信息化时代智慧档案管理平台的资源建设研究

摘 要：信息化时代的到来，为档案管理的建设提供了更多的思路和机遇，如何提供更加方便、高效的档案管理成为档案资料建设管理的重点。研究主要通过物联网和信息技术对智慧档案管理平台展开介绍，分析档案管理平台的主体结构，并根据不同结构的特点使用不同的技术对平台模块搭建。同时，为了实现档案管理平台的智能化高效率运行，还对管理平台的智能化运行过程进行了设计，以实现更加高效、稳定的智能化档案资源管理平台。对于建设过程中存在的档案数据质量以及智能化不足等问题，研究使用自然语言处理技术、射频识别技术和物联网等技术，以此搭建更加完善和高效的智慧档案管理平台。

关键词：信息化；档案管理；智慧；数据；资源

中图分类号：G271 文献标识码：A

引言

在信息化时代，数据与信息俨然已经成为最为宝贵的资源之一。档案管理作为一种特殊的信息管理方式，其重要性日益增加。随着信息技术的不断进步，传统的档案管理方式已经难以满足现代社会对信息数据快速获取和高效利用的需求。因此，搭建智慧档案管理平台，已经成为当前档案资源管理的重要举措。智慧档案管理平台利用先进的信息技术，如大数据、云计算、人工智能等，以实现档案信息资源的高效整合与管理，大幅提升了档案信息的可访问性、可利用性，为档案用户提供了更加便捷、高效、智能的档案服务。

然而，随着智慧档案管理平台的快速发展与应用，其资源建设也面临着诸多问题。研究从信息化角度出发，通过不同的信息技术及技术理念，以建设更加安全、高效的智慧档案资源管理平台，解决传统档案资源管理平台的不足，提高档案管理和使用的效率及其安全性，更加适应信息化时代发展的脚步。

一、智慧档案信息化管理平台搭建

智慧档案管理平台主要的任务是接收来自不同组织、单位和团体的档案资料，并展开科学的规划和智能管理。根据不同的资料来源，可以将档案资源划分为三类源，即个人、机构和互联网。如图1所示智慧档案资源管理平台建设路径。

从图1可以看出，档案管理平台分为三个主体部分，首先，是档案资源的转移。该部分的资源主要来源于组织或者机构等；其次，是档案资源的收集。这部分档案来源是通过个人或团体的投稿，主体收集方式是通过互联网；最后，档案来源主体是互联网通过网络爬虫等资源收集技术对档案进行收集管理。

图1 智慧档案管理平台资源建设

档案的转移需要组织和机构通过平台的NLP技术对档案数据转换，该技术还会对传输的档案进行统一规划，使得输入平台的档案达到一致的标准，方便平台的管理。RDF技术是该部分中重要的数据管理技术，能够明确档案类型、字符大小以及对档案的传输模板等规定，以实现档案的标准化管理。

而档案的采集是通过个人或团体使用互联网建设网上档案管理平台以及搭建档案管理App等移动终端系统档案投递模块，设立档案采集服务、扩展档案收集渠道，并通过人工智能技术将档案存储在云端系统，以更加方便、快捷地完成档案采集工作。

另外，档案的收集是对互联网中大量的档案数据进行挖掘和归档，并使用物联网技术对档案中的数据智能感知，通过网络爬虫等技术对档案数据进行采集和整理，筛选出更具价值和收集意义的档案数据。

二、档案资源的智能化管理

在档案的转移和采集过程中，通过信息化手段提升档案资源利用和数据存储，以更好地对有用的档案资源实行管理和收集，搭建更为完整的档案管理平台，由此实现高效率、高质量的档案数据利用。如图2所示，智能化档案管理的技术及主体结构。

从图2可以看出，智慧档案资源管理需要管理的资源有数字化的文件档案、纸质档案和从网络等不同渠道收集的档案数据等几个方面。通过NLP技术、RDF技术、语音设备技术和爬虫技术等对档案资源进行整理和挖掘，数据的存储和利用则通过网络数据库系统。当出现档案资源利用时，使用机器学习和数据挖掘等技术对平台中的档案数据拆解，使其能够重新被读取。此外，还应搭建特殊的智慧档案平台，如建立搜索模块和专栏数据库等。

图2 智能化档案管理的技术及主体结构

1.档案资源的智能化数据收集

档案的数据管理和收集需要满足信息化管理平台的信息和数据要求，对于档案资源的管理需要使用更加信息化和数据化的目录，档案的数据化是通过智能技术对档案资源进行处理和读取，通过整体的数据存储和记录，从而对档案资源进行更深层次的挖掘。

NLP技术主要功能是使计算机能够理解、解释和生成自然语言文本，包括对语言语法、语义、语用等的理解和分析。NLP技术还能将实体的档案转化为机器识别语言，实现实体档案的全文资源搜索，提高对档案的搜索查询效率。档案资源的管理需要保障资源的准确性、可控性等因素，保障资源都能够被检索、查询和更改。

首先，由于NLP技术还存在一些缺陷，对于档案资源的质量管理需要先明确档案管理平台的质量管理标准，使用能够分析档案资源的工具。

其次，搭建资源质量管理模块，使得不同类型、不同数据规则的档案都能够在词、字、语句上得到更加专业的修订。

最后，提升NLP技术的性能，实现更加高效的档案资源翻译。同时，对于已经出现质量问题的档案资源，需要设立一个资源预警系统，当出现数据问题时能够及时预警和纠正。

2.具备特色资源管理平台建设

具备平台特色的档案资源是通过使用计算机技术，对档案数据进行智能化、信息化管理与数据整理、数据发掘的过程。主要是使用大量的数据档案资源通过数据挖掘技术展开更深层次的开发和使用，将不同的档案资料相关联。

