精细化管理模式在事业单位人事档案管理中的应用研究

摘 要：精细化管理模式是一种以提高管理效率、降低管理成本、提升管理质量为目标的管理模式。随着我国社会经济的快速发展，事业单位人事档案管理在维护人才资源、促进人才流动和激励人才等方面发挥着越来越重要的作用。文章基于精细化管理模式，对在事业单位人事档案管理中的优势展开分析，从人事档案管理流程、人事档案信息管理、人事档案安全保护以及人事档案服务质量四个方面提出了应用路径，并对精细化管理模式在事业单位人事档案管理中的应用效果实施了评估，以期提高事业单位人事档案管理效率。

关键词：精细化管理；事业单位；人事档案；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着社会的发展和科技的进步，事业单位人事档案管理工作也在不断改革和创新。人事档案是记录和反映事业单位工作人员工作业绩、能力和素质的重要依据，对事业单位的人力资源管理、人员选拔任用以及人力资源市场的招聘和配置具有重要意义。精细化管理模式作为一种现代化的管理理念和方法，是一种以提高管理效率、降低管理成本、提升管理质量为目标的管理模式，在事业单位人事档案管理中的应用也越来越广泛。然而，当前事业单位人事档案管理现状并不乐观，存在较多的问题，如管理效率低下、档案信息不准确、档案材料缺失以及档案安全性无法得到保障等。因此，文章基于精细化管理模式，为提高事业单位人事档案管理的效率，保障人事档案的安全，提升人事档案服务质量提供有益的借鉴。

一、精细化管理模式在事业单位人事档案管理中的优势

1.进一步提高人事档案管理的效率

首先，精细化管理模式能够提高人事档案管理的效率。在传统的管理模式下，人事档案管理往往需要耗费大量的人力和物力，且在管理过程中容易出现漏洞和失误。而精细化管理模式则可以通过建立科学的管理体系，明确分工和职责，优化管理流程，提高工作效率，从而提高人事档案管理的效率。例如，可以采用数字化、网络化的管理方式，实现人事档案的电子化管理，提高人事档案的查询、统计、分析等工作的效率；其次，精细化管理模式能够降低人事档案管理成本。在传统的管理模式下，人事档案管理需要耗费大量的人力和物力，且在管理过程中还会产生大量的废品和冗余信息，导致管理成本不断上升。而精细化管理模式则可以通过优化管理流程，减少不必要的环节和步骤，降低管理成本。例如，可以采用标准化、规范化的管理方式，减少人工操作的错误和失误；最后，精细化管理模式能够提高人事档案管理的质量。在传统的管理模式下，人事档案管理往往存在信息不准确、不完整以及不及时等问题，导致人事档案管理的质量不高。而精细化管理模式则可以通过建立科学的管理体系，明确分工和职责，规范管理流程，提高管理质量。例如，可以采用定期检查、审计、评估等方式，对人事档案实施及时、准确、全面的检查和评估，提升人事档案管理的质量。

2.进一步保障人事档案的安全

精细化管理模式是指通过制定详细的工作流程、标准化的操作规范和严格的责任制度，实现对每个环节的精细化管理。首先，在人事档案的收集环节，精细化管理模式要求对档案来源开展严格审核，确保档案的真实性和完整性。从次时，对档案的收集过程实施监控，防止档案遗失或被恶意篡改；其次，在人事档案的整理环节，精细化管理模式要求对档案实施分类、编码、编号等管理，确保档案的有序存放。同时，对档案的查阅、借阅等权限实施严格控制，防止档案被非法泄露；再次，在人事档案的归档环节，精细化管理模式要求对档案的存放位置、环境条件等实施严格控制，确保档案的安全。同时，建立档案的定期检查、盘点等制度，确保档案的完整性和准确性；最后，在人事档案的使用环节，精细化管理模式要求对档案的使用权限实施严格控制，防止档案被泄露。同时，对档案的查阅、借阅等行为实施监控，确保档案的保密性。

3.进一步提升人事档案服务质量

精细化管理模式在人事档案管理中可以提升服务质量。首先，建立完善的人事档案管理制度，包含档案的分类、归档、查阅、保管以及销毁等方面的内容，确保档案管理工作的规范性和有序性；其次，加强人事档案信息的数字化建设，包含人事档案信息的采集、存储、管理以及查询等方面的内容，确保人事档案信息的准确性和完整性；再次，加强人事档案工作人员的培训和管理，包含业务培训、职业道德以及工作规范等方面的内容，确保工作人员能够提供高效、优质的人事档案服务；最后，建立完善的人事档案服务质量评估机制，包含评估的标准、方法、程序等方面的内容，确保评估结果的客观性和公正性。

