大数据背景下档案信息化建设研究

摘 要：在大数据时代，档案信息化建设扮演着重要角色。文章从档案信息化建设的重要性、存在的问题以及创新举措三个方面展开研究。首先，分析了档案信息化管理作为战略目标的重要性，提高档案管理服务水平以及拓展档案资源储备的必要性；其次，探讨了档案信息化建设中存在的问题，如数据资源碎片化、数据安全性挑战以及数据开放共享难题；最后，提出了加强基础设施建设、落实信息系统的使用、推进档案管理现代化以及实现信息共享，支持辅助决策、拓宽数字化档案应用渠道、加强数据安全和隐私保护等创新举措，旨在为大数据背景下档案信息化建设提供参考和借鉴。

关键词：大数据；档案信息化建设；数据资源碎片化

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

在当今信息爆炸的时代，大数据已经成为推动社会发展和经济增长的重要驱动力之一。随着信息技术的不断发展，数字化已经渗透各行各业的方方面面，档案管理作为信息化进程中的重要组成部分也不例外。档案信息化建设在大数据时代背景下显得尤为重要，不仅涉及档案管理部门的日常工作，还关系国家信息资源的整合和利用效率。传统的档案管理方式已经无法满足信息化时代的需求，而数字化、网络化已成为未来档案管理的必然趋势。然而，在档案信息化建设的过程中也面临着诸多挑战和问题。为了适应大数据时代的需求，必须采取切实可行的创新举措，如加强基础设施建设、落实信息系统的使用、推进档案管理的现代化以及实现信息共享等。

一、档案信息化建设的重要性

1.档案信息化管理作为战略目标的重要性

档案信息化管理已经成为许多国家和组织的重要战略目标之一。随着信息技术的飞速发展，传统的纸质档案管理已无法满足日益增长的信息处理需求。数字化档案管理不仅提高了工作效率，还为信息资源的共享和利用提供了更为便利的途径。作为战略目标，档案信息化管理意味着将档案管理纳入国家信息化建设的整体规划之中，充分发挥档案在信息资源中的作用，推动社会信息化进程的发展，不仅有利于提高政府和组织的管理效率，还能够更好地保护和利用国家和组织的信息资产，为经济社会发展提供有力支撑。

2.提高档案管理水平

档案管理水平的提高是档案信息化建设的重要目标之一。通过数字化档案管理系统的建设和运用，可以实现档案信息的快速检索、高效利用和便捷共享，不仅可以大幅提高档案管理工作的效率，减少了管理人员的工作负担，还能够更好地满足用户的信息需求，提高了服务水平和用户满意度。同时，数字化档案管理系统还可以提供更多样化的服务模式，如在线查询、电子借阅等，为用户提供更便利的服务体验。

3.拓展档案资源储备

档案资源的储备是档案信息化建设的另一个重要目标。传统的纸质档案受限于空间和保存条件，往往难以长期保存和利用。而数字化档案管理系统的建设可以将大量档案信息以电子形式保存，不仅极大地节约了存储空间，还能够更好地保护档案信息的完整性和安全性。此外，数字化档案管理系统还可以实现跨地域、跨部门的信息共享，为各级政府和组织提供更广泛的信息资源，为科研和决策提供更为丰富的数据支持。因此，拓展档案资源储备不仅有利提高信息资源的利用效率，还能够促进各级政府和组织的协同合作，推动经济社会发展的全面提升。

二、档案信息化建设中存在的问题

1.数据资源碎片化

在档案信息化建设中，数据资源碎片化是一个普遍存在的问题。随着信息量的不断增加和数据来源的多样化，档案信息往往分布在不同的系统、部门甚至个人手中，形成了碎片化的数据资源。这种数据资源的碎片化不仅增加了信息管理的复杂性，还降低了数据的整合和利用效率。虽然管理人员往往需要花费大量的时间和精力在数据的收集、整合和清理上，但仍然存在信息重复和冗余的问题，影响了数据的准确性和可信度。因此，如何有效解决数据资源碎片化的问题，提高数据的整合和利用效率，成为当前档案信息化建设中亟待解决的难题。

2.数据安全性挑战

随着信息技术的不断发展和应用，数据安全性问题越来越受到人们的关注。在档案信息化建设中，数据安全性挑战是一个不容忽视的问题。首先，档案信息被泄露和篡改可能对国家安全和社会稳定造成严重影响因此，必须加强对档案信息的安全保护。其次，数字化档案管理系统存在着被黑客攻击、病毒感染等安全风险，一旦发生安全漏洞可能导致档案信息被泄露和损坏，对组织和个人的利益造成严重损失。此外，数据备份和灾难恢复机制也是数据安全性的重要保障措施，必须加强对档案数据的备份和恢复工作，确保档案信息的安全可靠。

