财务数据管理系统在国际化企业中的应用探究

摘要：针对国际化企业M公司财务数据汇总方面存在的下属单位多、内外部报表需求多、外币币种多，折算层级深、工作量大等问题，通过调研财务数据管理需求，详细设计数据管理体系，并应用于数据填报、数据勾稽关系校验、数据折算、数据汇总、数据抵消、数据合并和数据分析全过程，探索实现系统校验、系统自动折算、系统汇总、数据穿透管理等管理功能，发挥财务数据管理系统的信息化优势，以期为跨国企业集团的财务数据管理提供借鉴和参考。

关键词：财务数据管理；国际化；企业集团

0 引言

随着我国国际化脚步的加速，越来越多企业“走出去”，国际化企业集团面临着复杂多样的财务数据管理挑战。这些挑战主要源于企业规模不断扩大、业务多元化、地域分布广泛，以及财务管理要求的提高。在这样的背景下，如何提高财务工作效率效果，有效管理和利用财务数据，成为国际化企业集团提升竞争力、优化资源配置、防范风险的关键。本文旨在探讨财务数据管理系统在国际化企业集团中的应用，通过实际案例分析，介绍财务数据管理系统的设计和实施过程，以及在财务数据管理中所发挥的作用。本文的主要结构如下：首先，简单介绍相关案例背景；其次，详细介绍财务数据管理系统的设计思路和实施步骤；最后，总结财务数据管理系统的应用效果和经验，并对财务数据管理系统在国际化企业集团中的应用提供建议。

1 文献综述

随着我国国际化业务的不断拓展，国际化企业集团面临着诸多的财务数据管理挑战。已有文献对数据管理系统在国际化企业集团中的应用进行了广泛的研究。一些文献探讨了数据管理系统在跨国企业中的作用，强调了数据管理对于提高企业竞争力、优化资源配置、防范风险等方面的重要性[1-2]；还有一些文献分析了数据管理系统的设计方案和具体实施过程，包括数据填报、数据校验、数据合并抵消和数据分析等环节[3-4]。这些文献指出，通过系统校验、系统自动折算、系统汇总、数据穿透管理等功能的实现，数据管理系统可以大大提高集团化企业财务数据管理的效率和效果。此外，一些文献还探讨了数据管理系统在国际化企业集团中的挑战和解决方案[5]。

综上所述，已有文献对数据管理系统在国际化企业集团中的应用进行了深入的研究，并取得了一定的成果。然而，针对不同行业和企业的特点，如何根据实际情况设计适合的数据管理体系，并应用于实际操作中，仍需进一步探究研讨。本文旨在通过实际案例的分析，揭示财务数据管理系统在国际化企业集团中的应用过程和效果，为其他跨国性企业集团提供借鉴和参考。

2 案例简介

2.1 M公司基本情况

M公司是一家设备生产制造企业，业务遍布全球100余个国家和地区。M公司在国内外设立了50多个分支机构，其中境外单位30多个。M公司为某国有单位下属上市公司，按照国资管理线条，日常工作需要报送大量财务数据及相关报表资料。

2.2 M公司财务数据管理现状

（1）财务数据收集汇总。M公司总部财务部统一下发Excel报表填报模板，下级单位按照模板填报后，由单位主管领导审核审批后，通过邮件报送至上级单位合并报表岗位。合并报表岗位在收到下级单位报表后，进行检查汇总，有问题邮件通知下级单位修改，下级单位修改后重新通过邮件报送至上级单位合并报表岗位。

（2）财务数据保管和备份。M公司未配备统一的电子档案管理系统，财务数据由填报人及上级单位接收人自行保管，数据分布在多个人员和单位中，不同的人员和单位可能会对数据进行不同的处理和修改，财务数据保管和备份零散。