二、精细化管理模式在事业单位人事档案管理中的具体应用

1.在优化人事档案管理流程中的应用

优化人事档案管理流程是精细化管理模式在事业单位人事档案管理中的重要体现。主要从以下三个方面开展：一是梳理人事档案管理流程。明确各个环节的责任和流程，为优化流程提供基础。简化流程，减少重复工作、优化工作流程、简化审批流程等。优化人事档案管理系统，简化操作流程、提高数据录入速度、提高数据查询效率等；二是明确责任。明确人事档案管理人员的职责，确保能够按照职责要求完成工作。建立人事档案管理制度，规范人事档案管理流程和操作规范，确保人事档案管理工作的规范性和一致性。加强人事档案管理人员的培训，提高工作能力和素质，确保能够胜任工作；三是提高效率。采用信息化管理，提高人事档案管理效率和准确性。建立人事档案信息共享平台，实现人事档案信息共享，提高人事档案管理效率和准确性。优化审批流程，提高人事档案管理效率和准确性。

2.在加强人事档案信息管理中的应用

人事档案信息管理是精细化管理模式在事业单位人事档案管理中的重要环节。加强人事档案信息管理，一是建立完善的人事档案管理制度，人事档案的收集、整理、归档、保管、查阅、使用以及销毁等各个环节，确保人事档案管理的规范性和科学性。提高人事档案信息的准确性和完整性，加强对人事档案信息的更新和维护，及时更新人事档案信息。建立人事档案信息管理系统，具备人事档案信息的采集、存储、处理、分析和输出等功能，确保人事档案信息的有效利用和管理；二是完善信息管理系统。加强信息管理系统的智能化和自动化水平，实现人事档案信息的自动采集、处理和分析，提高人事档案信息管理的效率和准确性。加强信息管理系统的安全性和可靠性，确保人事档案信息的安全和可靠；三是提高信息管理水平。加强对信息管理人员的培训和考核，提高信息管理人员的专业水平和业务能力。建立完善的信息管理制度，包括信息采集、处理、存储、使用、销毁等各个环节，确保信息管理的规范性和科学性。加强对信息管理系统的监控和评估，及时发现和解决信息管理中存在的问题，提高信息管理水平；四是确保信息安全。加强人事档案信息系统的安全防护，包括网络防护、数据防护以及访问控制等，确保人事档案信息的安全。建立完善的信息安全管理制度，包括信息采集、处理、存储、使用、销毁等各个环节，确保信息安全的规范性和科学性。

3.在强化人事档案安全保护中的应用

人事档案安全保护是人事档案管理中最为重要的一环。一是加强人事档案的安全管理。加强人事档案的存储、传输、使用等环节的安全管理，规范人事档案的使用流程，避免发生人事档案被泄露、篡改、丢失等问题。还需要采用先进的安全技术，如数据加密、网络安全、身份认证等技术，提高人事档案的安全防护能力。建立完善的安全管理制度，明确人事档案的安全责任、安全措施、安全流程等，确保人事档案的安全管理有章可循；二是增强安全意识。加强人事档案安全知识的宣传和培训，增强员工的档案安全意识，使其能够更好地保护人事档案的安全。建立人事档案安全责任制，明确各级领导和工作人员在人事档案安全方面的责任，加强人事档案安全管理的执行力度以及人事档案安全考核，对人事档案安全管理制度执行情况开展考核，提高人事档案安全管理的执行效果。

4.在提升人事档案服务质量中的应用

一是提升人事档案服务质量。提升服务质量是事业单位人事档案管理的核心。首先，要明确服务质量的标准和要求，在精细化管理模式下，事业单位人事档案管理应遵循国家相关法律法规和政策，以规范、准确、真实、完整、安全为基本要求，确保人事档案的质量和可靠性；其次，要优化服务流程，简化服务环节，提高服务效率。例如，可以采用电子化管理、网络化查询等方式，提高人事档案查询的便捷性和准确性；最后，要注重服务质量的持续改进，定期对服务质量实施评估和反馈，以不断提高服务质量。

二是完善服务质量体系。完善服务质量体系是提高人事档案服务质量的关键。在精细化管理模式下，事业单位人事档案管理应建立完善的服务质量体系，包括服务标准、服务流程、服务评价等。服务标准应明确人事档案管理的基本要求、服务内容和质量要求等，为服务质量的提高提供基础。服务流程应优化服务环节，简化服务流程，提高服务效率。服务评价应建立科学的评价体系，定期对服务质量实施评估和反馈，以提升服务质量。

