分类基础理论视角下的人事档案研究

摘 要：人事档案在党和国家选人用人工作中发挥着重要作用，分类是人事档案管理的重要基础环节。文章探讨了分类的定义及相关理论，纵观人事档案的分类历史，分析了当下人事档案分类现状、分类原则、类目种类及分类方法，针对存在的问题提出应对策略，并展望了人事档案分类的发展趋势。

关键词：干部人事档案；分类理论；分类原则；分类方法

中图分类号：G271 文献标识码：A

人事档案，特别是干部、领导干部的人事档案是党政人才选拔和任命的重要抓手。人事档案分类作为组织和管理档案的基本内容，一直是研究档案工作体系的重要组成部分。由于我国正处于践行有中国特色社会理论、实现中华民族全面复兴的伟大征程中，人事档案管理是复兴伟业的基本组成部分，根基扎实顶天立地，根基不稳地动山摇。分类是开展人事档案管理工作的重要着眼点和入手处。因此，有必要对人事档案分类相关的研究与实践进行深入分析探讨。

一、分类的定义及相关理论

类，表示的是一组性质特征相似或相同的事物。换句话说，事物根据其相似或一致的属性可以被划分为同一类别，这种划分既体现了事物之间的差异性，又突显了它们之间的共通性。类别的概念内含着对立统一的辩证关系，即通过对事物共有的特征进行归纳，将原本各异的事物整合为统一的类别。例如，“户籍卡片”和“任职文件”本是互不相干的两类材料，但都具有参考利用价值，利用价值是它们的同一性，即共同的性质特征。因此，可以划为同一类，即需要归档的材料，简言之为档案材料。差异性和同一性，即“异”与“同”，便是类的重要属性。差异性促进“类”具备可分离性，而同一性则使“类”凝聚在一起。掌握类的两个基本特征，为人们了解分析改造事物乃至世界打下坚实的认知基础。有关“类”的概念、理论及实践意义是马克思列宁主义社会学研究的一个重要课题。

分类是我们认识世界的一种基本方式，它帮助我们通过逻辑思维来把握事物的本质特征。在进行分类时，面临着两个主要任务：首先，需要根据事物的不同属性进行区分，这一过程在逻辑学上被称为“划分”。其次，相同的事物根据聚类特征以多种方式进行组合和统一，在逻辑学中称之“综合”。

分类是人们认识、了解事物的方式之一，它与人类同时形成，共同发展。分类对人类历史的发展具有重大影响，人类社会进步史和科学研究的发展史不但拓展和深化了分类的基本理论，还为分类的基础理论和应用理论发展提出了更高标准和更严要求。作为一种科学的方法论，分类具有巨大的发展空间和广阔的发展前景。

中国作为分类基础理论的重要发源地，早在春秋战国时期就有了明确的分类理念。春秋战国思想家、教育学荀况在其《正名篇》中提出，“同其所同，异其所异”；同为春秋战国思想家的墨翟，也阐述了他“彼”是“彼止于彼”，“此”为“此止于此”的朴素分类观；战国思想家公孙龙认为，万事万物既有相同亦有不同；东汉文学家许慎的“物以类聚，人以群分”为后世广为引用。

国外，众多专家学者致力于分类研究。英国哲学家穆勒认为，分类实际上是一种以合理顺序排列事物以方便人类认知的方法。英国博物学家赫胥黎提出，人们之所以要对事物进行分类，区分它们之间的差异和相似之处，目的是认识事物，让事物便于识别、记忆和理解。在近几十年的研究中，分类的定义受到了诸如管理学、应用语言学、社会心理学等学科的广泛关注。早期的认知心理学探索基于亚里士多德的经典基本理论，将类别阐释为一种集合，类是这一集合所有个体都具有的必要特征。具备这些特征的对象便属于这一类别，不具备的则划归为另外类别。随着认知心理学的发展，受众认可与否进入了类别定义范畴，即类别是具有一定相似度的个体所组成的被受众认可和接受的集合。不难看出，类别的产生表明受众有能力识别类别中个体成员的相同特征或特质。因此，类别可以定性为表述同在类中所有成员的相同特征或特质。有社会心理学学者认为分类表达不仅是认知能力，还彰显着社会和文化的成就。分类本质上是通过类别方式以多角度、多渠道地区分和集中归类标的事物，为实施有效的了解和管理方法奠定基础。简言之，类是具有相同特征、属性或特质的个体组合。类或类别指的是集合，是群体。