3.数据开放共享难题

大数据时代需要数据的开放共享，但档案信息化建设中存在着数据的封闭性和孤立性，给数据的开放共享带来了很大的挑战。首先，不同部门和单位之间存在着信息壁垒和数据孤岛，往往缺乏统一的数据标准和共享机制，阻碍了数据的跨部门和跨单位的共享和交流；其次，数据开放共享涉及数据的安全和隐私问题，必须制定严格的数据管理规范和安全保护措施，保护用户的个人隐私和信息安全。此外，还需要建立完善的数据开放共享平台，提供统一的数据接入和查询接口，方便用户获取和利用档案信息。因此，如何克服数据开放共享的难题，实现数据资源的共享和共赢，是当前档案信息化建设中亟待解决的关键问题。

三、大数据时代档案管理的创新举措

1.加强基础设施建设

加强基础设施建设是推动档案信息化建设的关键步骤之一。为了满足不断增长的应用需求，需要采取一系列措施以完善硬件设施和网络基础设施。应着重采购和配置各类硬件设备设施，以确保数字化档案管理系统的顺利运行，包括高性能的交换机和路由器，用于构建高效的网络通信环境以及大容量的存储设备和备份设备，用于存储和保护大量的档案数据。此外，还应配置高可靠性的信息安全系统，以保障档案信息的安全性和完整性。在硬件设备的选择和配置过程中，需要充分考虑系统的可扩展性和兼容性，以应对未来信息量的持续增长和技术的不断更新。同时，还需要重点加强网络基础设施的建设，以实现档案信息的快速传输和共享。

2.落实信息系统的使用

为了落实信息系统的使用，档案部门可以采取一系列措施，以确保能够有效运用先进、实用、可靠的档案管理软件系统。需要选择和部署适用于档案管理需求的先进软件系统，包括办公自动化系统和专门的档案管理信息系统。办公自动化系统可以提供基本的办公支持功能，如文档处理、电子邮件以及日程安排等；档案管理信息系统则应具备更加专业化的功能，如文件管理、档案检索以及数字化存储等。在选择软件系统时，需要充分考虑系统功能的完善性、易用性、扩展性和安全性，确保其能够满足档案管理的综合业务和局部业务需求。还应重点突出软件系统的高级应用功能，包括即时通信、流程化管理、知识管理、内容管理、信息共享、协同工作以及预警预测等功能。通过这些高级应用功能，可以提高档案管理工作的效率和质量，实现信息的快速传递和共享，促进工作流程的优化和规范化，提高档案管理的科学化和智能化水平。同时，还应建立健全技术支持和问题解决机制，及时解决软件系统使用中出现的问题和困难，确保系统的稳定运行和长期可靠性。

3.推进档案管理的现代化

推进档案管理的现代化是实现档案信息化建设的重要举措之一。为了实现这一目标，可以采取一系列措施，以充分利用现代信息技术提供的手段和平台，改造传统档案管理的模式和方式，从而提高档案管理水平，提升档案信息的价值和作用。首先，应加强档案管理流程的数字化和自动化。传统的档案管理流程通常较为烦琐，包括收集、鉴定、整理、组卷和利用等环节。通过引入现代信息技术，可以建立数字化的档案管理平台，实现档案信息的电子化处理和管理，从而提高工作效率和质量。例如，可以利用电子文档管理系统对档案文件实行数字化存储和管理，实现档案信息的快速检索和共享，减少文件的物理存储和管理成本；其次，应推广智能化的档案管理工具和技术。现代信息技术，如人工智能、大数据分析等已经在各个领域得到广泛应用，同样也可以应用于档案管理领域。通过引入智能化的档案管理工具和技术，可以实现档案信息的智能化处理和分析，提高档案管理的科学化水平。例如，可以利用人工智能技术对档案文件实行自动分类和标注，提高档案检索的准确性和效率。利用大数据分析技术对档案信息展开深度挖掘和分析，发现潜在的信息价值和关联关系；最后，应加强档案管理人员的培训和技能提升。现代档案管理需要具备跨学科的知识和技能，包括信息技术、数据分析、知识管理等方面的能力。因此，应加强对档案管理人员的培训和技能提升，提高其应对现代信息技术和工具的能力和素养，从而适应档案管理工作的现代化需求。