三是保障服务质量。保障服务质量是实现人事档案管理高效和稳定的重要保障。在精细化管理模式下，事业单位人事档案管理应采取多种措施，保障服务质量。首先，要加强人员培训和管理，增强人员素质和服务意识。其次，要建立健全安全管理制度，确保人事档案的安全和保密。再次，要建立完善的应急预案，应对突发情况，保证人事档案管理的连续性和稳定性。最后，要加强对服务质量的监督和检查，及时发现和解决服务质量问题，以提升服务质量。

三、精细化管理模式在事业单位人事档案管理中的应用效果评估

1.应用效果的评估指标体系

一是管理效率。管理效率是衡量精细化管理模式在事业单位人事档案管理中应用效果的重要指标。管理效率包括档案整理速度、档案查询速度以及档案更新速度等方面。通过提高档案整理速度和查询速度，可以缩短人事档案管理时间，提高人事档案管理效率；二是管理质量。管理质量是衡量精细化管理模式在事业单位人事档案管理中应用效果的另一个重要指标。管理质量包括档案的完整性、准确性、及时性等方面；三是管理安全性。管理安全性是衡量精细化管理模式在事业单位人事档案管理中应用效果的另一个重要指标。管理安全性包括档案的保密性、完整性以及安全性等方面；四是服务质量。服务质量包括服务态度、服务质量、服务效率等方面。通过建立完善的服务流程和服务标准，可以提高服务态度和服务质量，缩短服务时间，提高服务效率。

2.应用效果的定量分析

首先，精细化管理模式在事业单位人事档案管理中的应用，可以有效提高管理效率。在传统的管理模式下，人事档案管理工作往往需要耗费大量的人力和物力，而且容易出现管理漏洞，而精细化管理模式则注重细节管理，通过制定详细的管理流程和标准，对人事档案实施精细化管理，从而大幅提高了管理效率；其次，精细化管理模式在事业单位人事档案管理中的应用，可以有效提升管理质量。传统的管理模式往往存在信息不准确、不完整等问题，影响了人事档案的利用价值。精细化管理模式则注重信息的准确性和完整性，通过制定详细的信息记录和查询制度，确保人事档案信息的准确性和完整性。此外，精细化管理模式还注重对人事档案的定期检查和更新，确保人事档案信息的实时性和时效性；再次，精细化管理模式在事业单位人事档案管理中的应用，可以有效提高管理水平。传统的管理模式往往存在管理混乱、责任不明确等问题，影响了人事档案管理的规范性和科学性。精细化管理模式则注重规范管理，通过制定详细的管理制度和流程，对人事档案管理实施规范化管理，从而提高了管理水平。

3.应用效果的定性分析

本次调研以河南省R事业单位为例，对其人事档案管理实施精细化管理模式。该事业单位在实施精细化管理模式之前其人事档案管理存在一些问题，如档案资料混乱、管理效率低下等。在实施精细化管理模式后，人事档案管理工作得到了明显改善，具体体现在以下几个方面：

（1）档案资料的管理更加规范。精细化管理模式的应用使得该事业单位的人事档案资料得到了规范化管理，使得档案资料更加清晰、完整、准确。通过实施精细化管理模式，档案管理更加注重细节，档案资料的分类、整理、归档等工作更加精细化，从而提高了档案管理的效率和质量。

（2）管理效率得到明显提升。精细化管理模式使事业单位的人事档案管理工作更加高效，更加注重流程的优化和细节的处理，使档案管理工作的流程更加简洁、高效，从而提高了管理效率。

（3）管理效果得到较好提升。精细化管理模式的应用使人事档案管理效果得到了明显提升。通过实施精细化管理模式，R事业单位的人事档案管理工作更加注重细节的处理，使得档案资料更加准确、完整、清晰，从而提升了管理效果。

四、结语

精细化管理模式在事业单位人事档案管理中具有重要的应用价值，它能够有效提高管理效率、质量、安全性和服务质量，为事业单位人事档案管理提供了一种新的、更加科学的管理模式。相较于传统的管理模式，如何更好地适应事业单位人事档案管理的特点和要求，如何提高管理人员的素质和能力值得深入研究。只有不断探索和实践，才能更好地实现精细化管理的目标。

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作者单位：河南省科学技术馆

作者简介：张欣（1987—），女，汉族，河南郑州人，硕士研究生，馆员，研究方向：档案管理。