在我国档案学研究领域，档案分类的基础是历史主义和逻辑主义理论的分类概念。档案实体的界定和区分是基于其客观存在状态，这种分类方式体现了一种客观主义的理念，强调了档案实体的独立性和客观性。历史主义分类方法落实在档案实体管理工作中，便是常见的全宗原则，即在对档案进行分类时，要先考虑它所属的全宗。基于逻辑主义的分类观点认为要以是否具备档案的某个或某些一般特征为标准进行分类，如来源标准、保管期限标准和密级标准等。这一分类观念有利于完整解读档案，是档案有别于其他文献汇集的显著特征。实际上，这两个分类理念能够且必须在档案研究与实践过程中融会贯通，配合应用。

二、我国人事档案分类的发展历史时期

人事档案的分类已被广泛应用于档案管理工作中。分类作为完善档案管理的一种有效方式，行业内外早已有目共睹其卓越成效，尤其对于内容繁复、数量庞大的人事档案来讲，没有分类便无从管理。

早在商代出现的谱牒功能便是早期人事档案的萌芽，其中的册书和荐书最具代表性。我国早期人事档案形成于汉代，包括考课、察举、征辟及奖惩等材料。谱牒在魏晋南北朝得以充分发展，当时选官用官的重要依据材料是谱籍与簿状。唐代出现了甲历档案，包括选解（履历材料）、家状（家庭成员信息）、铨注（拟任用意见）和告身（任职文件）等；到了宋朝档案的数量和种类较之唐朝量更大、分类更细，类别主要有家状和脚色、印纸和考课材料、恩荫材料、举状、差遣状前贴黄、敕牒和职令状、人才簿与堂除簿、士籍材料等；明朝人事档案类别主要有荫袭材料、科举材料、选授材料、考课与考察材料、荐举、军功、吏进材料；清朝的人事档案分为履历材料、科举材料、任免材料、考课材料、更改姓名年龄等材料；民国实行“一人一宗”立卷方法，提出凡属考绩、任免、铨叙、级俸、迁调、奖惩、养考等材料“统归一宗”；新中国成立前人事档案类别主要有履历材料、自传材料、鉴定书、考核材料、任免材料、奖惩材料以及审查材料等。

三、我国人事档案分类的现状

我国现行的干部人事档案管理规范及标准源起于1940年前后在延安开展的审查干部运动。新中国成立后，人事档案研究和管理工作得到长足发展。尤其是2014年10月以来，中共中央组织部对全国范围内的干部人事档案实施了专项审核，掀起了档案研究与管理的新高潮。人事档案的分类也成为专家和学者们关注的热点问题。

1.上层分类

首先，人事档案作为一种专业档案，与普通档案相对应的部分关系密切，乃至互相契合或印证。普通档案一般来说指的是文书档案。普通档案中的人事任免、人员调配、专业技术职务评聘等内容是人事档案的重要组成部分。人事档案中的干部任免审批表、专业技术职务任职资格申报表、聘用审批表及奖惩审批表等材料与文书档案中的职务任免决定、专业技术职务评审及聘用通知、表彰处分通知等文件互为关联、相互印证。

其次，专业档案也有分类。专业档案是指形成于各类专业技术工作中，反映该工作的技术性内容，相应的职责及任务等，具有保存价值的文件材料的集合。不同专业档案有特定的文件格式和管理标准。专业档案种类多样，仅国家档案局第一批、第二批国家基本专业档案目录中有明确记载的就有100多种。尽管种类繁多，但其大致可以分为三类：一是以“人”为主题的档案，如人事档案、个人信用档案、职工医保及养老保险档案等；二是以“物”为主题的档案，如林权档案、土地档案和房地产档案等；三是以“事”为主题的档案，如审计档案、诉讼档案和纪检档案等。

2.同层分类

人事档案分类标准不同，则划分类别亦不相同，如根据对应人员是否参加工作，分为居民档案和职工档案。职工档案根据是否在职及生存状态，分为在职人员档案、退休人员档案和死亡人员档案；按内容全面系统及重要程度划分，分为人事档案正本与副本；按不同载体进行划分，分为纸质档案、电子档案（数字档案、数字化档案）。

3.下层分类

在各级各类人员的人事档案中，机关事业单位人员，尤其是干部、领导干部人事档案分类完整、系统地反映出现阶段我国人事档案的下层分类管理体系。干部人事档案的分类已从原来的九大类别发展为现在的十大类别，从单层类别发展为双层类别，干部人事档案分类越来越标准、越来越细化，归档的材料越来越多维化。例如，第四类第二小类专业技术评聘材料中，要求对我国“千人计划”和“万人计划”入选专家的审批材料进行归档；第五类政审材料中，明确提出增加干部廉洁守纪审核结论性材料、干部人事档案专项审核和档案在“入口关”形成的审核材料；第八类处分材料中，增加领导干部个人有关事项报告隐瞒不报的处理材料；第十类重要参考材料中，强调全日制大中专院校毕业生、全国高等院校研究生就业时形成的就业通知书和报到证，在职人员工作调动时形成的介绍信，个别人员所持有的国（境）外永久居留资格及长期居留许可证等原件或复印件存档备查等，反映出新时期人事档案管理工作的新要求与新标准。干部个人档案分类及归档材料的变化，反映出我国人事管理制度的时代特征，体现了社会的进步。人事档案分类中的下层分类在人事档案分类研究中占有重要地位，狭义的人事档案分类指的就是下层分类即人事档案材料的分类。