（3）财务数据汇总及分析。M公司在进行财务数据汇总及分析时，需要从零散的财务数据保管人处收集提取，重新汇总加工为能满足分析人员使用的基础财务数据。

3 M公司财务数据管理存在的问题分析

3.1 存在的主要问题

3.1.1 数据统计分析工作量巨大

M公司下属有50余个独立核算主体，在这样的大型企业集团中，财务管理是一个极其复杂和耗时的过程，尤其是数据统计、汇总和分析方面。由于每个核算主体都有自己单独的账套，各自账套的会计科目、客商信息、部门信息等基础信息设置各不相同，在对M公司的财务状况进行整体分析评价时，需要将各项分散的财务数据进行合并汇总及抵消。这个过程不仅涉及财务数据收集的烦琐性，还包括对财务数据进行校对、分类和整合等多个步骤。另外，在企业的日常管理中，财务人员需要对外部审计师、税务局等提供财务信息，也需要对管理层及内部业务部门提供决策支持信息和招投标用财务数据，对财务数据的需求更是复杂多样。可以说，每项财务数据的汇总合并，需要来自数十个核算账套，统计分析、整合汇总的工作量巨大。

3.1.2 数据填报质量亟待提高

传统Excel表填报的方式对于表间关系、数据间的关联、数据校验等方面存在一定局限，不能有效地进行控制，填报数据勾稽关系验证不通过仍然可提交至上级单位；多任务提交时各数据间不能相互验证，存在一项任务多次邮件退回修改的情况。同时，在传统邮件报送的形式下，数据填报有问题退回修改时，审批领导不知情，存在流程瑕疵。

3.1.3 外币报表折算难度大

M公司有30余个海外核算单位，各个单位使用的记账本位币不同，在向集团总部报送数据时均须折算为上级单位本位币币种报表，再由上级单位折算为人民币报表进行报送，层层折算的难度非常大。尤其是在国资监管的体系中，面对快报、月报、季报、决算报表及各类临时报表等纷杂的任务，各项报表及明细报表均需手工层层折算，各层级单位结账时点不同，使用的汇率也不尽相同，对折算后报表的准确性也会产生一定影响。

3.1.4 数据不能满足国际化需求

随着M公司海外业务的不断扩张，海外分支机构的不断设立，内部管理不断精细化，M公司内、外部对财务数据的系统性要求越来越高，传统的Excel表填报及汇总方式效率低，不能便捷地形成企业自身的数据库，财务数据难以再次利用，已经不能满足M公司国际化的需求。

3.2 M公司财务数据管理系统需求分析

一是需要借助信息化系统，完善数据管理体系。通过建设财务数据管理系统，能够将零散保存的财务数据系统化、线上化，完善财务数据管理体系，在使用财务数据时能够更加便捷、高效。

二是需要提升财务人员数据填报工作效率及效果。通过建设财务数据管理系统，能够将财务人员手工校验、手工折算的工作交由系统进行，提升财务人员填报数据的效率和效果。

三是需要提升财务数据填报的质量和期后分析的便捷性。通过建设财务数据管理系统，能够屏蔽基础性错误及校验性错误，提高数据填报的质量。同时，通过系统可进行数据穿透查询等工作，提高数据分析的便利性。

4 系统设计

4.1 总体设计

结合M公司面临的问题，M公司准备建设统一的财务数据管理系统，旨在改变目前Excel管理模式下财务人员手工填报、手工汇总、手工折算、人工校验的工作方式，将大量、烦琐且容易出错的工作由手工操作调整为由信息化系统解决，提高财务人员整体效率。系统模型基于国资委决算报表填报系统“久其通用数据管理平台”进行构建。总体设计思路如下：

（1）M公司建设财务数据管理系统的总体思路是以法人结构为核心，结合公司内部管理层级，将各核算主体以管理树的形式进行配置。

（2）数据填报以各项报表任务为展现方式，将上级单位数据要求及公司内部管理数据需求相结合，设计符合M公司特点的报表任务。

（3）数据管理以M公司总部财务部为集中控制点，系统权限配置上收，数据填报标准统一，形成统一的数据管理体系。

4.2 项目设计

M公司财务数据管理系统搭建以各项报表任务为主线，以法人结构与内部管理结构相结合的管理树模式，划分到最小单元，每位填报人员及审核人员根据不同的分工权限在最小单元内进行填报及审核操作，在上级单元进行报表折算、汇总、抵消、合并及审核等操作。每项报表任务下，管理树结构相同。

