关于事业单位档案管理数字化的探讨

摘 要：档案管理数字化的核心目标是深层强化信息资源的可访问性以及可持续性。因为数字化档案能够方便、快捷地实现信息存储、备份以及传递，并在显著降低纸质档案物理管理标准的基础上，科学、精准地规避各类档案信息风险，让其充分发挥价值，促进事业单位的长久发展。所以，为有效促进事业单位的可持续发展，落实档案管理数字化极为关键。当前，虽然大多事业单位意识到了档案管理数字化的重要性，也相应采取了一系列数字化管理措施，但其体现的成效却并不显著，普遍都存在一些需要完善的问题，阻碍了事业单位数字化建设的脚步。基于此，文章针对事业单位档案管理数字化展开研究，深入分析事业单位档案管理数字化的基本原则以及现阶段存在的问题，并在此基础上提出几点科学、有效的优化措施，以期为相关工作人员提供价值参考。

关键词：事业单位；档案管理；数字化

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

档案管理具备较强的复杂性、烦琐性以及广泛性，其涵盖的管理类目主要有信息获取、组织、存储、维护、检索、处理、应用，能够为各级组织机构以及单位的信息资源提供高效、规范、有序以及可持续的管理手段，从而保证相关单位的建设发展切实符合法律法规、行政、历史、文化等要求标准。档案管理数字化是指将传统的纸质档案转型升级为电子数据档案，并基于此储存、处理以及应用的过程，其不仅可以有效提高档案管理效率以及质量，还对各级单位的信息化、现代化建设有着显著的推动作用。事业单位是我国现代社会发展的重要组织，其经营管理成效可以对社会发展起到强烈影响，加之档案管理是综合管理体系中的核心组成部分，其管理体系的革新又决定着档案管理水平，因而为助力事业单位真正且顺利地实现档案管理目标，应积极落实档案管理数字化建设，并确保各项数字化工作落到实处，以此有效提升事业单位的档案管理效果。

一、事业单位档案管理数字化基本原则

1.需求牵引、成本效益原则

首先，目录优先级。主要是指最先考虑档案目录的数字化，从而切实满足检索标准。目录的优先顺序可以充分体现其在成本效益层面，因为全文数字化建设需要大量的人力、物力等资源支撑，且建设进展迟缓，所以为有效解决该问题，应该最先实现文件目录的数字化建设目标，以此快速达成计算机检索，取得初步成效。

其次，紧急优先级。事业单位在发展经营过程中，会于某时段内需要完成特定的特殊性任务，便在该领域对文件使用形成了迫切需求。因此，各级事业单位在建设数字化档案管理工作时，应优先将紧急性文件资料予以数字化，从而保证事业单位的各项紧急任务顺利完成。

最后，独立优先级。是指事业单位在开展档案管理数字化建设工作过程中，应该先将最具价值效能的档案数字化，从而切实满足收藏标准。同时，完成数字化的原始档案也无须调用原件便可应用，能够显著加大对原始档案的保护力度以及提高收藏水平。

2.安全与保密原则

第一，事业单位在落实档案管理数字化建设工作中应该积极制定档案信息安全保密机制，打造健全完善的安保体系，并全面覆盖人、物、技术以及管理等多角度的档案安全，以此有效降低档案资源遗失或被泄露等风险概率。

第二，档案管理数字化阶段，事业单位还需要关注档案资料的安全，严格规避传统载体档案以及数字化信息被泄露、损坏等问题。具体来讲，事业单位可以从保证传统载体安全、高度重视数字站点安全、规范人员的档案管理行为以及制定档案流动安全记录机制等多层面，提高事业单位的档案管理数字化建设水平。

二、现阶段事业单位落实档案管理数字化存在的问题

1.数字化档案管理设备设施有待完善

站在实际角度分析，多数事业单位都秉承与时俱进的发展原则，积极落实档案管理数字化建设工作，精准把握数字化机遇与资源，并在档案管理工作中有效引入数字化管理设备设施，从而显著提升事业单位整体的档案管理质量和效率。但受各类条件因素的影响，事业单位在落实档案管理数字化工作期间通常都会面临诸多问题。

