OA办公系统环境下疾控文书档案管理的研究

摘 要：随着电子政务办公水平逐步提升，OA办公系统凭借其优势逐渐得到了广泛推广应用，能够极大地提高办公效率。在疾控中心的文书档案管理工作中，OA办公系统的应用带来了新的挑战和机遇，逐渐朝着流程化、规范化和自动化方向发展，大幅度提高了文书档案管理水平。基于此，文章主要依托OA办公系统环境，围绕疾控文书档案管理工作展开探讨。

关键词：文书档案管理；OA办公系统；借阅利用；信息安全

中图分类号：R197.21;G275.2 文献标识码：A

引言

随着企业事业单位电子办公系统应用水平逐步提高，传统纸质公文档案逐渐被电子公文档案代替。目前，各省市地区的疾控机构已经基本上实现了办公自动化，由于公共卫生以及突发公共卫生等重大疫情频繁发生，加之日常的疾病预防工作繁重，产生了大量的文书档案资料，这些资料具有极高的科研和记录价值，做好疾控文书档案管理工作至关重要。在OA办公系统环境下，疾控文书档案管理工作发生了不同程度的变化，如何把握机遇，迎接挑战，还需要进一步开展文书档案管理工作，充分发挥OA办公系统的优势。

一、OA办公系统对疾控文书档案管理的积极影响

OA办公系统是企业事业单位无纸化办公的具体表现，可以借助计算机完成工作中文件流转和申报等各项工作。经过系统持续更新完善484e5f34ede9ba319cd1c3979055d35e，目前OA办公系统已经实现了平台化应用，对于疾控文书档案管理也带来了深远的影响。

1.实现文书档案高效管理

OA办公系统在疾控机构文书档案管理中应用，可以实现档案资料收集、归档、分类、保管和取用等环节高效管理，精简优化管理流程，能够有效规避纸质档案资料字迹模糊、资料损坏等问题，对推动文书档案管理规范化、标准化开展具有重要意义。

2.显著提高文书档案信息利用率

疾控文书档案管理中，依托OA办公系统可以显著提高档案信息利用率。在以往的疾控文书档案资料管理中，人工劳动强度较大，由于意识偏差或操作失误，可能导致重要信息被泄露或丢失，消耗大量的时间和精力，难以应对疾控机构文书档案资料日益增长带来的挑战。依托于OA办公系统，疾控文书档案资料即可传输共享，尤其是在移动互联网蓬勃发展背景下，基于智能手机、平板电脑等同样可以便捷地传输资料。此种方式打破了时间和空间的限制，档案资料查询较为便捷，能够有效解决传统文书档案查询检索难度大等问题，提高了档案信息利用率。

3.显著提升文书档案管理质量

现代社会发展迅猛，公共卫生防控压力逐步增加，疾控文书档案资料规模量随之扩大，极大地增加了文书档案管理人员的工作压力，如果只是采用纸质档案管理方式，不仅无法满足实际工作需求，还会影响整体文书档案管理质量。在OA办公系统环境下，采用现代化信息技术辅助文书档案管理，可以精简优化管理流程，提升疾控文书档案管理质量。同时，还可以建立完善的文书档案管理体系，实现档案资料大范围传输和共享，实现文书资源合理开发和利用。

二、OA办公系统下疾控文书档案管理存在的困境

在信息时代背景下，数据信息的重要性逐渐得到了人们的广泛共识，但由于我国的电子文书档案管理开发进程缓慢，尤其是疾控文书档案信息较为封闭，共享程度不足，以至于很多人对于疾控文书档案资料缺乏正确认知，管理经验不足，导致疾控文书档案管理工作陷入困境。

1.文书档案管理制度不完善

目前，在疾控文书档案管理工作中OA办公系统已经得到广泛应用，能够有效提高档案管理效率和质量。虽然疾控中心已经制定了配套的管理制度，但在疾控文书档案管理方面却存在制度不完善的情况，即便制定了相应的文书档案管理制度，却无法满足新时期OA办公系统环境要求，在实际工作中出现了文书档案资料未能第一时间归档，各部门协作不到位等问题。例如，有些部门文书档案保存意识薄弱，未能将文书档案资料及时留存和移交，随着时间推移，很多利用价值较高的文书档案资料可能受损、丢失，给疾控文书档案管理工作带来不利影响。

