新形势下公立医院档案管理的规范化建设研究

摘 要：档案不仅是历史记录以及各类知识的综合载体，还是关键且不可或缺的信息资源。在新形势下，受各类发展因素的影响和限制，为保证各级公立医院顺利实现可持续发展目标，大力开展档案管理规范化建设工作已经成为必然趋势。当前，虽然多数公立医院意识到了落实档案管理规范化建设工作的重要性，也相应地采取了一系列建设措施，但其体现的成效却不显著，普遍存在一些需要完善的问题，严重阻碍了档案管理的规范化建设脚步。基于此，文章针对新形势下公立医院档案管理的规范化建设展开研究，深入分析档案管理规范化建设的重要性以及现阶段存在的建设问题，并在此基础上提出几点科学、有效的建设策略，以期为相关工作人员提供参考。

关键词：新形势；公立医院；档案管理；规范化建设

中图分类号：G271 文献标识码：A

引言

档案管理主要是指各级单位的档案室对各类档案资料以及信息开展直接性管控工作，并在此基础上提供多样性使用服务，以此为各类业务运行提供参考依据。档案管理工作环节主要涵盖档案信息的获取整理、存储保管、鉴定分析和利用等，能够为各级公立医院的可持续建设发展提供助力。在国务院颁布并实施的《关于推动公立医院高质量发展的意见》中，不仅为公立医院的未来发展方向提供了重要指导，还明确了档案管理属于公立医院管理体系中的核心组成部分。由此可见，档案管理工作的高效落实与推进，对公立医院提高综合管理水平以及实现高质量发展有着极强的促进作用，所以各级公立医院为切实保证自身的发展，应积极开展档案管理规范化建设工作，并对其给予高度重视，确保档案管理规范化建设工作能够真正落实。

一、新形势下公立医院落实档案管理规范化建设工作的重要性

1.切实维护档案信息的安全与完整

公立医院在经营发展过程中会涉及和生成海量的数据信息，为使这些信息可以被妥善保管且方便后续使用，相关人员会对其整理并编制成档案资料，导致公立医院的档案体量呈现出持续增多的趋势。同时，针对这些档案的管理步骤也逐渐复杂。在此情况下，受档案资料众多的影响，一旦某个管控步骤产生问题或出现异常行为，便会显著提高档案资料遗失、损坏、被恶意篡改等事件的发生概率，从而难以保证档案资料的完整性以及安全性，还会限制档案服务价值的体现。但是，在高效落实档案管理规范化建设工作后，不仅可以严格规范工作人员的档案管理行为，还可以规范档案使用行为，让一切档案活动均在规范化制度的监控下，规避上述问题的产生，切实维护档案信息的安全与完整。

2.保证各项档案管理工作顺利落实

公立医院档案管理工作的内容主要涵盖信息资料获取、鉴别分析、整理归档、分类储存以及开发利用等，且每一项内容都对应着专门的工作流程与方法，互相之间具备紧密的联系，如果某一工作环节出现问题或执行不到位，便会造成一系列连锁反应，从而严重影响后续档案管理工作的顺利落实，拉低公立医院的档案管理水平。但是，在科学落实档案管理规范化建设工作后，上述问题便可迎刃而解，规范化的管理工作能够保证每一项档案管理工作环节受到监督约束，使其只有在真正满足工作目标的情况下，才被允许开展下一项管理工作，可以切实保证各项档案活动的运行均具备科学性、标准性以及规范性，从而真正提升公立医院档案管理质量，助力医院档案管理水平的提高。

二、新形势下公立医院在档案管理规范化建设工作中存在的问题

1.档案管理规范化建设意识薄弱

从公立医院档案管理角度分析，档案管理人员应具备一定的组织能力，可以对医院档案管理工作的落实以及全部业务活动的顺利推进起到辅助作用。但是，多数公立医院的档案管理人员都未充分体现出自身的价值，认为档案管理只是收纳和整理各类资料，并未对其给予一定关注，严重限制了档案服务价值的发挥，导致上述问题出现的主要原因是公立医院档案管理人员没有对档案管理规范化建设形成深刻且正确的认知，不了解档案管理规范化建设的意义，没有具备相应的建设意识，在日常工作期间被动执行各项工作，并没有主动发掘自身承担以及应该履行的职责，从而使得公立医院档案管理规范化建设工作一直未取得显著成效。