首先，针对事业单位现有的档案管理数字化硬件设备设施，其性能普遍有待完善，且先进性不足。具体来讲，大部分事业单位应用的数字化档案管理设备为计算机、复印机以及打印扫描一体化等，有着运行周期长、效率缓慢、兼容性较弱等问题，导致事业单位的档案管理数字化建设成效并不显著，档案管理水平也迟迟得不到有效提高，加之设备修缮以及引进力度比较薄弱，使事业单位的档案管理数字化作用效能被严重弱化，阻碍了事业单位的可持续发展。

其次，多数事业单位应用的档案管理数字化设备设施存在滞后性。硬件设备设施属于事业单位有效取得档案管理数字化成效的关键条件，对事业单位档案管理水平的提高有着直接影响。但依照实际情况分析，尽管大部分事业单位积极采购并配置了相应的数字化管理设备设施，但受专业程度有限的影响，其在硬件层面上普遍都存在落后以及老化等现象，且设备的运行效率也较低，不仅无法满足事业单位的档案管理数字化建设要求，还极大程度上限制了档案管理目标的实现。

最后，部分事业单位存在网络建设落后的情况，特别是针对数字化档案机房的建设，其实际建设效果与相关标准有着强烈差别，不仅不具备完善的网络设备设施，还没有依照档案管理数字化实况制定相应的预案以及打造应急装备，加大了事业单位触发档案管理风险的概率，对事业单位顺利、稳定落实档案管理工作造成重重阻碍，还限制了事业单位的可持续发展。

2.不具备科学、规范的档案管理数字化工作标准

现阶段，虽然多数事业单位意识到档案管理数字化建设工作的重要性，也相应地采取了一系列数字化建设管理措施，但其成效却并不显著，主要原因便是在落实过程中未制定针对且完善的数字化标准，使得执行的各项数字化建设管理工作不被约束，也没有正确且规范的数字化指导，导致事业单位的档案管理数字化建设无法充分体现价值。具体来讲，受事业单位部分档案管理人员数字化建设意识薄弱的影响，对档案管理数字化不够重视，面对数字化建设工作也只是敷衍了事的态度，导致管理制度标准建设不完善，没有科学规定数字化建设成效、数字化程度、管理业绩等要求，也未提出可量化的标准，使得现行的档案管理数字化建设存在严重的盲目性、随意性，弱化了档案管理数字化的价值作用。

三、完善新时期事业单位档案数字化管理的有效路径

1.引进科学的数字化硬件设备设施，优化档案管理数字化配置

为科学打造积极、和谐稳定的档案管理数字化建设环境以及数字化管理氛围，在此基础上保证事业单位可以取得显著的数字化建设成效，各级事业单位需要主动引进科学、先进的数字化硬件设备设施，并积极争取政府部门的专项补贴资金，加大档案管理数字化基础环境建设的资金资源投入力度，从而为事业单位高效落实档案管理数字化工作提供优质条件，保证其顺利、稳定推进。

首先，事业单位需要通过云存储等手段，对原有设备中的数据信息予以备份处理，并在新引进的设备正式投入使用后，及时完成全部档案数据信息的下载及传输工作，从而有效保证档案资料的完整性以及精准性。

其次，事业单位的档案管理人员需要根据特定的频率按时对设备设施开展调试管理工作，特别是计算机系统、档案管理系统的运维工作，务必引起高度重视，应严格谨慎地落实相关维护工作，尽可能规避档案管理数字化设备设施出现突发故障等意外情况。普遍来讲，各级单位的档案管理数字化工作会对档案信息资料的录入、存储、浏览等制定相应的标准，为了保证档案管理工作的顺利推进，应认真维护计算机系统的相关属性，确保系统运行的安全性以及稳定性。

最后，除了科学引进先进的档案管理数字化设备设施之外，事业单位还需要打造优质、高效的档案管理环境，以此为各类档案管理数字化设备设施的稳定运行提供保障。具体来讲，事业单位需要依照档案管理实况构建契合度较高的档案管理室，规范、合理安置数字化设备设施，科学防火、防盗、防虫，保证档案管理数字化设备设施的安全。此外，对于档案利用，相关管理人员应妥善完成登记工作，全面、细致地记录借阅人、借阅时间、档案类别名称、借阅期限等信息，从而有效规避档案信息丢失以及遗漏等问题。

