档案搬迁中的保护策略与管理方法探讨

摘 要：在信息技术高速发展的新时期，单位在开展档案管理工作期间，对信息技术应用愈发广泛，传统档案管理方式发生较大变化。借助信息技术，档案工作效率和水平不仅能够提高，还可以为档案保存、查询与应用提供便利。但是，在档案搬迁期间，由于搬迁方式等因素影响，导致部分陈旧档案出现丢失、遗漏等问题，影响档案的利用。基于此，文章以福建省某三甲医院综合档案室搬迁工作情况为例，对档案搬迁中的保护策略与管理方法展开深入分析。

关键词：档案搬迁；保护策略；管理方法

中图分类号：G271 文献标识码：A

截至2022年12月，某医院综合档案室外包数字化整理文书档案865卷，共28493件，财务档案18218件，基建档案62盒，实物档案558件。因为没有配套的阅览室和整理室，且房屋空间较小，年代久远，无法满足现代医院档案管理要求，所以医院决定新建档案室，竣工后将档案资料从原来的档案室搬迁到新档案室。由于旧档案室中存放的资料较多，是医院建院以来的智慧成果，是医院精神面貌和相关管理工作的直观反映。因此，档案管理人员需要认识档案搬迁的重要性，做好档案搬迁中的保护和管理工作。

一、档案搬迁前的保护与管理

档案搬迁是一项系统工程，需要以搬迁时间顺序为基础，将前期准备、具体搬迁以及搬迁后续三个阶段工作做到位。其中，档案搬迁的前期准备是实施搬迁的前提和基础，只有做好准备工作，档案搬迁效果才能达到最佳。在档案搬迁前期，需要制定合理的保护和管理措施。

1.成立档案搬迁工作领导小组

图1 档案搬迁工作领导小组

在档案搬迁工作推进期间，应加强组织领导，成立档案搬迁工作领导小组，根据档案搬迁工作的要求，下设不同小组，包括档案出库组、进库组、安全保卫组等，具体如图1所示。各小组要明确工作内容，做好责任分工，制定切实可行的工作目标，并严格依照时间开展工作，提升档案搬迁的有序性、合理性和规范性。

2.档案搬迁方案与应急预案的制定

为确保档案搬迁工作顺利推进，还应科学制定档案搬迁方案，对档案搬迁之前的准备工作与搬迁过程中的人员、任务合理分配，明确搬迁过程中的注意事项，科学安排时间。在档案搬迁方案制定过程中，需要周密安排档案的清点统计、编号以及出库等多个环节，明确责任分工。同时，档案搬迁期间可能有天气突变、汽车故障等情况发生，需要制定切实可行的应急预案。若有特殊情况发生，需要立即启动应急预案，保证搬迁期间不会出现污染、损坏以及被泄密等情况出现。

3.保证新馆设备设施平稳运转

档案室新馆建成后，内部的设备设施应该保持在平稳运转状态，这是档案搬迁的前提。在对档案搬迁前，应该加强与基建部门、施工方之间的协调，积极沟通馆内区域功能布局、确定电源插座、网线接口的位置与数量，加快推进新馆设备设施的安装调试工作，包括各功能用房空调、智能化设备等。同时，邀请专家参与智能设备的现场验收工作，如新馆除湿、灭火设备设施等，经过专家组评审并通过验收后，组织开展后续工作。

4.科学规划新档案室材料保存配置

在档案搬迁方案确定后，结合新档案室的建筑结构特点，在库房面积缩小的情况下，科学规划办公用房、数字化用房、阅览室以及整理室。因考虑到旧档案密集架的磨损老旧问题，且满足不了现代化数字档案的需求，综合评估后，医院决定利用此次搬迁契机，采取了重新招标采购密集架的方案，经过与中标方的讨论，决定采用可适应不同规模和需求的智能密集架控制系统，实现了对密集架的监测、管理和远程控制。通过密集架上的液晶界面，可以直观地了解档案存放的位置与状态。由于施工工人在铺设轨道时，时间紧、图方便而采用了地面铺设轨道的方式，忽略了库房空间狭小，密集架阵列间通道窄的问题，地面铺设法不利于推挡车的行进及使用，为不影响后期的使用，经过协调后采用了埋入式开槽的铺设方式，满足了新档案室材料科学配置的要求。

二、档案搬迁过程中的保护和管理措施

1.合理应用档案搬迁方法

医院在开展档案搬迁工作过程中，由于涉及的档案种类多、数量多，所以为保证搬迁工作顺利推进，需要采取合理且科学的方式方法。在档案搬迁期间，采用的是循环利用纸箱的方式，档案搬迁阶段要反复利用纸箱，完成档案装箱、装车、入库等多个环节，且搬迁要严格按照顺序要求，倘若步骤出错，会给搬迁工作带来较大麻烦。因此，出于对档案安全性等因素的考虑，在具体搬迁期间，应该确定档案的搬迁程序。首先，搬运医院的重要档案，如科技档案等，之后依照全宗顺序对医院的文书档案进行搬运。其次，对利用频率较高的财务档案等进行搬运。最后，搬运基建工程档案、信息招标档案等其他类目档案。