4.2.1 管理树结构

根据M公司法人结构及内部管理体系，M公司的财务数据管理系统构建包括法人层级和内部管理层级两个结构。

M公司的管理树结构见图1。M公司层级多，境外单位记账本位币币种不统一，各单位报表填报数据时以本单位记账本位币进行填报，折算为上级单位记账本位币报表后进行报送，以此类推，最终生成合并层级人民币报表。

4.2.2 报表任务线

M公司财务数据管理系统，以满足财务报表日常报送要求和内部管理需要为实现目标，主要构建了财务月报报表、财务快报报表、财务决算报表等任务线（见图2）。每项任务下设多张报表，例如月报报表任务中包含资产负债表、利润表、现金流量表、各项费用报表等多张报表内容。

4.2.3 系统管理规则

（1）统一表单：系统表单设计、公式设置等基础功能由M公司总部财务部统一与信息化部协调配置，配置完成后统一在系统中发放，填报单位可查看到属于本单位填报的所有表单。

（2）统一折算：外币报表折算汇率和折算规则，由总部财务部统一维护和配置；涉及外币报表折算的单位，仅需填报本单位本位币报表即可上报，报表折算工作由总部财务部统一维护汇率后，总部财务部合并报表岗位统一进行折算。

（3）统一校验：报表任务公式设置强制校验和警示性校验两种控制规则。单体报表在填报时，出现强制校验的错误，不得上报报表；出现警示性校验错误，可在填报出错说明后进行上报。

（4）严格流程节点：报表填报完毕，确认上报后，不得修改；如需修改，需向上级单位申请退回，并说明原因，由上级单位审核后予以退回。

4.2.4 系统数据填报及应用

（1）系统登录：在登录环节，可按用户名进行权限设置，不同的用户登录进去可操作的任务不同。

（2）填报期间：在进入报表任务开始填报前，可以按“年度”及“时期”选择填报期间。

（3）填报币种：在币种选择方面，可以选择需要填报的币种。境外单位填报人员，登录系统后默认币种为当前境外单位的记账本位币；境内单位填报人员，登录系统后默认币种统一为人民币。

（4）数据录入：数据录入方式包括“选择填报”、“自动填报”及“手动填报”3种情况。其中“选择填报”方式通过“下拉菜单”实现，“自动填报”单元格为后台设定公式系统自动填报，无须手动填报。

（5）数据审核和数据校验：数据审核分为审核、全审、运算、全算4个功能。审核功能是对当前报表内各项数据间的勾稽关系进行审核；全审功能是对所有报表数据进行审核；运算功能是对当前报表内的所有公式进行运算；全算功能是运算所有报表间的公式。针对各项报表任务，系统设置表间及表内校验，在填报环节严格把控，提高数据准确度。

（6）数据上报和数据退回：下级单位财务人员报表填报完成并经审核后，向上级单位报送数据。上级单位财务人员在收到报表后，对下级单位的数据进行再次审核，审核发现问题的，对下级单位进行数据退回，退回时应同时注明退回原因及修改意见。下级单位在根据上级单位的退回意见进行修改解释，经再次审核后，重新进行上报。

（7）数据汇总及自动运算：下级单位上报数据后，由上级单位财务人员进行汇总以及在合并层级自动运算。

（8）数据取数和数据折算：系统由总部财务部财务人员统一维护系统汇率，避免各单位使用汇率不一致而导致财务报表数据不准确的情况。系统设置统一的折算规则及明细科目尾差的倒算规则。下级单位上报本单位当地币报表后，由总部财务部财务人员统一进行报表折算。当使用财务数据管理系统填报下期数据时，可以使用提取上期数功能；针对数据存在重复利用的报表任务，可以使用跨任务取数功能，简化填报工作，避免相同数据重复填报，可以减少财务人员的工作量，提高整体工作效率。

（9）数据（批量）导出：财务数据管理系统支持数据以Excel表格形式（批量）导出。使用单位（批量）导出Excel后，可通过编辑EXCEL表格进行更多个性化分析、使用。