同时，将不同的档案数据联系成完整的资料图谱，再通过多元化的信息手段完善档案数据的过程。由于传统的档案管理是通过单一的档案与网络档案管理相互转换的，使得档案的管理仅局限于实体档案与电子档案之间，对于资源的共享和使用还存在许多不足之处。

因此，在智慧档案资源管理平台中可以使用无线射频技术（Radio Frequency Identification，RFID）进行存储和管理。智慧档案的保存时间决定了档案资源的使用长短。因此，在管理平台中应开发档案的长时间管理模块，以提升档案的保存期限。通过信息技术，还应搭建档案平台的异地资源备份库，以保障档案资源能够更加长久有效地保存和数据修复，确保档案管理平台的信息安全。

3.档案资源管理平台的信息感知服务

信息感知智慧档案管理平台是指平台能够通过人与人之间、档案与人之间、档案与资料库之间形成相互感应。管理平台的数据感知是以平台服务为核心，管理用户的核心档案，并将档案信息存储和智慧管理。档案资源用户服务需要能够在信息技术的支持下，对用户资料感知和分析，搭建用户档案使用数据库，并引入档案关键词、关联词等热门词汇搜索功能，提高用户搜索的效率。

此外，还可以通过对用户信息的感知，搭建用户画像，建立更加智能的服务系统。而档案资料的感知需要平台能够对自身的档案资料感知，能够感知档案资源的所存位置、所存数量。在对档案数据开展资源共享时，能够有效地对档案位置和信息获得感知，从而避免资源浪费，同时也能够帮助需要者更加快速、有效地查找和使用档案。如图3所示，智慧档案资源管理平台框架。

图3 智慧档案资源管理平台框架

从图3可以看出，对于档案资源的用户感知主要是通过数据挖掘和RFID技术感知。其中，数据挖掘技术能够对档案用户的数据实时挖掘，RFID技术则能够识别、分析用户的行为。通过数据挖掘和行为分析将用户的状态和意图标准化，再通过用户长期的操作建立用户画像系统。

档案资源的感知则是通过RFID技术和数据库搭建资源平台的信息管理标签，通过这些标签对不同位置的档案标定，以提高标签的查找效率。图书馆使用档案资源管理系统直接查阅，能够更加简单、快捷地感知和查询档案，不仅提高了档案查询的效率，还增强了对档案的保护。

首先，在档案管理平台的管理过程中需要按照制定的相关标准，构建档案的数据模式化，提升档案资源的质量。其次，需要简化档案的数据资源，使用不同的网络技术，以此实现对档案用户的智能管理和服务。

三、智慧档案管理平台资源建设的探讨与分析

档案资源的数据化分析是搭建智慧档案管理平台的重要基础。档案的整理收集、保存、鉴别和使用，通过智能化数据和技术对档案数据分析、保护和数据存储。此时的档案数据并不只是单一的文字和数据信息，其主要内容还是通过智慧化、智能化的应用，提升档案知识的可视化和信息化的应用。以智慧工具作为档案管理基础，以档案资源作为主体资源导向，促进档案资源的信息化建设，需要不同的单位和组织共同努力，确保档j6d/rodHr4uzcSJ3cOLcgLm9KIOJ5Ojv8+MeBU2A98w=案资源管理能够高效、有序开展。此外，统一的档案管理标准能够加快档案资源信息的结构化构建，提升平台用户的使用体验。

以共享为主的档案资源管理，能够通过新兴的信息技术提升档案的多元化管理方式，保证档案的智能化流通，并规定档案的共享标准和共享模型，能够为不同的组织和个人提供更加安全可行的档案资源共享平台，实现档案数据的多角度流通。此外，通过档案的汇总管理能够保障档案数据的安全传输，防止档案在使用中出现的安全问题。因此，应搭建安全的异地备份信息库，确保档案在保管期间不出现信息被泄露、丢失、损毁等安全问题时，能够及时恢复数据，提升档案管理的安全性。同时，还应使用档案预警系统，进行档案保护和预警，保障档案数据的安全保存和高效使用，提升档案用户的服务体验。

四、结论

通过不同档案资源管理角度开展分析，使用多样化的信息管理技术，搭建更加全面的信息化档案资源管理平台，并对当前档案管理中档案数据整理、资源挖掘和资源收集中存在的问题展开分析，以建设更加全面和多样化的档案资源管理平台。同时，使用不同的信息技术和资源管理方法完善和改进信息化档案资源管理平台，建设更加高效和准确的档案资源管理平台，为智能化档案管理平台的建设提供了更加有效的方案。研究中还存在一些不足，如目前搭建的智能档案资源管理平台还只是一些理论的分析和设计，未来还将通过不同的技术搭建更加完善的管理平台。

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作者单位：1.来宾市兴宾区城北街道办退役军人服务站；

2.合山市河里镇乡村建设综合服务中心；

3.来宾市兴宾区城北街道社会治安综合治理中心

作者简介：谭伟勋（1982—），男，壮族，广西合山人，本科，馆员，研究方向：档案管理；吴少娥（1987—），女，壮族，广西合山人，本科，助理农艺师，研究方向：农业管理；丁大远（1984—），男，壮族，广西来宾人，专科，研究方向：经济管理。