四、人事档案材料的分类

1.分类原则

（1）类别原则。干部人事档案中的类别原则是人事档案材料收集和分类的首要原则。1980、1991年实施的《干部档案工作条例》和2018年实施的《干部人事档案工作条例》，详细阐述了各时期的人事档案类别体系。目前，我国干部人事档案分为十大类目，其中第四、第九大类下分别细分为四小类。为使干部人事档案整理及利用工作能够追本溯源，每位人事档案专业工作者都应对人事档案的类别原则烂熟于心，以类别原则为指导，落实管理利用人事档案的工作重任。

（2）系统原则。干部人事档案是对干部工作和学习活动情况的全面、综合记载，是伴随干部成长进步经历的多种记录集合。各种审批表、报告表和登记表组成的诸多记载之间，有一条隐形的生命线，即系统原则。系统原则是干部人事档案分类的基本原则之一，只有坚持系统原则，才能使干部人事档案体现出干部培养、进步的发展轨迹。例如，经过公开招考进入的新录用公务员，档案中需要有考录、考察和体检等材料，需要有符合考录条件的学历和工作经历材料。公务员实行严格的考核制度，有平时考核和年度考核，档案中需要有各年度的年度考核表，年度考核表中需记载有平时考核结果，并且年度考核为称职以上等次的，工资两年一晋档，五年一晋级。公务员的每一次晋升，都需要有干部任免审批表，并自职务变动的下月起进行工资调整。首任副处级领导职务的还应进行试用期满考核，档案中要有领导干部试用期满考核表。系统原则是各类档案材料之间形成相互印证关系的基本原则，也是评估干部人事档案材料真实性和完整性的关键标准。

（3）时间原则。领导干部的人事档案全面记载着干部本人的德、能、勤、绩、廉表现情况及组织的考核评价意见。干部从参加工作到退休，一生的履职及学习经历都收录在干部人事档案中。时间原则一直是干部人事档案管理利用中广泛应用的工作原则，主要体现在档案材料的整理分类及审核环节。例如，根据相关考核规定，国家机关公务员及事业单位工作人员每年初都要对上一年度工作进行考核，形成年度考核表，填写规范、程序完整、办理完毕的年度考核表归入人事档案。在人事档案第三类中，对各年度的年度考核表进行排序、编目及装订。由于时间原则的广泛应用，按时间先后顺序性特征进行分类排序的、典型的类别还有第四类中的学历材料和第九类中的工资材料。时间原则是准确进行人事档案材料分类确保审核档案材料真实性以及提高档案管理利用效率的重要原则。

2.类目种类

干部人事档案按分类标准不同，可以分为内容类目和形式类目；按层次多寡不同，可分为单层类目和多层类目。

（1）内容类目。内容类目是指反映档案内容，即档案本质属性的类目。干部人事档案绝大部分是这类类目，如学历材料类、职称评审及聘用材料、干部任免材料类等。

（2）形式类目。形式类目指的是反映干部人事档案材料的外观形式，而非本质内容的类目。干部人事档案材料中这样的类目，只在历史上出现过，如1954年版分类中的登记表类目。

（3）单层类目。单层类目是指只反映某一种类干部人事档案材料的类目，如第一类履历材料、第七类表彰材料和第八类处分材料等。干部人事档案材料十大分类中有8类是单层类目。

（4）双层类目。双层类目又称为类组。它反映的是两个或两个以上档案材料的类别，如第四类和第九类。两者分别下设四个第二层类目。第四类“学历学位、职称、学术、培训等材料”下设4-1学历材料、4-2职称评聘材料、4-3专业技术成果材料、4-4培训材料；第九类“工资、任免、出国、会议等材料”下设9-1工资材料、9-2任职材料、9-3出国备案材料、9-4会议代表材料。双层类目的设立目的在保持第一层次类目数量不变的情况下，增加类目的容纳量，维持层次的稳定性。

3.人事档案的分类方法

（1）按名称归类。归档的人事档案材料如有准确的名称，可首先考虑归入名称相对应的类别，如干部履历表，归入第一类履历材料类。

（2）按内容归类。归档材料虽然名称各异，但只要体现某一内容，就归入相应内容的档案材料类目中。例如，培训过程中形成的登记表，无论其叫作考察表、考核表还是审批表，只要有学习内容、学习成绩及评语的都可归入第四类下的第四小类培训材料类中。