2.网络安全问题严峻

疾控中心作为公共卫生事件防控的重要机构，随着信息技术的广泛应用，疾控文书档案资料大规模增加，这些文书档案资料中涵盖了食品或药品安全信息、疾病预防和治疗信息，还有很多患者身份信息等，尽管电子档案资料管理较为便捷、高效，且档案资料容易修改、调整，但其信息安全性却面临着严峻挑战。部分管理人员由于安全意识薄弱，操作不规范，可能导致重要信息被泄露、丢失或被恶意窃取、篡改，威胁患者身体健康，甚至给社会和谐稳定发展带来影响。

3.信息化管理水平偏低

疾控中心应用OA办公系统推进了电子政务的发展，疾控文书档案信息化建设进程也随之加快。但实际上，疾控文书档案信息化管理中各类资源投入有所不足，较之其他部门缺乏足够的重视。部分疾控领导和管理人员过分关注疾病防控工作，对文书档案管理缺乏足够重视，以至各类资源支持力度有所不足。疾控文书档案管理人员理念陈旧、滞后，尤其是很多以往纸质文书档案资料需要电子扫描录入，信息录入和检索等环节信息化水平不高，不可避免的影响到文书档案管理信息化建设成效。

4.文书档案管理标准落后

想要实现疾控文书档案管理信息化的目标，一个基础前提是保证档案管理工作规范化、标准化开展，能够正确认识电子文书档案管理的重要性，可以有效运用信息技术实现文书档案资料的收集和存储。但是受限于现有的文书档案管理标准落后，未能紧跟电子文书档案发展，以至于电子文书档案管理工作未能有序开展。从实际情况来看，目前疾控中心的文书档案管理制度标准并不统一，无论是档案的收集、保管，还是后期的档案资料利用环节，都缺乏统一的标准。另外，疾控中心文书档案管理计算机软件标准不统一，市场上开发的软件良莠不齐，标准不统一，不可避免地影响到文书档案信息传输和共享。

三、OA办公系统下疾控文书档案管理优化措施

针对目前疾控文书档案管理中存在的问题，档案管理人员应转变滞后理念，提高对OA办公系统的认知和重视，增加资金投入，完善配套软硬件设施和制度体系，夯实信息化基础，提高文书档案管理水平，对于疾控中心各项工作高水平发展具有重要意义。

1.加强纸质档案和电子档案并存归档

在OA办公系统应用背景下，疾控文书档案管理全过程均基于网络平台高效处理。疾控文书档案资料来源广泛，包括通知公告、会议安排、疾病防控以及患者身份信息等，这些信息目前全部取消纸质文件形式保管，而是推行电子文件形式传输、保管和利用，电子公文办结实施归档，并且将打印的纸质文档用于备份保管。基于OA办公系统，疾控纸质文书档案和电子文档并存归档，在系统上点击“归档”选项后即可自动将电子文档流转到档案管理系统中，档案管理人员仔细核对后，将其录入档案数据库中保存管理。在通常情况下，文书档案会复制一份备用档案，用于查阅和使用，如果一套电子文书档案感染病毒丢失或被篡改，即可使用另一套备份档案，避免重要文书档案信息丢失。此种档案管理方式主要是在单位部局域网实现各部门的文书档案流转、管理和保管，充分展现了OA办公系统中文书档案高效、便捷处理的优势。