5 在实施过程中遇到的主要问题和解决方法

5.1 数据安全问题

M公司作为一家国际化高科技企业，受国际环境影响，对数据的保密要求较高。财务数据作为公司的核心机密，在保密工作要求上尤为严格。为保证财务数据的安全，M公司采取多层控制措施，将财务数据管理系统建设在公司的局域网内，通过私有云登录机制控制外部访问，有效保证财务数据安全。

5.2 系统权限问题

M公司财务数据管理系统建设在公司私有云上，M公司下属独立核算单位的财务人员无法身份验证。为保证所有下属核算单位的财务人员能够正常使用系统，M公司为下属单位涉及的财务人员统一开通了OA（办公自动化）账号，进行精细化权限设置，该账号仅能访问已开通权限的表单及任务，不能访问M公司OA系统其他模块的信息，既满足了系统登录需要，又保证了M公司信息安全。

5.3 M公司财务数据管理系统的特殊考虑

M公司层级多，由于经营模式的需要，总部与下属单位之间、下属单位与下属单位之前存在较多的关联方交易，在数据合并汇总时涉及大量的合并抵消。结合实际情况，以及内部管理需求，M公司在系统表单设计时，重点考虑了以下4个方面内容（以“快报任务”为例）。

5.3.1 内部利润报表的考虑

公司内部利润表结构见表1。M公司将利润表的报表列示科目维度与日常核算维度相融合，打造成M公司特有的内部利润表。在填报时以内部利润表为基础表格，自动生成对外披露格式的利润表。合并汇总抵消时，M公司以内部利润表的末级项目为颗粒度进行抵消，生成以内部利润表为模式的合并利润表，打破了按一级报表科目进行抵消的传统模式，能够获取多维度、多信息的合并报表数据。

5.3.2 关联方交易填报的考虑

M公司关联交易量大，在出具快报任务报表时存在诸多的困难，为此，M公司在国资委标准版快报任务中，增加了“关联方”填报列（见表1），以便上级单位能够准确获知下属单位快报中的关联方金额，汇总抵消后，能够准确出具合并层级快报，增强了合并快报数据的准确性。

5.3.3 “本月数”考虑

在国资委标准版快报任务基础上，调整了“本月数”列的填报方式。在国资委标准版快报任务中，需填报本年累计数，本月数为系统自动计算的本年累计快报数与上月累计快报数的差额数据。M公司在表单及设计时，充分考虑了财务人员的填报便利度，填报时仅需填报“本月数”预计金额，即在上月实际完成值（跨任务取月报任务中的实际完成值）的基础上，结合本月可完成的当月数据，自动生成本年累计数。这种填报方式，更贴合实际情况，避免了由于上月快报数填报不准确，本月填报偏差将会更大的情况。

5.3.4 “两金还原表”和“其他资产明细表”的考虑

新收入准则实施后，原来在存货和应收账款科目列示的数据，分别在存货、应收账款、合同资产、其他非流动资产4个科目中列示。这种分类在实际工作中，不利于非财务专业企业管理者的使用。因此，M公司在报表任务设计时，重点考虑了数据使用者的需要，将存货、应收账款、合同资产、其他非流动资产4个报表科目进行还原，增加了“两金还原表”（见表2）及“其他资产明细表”（见表3），更全面地向公司管理者展现公司所有的“两金”数据及其他资产明细。

6 取得成效

一是实现了财务数据管理体系的线上化建设，统一了填报标准，完善了M公司财务数据管理体系。系统实现了数据备份、数据查询、数据穿透、指标计算等多项功能，并可根据授权情况查看填报单位本位币、上级单位本位币、人民币3种币别的报表，打破了传统Excel数据存储模式，完善了M公司的整体财务数据管理体系。

二是提升了数据填报工作效率和效果。财务数据管理系统实现了外币报表的一键折算，支持Excel表导入导出，可直接线上填报，也可以线下填报、线上导入，并能够根据差额数据汇总生成合并数据，大大减少了财务人员的工作量。同时，财务数据管理系统实现了按权限控制数据查询范围，公司管理者和业务需求部门可按需开通查询权限，也解决了各级单位报表岗位多接口问题，提高了财务人员的工作效果。