2.档案搬迁线路的选择

在新档案室搬迁过程中，应用的搬迁方式主要由新旧档案室的间隔距离决定。医院新档案室位于东面的科教楼，而旧档案室则位于门诊楼地下一层，新旧之间间隔相对较近，在600m左右，搬迁工作小组在开展档案搬迁工作期间可以借助专业搬运平板车，将档案按照全宗、分类依次搬运到所在位置。但由于医院门诊楼是一个公开场所，人员相对拥挤、复杂，所以在档案搬迁前期与搬运公司协商，选择了专门的厢货车等，在确保安全的前提下，再由医院内部员工与搬运工通力合作，有条不紊地对档案进行搬迁。

3.档案搬迁人员的选择

在档案搬迁期间，搬迁人员是关键，关系到搬迁工作的开展顺利与否。因而，医院在组织开展此项工作过程前，专门召开了协调会，抽调了财务、科研等相关部门人员帮助综合档案室一起完成档案搬迁工作。同时，为促进搬迁效率和质量的提高，应该对搬迁人员严格要求，除了要有足够的力量之外，还要具备良好的责任意识。在工作开展前，档案搬迁工作组需要对搬迁人员开展系统的培训和教育，结合梳理出的表格及相关物资，让搬迁人员做到全方位了解档案搬迁线路。在白天工作完成后，及时总结与分析，认真分析档案搬迁过程中可能出现的问题，真正做到未雨绸缪。对于搬迁中出现的各类问题，需要深层次分析原因，有针对性地制定应对办法，保证将所造成的影响降到最小。搬迁小组管理人员应该合理分配搬迁人员的任务，将每个人员的优势和作用发挥到最大，确保搬迁人员可以将个人的长处充分发挥出来，切实做到人尽其用。此外，周密安排各项工作，科学分工，以便档案搬迁工作能有序推进。

4.增强档案搬迁过程中的安全性与保密性

档案搬迁工作在推进期间，档案的安全性和保密性尤为重要。对此，医院应该加强对档案搬迁过程的管理和控制。对于医院而言，科研档案、财务会计档案、文书档案是重要内容，在搬迁期间需要做好保护保密工作，保证档案不会出现泄密问题。在搬迁期间，需要与搬迁公司签订保密协议责任书，保证全体搬迁人员的责任与保密意识。同时，重视安全保护工作，如每一辆厢货车由3个人负责，其中一人为医院内部员工，最好是具有档案专业知识的人员，并在两楼之间配备一定数量的保安，尤其是在门诊楼人员、车辆拥挤的地方。医院旧档案室内的监控设施也要保持在正常运行状态。

5.组织试搬运

档案搬迁工作在准备阶段结束后，需要安排专门人员开展此项工作。为保证搬迁能顺利推进，可以先试搬运，之后再开展正式搬运。对于旧档案室内准备销毁的材料，可以利用试搬运的办法，提前预测搬迁期间可能发生的问题或者突发情况，有针对性地制定应对办法，保证档案在正式搬迁时能有效规避各类问题，提高档案搬迁效率。同时，在档案搬运过程中，准确计算时间，确保在正式搬运时，每个环节都能无缝衔接，有序进行。

6.正式实施搬迁

档案搬迁工作正式开始后，搬迁人员需要以搬迁流程为基准，有步骤、规范化开展搬迁工作。档案运输车在工作过程中，应签车辆运输交接单，其中涵盖的内容有人员验单组签名、类别以及档案数量等，档案在运输过程中，在搬迁出库、运输、入库等多个环节，应该由出库发单组、安全押运组等对搬迁档案的类别、数量清单统计逐一核对，以便档案搬迁整个流程能顺利推进，不会有任何差错出现。在正式搬运时，出库组要将已经下架的档案依照出库、装车等，继续开展下架装箱工作。入库组则要将搬运当天没有上架的档案上架，同时完成清点登记工作，做好周转箱的收集整理工作，以便后续档案搬迁能够更为便利。每隔一天集中搬运一天档案。搬运前一天需要做好准备工作，搬迁期间的各个环节应该有序展开，倘若某一环节需要应用大量人员搬迁，领导小组应该根据实际情况灵活分配与安排，以保证搬迁工作在顺利开展的同时，档案可以始终处在安全状态。