2.优化电子文书档案归档流程

以往的文书档案管理，主要管理对象是纸质文件，依据文件类别、期限整理、编目，装订、入库和利用。引入OA办公系统后，疾控中心的收发文等环节均基于OA办公系统，可以实现办公系统和档案系统之间无缝衔接，文书档案资料及时传输归档，保证文件信息一致，最大程度上避免重要文书档案丢失。具体发文环节主要是疾控中心发文部门发起申请，本部门审批，经过审批后寻找主管领导审批，然后交由医院办公室领导审核，工作人员将文书档案编目、盖章后，按照发文范围来发文。各部门通过对文件签字确认后，基于OA办公系统自动流转到档案管理系统，及时将电子文件归档和保管。在文书档案整理环节，要确保电子文书档案与纸质文书档案相对应。收文环节同样是基于OA办公系统下发，文件流转后第一时间归档存储，并依据电子文档归档标准和要求及时分类、编号。并将需要归档的文档打印出纸质文件，不归档的则不需要打印纸质文档，只需要在系统中保管电子文档即可，并注明并无纸质文件留存。如果相关部门需要寻找具体文件资料，可以在OA办公系统中在线检索，文档取用较为便捷。

3.加强电子文书档案前端控制

电子文书档案前端控制直接关系到电子文档是否及时归档，基于OA办公系统文书档案管理，应充分考虑归档模式以及实际工作需要。因此，电子文档和纸质文档的档号保持一致，对于一些具有极高保存价值或是需要长期保存的电子公文，应该打印出对应的纸质文档，并将两种文书档案同时归档。结合实际工作需求，纸质文档和电子文档的题名、文号、档号等内容应保持一致，便于文书档案规范化保管和利用。同时，基于OA办公系统中的档案管理系统可以让电子档案自动化归类，依据归档先后顺序自动化归档，并生成对应的档号。除此之外，文书档案管理应汲取以往工作经验，积极同政府上网工程、办公自动化等系统建立联系，完善文书档案基础设施。完善的软件和基础设施，离不开应用系统提供支持，推动应用系统建设对于提高文书档案信息化管理水平具有重要意义。因此，要适当增加资金投入力度，完善配套软件和硬件设备设施，促进疾控文书档案管理工作高水平开展。

4.完善配套管理制度体系

为了实现文书档案规范化管理，应建立和完善配套的管理制度体系，以约束档案管理人员工作行为，使各项工作有章可循。尽管目前疾控文书档案管理已经制定了合理的标准，但电子办公环境快速发展，电子文书档案管理模式尚不完善，要注重实际调研和经验总结，依托实际情况修改和完善疾控文书档案管理制度内容，确保各环节得到全面管控，推动文书档案管理规范化开展。依据《中华人民共和国档案法》相关规定，立足疾控机构特性，积极推动疾控文书档案管理制度优化完善，确保疾控中心文书档案收集、分类、归档以及人员岗位责任等环节有章可循。

同时，还应制定电子文书档案管理标准，确保电子档案鉴定和建立等环节规范化、标准化，提高疾控文书档案信息开发水平。通过配套的制度和标准建设，能够有效改善传统文书档案管理方式，促使档案工作朝着规范化、制度化方向开展。

5.加强文书档案安全管理

基于OA办公系统加强疾控文书档案管理工作，会涉及诸多档案信息。因此，加强文书档案安全管理是一项重要工作。OA办公系统为疾控中心各部门提供了信息传输和共享平台，但系统并非完全安全，不可避免地存在系统漏洞和信息被泄露等风险隐患。如果系统硬件出现故障或是遭受病毒、黑客攻击，将严重威胁文书档案信息安全，情况严重甚至会威胁到社会和谐稳定发展。首先，应确定文书档案保密等级，对文档自动加密，文档查阅和利用时需要提供专门密钥，首次保存文档时要加密处理，并定期更改账户密码；其次，设置用户权限。将内外网之间设置防火墙，用户依据所享有的权限来获取对应的文书档案资料。同时，设计屏幕保护程序，避免工作人员离机时被他人看到保密文件；最后，定期使用杀毒软件系统查杀，加强系统安全防护。如果出现了病毒入侵或黑客攻击，系统即可发出警告信息，如果三次操作失误或是频繁遭受攻击，将自动断开网络连接，并将本地文件删除，后期可通过备份系统恢复文件。

四、结语

综上所述，基于OA办公系统的疾控文书档案管理能够有效改善传统文书档案管理模式不足，优化精简管理流程，实现全过程自动化、高效化管理，在降低管理人员工作强度的同时，还能对档案资料进行安全保管和高效利用。

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作者单位：江苏省泰州市兴化市疾病预防控制中心