2.档案管理制度落后，不具备规范化属性

当前，尽管多数公立医院已制定档案管理制度，科学规范档案管理人员的工作行为，但受公立医院经营发展覆盖面的持续扩增以及医疗服务项目不断添加的影响，档案管理类型和数量也呈现出明显的上升趋势，导致传统的档案管理制度难以实现新形势下公立医院档案管理规范化建设目标，管理理念和模式也无法满足现阶段的档案管理需求，加之部分公立医院的制度革新以及规范化建设意识薄弱，未积极优化和整改管理制度，使得现阶段开展的档案管理工作不具备科学规范、标准合理的制度支持，严重阻碍公立医院档案管理的规范化建设脚步。

3.档案信息化管理力度不足

在科学信息技术飞速发展的时代，通过引入先进的数字化技术积极开展信息化建设工作，不仅能够有效推动公立医院档案管理的规范化建设，还能显著提高公立医院的档案管理水平，促进公立医院的可持续发展。但是，从实际角度分析，多数公立医院的档案管理人员不具备信息化建设意识，也未对档案信息化管理给予高度重视，即便开展了信息化建设工作，也只是基于部分软件落实表面工作，使得档案管理工作的信息化发展缓慢。不仅如此，还有部分公立医院的档案管理人员认为，信息化管理只是简单且基础的工作，并不需要具备专业技术能力，仅凭各类网络平台的使用即可实现信息化管理目标，不仅不具备正确的信息化管理意识，还未保持热情的管理态度，即便开展了信息化管理工作也会因落实不到位而无法取得相应的成效，严重阻碍了公立医院档案管理的规范化建设脚步。

三、新形势下公立医院档案规范化建设策略

1.科学革新档案管理人员的工作模式

第一，各级公立医院应该积极制定针对性较强且满足新形势需求的档案管理制度，加大管控力度，主动开展专业人才培训教育工作。具体来讲，在革新档案管理工作模式期间，医院应该引导档案管理人员高度关注管控内容，主动且快速研习和探索科学先进的档案管理理念与模式，利用科学完整、合理有效的规范化档案管理制度，不断深化档案管理人员的规范化建设意识，提高其管理能力，并制定公立医院的高质量发展战略方案，建立健全医院管理体系。不仅如此，公立医院档案管理人员还需要具备优化以及改进档案管理细节的能力，保证各项档案管理工作均可被落到实处，真正加快规范化建设脚步。

第二，在科学信息技术飞速发展的时代，公立医院档案管理人员还应该积极研习有关科学技术的理论知识以及实践技巧，熟练掌握各类软件以及网络平台的操作方法，并基于此制定信息化管理制度，有效丰富档案管理模式的革新内容并加大革新力度，从而为公立医院档案管理的规范化建设奠定坚实基础，促进规范化管理目标的实现。

2.建立健全规范化档案管理制度

第一，在新形势背景下，各级公立医院需要对现阶段的档案管理制度予以整改和优化，使其具备更强的规范性。公立医院可以制定统一的档案管理标准，确保各项档案资料均可被规范化储存以及使用。同时，档案管理人员还应该全面贯彻落实真实、公平的理念，积极参与培训教育工作，熟练掌握统一的档案归档模式，防止档案管理工作出现良莠不齐的现象。

第二，提前完成规划工作，优化档案管理工作体系。具体来讲，公立医院可以根据我国档案局颁布并实施的“十四五”战略规划，制定有针对性的医院档案管理规范化方案，掌握公立医院档案管理标准与需求。公立医院可以参考《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等内容，打造院级档案管理规范化体系，以此有效维护档案管理的规范标准。例如，相关管理人员可以在制度制定阶段明晰差异性档案资料的基础规格，清楚掌握电子档案的访问浏览步骤和相关系统操作需求。