7.做好档案保护和抢救工作

在档案搬迁期间，大多会采取清理和消毒纸质档案的方式，从旧档案室搬运的档案，应该提前消毒才可以上架。可以采用物理消毒方式和化学消毒方式两种。若采用化学消毒方式，需要借助有毒的化学药剂直接将虫体杀死。但此种方式要保证应用的合理性，以免对人体造成伤害。如果采用物理消毒方式，需要将害虫的生理机能破坏，将害虫杀死或保证虫害不会再次繁殖，以便害虫能有效消除。此方法没有任何毒素，不会对环境造成污染。现阶段，应用较为广泛的物理消毒方法有低温冷冻、氮气杀虫等。某医院在档案保护与消毒期间，主要借助低温冷冻方式，对搬迁后的纸质档案全方位消毒。相比之下，此方法相对便利，适合对大批量的档案进行消毒，且不会对档案造成二次污染，也不会危害人体健康，消毒成本不大，不需要投入太大劳动力。此外，档案在搬迁过程中，会出现很多模糊不清或者损坏的档案，针对此类档案，需要将抢救性保护工作落实好。档案工作人员可以采取抄写文件、复印文件备查等方式，也可以将原件录入电脑后进行保存。尤其是医院比较珍贵的档案，需要做到原文输入，以保证档案能得到完整保存。对于撤出夹杂在文书档案中的各类照片，可以采取单独组卷的方式。如果照片出现变质情况，应该做好清洗、翻拍等工作，以便原始照片的档案信息尽可能保留下来。对于特殊载体的档案，安排人员做好清理工作。如果是影像档案，应该全方位检查和鉴定，做好复制等，以便延长档案的利用时间。档案在保管过程中还要做好除尘及清洁工作，让档案能完整入库。

三、档案搬迁后的保护和管理

档案搬迁工作顺利完成后，还要将排架档案的清点统计工作落实到位，调试新档案室的空调、除湿机等各类设备设施，旧档案室的密集架、柜子、桌椅、复印机等固定资产集中拆卸和造册登记报废。

1.排架档案的清点统计

医院档案全部搬迁到新档案室且入库上架后，相关人员需要第一时间对档案进行统计和清点。因为时间有限，档案搬迁过程中不可避免地会出现误差，所以在档案搬迁工作正式完成后，应该对所有排架档案进行全方位的清点、统计，并对旧档案室的档案情况逐一、认真核对。针对存在的乱序情况，应该及时将顺序整理好。如果在清点过程中出现缺陷问题，应该找出原因并完整记录好缺卷情况，结合新档案室的排架变动情况，逐一调整档案排架标识，为后续档案的查找提供便利。

2.档案室智能设备设施的调试

为保证档案室内的档案能完整且安全保存，针对新档案室的各类设备设施还需要做好调试工作，满足档案的存储要求。医院在新档案室建设过程中，对先进技术的应用较为广泛，大多采用智能化的设备设施。因此，在新档案室运行前，需要做好智能化设备设施的验收、调试工作，以提高档案管理的有效性。例如，对智能设备进行防水、防火等运行调试，定期检查库房的温度、湿度、杀毒等各类设备设施运行情况。结合温度、湿度等数据记录，结合设备的具体运行状态以及运行期间出现的各类问题，及时调试和维修，确保档案安全存储。

3.档案室空间的确定

在档案搬迁后，档案管理人员需要充分把握现代化档案管理的特点和要求，精准预测后续档案归纳的空间布局。在新档案室区域的规划过程中，应该保证布局的合理性、规范性和科学性，准确计算储藏架的密度，不仅要满足当下的馆藏要求，还应将之后医院档案存放问题考虑在内，确保现有档案做到排序合理。同时，在医院综合档案数量不断增长的情况下，还需要结合医院的发展情况与需求，预留未来发展的空间，以保证规划的有效性。部分档案工作人员在档案管理期间，通常会将档案放在密集架上，未预留足够的空间为后续档案提供存储位置，这种方式不能满足档案管理的连贯性和长远发展需求，使得档案之间的关联性受到影响，不利于档案管理工作的深入开展。因此，档案室的空间要科学、合理安排。

四、结束语

档案搬迁是一项系统、细致且复杂的工作，需要把控好每一个细节，整体规划与部署，科学安排与协调，唯有如此，档案在搬迁时才能得到有效保护。因此，为保证档案搬迁工作顺利推进，相关人员应该结合具体工作要求，从搬迁前、搬迁中、搬迁后三个角度出发，制定切实可行的档案保护和管理对策，避免档案出现损坏等问题，提升档案管理有效性。

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作者单位：福建医科大学附属第一医院

作者简介：刘丽琴（1985—），女，汉族，福建莆田人，本科，助理馆员，研究方向：综合档案管理。