4.实现信息共享，支持辅助决策

实现信息共享并支持辅助决策是推进档案管理现代化的重要方面。通过信息共享，不仅可以提高档案管理工作的效率和质量，还可以为决策提供更为可靠和全面的信息支持。实现信息共享需要建立统一的档案管理平台和标准化的数据交换机制。档案管理部门可以借助现代信息技术，建立统一的数字化档案管理平台，集成各类档案信息资源，并通过标准化的数据交换格式和接口，实现不同系统之间的数据共享和交换，以打破各个系统之间的信息孤岛，实现档案信息的共享和互联，提高信息利用效率。档案管理部门可以制定相关的信息共享政策和规定，明确信息共享的范围、内容、方式和权限，为信息共享提供制度保障和法律依据。同时，还应建立信息共享的管理机构和组织，明确责任分工和管理流程，确保信息共享的顺畅和安全。此外，还可以利用现代信息技术手段，构建智能化的辅助决策系统和工具。通过数据挖掘、数据分析以及人工智能等技术，对档案信息展开深度挖掘和分析，发现潜在的信息价值和关联关系，为决策提供更为科学和可靠的参考依据。例如，可以利用大数据分析技术对历史档案信息进行分析，发现历史趋势和规律，为未来决策提供预测和预警。

5.拓宽数字化档案应用渠道

在大数据时代背景下，拓展数字化档案的应用渠道变得至关重要。档案管理工作人员需要意识到必须改变自身被动服务的理念和方式，积极利用互联网等现代信息技术手段，及时传递档案信息，以充分发挥档案管理的优势。积极应用互联网平台是拓展数字化档案应用渠道的重要举措之一。档案管理部门可以建立数字化档案网站或在线档案馆，通过网络平台向公众提供档案信息查询、在线阅览等服务，实现档案信息的全方位展示和共享。加强区域网建设是推进数字化档案应用的关键之一。区域网可以连接不同机构和部门的档案信息系统，实现档案信息的共享和交流。档案管理部门可以利用区域网平台建立档案信息交流和合作机制，促进档案资源的共建共享，推动档案管理工作的协同开展。同时，积极开展社交媒体和移动应用也是拓展数字化档案应用渠道的有效途径。随着社交媒体的兴起和移动应用的普及，档案管理部门可以利用某信公众号、手机App等新媒体平台，将档案信息推送给用户，实现档案信息的便捷获取和共享。与相关行业和领域开展合作也是拓展数字化档案应用渠道的重要策略之一。档案管理部门可以与图书馆、博物馆以及研究机构等相关单位开展合作，共建数字化档案资源库，实现档案信息的跨领域共享和利用，拓展档案信息的应用范围和价值。通过积极应用互联网平台、加强区域网建设、开展社交媒体和移动应用，与相关行业和领域开展合作、加强宣传和推广等措施，可以实现档案信息的广泛传播和共享，充分发挥档案信息的价值和作用，推动档案管理工作向数字化、网络化、智能化方向迈进。

6.加强数据安全和隐私保护

加强数据安全和隐私保护在数字化档案建设中具有至关重要的作用。随着信息技术的广泛应用和数据交换的频繁发生，档案信息的安全性和隐私性面临着越来越严峻的挑战。因此，加强对数据安全和隐私保护的管理，已经成为数字化档案建设中不可忽视的重要环节。（1）加密技术是保障档案信息安全的重要手段之一。通过对档案信息实行加密处理，可以有效防止未经授权的访问和窃取。采用先进的加密算法和安全协议，可以确保档案信息在传输和存储过程中的完整性和保密性，有效防范各类网络攻击和数据泄露等风险。（2）权限控制是保护档案信息隐私的关键措施之一。通过建立严格的权限管理机制，对不同用户或角色的访问权限实行精细化控制，确保档案信息的合理使用和保密性。合理设置用户权限，限制用户对敏感信息的访问和操作，有效防止内部人员滥用权限和非法获取档案信息的行为。（3）建立完善的审计机制也是保障档案信息安全的重要手段之一。通过对档案信息的访问和操作实行全程监控和记录，及时发现和阻止不正当行为，确保档案信息的安全性和完整性。审计机制可以帮助档案管理部门识别潜在的风险和威胁，及时采取应对措施，保障档案信息系统的稳定运行和安全管理。

四、结论

在大数据时代，数字化档案的建设和管理具有重要意义。通过档案信息化建设，可以提高档案管理和服务水平，拓展档案资源储备，促进档案信息的共享和利用，支持决策更加科学化和智能化。然而，数字化档案建设中仍存在着诸多问题，如数据资源碎片化、数据安全性挑战等需要进一步解决。为此，需要加强基础设施建设、落实信息系统的使用、推进档案管理的现代化、实现信息共享以及拓展数字化档案应用渠道等措施。只有不断创新和完善数字化档案管理工作，才能更好地适应大数据时代的发展需求，实现档案管理工作的现代化转型和提升。

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作者单位：河南自然博物馆

作者简介：曹慧（1981—），女，汉族，河南永城人，本科，馆员，研究方向：档案信息化建设。