第三，公立医院可以对档案资源的立卷归档予以严格管控，依照档案资料的种类，明晰其相应的归档标准与方式，以此实现公立医院档案的统一管理。首先，依照《中华人民共和国档案法》《全国文书档案分类编目指南》等要求以及公立医院实际情况，制定科学、合理的规范化档案分类制度，对全部档案资源精细划分和归档；其次，依照档案资源的种类，开展针对性的存储工作，如把纸质档案存储在专门且独立的档案柜中，并进行封装处理，防止其受到外界因素的破坏或者把电子档案存储在公立医院指定的服务器中，从而切实维护医院档案资源的安全；最后，清楚掌握并熟练操作档案的立卷归档基础形式以及步骤，以此保证全部档案资料均被合理规范的储存，促进公立医院档案管理规范化建设目标的实现。

第四，公立医院应该明确划分档案管理部门各职能岗位的职责权限，界定各岗位人员应该承担和履行的职责以及权力。同时，还需要合理打造完善的管理体系，组建专项档案规范化管理团队，且该团队应该综合考虑医院的经营发展实况和档案管理实况，积极召开专题会议，激发工作人员的责任感，从而确保每一项档案管理工作均能够被规范落实，且取得相应的成效。

3.加大档案信息化管理力度，维护档案信息安全

首先，加大硬件网络基础建设力度。为保证公立医院档案管理工作具备完善的管理设备设施，应尽可能地为每位档案管理人员配备内、外网台式计算机、笔记本电脑以及移动存储设备设施等。同时，还要保证内、外网设备设施均可独立运转，互不干扰。此外，还应该科学打造专门独立的电子档案储存室，升级电脑内存，扩大容量，加快其运行速度，并安装光纤，构建覆盖面广、运行速度快以及安全且稳定的办公网络。

其次，重视档案资料的安全管理。档案管理人员应严格遵守档案安全保密制度，并在保密规范的约束下落实各项管理工作，以此有效规避档案信息被泄露、丢失等问题。同时，针对档案资料的借阅，管理人员需要严谨对待并执行有关手续，借出的档案资料必须及时登记并归档、核实。不仅如此，离开档案室时还需要封闭档案柜，并做好安全防范措施。在销毁档案过程中，必须登记造册且需要在监管人的陪同下办好签字手续。

最后，档案室应妥善完成防尘、防高温以及防强光等安全保护工作，切实维护档案资料的安全。

4.加强档案管理人员的专业培训与考核

为推动公立医院档案管理工作的规范化建设，应从多方面着手加强档案管理人员的专业培训与考核。首先，医院要建立常态化的档案管理培训机制，根据岗位需求及人员能力，制定有针对性的年度培训计划。培训内容应涵盖档案管理的基本理论、法律法规、业务流程以及信息化应用等方面，同时，还要紧跟档案管理领域的前沿动态，适时开展新知识、新技能的培训。其次，创新培训形式，采取集中授课、案例分析、实操演练以及经验交流等多样化方式，提高培训的针对性和实效性。再次，医院要将培训与考核相结合，定期组织档案管理人员参加业务能力测试，客观评估培训成效。考核结果应作为员工职称晋升、绩效评定的重要依据强化档案管理人员的责任心与使命感。最后，医院还应鼓励档案管理人员主动学习，积极参加行业协会、专业机构举办的培训交流活动，不断拓宽视野、更新知识和提升能力。持之以恒地加强专业培训与考核，才能锻造一支高素质、专业化的档案管理队伍，为新形势下公立医院档案管理规范化建设提供坚实的人才保障。

四、结语

综上所述，在新形势背景下，档案管理是各级公立医院综合管理体系中的重要组成部分，其不仅可以为医院各项业务活动提供参考依据，保证其顺利、稳定运行，还能够有效推动公立医院的高质量发展，从而助力医院真正实现可持续建设目标。因此，积极落实公立医院档案管理的规范化建设工作至关重要且势在必行。鉴于此，各级公立医院管理人员应高度重视档案管理的规范化建设，主动革新管理理念与模式，综合考虑自身管理实况、发展经营实况、发展战略目标以及社会发展趋势等因素，制定出针对性较强且科学、全面的档案管理规范化建设方案，确保各项建设工作落到实处并取得成效，以此有效提高公立医院的档案管理规范化建设效率与质量，促进公立医院的长远发展。

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作者单位：福州大学附属省立医院

作者简介：何丽锋（1979—），女，汉族，福建永泰人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。