理平台，还可以通过案卷档号、文号、责任者、日期和页号等，可以多维度条件检索，真正实现“记录一生、跟踪一生、保障一生、服务一生”的目标。

另一方面，乡镇卫生院管理部门要主动指导、激励档案工作者加强对档案资源的挖掘，通过扩大信息资源的收集途径，使乡镇卫生院各部门的信息资源得以共享，档案资源能够得到充分的开发与利用。从一定意义上来说，对档案资源的开发与管理，就是让档案信息资源更加充实。因此，必须确保档案资源的有效使用，从而达到最大的发展，才能为后续档案利用工作的开展提供更为全面的帮助。

4.提升管理人员的档案意识

乡镇卫生院管理人员的档案意识往往会对整个工作的开展产生直接影响。所以，增强其档案意识，也是目前最为重要的一项工作，要时刻以科学的管理体制为指引，在确保档案管理人员专业化程度的前提下，充分提高档案的利用率。在开展乡镇卫生院的档案管理工作中，要注重完善档案管理体制，用制度的规范性来指导档案管理人员的工作，提高员工的管理观念和实际运用能力，使其能够更好地处理人事、医疗、行政和档案管理工作之间的联系，为以后的档案管理工作打下坚实的基础。

5.做好档案信息的保护工作

医疗机构对档案的保密工作十分重视，在处理档案时，特别是借助计算机对档案处理后，一定要注重档案的保密，避免档案信息被泄露。信息化时代，使用信息技术进行档案管理，可以省去传统人工管理，使档案的整理、查询等更为便捷、高效。

6.加强学习，不断提高乡镇卫生院档案管理水平

乡镇卫生院编制有限，人员少，经费紧张，其档案管理人员身兼多职，承担多项事务。管好乡镇卫生院各种档案，特别是病案档案，档案管理人员不仅要具备医疗专业知识，还要学习钻研档案基本理论和业务知识，爱岗敬业，有良好的职业道德。医院可以安排他们到省内外著名的医疗机构参观学习、交流，取人之长，补己之短，发扬优点，克服缺点，能够不断丰富自己的知识，提高乡镇卫生院档案管理人员的综合业务水平。特别是能够独立管好、用好病案档案，促进乡镇卫生院医疗事业的全面发展，为患者谋利，为子孙后代造福。

7.做实项目服务，增强群众获得感

各乡镇卫生院、社区卫生服务中心要充分发挥居民健康档案的作用，通过各种途径，提高和充实健康档案的内容，将提供的医疗服务记录在档，促进该系统与医院、专业卫生机构、体检中心等部门的联网，达到动态连续管理的目的。还要加强宣传，为了切实提高电子健康档案的利用率，确保不低于40%的居民能够通过“居民健康”手机App轻松查询个人基本信息、重点人群服务、健康体检以及随访记录等重要信息，不仅简化了居民获取健康信息的流程，能够随时随地了解自己的健康状况，还提高了电子健康档案的利用率。

另外，在建立健全电子卫生记录系统、建立和传递信息的整个流程中，都要按照国家有关的数据标准和规范开展，与新农合、城镇医保等医疗保障体系对接，实现医保、医疗、医药信息的后台统筹管理，使居民在跨机构、跨区域就医的过程中能够得到有效的利用。

四、结束语

综上所述，档案管理工作的顺利开展不仅是乡镇卫生医院发展的重要基础，还为后续诊疗工作的开展提供了精准方向。作为最基础的农村医疗机构，必须加强对档案管理工作的重视与投入，与时俱进，不断优化和完善档案管理体系和技术手段，更加高效地开发和应用档案资源。通过全面提升乡镇卫生院档案工作质量和效率，可以不断推动乡镇卫生院整体工作的稳定开展。

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作者单位：莒县峤山镇卫生院

作者简介：房杰祥（1981—），女，汉族，山东日照人，本科，馆员，研究方向：档案管理。