（3）综合研判分类。例如，档案中的高中毕业生登记表、家庭情况调查表、社会实践活动表以及体质测试表等材料，判定其所属类目，主要看后几份表中有附件一、附件二等字样，说明其是作为高中毕业生登记表的附件存在的。如果拆开附表，将社会实践活动表归入第三类，家庭情况调查表拆开归于第五类，体质测试表归于第十类，势必造成材料四分五裂、支离破碎，正确的归类方法是按其形成时的状态，作为学历材料即高中毕业生的附件统一归入第4-1类，做好一份材料，附件与正文使用一个文件编号，页码连续编写。

为此，一是要认真研读、准确掌握干部人事档案整理工作细则和工作条例内容，对归类的类目、各类目的内容做到心中有数、手到擒来；二是微观分析研判每份档案的形成背景、形成原因和形成时间等信息，准确把握其主要内容，做到准确归类；三是宏观研究档案之间的联系，避免孤立地就某件档案就事论事。每份档案都是在特定的时间或事件中干部本人经历的真实记载，要认真梳理档案材料之间的关系，多方位反映干部履历全貌。

五、人事档案材料分类存在问题及应对策略

1.存在的问题

（1）站位不高。档案分类工作凭经验办事，缺乏对档案分类新政策、新规定的学习，专业站位不高，对2018年管理条例规定的新入档材料心中无数，未及时入档；对已入档材料机械归类，风险点调查不深入、结论依据材料不充实。例如，档案中出现多个出生年月记载，笼统地按从严掌握原则认定为最大年龄，缺少调查材料；中专报考大学，大专学历报考研究生是否符合报考条件，缺少核实材料；任职年限不满规定年限，缺少破格晋升行政职务或专业技术职务材料；出现两个以上身份证号等。

（2）归类不准。例如，干部提拔职务时形成的鉴定材料不应归于第三类，而应作为附件附在干部任免审批表后，归入第9-2类；再如根据2018年干部人事档案工作条例规定，科研成果获奖归入第4-3类，而不是通常认为的第7类。

（3）材料不全。例如，有任职材料的缺少工资材料，还有的任职材料批准时间与工资执行时间不衔接；有专业技术职务晋级工资材料的，缺少专业技术职务资格及聘用材料等。

2.应对策略

（1）提高认识。分类工作是人事档案尤其是干部人事档案管理的关键环节。只有正确归类排序的人事档案材料才能确保得以妥善管理，高效利用。

（2）配备人员。档案管理人员需要具备良好的专业素养与专业技术能力，提供设备设施，安排专门的办公空间，使他们有充裕的时间，以充沛的精力做好档案材料分类管理工作。

（3）监管到位。组织实施专业监管措施，允许档案对应人对自己的档案实施管理监督。一是尊重档案对应人的知情权，提升其档案素养，让他们有机会、有能力监督档案的分类管理情况，发现问题及时沟通解决；二是对包括档案分类在内的档案研究管理利用全程进行行政层面的监督和专业层面的规范，从根本上解决档案分类混乱问题，打牢档案分类管理基础。

六、档案材料分类发展趋势

1.充实类目内容

例如，第二类自传材料。部队转业干部档案中多有自传材料，建议机关事业单位、企业工作人员在退休或提拔重用到一定行政职务或专业技术职务层次时，统一组织撰写自传，以回顾工作、学习经历及思想进步历程，总结经验教训，起到承上启下、继往开来的积极作用。

2.多层类目设置

例如，4-2下设4-2-1专业技术职务评审材料，4-2-2专业技术职务聘用材料，4-2-3专业技术职务考绩材料，4-2-4专业技术论文、论著及专利等成果材料。

3.智能分类标引

发挥人工智能作用，利用计算机技术对档案材料的标题或正文进行数据分析，如语义分析、句法分析，逐步提高档案材料自动分类的准确率，提高档案管理与利用时效。

近年来，我国社会正面临百年未有之大变局，有关干部人事档案中的社会发展需求和管理政策规定也发生了变化。人事档案管理的基本要求是材料真实齐全、分类准确，如此，人事档案才能完整体现干部的个人道德、思想水平及工作能力等基本面貌，才能以人事档案为依托选拔和任用人才。换言之，干部人事档案是人才选拔与任用的基础环节，加强人事档案分类研究与管理，能够为人事档案管理利用的智能化和社会化奠定良好基础。为更好地了解过去、把握现在和预测未来，每位档案人都有责任、有义务更加全面和多视角地完善人事档案分类理论研究和管理工作，以更好地发挥人事档案在人才选拔任用中的作用，为档案学理论研究与管理实践展示专业魅力，注入新动力，掀起新热潮。

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作者单位：山东外贸职业学院

作者简介：王大伟（1970—），女，汉族，山东泰安人，硕士，副研究馆员，研究方向：档案管理。