2.制定科学、规范的档案管理数字化制度和标准

制度和标准属于保证各项管理工作能够顺利落实和推进的关键条件。事业单位在开展档案管理数字化建设工作时，应综合考虑单位的发展实况以及档案管理实况，根据当前的数字化建设成果，明确档案管理的数字化建设标准。

第一，事业单位需要以档案信息资源的数据化获取、分类、整合、处理、分析等工作为出发点，依照自身的档案管理实力制定针对有效、切实可行的数字化建设方案以及管理策略，为事业单位的档案管理数字化建设奠定坚实的指导基础。

第二，针对档案查阅制定严格且细致的制度。面对事业单位内部存在较强差异性的管理部门以及岗位，需要科学设置不同的查阅权限，并在此基础上严格规范审批步骤，从而切实保障档案信息的安全性。

第三，为保证档案管理数字化工作的执行效率，需要制定严谨规范、科学完善的问责追责制度，并将该制度真正落到实处，约束每一位档案管理人员，督促其积极端正工作态度，要求其将各项档案管理数字化工作真正落实并取得成效，一旦发现不正当管理行为，应根据实际情况惩处，从而有效降低档案信息被泄露、丢失等风险概率，提高事业单位的档案管理水平，实现档案管理数字化建设目标。

3.构建智能化档案管理系统

数字化建设是现代社会档案事业可持续发展的主导趋势，为提高事业单位的档案管理水平，相关工作人员应全方位落实标准化管理步骤，通过智能化、低碳以及绿色建设方法，搭建极具智能的档案管理系统，构建“数字化+标准化”的档案管理创新态势，从而真正实现我国档案事业的数字化建设目标。

首先，在打造智能化档案中央控制系统过程中，鉴于档案室的储存条件在一定程度上可以直接影响纸质档案的使用周期，所以需要配备恒温恒湿一体机、空气监测质量仪表、空调和空气消毒等设备，科学管控档案室的温度、湿度、二氧化碳和灰尘等，从而有效延长纸质档案的存储以及使用寿命，优化档案储存管理条件。

其次，事业单位还需要在打造智能档案室时合理配备智能安防系统，以此有效维护档案信息资源的安全性。在以往传统档案管理模式下，一旦出现火灾、档案资料遗失、档案信息被泄露等问题，便会给事业单位造成严重损失，甚至阻碍事业单位的可持续发展。但是，在安装配备了智能安防系统后，该系统能够实时且全面检测一切危险因素，只要检测到异常情况便会第一时间报警，并将相关信息提供给管理人员，为数字化档案的安全提供坚实保障。

4.加强档案管理人员的数字化培训

在新时代背景下，加强档案管理人员的数字化培训势在必行。首先，可通过定期组织专题讲座，邀请行业专家传授最新的数字化档案管理理念及技术。其次，鼓励档案管理人员参与相关的在线课程与培训项目，掌握数据分析、信息安全等核心技能。再次，可建立内部学习交流平台，让员工分享实践经验与创新思路。同时，组织参观先进单位，学习借鉴成功经验。此外，可设立技能考核机制，将数字化能力纳入绩效评估体系，激励员工持续学习。但是培训内容应紧跟技术发展趋势，涵盖大数据应用、人工智能等前沿领域。最后，可采用“以老带新”的方式，让经验丰富的员工指导新人，促进知识传承。通过多样化、系统化的培训方式，不断提升档案管理人员的数字化素养，为事业单位档案管理的现代化转型奠定坚实的人才基础。

四、结语

综上所述，档案管理数字化对事业单位提高综合管理水平以及加快可持续发展有着显著的促进作用。事业单位作为我国现代社会发展的重要部门，其综合管理成效可以对社会发展进步起到决定性影响。档案管理属于事业单位综合管理体系中的核心组成部分，落实档案管理数字化对于事业单位至关重要且势在必行。因此，各级事业单位应高度重视档案管理数字化建设，主动革新档案管理理念以及模式，精准掌握数字化管理资源以及机遇，制定科学、规范的档案管理数字化制度，建立健全档案管理数字化体系，充分体现数字化档案管理的价值，以此有效提高事业单位的档案管理水平，助力其真正实现档案管理目标，为事业单位的可持续发展创造良好条件。

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作者单位：枣庄市中医医院