三是提高了数据填报质量，增强了数据准确性和期后分析的便利性。财务数据管理系统通过标准化的流程和控制，实现了自动校验表内、表间勾稽关系及平衡关系；同一系统按任务填报多套报表，数据间可相互勾稽验证，屏蔽了基础错误，提高了数据准确性；系统自动进行外币报表折算，统一汇率和折算规则，减少了手工折算错误风险。

四是实现了数据流程可视化管理。各单位报表报送情况、退审情况在系统中明确显示，便于合并报表单元随时掌握下级单位填报情况，将所有流程进行了线上可视化管理，控制操作人员未经审批自行更改报表数据风险，保证了数据安全。

7 应用经验及启示

M公司搭建的财务数据管理系统，贴合业务实际，在解决问题的基础上向后反推设计，并在设计时考虑用户的使用体验感，使落地实施环节顺畅便捷。但也在具体实施中总结了一些经验和体会，以供其他单位借鉴。

7.1 财务数据管理系统的基本应用条件

M公司财务数据管理系统，适合多层级、信息化基础较好、独立设置服务器，且有完善的集团财务管理经验、集团管控力度较强的单位。

7.2 财务数据管理系统成功应用的关键因素

一是M公司的信息化基础较好，财务部和信息化部的沟通桥梁畅通。

二是M公司有比较全面的集团化管理理念，项目负责人对基础实操层面熟悉，并能有效指导。

三是M公司前期Excel模式基础工作牢固，在新旧模式转换时能够迅速适应。

7.3 对改进数据管理系统应用效果的思考

一是可以将常用数据提取到综合任务，形成基础数据池，便于日后查询分析。

二是探索增加系统分析功能，形成动态分析数据，或直接输出文字分析报告。

三是探索系统在其他业务部门的应用，形成数据互联，系统共享。

7.4 财务数据管理系统在应用中的优缺点

7.4.1 财务数据管理系统应用的优点

一是能够自主进行系统搭建和表单设计，将集团化管控以表单的形式穿透至下级单位。

二是能够统一数据标准，避免人为修改公式。

三是系统能够实时备份，保持数据的安全稳定，避免人为错误操作。

7.4.2 财务数据管理系统应用的缺点

一是在数据处理方面，不如Excel表操作灵活，数据后加工时需要导出Excel版本进行操作。

二是在新增表单需要有一定的工作量，在面对临时且紧急的工作时，往往来不及在系统中搭建任务，而不得不再采用Excel表填报的模式进行应对。

三是系统根据供应商平台搭建，有时不太稳定，部分问题出现时需要专业人员判断和解决，或将给日常财务工作带来不便。

7.5 对推广应用财务数据管理系统的建议

一是做好判断，实事求是。应结合被推广单位的实际情况，确认是否满足建设财务数据管理系统的基础条件，不能为了建系统而建系统，避免系统未实现预期效果，形同虚设，形成企业资源浪费。

二是因企制宜，“对症下药”。在建设财务数据管理系统时，对被推广单位应进行充分的调研，寻求符合被对推广单位的特定建设模式，将细节落在实处。

8 结语

本文通过深入分析国际化企业集团在数据管理方面面临的问题和挑战，提出了一套完善的财务数据管理体系，并成功地应用于实际案例当中。该系统在勾稽关系校验、外币报表折算、数据汇总、报表合并等各个环节中，均实现了系统自动化处理，大大提升了企业财务数据管理的效率及效果，提高了财务人员的整体工作效能。此外，通过实现数据穿透管理，为企业决策层提供了及时、准确、全面的财务数据支持，可以更好地助力企业整体竞争力的提升。本文的应用成果为其他国际化企业集团在财务数据管理方面的改进提供了有益的借鉴，具有重要的应用价值和实践意义。

参考文献

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[5]刘洋，陈刚，李晓亮.跨国企业数据管理系统的设计与实现. 计算机技术与发展，2018，28（4）：27-31.

收稿日期：2024-04-24

作者简介：

夏鑫，女，1984年生，硕士研究生在读，高级会计师，主要研究方向：企业财务管理。